Глава IV. Подготовка и сдача дел в архивы (п.п. 34 - 95)

Глава IV. Подготовка и сдача дел в архивы

А. Подготовка дел, книг, журналов, картотек к сдаче в архивы

34. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к сдаче в архив подлежат оформлению в соответствии с требованиями приказов Министра обороны Российской Федерации по ведению секретного и несекретного делопроизводств в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.

Оформление дел в воинских частях и организациях производится соответствующими работниками строевых отделов (отделений, частей) и делопроизводств при методической помощи и под контролем окружных и флотских архивов.

35. Оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи;

составление внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия воинской части, организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, его даты, срока хранения и др.).

36. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях - бланки формы для внутренней описи документов дела.

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах*(7), должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет - 4 см.

Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1-2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу с заверительной надписью.

Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных, прошнуровываются двумя разделительными нитками (шнуром) так, чтобы все листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки документов одним цельным шнуром дело опечатывается или пломбируется за выходные концы подшивочного шнура.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, книги перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применяется, как правило, клей ПВА. Применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры запрещается.

37. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:

все листы его, кроме чистых*(8), нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается);

листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно;

листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с N 1;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 8 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";

карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист, на таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 5 - карта-склейка из 10 листов". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";

если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером;

подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов.

38. При изъятии из дела документа на его место подшивается справка-заместитель, в которой указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка-заместитель подписывается начальником строевого (секретного) отдела (отделения, части) или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Во внутренней описи в графе "Примечание" и в заверительной надписи в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа. Например: "Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63-65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1-3" или "Документ, вх. N 073, на 2 листах (листы 63-64) выслан в войсковую часть 00000 16 августа 1990 г. за исх. N 018". Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати "Для пакетов".

Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.

39. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния документов составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в деле на специально вшитом бланке или на чистом листе, в книгах и журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка формы заверительной надписи, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов дела и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист с заверительной надписью входит в общее количество листов дела, книги, журнала.

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

номера листов с неустранимыми дефектами;

номера листов, изъятых из дела по справкам-заместителям;

количество и наименования имеющихся к делу приложений.

Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Примеры заверительных надписей:

"В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 152 (сто пятьдесят два) листа", "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов. Приложение к делу - схема постов на 1 листе. Кроме того, внутренняя опись на 5 листах", "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол 97 листа частично оторван, верхний угол 153 листа залит чернилами. Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63-65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1-3".

40. Для учета документов дел постоянного и временного хранения составляется внутренняя опись документов дела (форма N 1)*(9).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступал, кому адресован документ или наименование документа, номера листов в деле, на которых расположен каждый документ.

Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и на скольких листах.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".

Листы внутренней описи подшиваются (но не пронумеровываются) в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

41. На обложках (титульных листах) дел, книг, журналов и т.п. (форма N 2) указывается:

а) срок хранения дела и номер статьи перечня (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные);

б) инвентарный номер (указывается только на делах, учтенных в инвентарных книгах);

в) гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не заполняется);

г) наименование воинской части (организации). На делах с грифами секретности пишется полное (без сокращения) действительное наименование воинской части (организации). Если воинская часть (организация) имеет и условное наименование, то под действительным наименованием в скобках пишется условное наименование. Например: "2 гвардейский механизированный полк (войсковая часть 00000)".

В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, воинская часть (организация) была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым ее наименованием должно быть написано и новое наименование. Например: "2 гвардейский механизированный полк. С 14 мая 1993 г. - 2 гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000)".

На несекретных делах воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименование, указывается только условное наименование (войсковая часть 00000);

д) присвоенный делу номер. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома должно быть указано количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

е) наименование (заголовок) дела, книга, журнала. Наименование (заголовок) должно быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В наименовании (заголовке) указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Например: "Приказы командира полка по строевой части N 1-20", "Штатно-должностная книга учета офицерского состава управления дивизии". Если наименование (заголовок) дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

ж) число, месяц (пишется прописью), год начала и окончания дела. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (приказы, директивы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Для дел с постановлениями военных советов, с протоколами заседаний датой начала дела является дата самого раннего постановления (протокола), а датой окончания - дата самого позднего постановления (протокола).

