Постановление главы администрации Владимирской области от 28 ноября 2001 г. N 629 "Об обеспечении сохранности документов и подготовке к передаче на хранение в архив" (утратило силу)

Постановление главы администрации Владимирской области
от 28 ноября 2001 г. N 629
"Об обеспечении сохранности документов и подготовке
к передаче на хранение в архив"

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Владимирской области от 20 февраля 2004 г. N 130 настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии с Законом Владимирской области "Об Архивном фонде Владимирской области и архивах", для обеспечения сохранности документов областной администрации, имеющих научную, историческую, социальную и экономическую ценность, и подготовки их к передаче на хранение в архив, постановляю:

1. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии по подготовке и передаче документов администрации области на хранение в архив (приложение N 1).

2. Утвердить Порядок организации хранения, учета и использования архивных документов в администрации области (приложение N 2).

3. Постановление главы администрации Владимирской области от 14.12.96 N 90 считать утратившим силу.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации области - госсекретаря Ю.М.Федорова.

5. Постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава администрации области

Н.Виноградов

Приложение N 1

к постановлению

главы администрации области

от 28 ноября 2001 г. N 629

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии по подготовке и передаче
документов администрации области на хранение в архив

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее Комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Владимирской области, включая управленческую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации области.

1.2. В своей работе Комиссия руководствуется "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Законом Владимирской области "Об Архивном фонде Владимирской области и архивах", постановлениями и распоряжениями главы администрации области, нормативнометодическими документами Государственной архивной службы России, Государственного архива Владимирской области и настоящим Положением.

1.3. Комиссия возглавляется председателем, первым заместителем главы администрации области - госсекретарем. Секретарем комиссии является начальник управления делопроизводства. В состав Комиссии входят заместитель председателя Комиссии и члены Комиссии.

Персональный состав Комиссии утверждается постановлением главы администрации области из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений и облгосархива.

II. Основные задачи комиссии

Основными задачами Комиссии являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

III. Основные функции комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с управлением делопроизводства и архивным отделом работу по ежегодному отбору документов администрации для дальнейшего хранения и выделению документов к уничтожению;

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подгото вке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;

3.3. Рассматривает и утверждает предварительно согласованные с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела администрации области:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, документов со сроками хранения 10 лет и более;

- сводную номенклатуру дел администрации области;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

3.4. Совместно с управлением делопроизводства проводит для сотрудников администрации консультации по вопросам работы с документами.

IV. Права комиссии

Комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам администрации области по вопросам:

- разработки номенклатуры дел и формирования дел;

- экспертизы ценности документов;

- розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;

- упорядочения и оформления документов;

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений:

- о ходе подготовки документов к архивному хранению;

- об условиях хранения и обеспечения сохранности документов;

- о причинах утраты документов;

4.4. Приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений архивной службы области;

4.5. Информировать руководство администрации области по вопросам, относящимся к компетенции Комиссии;

4.6. В установленном порядке представлять администрацию области в органах Государственной архивной службы России;

4.7. Председатель, заместитель и секретарь Комиссии имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

V. Организация работы комиссии

5.1. Комиссия работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела администрации области, получает от нее соответствующие организационно-методические указания;

5.2. Комиссия работает по годовому плану, утвержденному председателем Комиссии;

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней;

5.4. Заседание Комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее 2/3 ее состава. Решение Комиссии считается принятым, если за него проголосовало более половины членов Комиссии от числа присутствующих;

5.5. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагается на секретаря Комиссии.

Приложение N 2

к постановлению

главы администрации области

от 28 ноября 2001 г. N 629

Порядок
организации хранения, учета и использования архивных документов
в администрации области

1. Документы администрации Владимирской области, имеющие научную, историческую, социальную и экономическую ценность, составляют государственную часть Архивного фонда Владимирской области, который формируется в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и Законом Владимирском области "Об Архивном фонде Владимирской области и архивах".

2. Документы администрации Владимирской области являются областной собственностью и после истечения срока ведомственного хранения подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Владимирской области (ГАВО).

3. До передачи на государственное хранение документы, законченные делопроизводством, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями "Инструкции по ведению делопроизводства в администрации Владимирской области", хранятся в архиве администрации области.

4. На хранении в администрации области находятся:

- законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности исполнительного комитета областного Совета народных депутатов за 1977-1991 годы и администрации области с 1991 года;

- документы по личному составу.

5. Оформление, ведение учета поступления, использование архивных документов, их хранение в течение установленного срока и обеспечение сохранности, выдача дел и копий документов производится управлением делопроизводства.

6. Ежегодно структурные подразделения администрации области составляют и представляют в управление делопроизводства годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, которые утверждаются экспертной комиссии администрации Владимирской области.

7. Обработанные в структурных подразделениях документы с постоянным сроком хранения сдаются в управление делопроизводства в сроки определяемые Государственным архивом Владимирской области.

8. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов в областной архив, производится силами и за счет средств администрации.

9. За утрату и порчу архивных документов сотрудники администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.