Приложение N 9. Типовая инструкция по организации делопроизводства в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг Московской области

Приложение N 9
к региональному стандарту деятельности
многофункциональных центров
предоставления государственных
и муниципальных услуг
в Московской области

Типовая инструкция
по организации делопроизводства в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг Московской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации делопроизводства в МФЦ разработана с целью установления единого порядка подготовки, обработки, хранения и использования документов, образующихся в деятельности МФЦ.

1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. N 477 с изменениями к Правилам от 07.09.2011 г. N 751; Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской власти, государственных органах Московской области, утвержденных постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 г. N 11-ПГ; Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования оформлению документов"; ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст; Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерством культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.

1.3. Инструкция по организации делопроизводства утверждается приказом директора МФЦ.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы независимо от видов носителя и способов передачи информации, в том числе с электронными документами включая их подготовку, оформление, прохождение, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.

1.5. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в МФЦ осуществляет директор МФЦ.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в МФЦ возлагается на руководителя МФЦ.

1.7. Требования настоящей инструкции по работе с документами обязательны для всех работников МФЦ.

1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, а также в случае иного отсутствия на работе сотрудники МФЦ обязаны передавать находящиеся у них на исполнении или на контроле документы другому сотруднику по указанию директора учреждения.

1.9. Ведение переписки от имени МФЦ с другими организациями осуществляется директором МФЦ или лицом им уполномоченным.

1.10. Настоящая Инструкция утверждается на неопределенный срок и действует до принятия новой.

1.11. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом директора.

2. Создание документов в МФЦ

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

2.1.3. При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов. Документы внутренней переписки между структурными подразделениями оформляются без бланка на стандартных листах.

2.1.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.1.5. Для создания, редактирования и оформления документов в МФЦ используется текстовый редактор.

2.1.6. В МФЦ применяются следующие бланки:

- общий бланк (официальный бланк МФЦ);

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают один вариант бланков - продольный. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

3. Документы, необходимые при управлении МФЦ

3.1. Состав документов, образующихся в процессе деятельности МФЦ, определяется его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между учреждениями и организациями. В состав документов МФЦ входят:

- организационные документы (Устав МФЦ, договор с учредителем, коллективный договор МФЦ, локальные акты, должностные инструкции работников, штатная численность (штатное расписание), правила внутреннего трудового распорядка и др.);

Устав - правовой акт, определяющий порядок организации работы МФЦ.

Устав включает следующие основные разделы: общие положения, цели, задачи и предмет деятельности МФЦ, организация деятельности МФЦ.

Устав МФЦ утверждается учредителем МФЦ.

Штатное расписание - организационный документ, определяющий должностной, численный состав МФЦ и устанавливающий фонд оплаты труда. Штатное расписание утверждается директором МФЦ.

Должностная инструкция - организационный документ, регламентирующий функции, права, обязанности и ответственность должностного лица.

Должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы: общие положения, права, обязанности, ответственность. Должностные инструкции утверждаются директором МФЦ.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указано иное). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция составляется в 2-х экземплярах и доводится до работника под расписку.

- распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.);

Приказ - правовой акт, издаваемый директором МФЦ или в его отсутствие - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед МФЦ. Посредством приказа директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов.

Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках МФЦ. Тексты этих документов состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

В вводной части излагаются основания для издания документа.

Распорядительная часть начинается словами "Приказываю" (в приказе) и "Предлагаю" (в распоряжении).

Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

- информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К ним относятся: письмо, докладная, объяснительная и служебная записки, доверенность, план, справка и другое.

Письма, как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, письмами-запросами, извещениями, приглашениями, ответами и другими.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если нужно затрагивать несколько разнородных вопросов, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одной организации-адресате.

В деловой переписке следует излагать текст от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна, если:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - доводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие. Записки работников с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций оформляются рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся МФЦ или должностного лица, просьбы, предложения.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Текст доверенности должен содержать: сведения о полном наименовании организации; подпись руководителя организации или иного уполномоченного для этого лица с приложением печати организации, фамилию, имя и отчество, должность и паспортные данные доверенного лица; содержание полномочий; дату выдачи и срок действия доверенности. Доверенность на проведение операций с материальными ценностями подписывается руководителем и главным бухгалтером.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, конкретных исполнителей. Составляющими пунктами планов являются:

- наименование (содержание) работы или мероприятия;

- дата проведения

- ответственный исполнитель

Планы работы или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их исполнение, с указанием даты подписания.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, решений, поручений и т.д.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

Справка - документ информационно-справочного, аналитического, служебного, отчетного

характера или подтверждающий какие-то сведения.