Для книг учета личного состава датой начала дела является самая ранняя дата записи о зачислении в списки воинской части, а датой окончания - самая поздняя дата исключения из списков воинской части.

Для дел с раздаточными ведомостями на выплату денежного довольствия военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала датой начала дела является первое число, а датой окончания - последнее число месяцев, за которые в деле подшиты ведомости, то есть если в дело подшиты ведомости за январь, февраль и март, то датой начала дела будет 1 января, а окончания - 31 марта.

Для личных карточек лиц гражданского персонала датой начала является самая ранняя дата записи о приеме на работу, датой окончания - самая поздняя дата записи об увольнении с работы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле;

з) количество пронумерованных в деле листов. На обложках дел, имеющих грифы секретности, помимо этого должно быть указано количество листов внутренней описи и количество приложений к делу.

Правильность оформления обложки удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".

Надписи на обложках дел, книг и журналов должны быть выполнены чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке*(10).

42. В делах, сдаваемых на хранение в архивы, не должно быть подлинных документов военнослужащих, лиц гражданского персонала (свидетельств о рождении и браке, документов об образовании и т.д.). При необходимости вместо подлинных личных документов в дела подшиваются их копии.

В книгах учета личного состава должны быть заполнены все графы.

43. Документы большого формата (карты, схемы, планы, фотоснимки, чертежи и т.п.), изготовленные на бумажной основе, сдаются в архив в сложенном виде, неподшитыми, в прочных папках с клапанами и завязками с трех сторон. Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы в порядке их расположения. В описи указываются номер по порядку, инвентарный номер документа, наименование документа и порядковые номера его листов в папке. В конце описи составляется заверительная надпись, которая подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Опись хранится под верхней обложкой папки.

Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18-20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.

44. Личные карточки на уволенных лиц гражданского персонала (при наличии в воинской части, организации до 500 карточек) систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств, подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих карточек и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись. Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по новой фамилии, старая пишется рядом в скобках. На обложки таких дел наклеиваются титульные листы. В заголовке дела указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки. Например: "Личные карточки лиц гражданского персонала (форма N Т-2), уволенных в 1990-1994 гг., на буквы А-К".

При наличии в воинской части (организации) свыше 500 таких карточек они сдаются в архив в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими было удобно пользоваться. Карточки в ящике должны быть разложены в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце ящика должна быть сделана заверительная надпись на отдельном чистом листе формата карточки. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается титульный лист, соответствующий размеру лицевой стороны ящика. В таком же порядке готовятся к сдаче алфавитно-послужные и другие картотеки на личный состав.

Послужные карточки военнослужащих, проходивших военную службу по призыву в Военно-Морском Флоте, независимо от их количества сдаются в ЦВМА без ящиков.

45. Карточки на выплату денежного довольствия офицерам, прапорщикам и мичманам, а также солдатам, матросам, сержантам и старшинам, проходившим военную службу по контракту в Вооруженных Силах, а также заработной платы лицам гражданского персонала при подготовке их к сдаче в архив систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих карточек, причем карточки на военнослужащих оформляются в одни дела, а на лиц гражданского персонала - в другие. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись.

В конце дела на специально вшитом чистом листе составляется заверительная надпись. На обложку дела наклеивается титульный лист. В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки. Например: "Карточки лицевых счетов на выплату заработной платы лицам гражданского персонала за 1989-1994 годы на буквы А-К".

46. При подготовке к сдаче в архив служебных изданий обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям.

47. Газеты при подготовке их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - по восходящим номерам (датам), переплетаются в твердые обложки по размерам газет. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см.

48. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.

Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены.

На каждое дело составляется внутренняя опись, в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и подшивается в начале дела. В конце дела составляется заверительная надпись.

На обложке дела (титульном листе) указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней. Например: "Истории болезней на буквы А-Б".

