Распоряжение Губернатора Московской области от 27 декабря 2013 г. N 516-РГ "О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области"

В целях исполнения плана основных мероприятий по внедрению межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области, утвержденного распоряжением Губернатора Московской области от 12.07.2013 N 268-РГ "Об основных мероприятиях по внедрению межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области":

1. Ввести межведомственную систему электронного документооборота Московской области в промышленную эксплуатацию с 1 января 2014 года.

2. Утвердить Положение об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области (прилагается).

3. Возложить на Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области организацию мероприятий по сопровождению межведомственной системы электронного документооборота Московской области.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Вице-губернатора Московской области Габдрахманова И.Н.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор Московской области

А.Ю. Воробьев

Положение
об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области
(утв. распоряжением Губернатора Московской области
от 27 декабря 2013 г. N 516-РГ)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение регулирует процесс создания и обмена электронными документами между центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области (далее - ведомства) в межведомственной системе электронного документооборота Московской области (далее - МСЭД).

1.2. К МСЭД подключены все работники ведомств, автоматизированы все процессы документационного обеспечения в ведомствах.

2. Термины и определения, применяемые в настоящем Положении

Адресат - государственные органы, их структурные подразделения, организации, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа, при необходимости заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов.

Ведомства - центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области.

Доверенное лицо - лицо, указанное в листе согласования непосредственно перед подписантом. Документ попадает к подписанту только после визирования доверенным лицом.

Замещающее лицо - лицо, назначенное исполняющим обязанности другого лица в соответствии с приказом/распоряжением ведомства.

МСЭД - межведомственная система электронного документооборота Московской области - система автоматизации делопроизводства и документооборота, включающая системное и прикладное программное обеспечение.

МЭДО - федеральная информационная система межведомственного электронного документооборота, предназначенная для организации взаимодействия участников электронного документооборота в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754.

Оригинал - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе.

Персональные данные - термин, определяемый в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Передача прав - предоставление любому другому сотруднику, имеющему учетную запись в МСЭД, доступа к личному кабинету лица, передающего права.

Подписант - лицо, уполномоченное подписывать служебные документы.

Подразделение - структурное подразделение ведомства.

Резолюция - поручение исполнителю, которое оформляется соответствующим должностным лицом.

Регистрационная карточка документа (РК) - экранная форма, в полях которой содержится вся информация по документу: атрибуты документа (метаданные), содержательная часть документа, данные о движении и исполнении документа (направления и резолюции).

Служба ДОУ - структурное подразделение ведомства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях ведомства.

УДО - подразделение, к ведению которого относятся вопросы документационного обеспечения, входящее в состав Администрации Губернатора Московской области.

Электронная подпись - термин, определяемый в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Электронный документ - информация в электронной форме, оформляемая в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 N 314-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области".

Электронный документооборот - процесс создания электронных документов, обмена ими между исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области в рамках МСЭД.

Электронная копия документа - электронный документ, полученный путем сканирования оригинала (подлинника) документа.

Электронный текстовый образ - создаваемая в МСЭД копия документа c приложениями в формате WORD, EXCEL, TIF, PDF, JPG, который существует в совокупности с регистрационной карточкой документа.

"корреспондент", "лист согласования", "замечания", "направление", "резолюция" - функции и атрибуты, используемые при обработке документов в МСЭД.

3. Общие правила подготовки и передачи документов

3.1. В процессе подготовки документов должны соблюдаться правила, определенные в нормативных и распорядительных документах по делопроизводству в ведомствах.

3.2. В ведомство могут поступать документы в электронном виде и на бумажных носителях (оригиналы), создаваться бумажные копии электронных документов. Подлежат хранению документы на бумажном носителе, поступающие и создающиеся в ведомстве.

3.3. В МСЭД создаются, обрабатываются, хранятся данные о документах, составляющих бумажный и электронный документооборот.

3.4. Для документов, имеющих гриф "Для служебного пользования" (далее - ДСП), содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в МСЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка "ДСП", при этом электронный графический или текстовый образ документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями.

К РК может быть прикреплен электронный образ документа, при этом приложение, содержащее персональные данные, передается на бумажном носителе.

3.5. При обмене электронными документами участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение, согласование, подписание электронный документ, состоящий из РК, электронного образа, заверенного электронной подписью, или отсканированного образа документа, а также данных о движении и исполнении документа.

3.6. Использование электронных подписей при осуществлении электронного документооборота производится в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 09.02.2012 N 111 "Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи".

