Глава IX. Использование документов в архивах (п.п. 247 - 280)

Глава IX. Использование документов в архивах

А. Общие положения

247. Документы, хранящиеся в архивах, используются в военных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

248. Архивы в установленном порядке выполняют запросы воинских частей и организаций, государственных органов и общественных организаций по актуальным военным проблемам, а гражданам Российской Федерации и иностранных государств по их запросам выдают архивные справки, архивные выписки и заверенные копии архивных документов, содержащих информацию социально-правового характера, предоставляют документы или их копии для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, готовят документы для опубликования в печати.

249. Командиры воинских частей (начальники организаций), руководители организаций и предприятий других федеральных органов исполнительной власти, а также исследователи, использующие документы архивов Вооруженных Сил, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за нарушение порядка использования документов и содержащейся в них информации.

250. Воинские части, организации и граждане при использовании документов архивов Вооруженных Сил обязаны делать ссылки на место хранения документов.

251. Центральным архивам разрешается выполнение платных работ и услуг юридическим и физическим лицам без ущерба для реализации основных задач и функций.

Договоры на выполнение платных услуг заключаются в соответствии с правилами и нормами, определенными законодательством Российской Федерации.

Планирование, учет и использование средств, получаемых от приносящей доходы деятельности, осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Поступившие средства отражаются на лицевых счетах центральных архивов, открытых в органах федерального казначейства, и используются в соответствии с законом о федеральном бюджете на соответствующий год.

Центральные архивы обязаны контролировать полноту и своевременность поступления доходов на лицевые счета, возмещать фактические затраты по сметам Министерства обороны, начислять и перечислять по принадлежности в установленные сроки налоги и иные обязательные платежи, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

252. Бесплатно осуществляется:

подготовка архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов на социально-правовые обращения граждан о подтверждении прохождения военной службы, пребывании в действующей армии, присвоении званий, награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы родственников, подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, получении образования, о снятии судимости и по другим социально-правовым вопросам;

обслуживание в читальном зале архива, за исключением обслуживания по личному заявлению исследователя или договору, в котором оговорены особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала, и др.);

предоставление документов во временное пользование воинским частям и организациям (фондообразователям или их правопреемникам);

предоставление информации о документах и копий документов органам государственной власти, судебным и прокурорским органам, а также воинским частям и организациям, находящимся на сметно-бюджетном финансировании.

253. Предметно-тематические запросы, связанные с поиском и изучением большого количества архивных документов, архивами не исполняются.

Для исследования документов и получения необходимых сведений заинтересованные воинские части и организации, государственные органы и общественные организации направляют в архивы своих представителей. Доступ этих лиц к архивным документам осуществляется в установленном в Министерстве обороны порядке.

254. Публикация и экспонирование документов, хранящихся в архивах Вооруженных Сил, производятся в установленном в Министерстве обороны порядке.

Б. Работа пользователей с архивными документами. Копирование архивных документов

255. Работа пользователей с архивными документами производится только в читальных залах или специально отведенных для этих целей комнатах архивов.

Порядок работы пользователей с документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации*(18). Архив обязан ознакомить пользователей с этими Правилами или правилами, разработанными на их основе.

Распорядок работы в читальных залах окружных и флотских архивов утверждается начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.

256. Копирование архивных документов осуществляется на основании письменных заказов пользователей и с разрешения лиц, имеющих право допуска к архивным документам.

Изготовление копий при оказании платных услуг производится после предварительной оплаты стоимости выполняемых работ в порядке, установленном в Министерстве обороны.

257. Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

258. Копирование научно-технической документации производится по разрешению разработчиков проекта (темы) или их правопреемников.

259. Изготовление графических копий с чертежных и иллюстративных материалов (при наличии разрешения в допуске) производится непосредственно пользователями.

В случае необходимости пользователи приглашают для выполнения этой работы специалистов-исполнителей (чертежников, копировальщиков, художников). Допуск специалистов-исполнителей оформляется в установленном порядке. Ответственность за точность графических копий, изготовленных таким способом, архивы не несут. Не разрешается копирование через кальку.

260. При изготовлении копий техническими средствами архива их аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом. Архивные копии заверяются подписью начальника архива (архивохранилища) и гербовой печатью архива.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и гербовая печать - на обороте каждого листа документа.

261. Копии документов с грифами секретности высылаются в адрес только тех воинских частей и организаций и государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.

Копии документов, не содержащие секретных сведений, могут быть выданы исследователям на руки или высланы по указанному адресу.

В. Порядок выдачи дел из архивов (архивохранилищ)

262. Дела выдаются из архивохранилищ:

для использования пользователями - в читальный зал;

для проведения архивных работ с документами (усовершенствование научно-справочного аппарата, экспертиза ценности документов и др.) сотрудниками архива - в рабочие помещения;

для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов в целях обеспечения их сохранности - в лаборатории архива.

Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из архивохранилищ не выдаются, вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению начальника архива.

263. По запросам государственных органов, воинских частей и организаций им могут быть направлены на временное или постоянное хранение личные и пенсионные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах, уголовные и гражданские дела по разрешению:

из окружных и флотских архивов - начальников штабов, в подчинении которых находятся архивы;

из центральных архивов - начальников этих архивов;

из ЦА МО документы Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации - заместителя Председателя Верховного Суда Российской Федерации - председателя Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;

из ЦА МО документы военных судов и Главного управления обеспечения деятельности военных судов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - заместителя Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - начальника Главного управления обеспечения деятельности военных судов.