Б. Подготовка личных дел офицеров, прапорщиков и мичманов, а также солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, и пенсионных дел лиц, проходивших военную службу

Информация об изменениях:

Приказом Министра обороны РФ от 13 ноября 2006 г. N 482 в пункт 49 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

49. Личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах, и пенсионные дела лиц, проходивших военную службу, в которых содержатся личные дела, должны быть оформлены в установленном порядке. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов, фотокарточки и т.п.), в том числе и внутренние описи, должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы общей (сквозной) нумерацией. Имеющиеся в личных и пенсионных делах фотокарточки должны быть уложены в специальные карманы, а при отсутствии их - в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне верхней обложки дела. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись. Например: "Иванов Иван Иванович, личный номер Г-000000, должность, подпись удостоверяющего лица, дата".

В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего - выписка из приказа об исключении из списков воинской части (организации).

В конце дела составляется заверительная надпись, в которой указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Пример заверительной надписи: "В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле две фотокарточки".

На каждое личное и пенсионное дело, сдаваемое в архив, составляется алфавитная карточка (форма N 3).

В. Подготовка уголовных и гражданских дел, наблюдательных, надзорных и кассационных производств

50. Уголовные и гражданские дела оформляются в установленном порядке.

На обложках этих дел указываются: срок хранения и номер статьи действующего перечня, наименование военного суда, рассматривавшего дело, а в строке "Наименование дела" - фамилии, имена и отчества всех лиц, проходивших по делу в качестве обвиняемых, подсудимых, гражданских истцов, заявителей и ответчиков, с указанием статей соответствующих кодексов, по уголовным делам - мер наказания, а также даты начала и окончания дела и количество листов в деле.

Все документы, подшитые в уголовные и гражданские дела, вносятся во внутренние описи, которые составляются по каждому тому в отдельности.

Во внутренней описи и в конце дела составляются заверительные надписи, которые подписываются лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляются мастичной печатью "Для пакетов".

В делах должно быть указано, какие, когда и куда направлены личные вещи, награды и документы осужденного.

Дела, имеющие грифы секретности, прошнуровываются и опечатываются (пломбируются) в установленном порядке.

Приостановленные (прекращенные) уголовные дела, наблюдательные, надзорные и кассационные производства оформляются в таком же порядке, что и уголовные (гражданские) дела.

51. Магнитофонные записи судебных заседаний должны быть уложены в коробки (кассеты).

На крышку коробки (кассеты) наклеивается титульный лист, на котором от руки или на пишущей машинке должно быть указано наименование военного суда, к какому уголовному делу и к какому году относятся записи, наименование записей. Например: "Московский гарнизонный военный суд. К уголовному делу N 145, 2001 г. Магнитофонные записи показаний свидетелей. Длина ленты 25 метров".

52. Из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел изымаются и оставляются на постоянное хранение подлинные приговоры, решения и последующие определения и постановления, которые скрепляются (сшиваются нитками в верхнем левом углу), подбираются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходивших по делам в качестве обвиняемых, подсудимых, гражданских истцов, заявителей и ответчиков, и укладываются в папки с клапанами и завязками с трех сторон.

Уложенные в папку документы нумеруются, на них составляется внутренняя опись, которая подписывается лицом, ответственным за оформление дел, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Внутренняя опись хранится под верхней обложкой папки.

В одной папке помещаются документы только одного военного суда.

Датой начала таких дел будет дата самого раннего приговора (определения), датой окончания - дата самого позднего приговора (определения) независимо от места нахождения их в папке.

53. На всех лиц (обвиняемых, осужденных, гражданских истцов, заявителей и ответчиков), проходивших по уголовным и гражданским делам, в том числе и по делам, сформированным в порядке, указанном в пункте 52 настоящего Наставления, наблюдательным, кассационным и надзорным производствам, составляется алфавитная карточка (форма N 4).

Г. Подготовка выписок из исторических формуляров (журналов) или исторических справок воинских частей (организаций)

54. Одновременно с подготовкой дел для сдачи в архив готовится выписка из исторического формуляра (журнала) воинской части (организации), а воинской частью (организацией), в которой он не ведется, - из исторической справки.