3.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, работники службы ДОУ ведомства выполняют проверку подлинности электронной подписи.

3.8. Если документ, подписанный электронной подписью, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и, при необходимости, распечатывает лист согласования, в котором указывается использование электронной подписи.

3.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При формировании номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

3.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ведомстве в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронных подписей и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронных подписей хранимых электронных документов.

3.11. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью и/или печатью установленного образца документы, адресованные лицам, не являющимся участниками МСЭД.

3.12. При поступлении в ведомство резолюции к документу, который ранее был направлен в это ведомство в бумажном виде, повторно этот документ в бумажном виде не представляется.

3.13. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД:

за содержание электронного документа при отправке его на согласование и подписание;

за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа;

за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в МСЭД;

за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении документов.

4. Прием и регистрация поступающей корреспонденции

4.1. Прием документов и регистрация документов в МСЭД производится работниками службы ДОУ, ответственными за регистрацию документов в ведомстве.

4.2. Обращения, поступающие в адрес Губернатора Московской области, Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, руководителя Администрации Губернатора Московской области, а также на электронную почту Правительства Московской области регистрируются в УДО и направляются с использованием функции МСЭД "направление" на рассмотрение в соответствующие службы ДОУ.

4.3. Обращения граждан, доставленные почтой, фельдъегерской службой, поступающие на электронную почту Правительства Московской области, на контрольно-пропускной пункт Дома Правительства Московской области (далее - КПП), а также поступившие на КПП в адрес ведомств, передаются по реестру в Управление по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Московской области и в соответствующие ведомства.

4.4. Обращения, поступающие в ведомства, проходят регистрацию в службах ДОУ этих ведомств.

4.5. При получении бумажного оригинала документа работник службы ДОУ формирует РК входящего документа, указывая реквизиты документа, ссылки на связанные документы и выполняя регистрацию документа в МСЭД. Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов и прикрепление их к РК документа. В случае неправильного заполнения РК документа работник службы ДОУ оформляет отказ в регистрации этого документа.

4.6. В случае поступления ошибочно направленного документа в структурное подразделение или ведомство работник службы ДОУ структурного подразделения производит возврат документа с указанием причин отказа в рассмотрении через "направление", а служба ДОУ, направившая документ, создает новое "направление" другому адресату. В случае двух возвратов сотрудники службы ДОУ направляют документ руководителю для определения исполнителя.

4.7. Если документ получен по электронной почте, электронный образ документа из электронного письма распечатывается и обрабатывается как обращение, поступившее на бумажном носителе. При наличии файла в электронном сообщении этот файл также прикрепляется к РК.

4.8. Документы, поступающие в МСЭД с использованием системы МЭДО, регистрируются и передаются на рассмотрение в порядке, установленном Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754.

5. Передача документа на рассмотрение, рассмотрение документов

5.1. Подготовка проектов резолюций руководителя ведомств.

5.1.1. Подготовку резолюций к документам, направленным по МСЭД в адрес Губернатора Московской области, Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, руководителя Администрации Губернатора Московской области, ведомств и руководителей подразделений, осуществляют подразделения и должностные лица к ведению которых относится данная функция.

5.1.2. Документы, не подлежащие сканированию согласно пункту 3.4 настоящего Положения, проходят рассмотрение в бумажном виде. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК согласно резолюциям.

5.1.3. Сотрудник, ответственный за подготовку проектов резолюций (в секретариатах руководителей и т.п.), исполнителями которых являются не подключенные к МСЭД должностные лица, обеспечивает распечатку документа с резолюцией на бумажном носителе в необходимом количестве и направление на отправку.

5.2. Рассмотрение поступающих документов руководителями ведомств и структурных подразделений.

5.2.1. Если руководитель ведомства или структурного подразделения указан в РК документа в качестве адресата или исполнителя утвержденной резолюции, документ поступает по МСЭД непосредственно ему и должностным лицам, замещающим его в МСЭД в соответствии с передачей прав.

5.2.2. Руководитель при работе с документом выполняет в МСЭД следующие действия:

знакомится с документом и вышестоящей резолюцией, если документ поступил по резолюции;

создает новую резолюцию или, если для руководителя был подготовлен проект резолюции, редактирует, утверждает подготовленный проект или возвращает его на доработку;

согласовывает или подписывает подготовленный проект документа;

проставляет отметку об ознакомлении с документом, если документ поступил для ознакомления.

5.3. Простановка отметок об исполнении документов.