3.2. Документы, оформляются на бланках МФЦ, должны содержать установленный комплект обязательных реквизитов при соответствующем их расположении.

4. Правила подготовки и оформления реквизитов документов

4.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителей по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

4.2. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск, качество документов как источников информации.

4.3. Документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подпись, отметка о приложении и т.д.

4.4. Документы МФЦ имеют стабильный состав реквизитов, их расположения и оформления. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

4.4.1. Логотип учреждения помещают на бланках МФЦ, над наименованием учреждения.

4.4.2. Код учреждения указываются на бланках письма в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

4.4.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица указывается в бланках писем МФЦ в соответствии со свидетельством о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

4.4.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИИ/КПП) указывают на бланках писем в соответствии со свидетельством о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации.

4.4.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Реквизит проставляется только в унифицированных формах документов.

4.5. Наименование учреждения (МФЦ) - наименование МФЦ, закрепленное в Уставе МФЦ.

4.6. Справочные данные об учреждении (МФЦ) располагают на бланке письма. Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, адрес электронной почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4.7. Наименования вида документа присутствует в бланке конкретного вида документа и печатается прописными буквами центровано, например ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ.

Наименование вида документа указывается на всех документах кроме служебных писем.

4.8. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (например: приказ, распоряжение, письмо, докладная записка, служебная записка и др.), утверждения (например: инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), а для протокола - дата заседания, для акта - дата события.

Датируются также резолюция, виза, отметка о поступлении документа в МФЦ, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Документы, изданные двумя или более организациями (или структурными подразделениями МФЦ), должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует дате подписания документа последней стороной.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ непосредственно при подписании.

Для написания даты, состоящей из месяца (числа), месяца и года, используются цифровой и словесно-цифровой способы оформления дат.

При цифровой способе дата документа записывается арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год: 15.04.2016. В случае если число месяца является однозначным числом, ноль перед цифрой не ставится.

При словесно-цифровом способе дата документа оформляется следующим способом: 19 марта 2015 г.

Если обозначение даты в тексте состоит из года, слово "год" пишется полностью "Государственная программа на 2015 год". В остальных случаях разрешается использовать сокращения "г." (год), "гг." (годы).

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

4.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в МФЦ.

Регистрационный номер цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер проставляется одновременно с датой документа.

Для внутренних документов (приказов, протоколов) данный реквизит - это их порядковый номер с начала года (календарного).

Не допускается отправка писем, не имеющих регистрационного номера и даты. При рассылке в разные адреса писем одного содержания проставляются единый регистрационный номер и дата.

4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа вручную или печатаются на компьютере.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа". Наличие реквизита исключает необходимость упоминания даты и номера поступившего документа в тексте письма.

При указании в тексте документа ссылок на исходящие регистрационные номера и даты документов следует воспроизводить указанные реквизиты в том же формате, которые использованы в реквизитах соответствующих писем.

4.11. Адресат.

Адресат - это получатель документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица; располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении. Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки через один - полтора межстрочных интервала.

При адресовании документа без указания конкретного должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже. При ведении переписки могут употребляться официально принятые сокращение наименование организаций.

Например:

                                                 Министерство культуры

                                                 и массовых коммуникаций

                                                 Российской Федерации

                                                 Административно-правовой

                                                 Департамент

или

                                                 Минобрнауки России

                                                 Рособрнадзор

                                                 Управление делами

Если адресатом является конкретное должностное лицо, то наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию должностного лица - в дательном, причем инициалы указывают перед фамилией.

Например:

                                         Министерство образования и науки

                                         Российской Федерации

                                         Департамент управления делами

                                         Ведущему специалисту

                                         А.И. Петрову

При адресовании документа непосредственно руководителю организации наименование последней входит в состав наименования должности адресата, должность лица указывают в дательном падеже, например:

                                         Генеральному директору

                                         объединения "Ростекстиль"

                                         В.Д. Иванову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                         Государственное учреждение

                                         Всероссийский научно-

                                         исследовательский

                                         институт документоведения

                                         и архивного дела

                                         Профсоюзная ул., д. 82,

                                         Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, а после этого - его почтовый адрес, например:

                                         И.П. Калинину

                                         ул. Повха, д. 36, кв. 45

                                         г. Когалым

                                         Тюменская обл., 628486

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например: Главам городских (сельских) поселений.