В выписках отражаются следующие сведения:

на основании какого приказа (директивы) сформирована воинская часть (организация), какие воинские части (организации) или кадры явились основой формирования, по каким штатам формировалась, когда и на какие новые штаты была переведена;

переформирование, преобразование, переименование;

расформирование или слияние с другой воинской частью (организацией), куда переданы знамя, ордена, личный состав и материальная часть;

подчиненность воинской части (организации), в состав какого соединения (объединения) входила;

места дислокации и в какие периоды;

при какой воинской части (организации) и в какой период личный состав получал денежное довольствие (при отсутствии своей финансовой службы);

воинские звания, фамилии, имена и отчества командира (начальника), начальника штаба;

награждение государственными наградами, орденами и почетными наименованиями, медалями и знаками отличия Министерства обороны;

наименование архивов, в которые сдавались документы, за какие годы сданы документы, случаи гибели (порчи) или утраты (хищения) документов в воинской части (организации).

Выписка подписывается командиром воинской части (начальником организации) и заверяется гербовой печатью. На титульном листе указывается, за какой период отражена история воинской части (организации). Например: "Выписка из исторического формуляра 1 гвардейского мотострелкового полка с мая 1945 г. по декабрь 1993 г.".

55. Каждый экземпляр выписки из исторического формуляра (журнала), исторической справки оформляется как самостоятельное дело и передается на хранение в архив вместе с другими документами воинской части (организации) только при первой сдаче документов. При последующих передачах документов в архив предоставляются только выписки об изменениях, происшедших в воинской части (организации) с момента последней сдачи документов.

56. При сдаче документов непосредственно в центральные архивы выписка из исторического формуляра (журнала), исторической справки или дополнение к ним составляются в одном экземпляре, а при сдаче документов в окружные и флотские архивы - в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с другими документами окружные и флотские архивы передают в центральные архивы при очередной сдаче документов, второй экземпляр постоянно хранится в этих архивах. При расформировании воинской части (организации) вторые экземпляры выписок из исторических формуляров (журналов), исторических справок и дополнения к ним указанными архивами уничтожаются в установленном порядке.

Д. Составление описей на сдаваемые в архив дела

57. На все сдаваемые в архив дела, книги, журналы, проектно-технические документы, картотеки и т.п. каждой воинской частью (организацией) составляются описи дел (формы N 5, 6, 7).

Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

58. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование той воинской части (организации), которая фактически вела дела и закончила их делопроизводством. Если воинская часть имеет и условное наименование, то под действительным наименованием пишется ее условное наименование.

В случаях, когда воинская часть (организация) в течение периода, за который вносятся дела в опись, была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под прежним наименованием пишется ее новое наименование. Например: "Опись несекретных дел 2 гвардейского механизированного полка, с 14 мая 1993 г. - 2 гвардейского мотострелкового полка (войсковая часть 00000)".

59. В описях дел военных представительств на предприятиях промышленности указывается подчиненность представительства. Например: "Опись несекретных дел 25 военного представительства Министерства обороны Российской Федерации (Главного автобронетанкового управления Министерства обороны Российской Федерации)".

В описях дел воинских частей (организаций), не имеющих своей финансовой службы, указывается наименование воинской части (организации), в которой личный состав получал денежное довольствие.

60. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел.

При просмотре дел проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

качество подшивки или переплета;

правильность нумерации листов;

наличие внутренней описи и ее правильность;

правильность оформления обложки;

наличие и правильность заверительной надписи.

В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером, по годам. Дела внутри года располагаются по предметно-тематическому признаку или видам документов в хронологической последовательности.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

61. Служебные издания, имеющие грифы секретности, вносятся в одну опись, а несекретные - в другую опись. В описи издания располагаются по годам их выпуска. Опись составляется по следующей форме: номер по порядку, инвентарный номер, номер экземпляра, фамилия и инициалы автора (авторов), наименование издания, год издания, количество страниц, отметка о месте хранения (выбытии).

62. Дела военно-медицинских организаций (военные госпитали, медико-санитарные батальоны и т.п.) с лечебными документами (протоколы медицинских комиссий, медицинские отчеты, книги учета больных) вносятся в отдельные описи.

63. В зависимости от сроков хранения и грифов секретности дела в самостоятельные описи вносятся:

с постоянным сроком хранения: совершенно секретные - в одну опись, секретные - в другую опись, несекретные - в третью опись;

с временными сроками хранения (75, 50, 25, 20, 15, 10, 5 лет) - по степени секретности и срокам хранения за каждый год отдельно. Например: в штабе воинской части за 1990 год имеется 37 несекретных дел с временными сроками хранения, из них: 5 дел со сроком хранения 75 лет вносятся в одну опись, 7 дел со сроком хранения 50 лет вносятся в другую опись, 8 дел со сроком хранения 25 лет вносятся в третью опись, 6 дел со сроком хранения 10 лет вносятся в четвертую опись, 11 дел со сроком хранения 5 лет - в пятую. В таком же порядке в описи вносятся совершенно секретные (секретные) дела.

