3. Учет, прохождение, составление и оформление документов в подразделениях администрации

3. Учет, прохождение, составление и оформление документов
в подразделениях администрации

3.1. Все документы, в том числе рассмотренные главой администрации и его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через управление делопроизводства.

Прием и учет поступивших в подразделение зарегистрированных управлением делопроизводства документов осуществляется ответственными за ведение делопроизводства в данном подразделении.

Документы, поступившие непосредственно в подразделения на имя главы или заместителей главы администрации области (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в управление делопроизводства.

Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются как в электронной регистрационной, так и в учетной карточках.

В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки.

Зарегистрированные в системе "Документооборот" и поступившие в подразделение документы ежедневно сверяются с протоколом загрузки электронных карточек этих документов в базу данных подразделения. О несоответствии количества поступивших документов количеству, указанному в протоколе загрузки, в 3-дневный срок со дня регистрации сообщается в управление делопроизводства.

3.2. Зарегистрированные документы вносятся руководству подразделения и согласно резолюциям передаются на исполнение работникам. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в электронную и учетную карточки.

Резолюция включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается.

Дата (день месяца и месяц) оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

     Например:  Иванову И.С.

                Подготовить  проект ответа с обоснованием к 10.08.2000 г.

                Подпись                                   Дата

                руководителя                              01.08.2000 г.

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки "ответственный").

Контроль за исполнением документа возлагается на служащего, отвечающего за ведение делопроизводства в секретариате и структурных подразделениях администрации области.

3.3. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения администрации в другое производится с обязательной отметкой в электронной и учетной карточках в структурных подразделениях (указываются фамилия, инициалы руководителя, которому передается документ, дата). Если руководитель структурного подразделения уточняет, дополняет резолюцию, то в карточках записывается и она. Передача документов (зарегистрированных в управлении делопроизводства) в другие структурные подразделения ведется через управление делопроизводства.

3.4. При составлении и оформлении документов служащие структурных подразделений администрации области руководствуются следующими основными требованиями:

- документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между подразделениями администрации бланк может не использоваться;

- для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

- к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание;

- содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации (приложение N 2*).

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Владимирской области от 27 июня 2003 г. N 329 пункт 3.5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. Правильно составленный документ должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

Состав реквизитов определяется в зависимости от вида документа согласно ГОСТ Р6.30-2003. Бланки документов могут содержать следующие реквизиты:

- герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания);

- код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Реквизитами документов являются также: дата и регистрационный номер документа, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, отметка о наличии приложения, подпись, гриф и виды согласования, оттиск печати и отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в "дело", идентификатор электронной копии документа.

3.5.1. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, дополненного индексом дела по номенклатуре дел и буквенным обозначением подразделения.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.5.2. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

                                   Минюст России

                                   Департамент информатизации

                                   и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                   Генеральному директору

                                   ОАО "Северные регионы"

                                   В.А.Лагунину

или

                                   АО "Электроцентромонтаж"

                                   Главному бухгалтеру

                                   В.М.Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                   Руководителям структурных

                                   подразделений администрации

                                   Владимирской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

                                   Главному редактору

                                   Издательского дома

                                   "Медиадом"

                                   Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                           Государственное учреждение

                           Всероссийский научно-исследовательский

                           институт документоведения и архивного дела

                           Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                           Образцову О.П.

                           ул.Садовая, д.5, кв.12,

                           г.Липки, Киреевский р-н,

                           Тульская обл., 301264

3.5.3. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                           УТВЕРЖДАЮ

                           Президент ЗАО "Ростекстиль"

                           Личная подпись          В.А.Степанов

                           Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                             УТВЕРЖДАЮ

                       Генеральный директор

                    АО "Электронные технологии"

               Личная подпись          Л.В.Кузнецов

                               Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                           УТВЕРЖДЕН

                           решением общего собрания

                           акционеров от 05.04.2003 N 14

или

                           УТВЕРЖДЕНО

                           приказом ВНИИДАД

                           от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.5.4. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.5.5. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:

                                  Приложение

                                  к приказу Министерства культуры

                                  Российской Федерации

                                  от   ...                   N  ...

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

3.5.6. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

     Вице-президент Ассоциации

     региональных предприятий    Личная подпись    А.А. Борисов

или на бланке:

     Вице-президент            Личная подпись    А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

     Исполнительный директор

         ЗАО "Партнер"          Личная подпись    Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

     Директор института         Личная подпись    М.В.Ларин

     Главный бухгалтер          Личная подпись    З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

     Заместитель директора               Заместитель директора

     по научной работе                   по научной работе

     Личная подпись    Ю.Г.Демидов       Личная подпись    К.И.Игнатов

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

     Председатель комиссии       Личная подпись    В.Д.Банасюкевич

     Члены комиссии              Личная подпись    А.Н.Сокова

                                 Личная подпись    А.С.Красавин

                                 Личная подпись    О.И.Рысков

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.5.7. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Ректор Финансовой академии

     при Правительстве Российской Федерации

     Личная подпись        А.Г.Грязнова

     Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Российской академии

     медицинских наук

     от 05.06.2003 N 430-162

или

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания Правления

     Российской государственной

     страховой компании "Росгосстрах"

     от 05.06.2003 N 10

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

     Руководитель юридического отдела

     Личная подпись        А.С.Орлов

     Дата

При наличии замечаний (заключений, справок) к документу визу оформляют следующим образом:

     Замечания (заключения, справки) прилагаются

     Руководитель юридического отдела

     Личная подпись        А.С.Орлов

     Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.5.8. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

     Верно

     Инспектор службы кадров     Личная подпись    Т.С.Левченко

     Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.5.9. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

     В.А.Жуков

     924 45 67

3.5.10. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.5.11. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3.6. Документы и материалы принимаются к отправке только с сопроводительными письмами и в открытом виде.

Служебная корреспонденция подразделений администрации, направленная по всем видам связи (кроме секретной) в органы исполнительной и представительной власти республик в составе Российской Федерации, краев и областей, городов и районов области, отправляется только через управление делопроизводства и передается на отправку до 14 час. (согласно регламенту работы администрации Владимирской области).

3.7. Состояние работы с документами в подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, закончено, доложено, списано в дело) фиксируется ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении на электронных и учетных карточках.

3.8. Ответственные за ведение делопроизводства в секретариатах и структурных подразделениях администрации области не реже одного раза в месяц сверяют наличие документов, находящихся у сотрудников этого подразделения, со сведениями, занесенными в электронную базу данных подразделения, а также еженедельно составляют сводку о ходе исполнения документов и докладывают руководителю подразделения о состоянии работы с документами.

Введенная в электронную базу данных подразделения информация о поступивших в подразделение документах и учетные карточки документов хранятся в подразделении 5 лет.

3.9. Исполненные документы не более чем в 10-дневный срок передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства подразделения для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.