Постановление главы администрации Владимирской области от 14 февраля 1996 г. N 90 "Об обеспечении сохранности документов и подготовки их к передаче на хранение в архив администрации области"

Постановление главы администрации Владимирской области
от 14 февраля 1996 г. N 90
"Об обеспечении сохранности документов и подготовки
их к передаче на хранение в архив администрации области"

В целях обеспечения сохранности документов областной администрации, имеющих научную, историческую и практическую ценность, и подготовки их к передаче на хранение в ведомственный архив постановляю:

1. Образовать постоянно действующую экспертную комиссию (ЭК) в следующем составе:

     Мироедов А.А.     - заместитель главы администрации -

                         госсекретарь, председатель комиссии.

     Горюнов В.К.      - начальник управления делопроизводства,

                         секретарь комиссии

                         Члены комиссии:

     Коцарев В.С.      - начальник управления оргработы

     Усов В.А.         - заместитель начальника управления

                         оргработы

     Федосеева Л.А.    - заведующая протокольной частью -

                         заместитель начальника управления

                         делопроизводства

     Пономарева Л.Н.   - заведующая канцелярией

     Калинина Р.М.     - главный бухгалтер

     Карпова Т.А.      - старший инспектор, ответственный

                         за архив администрации

     Елисеева И.А.     - заведующая отделом ведомственных

                         архивов облгосархива

2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Владимирской области (приложение 1).

3. Утвердить Положение об архиве администрации Владимирской области (приложение 2).

4. Утвердить инструкцию по ведению делопроизводства в администрации Владимирской области (приложение 3).

5. Постановление главы администрации Владимирской области N 30 от 17.01.92 считать утратившим силу.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Мироедова А.А. - зам.главы - госсекретаря.

Глава администрации Владимирской области

Ю.Власов

Приложение 1

к постановлению

главы администрации Владимирской области

от 14 февраля 1996 г. N 90

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии
администрации Владимирской области

I. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Владимирской области, включая управленческую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации области.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательыл органом при главе администрации.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством администрации. В необходимых случаях (см. п.3.3. настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с архивным отделом администрации области.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Законом Владимирской области "Об Архивном фонде Владимирской области и архивах", распорядительными документами главы администрации, нормативно-методическими документами Росархива, архивного отдела администрации области, госархива Владимирской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением об ЭК.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется заместителем главы администрации - госсекретарем, секретарем ЭК является начальник управления делопроизводства.

Персональный состав ЭК назначается распоряжением главы администрации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителей делопроизводственной службы, представителя облгосархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

II. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

III. Основные функции

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов администрации для дальнейшего хранения и выделению к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.3.1. на согласование ЭПК архивного отдела администрации области, а затем на утверждение главы администрации:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,

- акты о выявлении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне и номенклатуре дел,

- свободную номенклатуру дел администрации области,

- описи дел по личному составу,

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

3.3.2. на рассмотрение ЭПК архивного отдела администрации области предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

3.3.3. на утверждение главы администрации:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.1.),

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.4. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации до вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

IV. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам администрации области по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов до личному составу,

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда области, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство администрации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять администрацию области в органах Государственной архивной службы России.

V. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия администрации работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела администрации области, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение 2

к постановлению

главы администрации Владимирской области

от 14 февраля 1996 г. N 90

Положение
о ведомственном архиве администрации
Владимирской области

I. Общие положения

1.1. Документы администрации Владимирской области, имеющие научную, историческую и практическую ценность, составляют государственную часть Архивного фонда Владимирской области, который формируется в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и Законом "Об Архивном фонде Владимирской области".

1.2. Документы администрации Владимирской области являются собственностью государства и после истечения срока ведомственного хранения подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Владимирской области (ГАВО).

До передачи на государственное хранение документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой России, хранятся в архиве администрации области.

1.3. Архив администрации области создан для хранения документов администрации, составляющих государственную часть Архивного фонда Владимирской области, законченных делопроизводством, сформированных и оформленных в соответствии с требованиями "Инструкции по ведению делопроизводства в администрации Владимирской области".

1.4. Архив администрации области осуществляет хранение, учет и использование документов Архивного фонда.

В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств администрации.

За утрату и порчу архивных документов сотрудники администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.5. Обязанности по работе с архивом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.6. В своей работе архив руководствуется "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Законом "Об Архивном фонде Владимирской области", распоряжениями главы администрации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, Государственного архива Владимирской области и настоящим Положением.

II. Задачи ведомственного архива

Главными задачами архива являются:

2.1. Создание необходимых условий для обеспечения сохранности документов, образующихся в процессе деятельности администрации области и отнесенных к государственной части Архивного фонда Владимирской области.

2.2. Организация совместно с ЭК администрации работы по отбору и передаче на хранение в архив администрации документов, завершенных делопроизводством.

2.3. Организация учета и использования документов, хранящихся в архиве.

2.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой России.

2.5. Оказание методической помощи структурным подразделениям администрации в вопросах делопроизводства и архивного дела.

III. Состав документов ведомственного актива

В архив администрации Владимирской области поступают:

3.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности исполнительного комитета областного Совета народных депутатов (за 1977-1991 годы) и структурных подразделений администрации (с 1991 года).

3.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.

3.3. Документы по личному составу.

IV. Функции ведомственного архива

Архив осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений администрации, обработанные в соответствии с требованиями Государственной архивной службы России.

4.2. Разрабатывает и согласовывает с отделом ведомственных архивов Государственного архива Владимирской области графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного отдела администрации Владимирской области и графики передачи документов Архивного фонда России на государственное хранение.

4.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК администрации и ЭПК архивного отдела администрации Владимирской области.

4.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

4.5. Создает, пополняет и совершенствует справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.

4.6. Организует использование документов:

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования для работы в помещении архива или помещениях структурных подразделений;

- ведет учет поступления и использования документов, хранящихся в архиве.

4.7. Участвует в работе ЭК.

4.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел администрации.

4.9. Один раз в месяц производит санитарную обработку дел (обеспыливание, перемещение дел и т.п.).

V. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации.

5.2. Разрабатывать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по архивному делу.

5.3. Лицо, ответственное за ведение архива, для выполнения своих обязанностей имеет право посещать в установленном порядке Государственный архив Владимирской области и архивный отдел администрации Владимирской области.

5.4. В пределах своей компетенции разрабатывать проекты распоряжений главы администрации и проверять их исполнение.

5.5. В необходимых случаях совместно с архивным отделом администрации Владимирской области разрабатывать проекты инструкций по вопросам архивного дела.

5.6. При невозможности создания надлежащих условий хранения документов, просить Государственный архив владимирской области о досрочном приеме дел постоянного хранения.

ГАРАНТ:

Приложение N 3 не приводится