На дела с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами составляются самостоятельные описи.

64. Отдельные описи (форма N 5) с учетом указанного в пункте 63 настоящего Наставления составляются на следующие категории дел:

а) дела, книги, журналы, картотеки воинской части (организации);

б) выписки из исторического формуляра, исторической справки (на каждый экземпляр составляется отдельная опись);

в) документы по учету личного состава (приказы по личному составу, приказы по строевой части, книги учета личного состава);

г) книги учета личных дел;

д) личные карточки лиц гражданского персонала;

е) штатно-должностные книги или книги штатно-должностного учета;

ж) раздаточные ведомости и карточки лицевых счетов на выплату денежного довольствия военнослужащим.

65. Отдельные описи (форма N 6) составляются на следующие категории дел:

а) на личные дела офицеров Вооруженных Сил (кроме Военно-Морского Флота);

б) на личные дела офицеров Военно-Морского Флота;

в) на личные дела прапорщиков, сержантов, старшин и солдат, проходивших службу по контракту в Вооруженных Силах (кроме Военно-Морского Флота);

г) на личные дела прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту на Военно-Морском Флоте;

д) на пенсионные дела лиц, проходивших военную службу, в которых содержатся личные дела.

В каждую опись дел вносятся в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества лиц, проходивших по делам. Фамилия, имя и отчество в описи пишутся в именительном падеже.

66. Отдельные описи (форма N 7) составляются на следующие категории дел:

а) на уголовные дела военного суда;

б) на гражданские дела военного суда;

в) на прекращенные (приостановленные) уголовные дела военной прокуратуры;

г) на наблюдательные, надзорные и кассационные производства по уголовным делам;

д) на надзорные производства по уголовным делам военных прокуратур.

Дела с постоянными сроками хранения вносятся в самостоятельные описи и располагаются по годам их рассмотрения в военном суде (прокуратуре). На дела с временными сроками хранения составляются описи по срокам их хранения в порядке, указанном в пункте 63 настоящего Наставления.

Дела в описи располагаются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, причем если по одному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись по фамилии первого лица, проходящего по делу, а фамилии, имена и отчества других лиц помещаются вслед за фамилией первого лица.

Уголовные дела, состоящие из двух и более томов, в опись вносятся по порядку номеров томов. Приложения к уголовным делам (магнитофонные записи и т.п.) вносятся в опись вслед за делом, приложением к которому они являются.

67. Описи дел подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником организации), подпись скрепляется гербовой мастичной печатью по действительному наименованию воинской части (организации).

Описи дел до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией.

68. Воинские части (организации) описи дел (формы N 5, 6, 7) составляют в следующем количестве экземпляров:

а) при сдаче дел непосредственно в ЦА МО - в двух экземплярах, в ЦВМА и ЦА РКВ - в трех экземплярах независимо от сроков хранения дел;

б) при сдаче дел в окружные архивы со сроками хранения постоянно, 75 и 50 лет - в трех экземплярах, со сроками хранения до 25 лет включительно - в двух экземплярах, во флотские архивы со сроками хранения постоянно, 75 и 50 лет - в четырех экземплярах, со сроками хранения до 25 лет включительно - в двух экземплярах.

69. В главных штабах видов Вооруженных Сил, штабе Тыла Вооруженных Сил, штабах военных округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, штабах и управлениях родов войск Вооруженных Сил, главных и центральных управлениях Министерства обороны, в высших военно-учебных заведениях, научно-исследовательских и проектных организациях описи составляются отдельно на дела каждого управления (отдела, службы).

70. Бланки описей дел изготавливаются типографским способом на белой бумаге первого сорта формата А-4 (210x297 мм). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 2 см для подшивки. Текст печатается на машинке без помарок и исправлений только на одной стороне листа.