При адресовании документа руководителю государственного органа или организации ее наименование входит в состав наименования должность адресата, например: Главе Можайского муниципального района И.О. Фамилия.

В состав реквизита "Адрес" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ГУП МО "Рузский Автодор" город Руза, улица Красная, д. 11, 143103

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И. И. ул. Комсомольская, д. 2, кв. 36, с. Покровское, Рузский район 143121

Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа.

4.12. Гриф утверждения документа

Утверждение документа осуществляется после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Утверждаются организационно-правовые документы (устав, положения, правила, инструкции, штатные расписания, планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов). Документ утверждается двумя способами: одним или несколькими должностными лицами и изданием нормативного правового акта или распорядительного документа. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, печатается стандартным шрифтом и одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левому краю и состоит из слов "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, с прописной буквы, личной подписи, инициалов имени, отчества, фамилии и даты утверждения, например:

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         Директор НАИМЕНОВАНИЕ МФЦ

                                         _____________ И.О. Фамилия

                                         (личная подпись)

                                         Дата

Составные части реквизита (должность и подпись утверждающего лица) отделяются друг от друга одной пустой строкой. При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, слева и справа, например

При утверждении документа несколькими должностными лицами (или руководителями двух организаций) их подписи располагают на одном уровне, слева и справа.

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Московской области ______________ И.О. Фамилия Дата

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Тверской области ______________ И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утвержденного документа, например:

     УТВЕРЖДЕНО

     приказом директора НАИМЕНОВАНИЕ МФЦ

     от ______ N ______

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

Дата в грифе утверждения ставится от руки или частично набирается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц.

Гриф утверждения принято указывать на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверность.

4.13. Резолюция

Резолюция содержит указания соответствующего должностного лица (директора МФЦ) по исполнению документов, определяет работников, ответственных за исполнение документов, сроки их исполнения. Резолюция оформляется непосредственно на документе - на свободном месте лицевой стороны первой страницы.

Резолюция включает в себя сведения об исполнителе поручения (наименование его должности, фамилия, инициалы), содержание поручения, срок исполнения, наименование должности лица, отдавшего поручение, его личную подпись и расшифровку, дату.

Если резолюция предполагает поручение для двух и более лиц, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если резолюция предусматривает несколько поручений, она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений, она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей и определения исполнителя, ответственного за выполнение данного поручения.

4.14. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - это краткое содержание текста документа, формируется одной фразой.

Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа Заголовок документа составляется ко всем документам, за исключением писем с небольшим, (4 - 5 строк) текстом, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа, например:

Приказ (о чем?) - Об утверждении Положение о защите персональных данных работников.

Письмо (о чем?) - Об оказании консультативной помощи.

Правила (чего?) - внутреннего трудового распорядка.

Инструкция (кого?) - Должностная инструкция ведущего специалиста.

Как правило, заголовок к тексту документа печатается с прописной буквы стандартным шрифтом без кавычек через одинарный межстрочный интервал от левого поля, и выравнивается по горизонтали по центру. Заголовок должен занимать не более 3 - 5 строк; в длину - не более половины длины строки (7 - 7,5 см.). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок текста не подчеркивается.

4.15. Текст документа

Текст документа - это основная содержательная часть документа. Текст должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения, стоит избегать устаревших слов и выражений.

Текст документа от наименования документа отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочный интервал без переносов. При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой, а главы - римскими.

Каждый абзац начинается с красной строки - отступа первой строки абзаца на 1,25 см от левого поля.

Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами.

Тексты распорядительных документов (решений, приказов и др.) как правило, состоят из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - распорядительной - формулируются поручения. Текст приказа может содержать одну заключительную часть - распорядительную без констатирующей.

Тексты информационно-справочных документов (деловые письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из нескольких взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В распорядительных документах, издаваемых директором МФЦ текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах, издаваемых коллегиально, текст излагают от третьего лица единственного числа ("решил", "постановляет").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений МФЦ и его отдельных работников (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав комиссии входят").

При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

     Уважаемый Иван Иванович!

При направлении документов в адрес руководителя организации допускается обращение в его адрес с использованием слова "господин", например:

     Уважаемый господин Иванов!      Или      Господин Иванов!

В служебных письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица единственного лица: "считаю необходимым...", "прошу выделить...";

- от третьего лица единственного числа: "...комиссия постановила...", "Управление не возражает...".

