Приложение. Инструкция по ведению делопроизводства администрации Владимирской области

Приложение

к постановлению

главы администрации Владимирской области

от 4 декабря 2000 г. N 816

Инструкция
по ведению делопроизводства администрации Владимирской области

С изменениями и дополнениями от:

16 сентября, 9 декабря 2002 г., 27 июня 2003 г.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке управлением делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним, составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении делопроизводства, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. (Это требование относится и к документам, поступающим непосредственно в подразделения администрации).

2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются в системе "Документооборот" на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции, поступающих в администрацию, приведен в приложении N 1.*

2.3. Регистрация поступивших документов производится в управлении делопроизводства. На регистрируемых документах в нижней правой части лицевой стороны основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца.

В день поступления документа при регистрации его в системе "Документооборот" в электронную карточку вводятся необходимые данные о нем и одновременно распечатываются учетные карточки документа, которые вместе с ним направляются по назначению.

Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Документооборот" не менее 5 лет.

2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется управлением делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы администрации, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в управление делопроизводства.

2.5. Письменные обращения граждан направляются в приемную по обращениям граждан управления делопроизводства.

2.6. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

2.7. Зарегистрированные в системе "Документооборот" документы с учетной карточкой передаются на просмотр главе администрации области или в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности. Документы, не требующие вмешательства главы администрации, передаются его заместителям по курируемым вопросам.

Документы с пометками "Для служебного пользования" передаются управлением делопроизводства исполнителям под расписку с указанием даты.

4. Подготовка и оформление проектов актов главы администрации

4.1. Основные положения

При подготовке и оформлении проектов постановлений и распоряжений подразделения администрации области руководствуются настоящей Инструкцией.

Глава администрации принимает постановления и издает распоряжения по всем вопросам, отнесенным к ведению областной администрации.

Постановление - нормативный акт, издаваемый главой администрации области (в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности) по вопросам, входящим в его компетенцию; издается на основе и во исполнение федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Владимирской области; рассчитано на постоянное и многократное действие.

Распоряжение - акт, издаваемый главой администрации области (в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности) по вопросам оперативного управления, организационным вопросам, а также оперативного руководства работой аппарата администрации; может иметь длительный и ограниченный срок действия; касается узкого круга организаций и должностных лиц, для которых имеет обязательную силу.

Руководители органов и структурных подразделений администрации области определяют должностных лиц и специалистов, ответственных за подготовку проекта постановления (распоряжения).

Круг специалистов, привлекаемых к подготовке проекта постановления (распоряжения), определяется органом или должностным лицом, ответственным за подготовку проекта постановления (распоряжения).

Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений главы администрации возлагается на руководителей органов и структурных подразделений администрации области, которые вносят эти проекты.

4.2. Требования к оформлению проектов постановлений
и распоряжений

4.2.1. Содержание проектов постановлений должно учитывать ранее изданные постановления администрации по рассматриваемым вопросам.

Текст проекта постановления администрации области, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления, а также содержится ссылка на законы и иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми оно принимается.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом "постановляю".

Постановляющая часть может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую нумерацию для всего документа, нумеруются арабскими цифрами с точкой. Номера подпунктов включают номер пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например: 1.1., 1.2., 1.3.).

Каждый пункт документа должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний объединяются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга.

Наименования упоминаемых в документе органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, утвержденным в уставе.

Постановления главы администрации области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Распоряжения главы администрации области также могут иметь заголовок.

При наличии приложения к проекту в окончании соответствующего пункта делается ссылка - "согласно приложению". В верхнем правом углу первого листа приложения делается отметка с указанием названия документа, его даты, номера, например:

                                             Приложение

                                             к постановлению главы

                                             администрации области

                                             от         N

Допускается в реквизите "Приложение" центрировать строки относительно самой длинной строки.

Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами и знак номера ставится перед порядковыми номерами, например: приложение N 3.

Если в документе имеется пункт о создании комиссии, то фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке и указываются полностью имя и отчество.