71. Описи на дела с грифами секретности составляются в секретном порядке. Описи на дела, не имеющие грифа секретности, в том числе воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, составляются в несекретном порядке.

72. Дела и описи, подготовленные с нарушением требований, изложенных в настоящем Наставлении, в архивы Вооруженных Сил не принимаются.

За сохранность дел, законченных делопроизводством, правильность их оформления и подготовки к передаче (в соответствии с настоящим Наставлением) на дальнейшее хранение, а также полноту заполнения исторического формуляра (исторической справки) ответственность несет начальник штаба воинской части (начальник организации).

Е. Сдача документов в архивы

73. Сдача документов воинскими частями и организациями в окружные и флотские архивы производится в сроки, устанавливаемые готовыми планами, утверждаемыми начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы.

Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году воинские части (организации) представляют в соответствующие архивы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел, степени их секретности (совершенно секретные, секретные, несекретные), кому подчинена воинская часть (организация).

74. Документы воинской части (организации) сдаются в архив в полном объеме. Особое внимание обращается на наличие приказов по личному составу, книг учета личного состава, финансовых ведомостей на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала (по годам за весь сдаваемый период).

В случае утраты документов (дел) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства, в результате которых были утрачены документы, и меры, принятые по их розыску или восстановлению.

Документы, подлежащие сдаче в архив, упаковываются в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью "Для пакетов" или пломбируются.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив.

75. Документы в архив доставляются транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с архивом.

Если документы доставляются железнодорожным, воздушным или водным транспортом, то для перевозки их от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива транспорт выделяет архив, принимающий документы. Перевозка документов от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов.

Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу их в архив несет сдатчик.

76. При большом удалении воинской части (организации) от архива с разрешения начальника архива документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес архива посылками через спецсвязь Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации или организацию фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны. На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись: "Без представителя воинской части (организации) не вскрывать". Прибывающие в архив представители воинской части (организации) должны иметь при себе доверенность на право сдачи пересланных документов.

77. Для сдачи документов в архив воинская часть (организация) выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с такими документами, а также знающих состав сдаваемых документов.

Все лица, прибывающие в архивы для сдачи документов, регистрируются работниками архивов.

78. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на архив.

После завершения сдачи документов и получения от архива описей на сданные дела в инвентарных книгах и других учетных документах воинской части (организации) делается отметка о сдаче дел в архив. Например: "Сдано в архив МВО по описи N 52120".

79. Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в воинской части (организации).

80. Порядок сдачи документов окружными и флотскими архивами в центральные архивы определяется инструкциями, утверждаемыми начальниками центральных архивов.

81. При расформировании воинской части (организации) все дела с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в архив вместе с ликвидационным актом. Порядок составления ликвидационного акта определен Руководством по войсковому (корабельному) хозяйству в Вооруженных Силах Российской Федерации*(11). Вместе с делами в архив сдается полностью оформленный исторический формуляр (историческая справка) воинской части (организации). Командирам воинских частей (организаций) перемещение подчиненных им должностных лиц, ответственных за подготовку документации для ее сдачи в архивы при расформировании воинской части (организации), осуществлять только после сдачи документов на архивное хранение.

Передача дел и документов расформированных воинских частей (учреждений, организаций) другим воинским частям (организациям) запрещается.

Описи на дела, книги, журналы, переданные на хранение в архив при расформировании воинской части (организации), подшиваются в ликвидационный акт.

82. Воинские части (организации) при передислокации за границу, а также при убытии в состав действующей армии все документы, за исключением необходимых для текущей работы, сдают в соответствующие архивы. Документы со сроками хранения до 3 лет включительно по разрешению начальника штаба воинской части (начальника организации) уничтожаются в установленном порядке.

83. В особых (экстренных) случаях, когда по условиям обстановки нет возможности для передачи документов в установленном порядке, по решению начальника штаба военного округа документы могут быть сданы в военные комиссариаты по месту дислокации воинской части (организации).

Документы передаются упакованными в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью воинской части (организации) "Для пакетов" или пломбируются. На бирке указываются количество наименований документов, условное наименование воинской части (организации), которой принадлежат архивные документы, фамилия и подпись лица, ответственного за упаковку документов, и номер мешка. В первый мешок укладываются заранее подготовленные описи дел и сопроводительное письмо на имя начальника архива.