- от первого лица множественного числа: "просим Вас рассмотреть...", "направляем на экспертизу..."; " в протоколах: слушали..."; "выступили..." "решили (постановили); "Просим Вас...", "Направляем..." - если документ подписывается двумя лицами и более.

В конце текста перед подписью возможно проставление слов "с уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

В тексте документа, оформляемом на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания

При подготовке табличных документов МФЦ (например, для разработки отчетно-статистических форм и т. п.) допускается применять стандартные средства табличного редактора.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы обязательно нумеруют и на следующих страницах ставят только номера этих граф.

При подготовке презентационных (визуальных) документов (схем, диаграмм, графиков и т. п.) допускается использовать стандартные средства редактора презентаций.

4.16. Отметка о наличии приложения.

Приложение - это документ, прилагаемый к основному документу. Приложения оформляются на стандартных листах бумаги, как правило, формата А4 и должны иметь все необходимые реквизиты.

Отметка о наличии приложения оформляется в виде слова "Приложение:" (всегда в единственном числе) ставится двоеточие, размещается непосредственно под текстом и отделяется от текста одной пустой строкой. Отметка о наличии приложения располагается под текстом от границы левого поля, без абзаца.

- Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, в отметке указывается количество листов одного экземпляра приложения и количество экземпляров приложения (со строчной буквы), например:

     Приложение: на 8 л. в 2 экз.

- Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. Наименование приложения пишется со строчной буквы без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по горизонтали по ширине колонки, например:

     Приложение: предложения по  подготовке  проектов типовых резолюций в

                 межведомственной  системе  электронного документооборота

                 Московской области на 3л. в 1 экз.

- При наличии несколько приложений они нумеруются арабскими цифрами с точкой (без закрывающей скобки), указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Наименования приложения при наличии нескольких приложений пишутся с прописной буквы, например:

     Приложение: 1. Справка о _________ на 3 л. в 1 экз.

                 2. Проект ________ на 8 л. в 3 экз.

- Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

     Приложение: Договор от 01.01.2016 N 25 и приложения к нему, всего на

                 8 л.

- Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывают количество экземпляров (одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте):

     Приложение: в 7 экз.

или

     Приложение: Инструкция по делопроизводству в МБУ "МФЦ" в 2 экз.

- Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации (дискеты, флэш-накопители, жесткие магнитные диски, CD-ROM, DVD-ROM и тому подобное), то оно оформляется следующим образом

     Приложение: CDR-диск.

- Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении располагается на первом листе приложения и оформляется следующим образом: вверху справа размещается слово "Приложение (номер приложения)". Под словом "Приложение" печатаются слова "к (название документа)", под ним - наименование основного документа, его дата и регистрационный номер. Все остальные части реквизита печатаются стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами без использования символа "N" (Приложение 1, Приложение 2 и так далее), например:

                                                    Приложение N 2

                                                    к приказу

                                                    НАИМЕНОВАНИЕ МФЦ

                                                    от ________ N _______

Если приложение одно, порядковый номер не указывается

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ

                                                    к приказу

                                                    НАИМЕНОВАНИЕ МФЦ

                                                    от ________ N _______

Если приложением к распорядительному документу (к приказу) является утвержденный документ (положение, инструкция, правила, регламент и др.), в правом верхнем углу ставится не отметка о приложении, а гриф утверждения документа, он должен быть подписан, датирован и заверен печатью.

4.17. Подпись.

Подпись - это обязательный реквизит, проставленный в конце документа, чтобы его заверить, подтвердить, придать ему юридическую силу.

Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Реквизит "Подпись" располагается после текста, и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалов имени, отчества и фамилии)

Расшифровка подписи оформляется без скобок на уровне последней строки в наименовании должности, инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами не делается, фамилия отделяется от инициалов одним пробелом.

Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита документа тремя пустыми строками, и оформляется с использованием одинарного межстрочного интервала.

Наименование должности выравнивается по горизонтали по левому краю (без абзацного отступа), инициалы и фамилия - по правому краю.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке МФЦ, то наименование должности и подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке), например: (с использованием бланка письма МФЦ)

Директор                                                        (подпись)

Ф.И.О.

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации, например:

Директор муниципального бюджетного

учреждения "Многофункциональный центр

предоставления государственных

и муниципальных услуг"                                          (подпись)

Ф.И.О.