Проекты постановлений и распоряжений главы администрации области по кадровым вопросам подготавливаются управлением организационной работы и государственной службы администрации совместно с заинтересованными подразделениями администрации на основании соответствующих представлений.

Проекты постановлений и распоряжений, как правило, должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

4.3. Оформление официальных документов
(файлов официальных документов)

Проекты официальных документов готовятся исполнителем с использованием компьютерной техники в формате Microsoft Word для Windows 6.0/95/97/2000 (*.doс, *.rtf). Файлы после проведенного согласования и визирования передаются в информационно-компьютерный отдел по локальной сети или по электронной почте (для удаленных подразделений) на адрес post@obladm.vladimir.ru. Файлы должны удовлетворять следующим требованиям:

4.3.1. Формат документа - А4

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Владимирской области от 9 декабря 2002 г. N 605 пункт 4.3.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

     4.3.2. Поля документа: левое поле - 25 мм

                             правое поле - 15 мм

                             верхнее поле - 20 мм

                             нижнее поле - 20 мм

4.3.3. Документ должен содержать аннотацию, располагаемую после заголовка и перед основным текстом в верхнем левом углу. Распоряжение может не содержать аннотации. Аннотация набирается курсивом.

4.3.4. Гарнитура шрифта основного текста и аннотации - Times New Roman.

4.3.5. Размер шрифта:

основного текста - 14 пт

аннотации - 12 пт.

4.3.6. Межстрочный интервал основного текста и аннотации - одинарный.

4.3.7. Интервал между абзацами - 6 пт.

4.3.8. Пункты перечисления оформляются списком (нумерованным или маркированным) с интервалом 6 пт.

4.3.9. Все встроенные элементы оформления (таблицы, рисунки и т.п.) должны быть стандартными для данного редактора и не должны выходить за пределы полей документа.

4.3.10. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

4.3.11. Приложения к документу оформляются так же, как основной текст. В заголовках допускается применение полужирного шрифта или курсива. Текст документа и приложения к нему должны помещаться в один файл. При необходимости допускается оформление приложений отдельно в формате Microsoft Excel for Windows 97/2000 (*.xls) или в графическом формате TIF/JPG (для графических приложений).

4.3.12. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

4.3.13. На оборотной стороне последней страницы основного текста документа размещается таблица для визирования/согласования, список рассылки данного документа, имя каталога и файла документа (при передаче по локальной сети) или только имя файла документа (при передаче по электронной почте), дата его последнего обновления и краткая информация об исполнителе (должность, ФИО, контактный телефон, e-mail).

Для удобства подготовки документов можно использовать специально подготовленные шаблоны (файлы для Microsoft Word с расширением *.dot) стандартных бланков, где уже учтены требования, изложенные выше. Файлы шаблонов можно взять в информационно-компьютерном отделе:

Тип документа	Для Word 6.0	Для Word 97
Постановление Распоряжение Угловой бланк	Adm_post.dot Adm_rasp.dot Adm_ugol.dot	Постановление 97.dot Распоряжение 97.dot Угловой бланк 97.dot

4.3.14. Ведение переписки по электронной почте.

Ведение переписки по электронной почте осуществляется согласно "Регламенту работы с компьютерной техникой, локальной сетью, программным обеспечением и базами данных в аппарате администрации области", утвержденному распоряжением главы администрации области от 25.03.2000 N 212-р.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Владимирской области от 16 сентября 2002 г. N 479 в пункт 4.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4. Согласование и визирование указов, постановлений и распоряжений

4.4.1. Руководители подразделений администрации и должностные лица, которым поручена подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации, определяют из числа работников подразделений ответственных исполнителей этих документов, организуют согласование, визирование и подготовку к представлению на подпись указанных проектов документов.

Согласование и визирование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой), его должность и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части или на оборотной стороне листа, соответственно на правой и левой сторонах листа.

Проекты постановлений и распоряжений согласовываются:

- исполнителем документа, подтверждающим соответствие текста файла документа его бумажному носителю;

- руководителем структурного подразделения и органа администрации области, подготовившего проект;

- руководителями органов и структурных подразделений администрации области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, хозяйствующих субъектов, которым в документе предусмотрены задания или поручения.