5.3.1. Электронный документ с утвержденной резолюцией поступает на исполнение указанным в ней должностным лицам.

5.3.2. Сотрудник, являющийся исполнителем резолюции, при получении резолюции вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения (отчет об исполнении, тип отчета "промежуточный результат"). После исполнения поручения сотрудник отчитывается об исполнении через отчет об исполнении и выборе типа отчета "исполнение завершено":

после визирования документа непосредственным руководителем, если поручение предполагало подготовку документа;

после выполнения поручения по существу, если поручение не предполагало подготовку документа;

после выполнения поручения частично, если поручение предполагало наличие промежуточных результатов исполнения.

5.3.3. Ответственному исполнителю по поручению или резолюции автоматически предоставляется доступ к отчетам соисполнителей об исполнении поручения (резолюции).

6. Осуществление контрольных функций

6.1. Постановка на контроль и снятие с контроля обращений граждан осуществляется в соответствии с требованиями Регламента рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, утвержденного постановлением Губернатора Московской области от 23.04.2007 N 44-ПГ.

6.2. Контрольные функции во всех ведомствах и подразделениях осуществляют службы, на которые возложен контроль исполнения документов и поручений, или сотрудники, ответственные за контроль.

6.3. Контроль исполнения поручений в МСЭД включает в себя:

подготовку проекта резолюции: ввод автора резолюции, исполнителей, при необходимости текста и плановой даты исполнения резолюции;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; проверку хода исполнения; внесение данных о выполнении документа; просмотр документов, срок исполнения которых истек; снятие резолюций с контроля; подготовку отчетов об исполнительской дисциплине; учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.

6.4. Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль.

6.5. В течение срока исполнения документа сотрудники службы контроля или ответственные за контроль осуществляют предварительный контроль направлением исполнителю напоминаний.

6.6. Плановая дата исполнения резолюции устанавливается в проекте резолюции или после утверждения резолюции руководителем.

6.7. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, являющийся автором контроля резолюции, или по его поручению служба контроля или ответственный за контроль. Снятие поручения с контроля оформляется отметкой об исполнении с указанием даты исполнения.

6.8. Для осуществления предупредительного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины производится мониторинг контрольных документов и печать их списков по исполнителям, плановым срокам и другим параметрам.

6.9. После снятия документа с контроля оригинал документа списывается в дело в соответствии с номенклатурой дел ведомств, РК документа распечатывается и списывается в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующего подразделения (ведомства).

6.10. К зарегистрированным договорам и соглашениям, постановлениям и распоряжениям Губернатора Московской области, постановлениям Правительства Московской области, распоряжениям Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, руководителя Администрации Губернатора Московской области, содержащим поручения, оформляются резолюции по каждому поручению или сводные поручения, в которых автором резолюции указывается подписант документа, в тексте поручения - ссылка на соответствующий пункт документа.

7. Работа с проектами документов в ведомствах

7.1. Подготовка и согласование проектов документов.

7.1.1. Исполнитель создает проект документа с помощью программы MS Word, заполняет поля РК документа и прикрепляет подготовленный проект документа.

7.1.2. Для проектов документов к РК создается "лист согласования".

7.1.3. Проекты документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в МСЭД, проходят согласование в электронном виде, за исключением документов, указанных в пункте 3.4 настоящего Положения.

7.1.4. В случае необходимости допускается согласование проектов договоров и соглашений, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области, распоряжений Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, руководителя Администрации Губернатора Московской области путем электронного согласования с последующим оформлением (визированием) документов на бумажном носителе.

7.1.5. При заполнении "листа согласования" указывается перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа, исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК документа в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом к той же РК документа.

Документ автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в МСЭД режимом согласования:

при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо может быть завершено досрочно исполнителем;

при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику, в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования;

при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один или группа участников.

7.1.6. Если для согласующего в МСЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу ("Согласен" или "Не согласен").

7.1.7. Если согласующим выбрано решение "Не согласен", согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в МСЭД.

7.1.8. Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий создает новую редакцию документа, выполняя следующие действия:

создает его копию;

вносит изменения в документ в режиме редактирования;

прикрепляет измененный документ к "листу согласования";

указывает в "листе согласования" пункт "замечания".

Функция редактирования документа не доступна для пользователей, работающих в приложении "Мобильный офис". В данном случае пользователи имеют возможность проставить графические отметки на документе (выделение маркером, рисование). Пункт "замечания" доступен исполнителю или работнику службы ДОУ, инициировавшему согласование, а также всем согласующим лицам.