Если изготавливается многостраничный документ, и подпись должностного лица ставится не на первой странице (бланка письма), то в подписи указывается полное наименование должности, например:

Директор муниципального бюджетного

учреждения "Многофункциональный центр

предоставления государственных

и муниципальных услуг"                                          (подпись)

Ф.И.О.

При подписании документа несколькими должностными лицами МФЦ все подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Директор                                                        (подпись)

Ф.И.О.

Заместитель директора                                           (подпись)

Ф.И.О.

Главный бухгалтер                                               (подпись)

Ф.И.О.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по безопасности Подпись Ф.И.О.

Заместитель директора Подпись Ф.И.О.

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, документ подписывается заместителем или исполняющим его обязанности, имеющие право подписи в соответствии с приказом об исполнении обязанностей директора. В этом случае документ перепечатывается, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ или в подготовленный проект документа от руки вносятся исправления в наименование должности и фамилию должностного лица. Исправления вносит лицо, фактически подписывающее документ.

Не допускается проставлять предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, назначенным приказом, подпись оформляют следующим образом:

И.о. директора                                                    Подпись

Ф.И.О.

4.18. Печать.

Оттиск печати придает документам юридическую силу и подтверждает подлинность подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на специально отведенном месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Если место проставления печати не определено, ее оттиск проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и часть подписи лица подписавшего документ.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

4.19. Копия документа

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении копии документа содержит заверительную надпись "Копия верна" или "Верно" (проставляется штампом или пишется от руки строчными буквами, двоеточие или точка не ставится), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

Копия верна

Наименование должности

__________________ И.О. Фамилия

 Дата     Подпись

Листы многостраничных копий прошиваются и нумеруются и на обороте последнего листа документа, захватывающего окончание нити, с наклейкой из бумаги с заверительной надписью без слов "Верно" (допускается использовать стандартный шрифт размером 10 пт или 12 пт), например:

Пронумеровано и прошнуровано 10 (десять) листов.

Наименование должности

__________________ И.О. Фамилия

 Дата     Подпись

4.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе на документах проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом.

Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста, в две строки через одинарный межстрочный интервал.

Отметка включает инициалы имени и отчества (перед фамилией), фамилию, исполнителя и номер его служебного телефона, например:

И.О. Фамилия

Телефон

5. Организация документооборота, в том числе в системе электронного документооборота исполнения документов

5.1. Организация документооборота

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

5.1.2. Движение документов в МФЦ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документов:

- входящие - документы, поступающие из сторонних организаций;

- исходящие - документы, отправляемые в другие организации;

- внутренние - документы, разрабатываемые в МФЦ и не направляемые за его пределы.

5.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в МФЦ, регламентируются Инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями работников.

5.2. Организация доставки документов

5.2.1. Доставка документов в МФЦ осуществляется с помощью почтовой связи, электрической связи, непосредственно нарочными (курьерами). С помощью почтовой связи в МФЦ доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телефонограммы и электронные письма.

5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

5.3.1. Документы, поступающие в МФЦ на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверт от поступающих документов не уничтожаются, если только по нему можно определить адрес отправителя, время отправки и получения.

5.3.2. При приеме входящих документов лицо, ответственное за делопроизводство в МФЦ, проверяет:

- Правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;

- Целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой.

5.3.3. Полученный документ регистрируется в журнале. На полученном документе проставляется штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа с указанием порядкового и регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу.

5.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале, и оперативно передаются на рассмотрение руководителю или кому она адресована.

5.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи хранятся в исходящих документах с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

5.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в МФЦ, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

5.3.7. Прием и регистрация документов, поступивших на электронный адрес МФЦ, осуществляется специалистом-делопроизводителем.

6. Регистрация документов

6.1. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

6.3. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

6.4. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.5. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

6.6. Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы личному составу, приказы по основной деятельности, входящие и исходящие документы.

6.7. Документы регистрируются в журналах (приложение N 1).

6.8. При любом способе регистрации устанавливается обязательный минимум реквизитов регистрации: дата поступления документа, регистрационный входящий индекс, автор (корреспондент), дата документа, регистрационный индекс документа, краткое содержание, резолюция руководителя (исполнитель, содержание поручения), срок исполнения, отметка об исполнении.

6.9. Не подлежат регистрации: рекламные извещения, плакаты, прейскуранты, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени), формы статистических отчетов, корреспонденция с пометкой "лично".

7. Контроль исполнения документов

7.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах

7.2. Контроль за исполнением документов устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения исполнительской дисциплины, ответственности работников МФЦ за своевременное исполнение документов.