Обязательно визируются проекты постановлений и распоряжений:

- заместителем главы администрации области - госсекретарем;

- заместителями главы администрации области, курирующими вопросы, затронутые в проекте;

- начальником государственно-правового управления администрации области.

Примечание: не требуется визирования начальником государственно-правового управления администрации области распоряжений о приобретении цветов и ценных подарков, об оказании материальной помощи, о награждении Почетной грамотой, о выдаче со склада имущества и инвентаря, о списании малоценного имущества, о перераспределении площадей в административных зданиях;

о предоставлении отпусков, о направлении на учебу, о командировании в пределах Российской Федерации, о приеме делегаций;

- начальником контрольного управления администрации области.

При рассмотрении проектов постановлений и распоряжений на заседании коллегии администрации области обязательно визирование начальником управления оргработы и госслужбы администрации области.

После проведенного согласования и визирования проекта постановления и распоряжения файл данного проекта сдается в информационно-компьютерный отдел, о чем делается соответствующая подпись начальника информационно-компьютерного отдела.

Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, о чем при визировании ставится отметка: "замечания прилагаются".

Лица, ответственные за подготовку проекта, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать текст проекта.

Установить, что на доработку проектов документов по внесенным при визировании и согласовании замечаниям разработчику предоставляется три дня, при повторных и последующих замечаниях - один день.

Если в процессе согласования или в ходе доработки проекта вносятся существенные изменения в первоначальную редакцию проекта, он подлежит повторному визированию в соответствующих органах. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены редакционные правки, существенно не изменившие его содержание.

Приложение к проекту документа визируется ответственным исполнителем.

Сбор виз осуществляется лицом, ответственным за подготовку проекта.

4.4.2. Проекты постановлений, распоряжений вместе с пояснительными материалами (если они имеются), указателем рассылки на оборотной стороне последнего листа передаются в управление делопроизводства (приложения N 3*, 4*).

4.4.3. При проведении согласования проекта документа к нему рекомендуется прилагать копию правового акта, на который делается ссылка объемом не более 3 страниц. Если объем копии правового акта превышает 3 страницы, то к проекту нормативно-распорядительного документа администрации прилагают копию части (главы, статьи) правового акта (с указанием вида акта, его заголовка, даты и номера).

4.4.4. Пункт об отмене ранее принятых правовых актов следует начинать со слов: "Считать утратившим (утратившими) силу:".

Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Считать утратившими силу распоряжения главы администрации области согласно приложению".

4.4.5. Пункт об изменении и дополнении отдельных положений ранее принятого правового акта строится по схеме:

"Внести следующие изменения в постановление главы администрации области от ... N ... " (заголовок) ", изложив пункт 3 в следующей редакции:

"3. ... (текст новой редакции пункта)".

"Внести следующие дополнения в постановление главы администрации области от ... N ... " (заголовок) ", дополнив его пунктом 4 в следующей редакции:

"4. ... (текст новой редакции пункта)".

Пункт о дополнении отдельного положения ранее принятого правового акта строится по схеме:

Внести дополнения в пункт 4 постановления главы администрации области от ... N ... " (заголовок) ", дополнив его после слов " ... " словами " ... ".

При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий нормативно-распорядительный документ администрации, как правило, подлежит отмене и издается документ, в который включаются все необходимые положения из ранее принятого.

4.5. Регистрация и рассылка постановлений, распоряжений

4.5.1. Подписанные главой администрации постановления и распоряжения передаются в протокольную часть управления делопроизводства для их оформления и выпуска.

Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ допускается только по согласованию с главой администрации. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений.

К порядковому номеру распоряжения главы администрации области через дефис добавляется буква "р".

Протокольная часть обеспечивает изготовление копий постановлений (распоряжений) главы администрации области, направляет их исполнителям и иным заинтересованным органам и должностным лицам согласно указателю рассылки. В указанных копиях подпись главы администрации не воспроизводится, ее подлинность удостоверяется печатью протокольной части управления делопроизводства.

Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

4.5.2. Рассылка постановлений (распоряжений) осуществляется отделом обработки документов управления делопроизводства в течение суток, срочных - незамедлительно.

Копии постановлений главы администрации области направляются в день их подписания в Законодательное Собрание Владимирской области.

4.5.3. Подлинники постановлений и распоряжений главы администрации области, справки, замечания и указатели рассылки остаются в управлении делопроизводства для последующей передачи в архив.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Владимирской области от 9 декабря 2002 г. N 605 раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Правила
оформления проектов законов Владимирской области,
подготавливаемых для внесения в Законодательное Собрание
области и принятых законов (утверждены постановлением
Законодательного Собрания Владимирской области
от 27.03.2002 N 87)

1. Проекты областных законов, подготавливаемые для внесения в Законодательное Собрание области в порядке законодательной инициативы, печатаются шрифтом Times New Roman N 14 на стандартных листах формата А4.

2. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка, например: "Вносится Губернатором Владимирской области". Слова "Вносится Губернатором" и "Владимирской области" печатают в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Пометка выравнивается по своей левой границе.

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

Законопроект имеет следующие реквизиты:

а) наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - отделяется от слова "Проект" 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру;

б) наименование субъекта Российской Федерации - ВЛАДИМИРСКАЯ ОБЛАСТЬ - отделяется от наименования государства 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру;

в) наименование вида акта - ЗАКОН - отделяется от наименования субъекта Российской Федерации 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру;

г) заголовок - отделяется от наименования вида акта 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал с прописной буквы с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру, отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса, например: "Избирательный кодекс Владимирской области", точка в конце заголовка не ставится;

д) наименование органа представительной власти и дата принятия акта - отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по левой и правой границам текстового поля, например: "Принят Законодательным Собранием области______________года";

е) текст - отделяется от наименования органа представительной власти и даты принятия акта 3 межстрочными интервалами.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Преамбула служит для обоснования принятия закона или декларирования его принципов.

Основная часть текста законопроекта структурируется в целях его изложения в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным. Текст законопроекта может подразделяться на части (например: "Часть первая Избирательного кодекса Владимирской области"), разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, следует печатать прописными буквами и выравнивать по центру. Заголовки выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по своей левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Например:

"Статья 1. Классификация должностей муниципальной службы"

При отсутствии заголовка слово "статья" печатается с прописной буквы и вразрядку, далее проставляется номер арабскими цифрами. Слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку. Например:

"Статья 51. На муниципальных служащих распространяется действие законодательства Российской Федерации о труде".

Текст статьи законопроекта может подразделяться на части или пункты. Части могут подразделяться на подпункты. Пункты могут подразделяться на подпункты и абзацы. Подпункты могут подразделяться на абзацы.

Часть как структурная единица статьи не имеет нумерации. Ссылка на нее оформляется следующим образом: часть первая статьи 2.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты - строчными буквами с круглой скобкой либо арабскими цифрами с круглой скобкой, после которой точка не ставится. Ссылки на них оформляются следующим образом: пункт 2 статьи 6; подпункт "к" пункта 2 статьи 7. После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой.

Структура законопроектов о внесении изменений и дополнений в действующие акты должна соответствовать структуре основных актов;

ж) визы.

Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. На оборотной стороне каждого листа первого экземпляра текста законопроекта проставляется виза субъекта законодательной инициативы.

3. Принятый закон имеет следующие реквизиты:

подпись, которая состоит из слов "Губернатор Владимирской области". Слова "Губернатор" и "Владимирской области" печатается от левой границы текстового поля в 2 строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно длинной строки, отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

В случае, предусмотренном статьей 4 Закона Владимирской области "О порядке оформления и регистрации законов Владимирской области" от 30.12.98 N 56-ОЗ, слова "Законодательное Собрание Владимирской области" печатаются в одну строку.

В левом углу подписанного Губернатором области закона под наименованием должности проставляются:

а) место подписания закона Губернатором области;

б) дата подписания закона Губернатором области (оформляется словесно - цифровым способом);

в) номер закона. Законы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. К порядковому номеру закона через дефис добавляется условное обозначение. Для законов Владимирской области условным обозначением является сочетание заглавных букв "ОЗ" (областной закон).