264. Оперативные, боевые, по учету личного состава документы, истории болезней и др. в исключительных случаях могут быть выданы во временное пользование на срок не более трех месяцев по разрешению:

из ЦА МО - начальника Управления делами Министерства обороны Российской Федерации;

из ЦВМА - начальника Главного штаба Военно-Морского Флота;

из ЦА РКВ - начальников штабов Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск (соответственно по принадлежности документов);

из АВМД - начальника Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации.

265. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения лиц, которым предоставлено право разрешения на выдачу документов.

Выдача из архивов во временное пользование оперативных, боевых, по учету личного состава и других документов оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (форма N 33), который составляется в двух экземплярах; один остается в архиве, а другой выдается получателю.

266. Учет архивных дел воинских частей (организаций), уголовных и гражданских дел, высылаемых за пределы архивов, ведется по книге учета архивных дел (позитивов микрофильмов), высланных во временное пользование за пределы архива (форма N 34). В центральных архивах такие книги ведутся в каждом архивохранилище.

Учет личных (пенсионных) дел офицеров, высылаемых за пределы архива, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата высылки, инвентарный номер личного (пенсионного) дела, исходящий номер документа, при котором выслано дело, на кого выслано дело (фамилия, имя и отчество), кому и в какой адрес выслано дело, дата возвращения дела и входящий номер документа, расписка ответственного лица в приеме дела.

267. Запрещается выдавать из архивов находящиеся среди документов архивных фондов паспорта, военные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов копии и выписки.

Сведения о наличии указанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным воинским частям и организациям, государственным органам.

Запрещается изъятие архивных документов из дел для практических и научных целей и высылка их за пределы архивов. В случаях, продиктованных служебной и юридической необходимостью (для приобщения к уголовному делу и др.), разрешается оформление и выдача копий (ксерокопий), заверенных архивом.

С документов по учету материальных средств, с финансовых документов, изъятых для приобщения к уголовному делу, копии не снимаются. Вместо изъятых документов в дело вшиваются справки-заместители.

268. Дела выдаются из архивохранилищ сотрудникам архива, исполняющим запросы (задания), на срок, не превышающий 10 дней, а занимающимся научной работой - до 30 дней.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий 5 дней.

Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива. Продление установленных сроков выдачи дел и описей допускается в особых случаях с разрешения начальника архива.

269. Дела выдаются из архивохранилищ для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде.

Учет архивных дел и позитивов микрофильмов, выдаваемых внутри архива, ведется по книге учета архивных дел (позитивов микрофильмов), выданных во временное пользование внутри архива (форма N 35). В центральных архивах такие книги ведутся хранителями фондов в каждом архивохранилище.

Перед выдачей дел из архивохранилищ проверяется их состояние, соответствие заголовка дела на обложке заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяется также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Результаты проверки листажа отмечаются в листах-заверителях.

Каждое выдаваемое из архивохранилища для использования дело должно иметь лист использования дела (форма N 36).

Архивные дела выдаются исследователям и сотрудникам архива и принимаются от них обратно под расписку в карточке выдачи (форма N 37).

Полученные архивные дела, справочные пособия, рабочие тетради и металлические печати исследователи учитывают в описи архивных дел (позитивов микрофильмов), находящихся у исследователя (форма N 38).

На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, сведения о том, когда и кому выдано, подпись выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате. Карты-заместители на возвращенные дела хранятся в архивохранилищах до минования надобности.

270. Состояние дел, возвращаемых в архивы (архивохранилища) после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива (архивохранилища) составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется командиру воинской части (начальнику организации), использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, другой остается в архиве (архивохранилище).

Г. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера

ГАРАНТ:

См. Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера от 20 марта 2012 г. N 250

271. Архивы Вооруженных Сил исполняют запросы воинских частей (организаций), государственных органов и общественных организаций, а также обращения граждан.

272. Архивные справки, выписки и копии архивных документов выдаются по письменному запросу, в котором содержатся наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы, изложение существа запроса, фамилия, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дата и личная подпись.

273. Архивы исполняют письма и запросы социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства.

274. Заявления и запросы о судимости, мере наказания, лишении воинских и почетных званий по приговорам военных судов, а также о снятии судимости, восстановлении в воинских и почетных званиях, реабилитации, о высылке копий приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в архивах в установленном порядке.

275. Поступившие в архивы запросы воинских частей и организаций, государственных органов и общественных организаций, обращения граждан учитываются в журналах регистрации и учета исполнения запросов (обращений), рассматриваются должностными лицами и направляются на исполнение.

Контроль за ходом исполнения обращений граждан и нахождение копий ранее выданных архивных справок (при повторных обращениях) ведутся в журналах регистрации и учета исполнения запросов (обращений) и в электронной форме.

276. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников) и заверенных копий, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.

Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

277. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архива с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки ("так в документе"). Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.

После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в тексте справки после изложения каждого факта или события.

К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

278. Архивные копии изготавливаются архивами путем дословного воспроизведения всего текста документа, а архивные выписки - путем воспроизведения части текста документа.

При изготовлении архивной копии или архивной выписки следует точно воспроизводить текст документа, не допуская исправлений орфографических и синтаксических ошибок, а также замены отдельных букв или слов. При наличии в документе указанных ошибок делается оговорка, что копия или выписка воспроизведены с полным соблюдением текста оригинала.

О снятии копий (выписок) с документов производится соответствующая запись в листах использования документов.

Архивные копии и выписки из документов высылаются при сопроводительных письмах.

279. Подготовленные архивные справки (выписки, копии) исполнителями сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются:

в окружных и флотских архивах - начальниками архивов; в центральных архивах и АВМД - начальниками отделов (архивохранилищ) и отделений.

Архивные справки (выписки, копии) заверяются печатью архива.

280. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке архива, но без надписи "Архивная справка". В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения.

При пересылке запросов или заявлений граждан в другие архивы (организации) заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.