7.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем МФЦ.

7.4. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами органов государственной власти, индивидуальные - директором МФЦ.

7.5. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) для внутренних документов, входящих - с даты их поступления.

7.6. Документ (поручение) считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы, дан письменно или устно ответ корреспонденту (или автору поручения), приняты соответствующие меры.

8. Составление номенклатуры дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в МФЦ, с указанием сроков хранения, оформленный в установленным порядке.

8.2. Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В нее включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий (Приложение 2).

8.3. При составлении номенклатуры дел МФЦ следует руководствоваться Уставом МФЦ, положениями, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел.

8.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.5. Названиями разделов номенклатуры являются названия структурных подразделений.

8.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы МФЦ.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.7. Делопроизводственный индекс дела (графа 1) состоит из индекса порядкового номера дела направления деятельности.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "графа 1" имеется в виду "графа 2"

8.8. Заголовки дел (графа 2) внутри разделов располагаются по степени важности документов (вначале располагают организационно-распорядительные документы, потом - плановые и отчетные, переписку и т. д.).

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "графа 2" имеется в виду "графа 3"

8.9. При составлении заголовков дел следует учитывать, что заголовок должен четко в краткой форме отражать основной состав и содержание документов дела. Не допускаются в заголовках неконкретные формулировки типа - "Общая переписка", "Разная переписка", "Входящие документы", а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

8.10. Заголовки состоят из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы, планы);

- автор - название учреждения или ее структурного подразделения;

- адресат или корреспондент;

- краткое содержание документов;

- название территории (местности), с которой связано содержание документов;

- даты (период), к которым относятся документы.

8.11. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности МФЦ (планы, списки, доклады, информации)

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций муниципальных образований о социальной защите населения

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.12. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, при этом подсчитываются фактически заведенные дела.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "графа 3" имеется в виду "графа 4"

8.13. Срок хранения и номер статьи по перечню (графа 4) указываются в соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения", с ведомственными перечнями или примерными номенклатурами.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "графа 4" имеется в виду "графа 5"

8.14. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "графе 5" имеется в виду "графе 6"

8.15. При оформлении номенклатуры в каждом ее разделе оставляются резервные номера (свободное место) для внесения в нее дел, появившихся в течение года.

9. Формирование дел

9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.2. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

- помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса (приложения вместе с основными документами);

- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; при наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том N 1", "Том N 2" и т.д.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

9.3. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

9.4. Приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

9.5. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

9.6. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

9.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

9.8. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

10. Оформление дел

10.1. По окончании календарного года дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат оформлению. Оформление дела - подготовка дела к хранению.

10.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

10.3. Оформление дела предусматривает:

- перегруппировку документов в прямой хронологической последовательности;

- подшивку и переплет дела в твердую обложку;

- подшивка производится с учетом возможного свободного чтения текста всех документов, все металлические скрепки, булавки из документов изымаются;

- нумерацию листов простым графитным карандашом или нумератором в верхнем правом или в правом нижнем углу арабскими цифрами;

- составление (при необходимости) внутренней описи дела (Приложение N 5);

- составление заверительной надписи;

- внесение необходимых уточнений на обложке дела.

10.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут храниться на скоросшивателе, без дополнительного оформления.

11. Экспертная ценность документов

11.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение или уничтожение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МФЦ создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая работает на основании положения о ней.

11.2. Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел, при этом изымаются дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии и документы временных сроков хранения.

11.3. По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении документов к уничтожению (приложение N 4).

11.4. Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2010 году, могут быть включены в акт только в 2014 году.

11.5. Дела могут быть уничтожены только после того, как составлены описи документов постоянного хранения.

12. Составление описей дел

12.1. Опись дела - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в МФЦ и подлежащий передаче на архивное хранение (Приложение N 3).

12.2. На завершенные дела постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с вышеизложенными требованиями, составляются описи.

12.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.

12.4. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

- дела систематизируются по хронологии (по годам), внутри годовых разделов - в соответствии с номенклатурой дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером, если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится под самостоятельным номером;

- все данные в опись переносятся с обложки дела;

- дела в описи имеют валовую нумерацию;

- переходящие дела включаются в опись по году заведения.

13. Оперативное хранение дел

13.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

13.2. Дела хранятся в шкафах обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. На корешках дел указываются индексы дел по номенклатуре.

13.3. Выдача дел производится с разрешения директора. Выдача дел работникам осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

13.4. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

13.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.