Например:

    "Губернатор

    Владимирской области                          И.Иванов

    Владимир

    15 января 1997 г.

    N 22-ОЗ".

Регистрационный номер принятому закону присваивается Законодательным Собранием.

                                              Вносится

                                              Губернатором

                                              Владимирской области

 2 интервала

                                              Проект

 3 интервала

                  РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

  2 интервала

                  ВЛАДИМИРСКАЯ ОБЛАСТЬ

 2 интервала

                          ЗАКОН

      Левое поле                                   Правое поле

        25 мм                                      15 мм

3 интервала

О включении населенных пунктов д.Борисово,
д.Львово д.Морозово Рождественского сельского округа
и д.Октябревка Куриловского сельского округа Собинского района
Владимирской области в учетные данные
административно-территориального деления района

2 интервала

Принят Законодательным Собранием области_________________0000 года

3 интервала

Статья 1. Включить в учетные данные административно-территориального деления Собинского района Владимирской области...

1 интервал

Статья 2. Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

3 интервала

Губернатор Владимирской области

Н.Виноградов

3 интервала

Владимир

6. Оформление договоров (соглашений) администрации области

6.1. Проекты договоров (соглашений) администрации области готовятся служащими соответствующих подразделений во взаимодействии с должностными лицами сторон, участников договора (соглашения).

6.2. Проекты договоров (соглашений) администрации области печатаются в количестве, соответствующем количеству сторон, участников договора (соглашения) на стандартных листах бумаги формата А4.

6.3. На первой странице документа в центре текстового поля прописными буквами с выделением полужирным шрифтом печатается слово "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ").

6.4. Через 3 интервала после слова "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ") в левом углу листа ставится дата регистрации, а в правом - регистрационный номер указанного документа согласно Реестру договоров (соглашений) администрации области.

6.5. На последнем листе после подписей руководителей сторон, участников договора (соглашения), проставляются:

а) место подписания договора (соглашения);

б) дата подписания (оформляется словесно-цифровым способом).

6.6. Все страницы договора (соглашения) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в середине верхнего поля.

6.7. Согласованный и подписанный всеми заинтересованными сторонами договор (соглашение) направляется сначала в управление делопроизводства, где данный документ заверяется гербовой печатью, а затем в государственно-правовое управление для оформления и включения в Реестр договоров (соглашений), администрации Владимирской области (в соответствии с Положением, утвержденным постановлением главы администрации области от 06.07.99 N 420 "О Реестре договоров (соглашений) администрации Владимирской области").

6.8. Государственно-правовое управление, получив подписанный и заверенный гербовой печатью договор (соглашение), присваивает ему порядковый номер, проставляет на первом листе документа номер, дату регистрации и вносит соответствующую запись в Реестр договоров (соглашений) администрации области.

7. Оформление поручений, контроль за их выполнением

7.1. По устному распоряжению главы администрации его секретариатом могут быть подготовлены поручения в адрес заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений и органов администрации, которые оформляются на специальном бланке.

7.2. Подписанное главой администрации поручение направляется в контрольное управление для регистрации и последующего направления исполнителю (исполнителям), что осуществляется в течение однодневного срока. Поручению присваивается регистрационный номер. Копия поручения находится в контрольном управлении, которое осуществляет контроль за исполнением данного документа.

7.3. При выполнении поручения исполнитель готовит служебную записку на имя главы администрации области с изложением выполненной работы. Записку визируют в контрольном управлении, после чего материалы о выполнении поручения направляются главе администрации области или передаются в контрольное управление для последующего доклада об исполнении главе администрации области.

7.4. По корреспонденции, поступившей в адрес администрации области, оформляются поручения главы администрации, его заместителей. При необходимости, проекты поручений готовят служащие соответствующих секретариатов.

7.5. В случае, если на документе с поручением главы администрации сделана специальная отметка (знак "К"), управление делопроизводства снимает копию регистрационной карточки и направляет ее в контрольное управление, которое осуществляет контроль за исполнением поручений главы администрации. Справки, информации о выполнении поручений главы администрации по данным документам визируются в контрольном управлении.

