Приложение. Перечень обязательных требований соблюдения законодательства об архивном деле на территории Московской области, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках регионального государственного контроля (надзора), привлечения к административной ответственности

Информация об изменениях:

Закон дополнен приложением с 1 марта 2023 г. - Закон Московской области от 7 июля 2022 г. N 132/2022-ОЗ

Приложение действует до 1 марта 2028 г.

Приложение

к Закону

Московской области

"Об архивном деле

в Московской области"

Перечень
обязательных требований соблюдения законодательства об архивном деле на территории Московской области, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках регионального государственного контроля (надзора), привлечения к административной ответственности

N п/п	Объекты контроля (надзора)	Обязательные требования
	I. Обеспечение сохранности архивных документов
1	Помещения архива	Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации (далее - Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).
2	Организация хранения	Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).
3	Охрана архива	Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Охранный режим обеспечивается путем соблюдения установленного руководителем организации порядка сдачи под охрану и снятия с охраны архивохранилищ и других помещений архива организации, где постоянно или временно хранятся архивные документы (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).
4	Физическая сохранность документов	Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа (часть 1 статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ). Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). В архивохранилище для хранения документов устанавливаются параметры температурновлажностного режима для хранения документов на бумажном носителе - температура 17-19 °С, относительная влажность воздуха -50-55% (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). В архивохранилище запрещается хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Проведение проверки наличия и состояния архивных документов в сроки, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, оформление ее результатов (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).
5	Порядок выдачи дел	Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется: заказом (служебной запиской) на выдачу дел; актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий: одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями; шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Продление сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/ обеспечении сохранности документов (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).
	II. Организация учета архивных документов
6	Учет архивных документов	В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей (часть 1 статьи 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).
	III. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
7	Комплектование архива	Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива (часть 1 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). В организации для проведения экспертизы ценности документов создае