Передача мешков с документами производится по акту, в котором указываются количество наименований документов согласно данным, указанным на бирках, количество мешков, кому принадлежат документы и какой печатью опечатаны. Акт составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры акта передаются военному комиссариату, третий экземпляр с распиской работника этого военного комиссариата подшивается в дело воинской части (организации).

Военный комиссариат принятые документы и первый экземпляр акта обязан в месячный срок передать в соответствующий окружной или флотский архив. Второй экземпляр акта подшивается в дело военного комиссариата.

Архив, приняв по акту в опечатанных мешках документы, вскрывает мешки и специально созданной комиссией (не менее 3 человек) производит проверку наличия всех документов по описям. В двухмесячный срок со дня получения архив обязан специальным письмом подтвердить штабу военного округа и в копии - воинской части (организации), а также военному комиссариату получение документов с перечислением номеров описей, по которым документы приняты на хранение.

84. Воинские части (организации) при передислокации из-за границы на территорию Российской Федерации транспортируют все документы и передачу их на хранение в архивы производят в соответствии с пунктами 23-27, 29, 30, 32 настоящего Наставления.

85. Воинские части и организации действующей армии не должны накапливать у себя не нужные для практической работы документы. Дела, законченные делопроизводством, независимо от сроков хранения передаются:

воинскими частями (организациями), военными судами и военными прокуратурами - в соответствующие архивы фронтов, флотов, флотилий;

архивами действующих фронтов, флотов, флотилий - в соответствующие центральные архивы или в архив ближайшего военного округа.

Порядок и сроки сдачи документов в центральные архивы в военное время определяются указаниями Генерального штаба.

Ж. Прием документов в архивах

86. При приеме дел и описей в архиве производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями приказов и директив по ведению делопроизводства в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.

Дела с истекшими сроками хранения архивами не принимаются.

Прием дел в архивах производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются на бирку его металлической печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке.

87. Дела от воинских частей и организаций архивами принимаются:

с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;

с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях на внутренней описи и в конце дела;

несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи, с просчетом листов.

Кроме того, во всех делах проверяются правильность определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел, соответствие наименования (заголовка) дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие надписей и печатей в документах, заполнение всех граф в книгах учета личного состава, а также физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и др.). Вскрытые недостатки устраняются представителями воинских частей (организаций).

88. Дела от окружных и флотских архивов центральными архивами принимаются:

с грифами "особой важности" и с шифртелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;

с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом;

несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи и выборочно с полистным просчетом по усмотрению начальников центральных архивов.

89. Выявленные при приеме дел в архиве дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и др.) отмечаются в штампе (форма N 8), который проставляется на листе с заверительной надписью.

90. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются начальником архива.

Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов (листов). Вторые экземпляры актов высылаются в адрес соответствующих начальников для принятия мер.

В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, литерные номера, номера не поступивших на хранение или выбывших на законном основании дел, а также недостающие в делах документы (листы) и другие особенности. Новая итоговая запись скрепляется гербовой печатью или печатью "Для пакетов".

Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляются номер и дата акта о недостаче.

Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежащим образом оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется.

91. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес соответствующего начальника штаба (организации) для принятия мер.

Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем укладываются отдельно от других дел в целях карантинизации на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру. По результатам осмотра принимается решение о порядке дальнейшего хранения указанных дел.

92. На обложке каждого принятого дела ставится и заполняется соответствующий штамп (формы N 9, 10). В описи против наименований дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены.

93. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в проставляемых на описях специальных штампах (формы N 11, 12, 13), указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. На описях, из которых вычеркнуты недостающие дела, кроме приемщика в штампах расписывается и сдатчик.

Один экземпляр описей на принятые дела, заверенный гербовой печатью архива-приемщика, высылается в адрес сдатчика (воинской части, организации).

94. Прием и передача документов внутри архивов производятся на основании инструкций, утверждаемых в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых они находятся, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.

95. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозки документов производятся в крытых автомашинах в сопровождении сотрудников архива.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры).

Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства (автомашины, мотороллеры, тележки, конные повозки).