По другим документам контроль за исполнением поручений главы администрации, его заместителей осуществляют соответствующие секретариаты.

7.6. Подписанное заместителем главы поручение (с документом, по которому оно дано) регистрируется в секретариате заместителя главы, давшего данное поручение. Текст поручения и документ направляются должностному лицу, которому дано поручение.

7.7. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник документа. Исполнитель, указанный в поручении первым, и помощник заместителя главы, давшего данное поручение, контролируют соблюдение сроков выполнения поручения и организуют знакомство с поручением (при необходимости организуют направление другим исполнителям копии поручения и документов).

7.8. Поручение главы администрации области или его заместителей должно быть исполнено в месячный срок с даты регистрации, если иной срок не установлен в самом поручении.

7.9. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока, мотивированную просьбу о его продлении.

По поручениям главы администрации области право продления срока исполнения предоставляется также начальнику контрольного управления.

8. Порядок постановки и снятия с контроля постановлений
и распоряжений главы администрации

8.1. По постановлениям и распоряжениям главы администрации области оформляется контрольная карточка установленного образца, направляемая контрольным управлением исполнителям.

8.2. По исполненным постановлениям и распоряжениям главы администрации ответственным за организацию контроля на имя главы администрации готовится итоговая справка. Через управление делопроизводства справка поступает в контрольное управление, которое готовит заключение. Все материалы (постановление, распоряжение, итоговая справка, заключение) направляются для принятия решения главе администрации.

8.3. При необходимости переноса срока исполнения постановления, распоряжения главы администрации исполнителем готовится мотивированное обоснование и предложение об установлении нового срока исполнения документа, согласованное с контрольным управлением.

9. Оформление протоколов совещаний, заседаний
и иных мероприятий

Протоколы совещаний, заседаний печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.

Протоколы совещаний, заседаний имеют следующие реквизиты:

9.1. Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

9.2. Вид совещания, заседания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами (24 пт), печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

9.3. Место проведения совещания, заседания.

При необходимости после реквизита "вид совещания, заседания" печатается название города или организации, где проводилось совещание, заседание, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

9.4. Дата и номер протокола - печатаются справа 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркивается.

9.5. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилия ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАВШЕГО (ПРЕДСЕДАТЕЛЯ) на совещании, заседании; должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово ПРИСУТСТВОВАЛИ печатается прописными буквами от границы левого поля документа, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются должности присутствующих, справа от должностей - фамилии с инициалами имени и отчества (в алфавитном порядке). Допускается оформлять список присутствовавших отдельным приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.

9.6. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, заседании, и принятые по ним решения.

9.7. Решение.

Оформляется внутри каждого вопроса. Может быть пронумеровано арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

9.8. Подпись.

Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициал имени и фамилия).

9.9. Приложения.

Оформляются на отдельном листе бумаги.

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

     Например:                                          Приложение

                                                        к протоколу совещания

                                                        у главы администрации

                                                             области

                                                        от 20 марта 1999 г. N 4

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

9.10. Пометка ограничения доступа к протоколу.

Гриф или пометка ограничения доступа к протоколу печатается на первом листе документа в правом верхнем углу.

Протоколы совместных заседаний, совещаний нескольких коллегиальных органов оформляются с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне. (Приложение N 6*).

9.11. Выписки из протоколов совещаний, заседаний и иных мероприятий.

Выписка из протокола имеет следующие реквизиты:

- Наименование вида документа - выписка из протокола.

- Вид совещания, заседания.

- Дата и номер.

Эти реквизиты печатаются так же, как в протоколе.

- Формулировка вопроса повестки дня.

Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.

- Решение.

Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки дня.

Каждый пункт печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

- Подпись.

Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, инициала имени и фамилии.

- Печать.

Рассылаемые экземпляры выписок из протокола заверяются печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствовавшего на совещании, заседании.

- Приложение.

- Отметка об ограничении доступа к выписке из протокола.