7.1.9. Согласующий (замещающее его лицо в МСЭД или доверенное лицо) имеет возможность до вынесения решения об окончании согласования направить проект документа на дополнительное согласование. Лист дополнительного согласования может включать одно и более согласующих лиц.

7.1.10. Если по проекту документа была поставлена, хотя бы одна виза "Не согласен", по окончании согласования документ возвращается исполнителю или работнику службы ДОУ, инициировавшему согласование в МСЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа и отправляет на согласование по тому же "листу согласования".

7.2. Подписание проектов документов.

7.2.1. Если в МСЭД для подписывающего лица настроен режим работы с замещающими лицами, документ поступает параллельно замещающему лицу. Руководитель получает проект документа, подписывает проект либо отклоняет (возвращает на доработку). Доверенные лица, назначенные руководителем, могут получать документ до получения его руководителем.

7.2.2. Если подписантом выбрано решение "Отклонить", подписант в обязательном порядке должен внести в МСЭД комментарий к своему решению.

7.2.3. После подписания документа в электронном виде РК документа направляется на регистрацию в службу ДОУ или в УДО, если документ подписывается Губернатором Московской области, Вице-губернаторами Московской области, первым заместителем Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, руководителем Администрации Губернатора Московской области и руководителями подразделений Администрации Губернатора Московской области.

7.2.4. Если документ должен быть подписан собственноручно, то после подписания руководителем документа в МСЭД с помощью электронной подписи, работник распечатывает документ на бланке и передаёт бумажный экземпляр документа на подпись руководителю. Работник проверяет наличие документа в МСЭД и наличие электронной подписи на документе, сверяет бумажный экземпляр документа, передаваемого на подпись, с документом, подписанным в электронном виде.

7.2.5. Если рабочее место исполнителя документа территориально удалено от рабочего места подписанта, распечатку документа на бланке выполняет работник, передающий документ на подпись руководителю (секретарь, помощник).

7.2.6. Бумажный экземпляр документа помещается в папку "Подписано в МСЭД" для рукописного подписания.

8. Регистрация исходящих и внутренних документов

8.1. Если внутренний документ после электронного согласования и подписания поступает на регистрацию, то сотрудник службы ДОУ регистрирует его и оформляет "направление" на дальнейшее его рассмотрение.

8.2. Если документ после подписания направляется адресату в организации, не подключенные к МСЭД, регистрация исходящего документа осуществляется только после поступления подписанного оригинала. После проверки идентичности бумажной и электронной версии документа направляемому документу присваивается номер.

8.3. Сотрудник, ответственный за регистрацию исходящих документов (в секретариатах руководителей, подразделениях и т.п.), адресатами которых являются не подключенные к МСЭД должностные лица, распечатывает документ, проставляет собственноручную подпись, тиражирует документ в необходимом количестве и направляет их на отправку.

9. Разграничение доступа пользователей МСЭД к электронным документам

9.1. Пользователи МСЭД разделяются на 3 группы: руководители, службы делопроизводства и контроля, сотрудники.

Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с лицом, ответственным за документооборот ведомства в МСЭД, назначенным руководителем ведомства.

9.2. Руководители ведомства имеют следующие права:

просмотр РК и электронных копий документов, направленных в ведомство;

создание или утверждение резолюций к документам;

подписание и согласование документов;

направление документов;

установление контрольных сроков исполнения документов;

делегирование права другому пользователю МСЭД: замещающему лицу; доверенному лицу для предварительного согласования проекта документа; лицу в соответствии с передачей прав для рассмотрения документов и подготовки резолюций.

Факт передачи прав фиксируется в МСЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

9.3. Службы делопроизводства и контроля ведомства имеет следующие права: просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде; регистрация документа; заполнение полей РК; прикрепление электронных копий документов к РК документа; внесение текста резолюции руководителя в соответствии с полномочиями;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов; снятие документов с контроля; формирование отчетов.

9.4. Сотрудники ведомства имеют следующие права:

просмотр РК и графических образов документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;

согласование документов;

направление документов;

ввод резолюций/поручений исполнителям;

внесение отчета об исполнении резолюций/поручений;

внесение информации о выполнении действий по "направлению";

просмотр РК внутренних документов ведомства;

создание проекта документа (в блоке "согласование");

выполнение функций доверенного и замещающего лица.

9.5. Пользователи МСЭД каждого ведомства могут получить доступ только к документам, зарегистрированным в данном ведомстве, в том числе направленным в данное ведомство.