10. Контроль за исполнением документов

10.1. Контроль за исполнением документов осуществляют подразделения администрации в соответствии с их функциями.

Технический контроль за сроками исполнения документов, заданий осуществляется:

- в секретариатах главы и заместителей главы - помощниками;

- в структурных подразделениях - ответственными за ведение делопроизводства.

10.2. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

Срок исполнения документа, если он не определен в тексте, устанавливается в один месяц. Поручения (резолюция) с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому оно дано, не позднее чем за 3 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Изменение вносится и в электронную базу данных.

10.3. Документы считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу, давшему поручение (подтверждающееся копией ответа заявителю или информацией, содержащей сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ автору обращения).

Исполненные документы списываются "в дело" помощниками главы или заместителей главы или самими руководителями (в подразделениях).

Отметка "в дело", дата и подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляется на лицевой стороне первого листа исполненного документа.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.

11. Особенности работы с документами,
содержащими служебную информацию ограниченного распространения

11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Примечание. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- законодательные и другие нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеороло-гическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

- описания структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджетов всех уровней и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне.

11.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

11.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения руководителя администрации или его заместителей.

11.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

11.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делопроизводства. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку в специальном журнале.

11.6. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в управлении делопроизводства.

11.7. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется только управлением делопроизводства.

11.8. Отправка документов с пометкой "ДСП" осуществляется управлением делопроизводства. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившим документ.

11.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

11.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в управление делопроизводства. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

11.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в управлении делопроизводства, осуществляется с согласия главы администрации области или его заместителей, или руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

11.12. Досылка документов с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководства администрации или по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.

11.13. В подразделениях не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в управление делопроизводства.

В управлении делопроизводства проверки таких документов, находящихся на архивном хранении, проводятся не реже одного раза в 5 лет.

11.14. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом руководство администрации и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю главы администрации области - госсекретарю (руководителю аппарата).

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Примечание. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем главы администрации области - госсекретарем (руководителем аппарата) и передаются для архивного хранения в управление делопроизводства.

11.15. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

11.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации и Владимирской области.

12. Ведение переписки по электронной почте

Органы и структурные подразделения администрации области обеспечивают у себя бесперебойное функционирование электронной почты Internet с выходом на связь не реже двух раз в день.

Для обработки информации, циркулирующей по электронной почте, в каждом подразделении (органе) должен быть назначен ответственный служащий, ознакомленный с регламентом работы с электронной почтой в информационно-компьютерном отделе администрации под роспись.

Документ, предназначенный для отправки по электронной почте, оформляется в соответствии с порядком оформления официальных документов администрации.

При отправке документа администрации области его точный электронный образ вместе с его подписанным бумажным оригиналом направляется исполнителем для регистрации и отправки по электронной почте в отдел обработки документов управления делопроизводства.

При отправке документа подразделения (органа) его точный электронный образ вместе с подписанным и зарегистрированным бумажным оригиналом исполнитель передает служащему, ответственному за работу подразделения с электронной почтой для отправки. Если электронная почта в подразделении не работает, то точный электронный образ документа вместе с его подписанным бумажным оригиналом направляется исполнителем для регистрации и отправки по электронной почте в отдел обработки документов управления делопроизводства.

Электронный образ документа, не соответствующий Порядку оформления официальных документов (файлов официальных документов) администрации Владимирской области, к отправке не принимается и возвращается исполнителю для доработки.

Служащий, отвечающий за работу с электронной почтой, должен проверить полученный файл антивирусной программой, присвоить ему уникальное имя, не превышающее 8 символов (при необходимости упаковать его архиватором ARJ). Затем создать письмо, присоединить к нему архивный файл в формате UUE и отправить его в соответствии с указателем рассылки. После этого поставить на обороте бумажного оригинала документа дату, время отправки, имя архивного файла и свою подпись. Бумажный оригинал документа оставляется исполнителем в секретариате или в управлении делопроизводства для последующей передачи в архив. Электронный образ документа должен быть сохранен в архиве исходящих документов отправителя, имеющем структурное деление на годы и месяцы.

Адреса получателей содержатся в сводной адресной книге органов государственной власти области, которая формируется на основании сведений, предоставляемых органами и структурными подразделениями администрации области, и находится в файле F:\!NEW!\MAIL\ADRBOOK.INI на сервере информационно-компьютерного отдела.

При отправке письма в поле "Тема" должна быть указана краткая информация о документе. Письмо должно заканчиваться следующими обязательными реквизитами: фамилия, имя, отчество, должность и номер телефона отправителя; дата и время отправки письма.

За доставку письма отвечает отправитель.

Получатель документа при необходимости подачи и хранения его в бумажном виде распечатывает его, ставит на обороте дату, время приема, имя архивного файла, свою подпись и сдает бумажную копию в канцелярию для регистрации. Электронный образ документа должен быть сохранен в архиве входящих документов получателя, имеющем структурное деление на годы и месяцы.

При получении неофициального письма, оно может быть распечатано и передано непосредственно получателю, если он указан в письме. Если у непосредственного получателя имеется компьютерная техника, то документ должен быть передан ему в виде файла без пометок.

13. Рассмотрение обращений граждан

13.1. Работа с устными обращениями, личными и коллективными письмами граждан (далее - обращения граждан), адресованными в администрацию области, ведется приемной по обращениям граждан управления делопроизводства отдельно от других видов делопроизводства.

13.2. Регистрация обращений граждан осуществляется в автоматизированной системе регистрации и контроля за исполнением обращений и писем граждан путем заполнения электронной карточки с указанием фамилии и инициалов заявителя (названия коллектива, общественного объединения), даты поступления обращения, адреса, тематики обращения и в дальнейшем - результатов рассмотрения.

На обращениях проставляется штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера (порядкового номера поступления в течение календарного года).

13.3. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости от их содержания направляются по принадлежности главе администрации и его заместителям для распределения исполнителям.

13.4. Обращения граждан, не относящиеся к компетенции администрации области, в 5-дневный срок рассматриваются главой администрации и его заместителями и направляются в соответствующие органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, коммерческие и некоммерческие организации и другие организации с извещением об этом заявителя в письменной форме.

13.5. В зависимости от содержания исполнение части обращений, направленных на рассмотрение в администрацию области, ставится на контроль с последующим докладом о результатах главе администрации или его заместителям.

13.6. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной по обращениям граждан управления делопроизводства. В отдельных случаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, о чем исполнитель уведомляет автора.

13.7. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

Законченные делопроизводством письма граждан в подразделениях администрации формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

13.8. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в подразделения администрации, осуществляют руководители этих подразделений.

Справочную работу по законченным делопроизводством письмам граждан ведет приемная по обращениям граждан.

Анонимные обращения, как правило, рассмотрению не подлежат.

13.9. Прием посетителей в приемной администрации области организуется работниками приемной по обращениям граждан ежедневно, кроме выходных дней. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется в карточках установленной формы.

Переданные посетителями письменные заявления через приемную по обращениям граждан учитываются и рассматриваются в порядке, определенном для рассмотрения писем граждан.

13.10. Прием граждан по личным вопросам в приемной администрации осуществляют глава администрации области и его заместители, руководители структурных подразделений области, депутаты Законодательного Собрания области, Главный федеральный инспектор во Владимирской области. Прием граждан главой администрации области производится по предварительной записи.

13.11. Приемная по обращениям граждан осуществляет ежедневный контроль за сроками и правильностью рассмотрения поступающих в адрес администрации заявлений, писем и обращений населения и не реже одного раза в квартал представляет заместителю главы администрации области - госсекретарю аналитический доклад о проведенной работе.

14. Формирование дел, передача их в архив.
Использование архивных документов

14.1. Составление номенклатуры дел.

14.1.1. В целях правильности оформления, учета, хранения дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел администрации области, представляющая собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

14.1.2. В номенклатуру дел включаются все дела и документы по вопросам, внесенным на рассмотрение главы администрации области, подготовленным в подразделениях администрации, справочные и контрольные картотеки, личные дела.

14.1.3. Графы номенклатуры дел администрации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);