Приложение. Инструкция по ведению делопроизводства администрации Владимирской области

Приложение

к постановлению

главы администрации Владимирской области

от 4 декабря 2000 г. N 816

Инструкция
по ведению делопроизводства администрации Владимирской области

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке управлением делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним, составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении делопроизводства, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. (Это требование относится и к документам, поступающим непосредственно в подразделения администрации).

2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются в системе "Документооборот" на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции, поступающих в администрацию, приведен в приложении N 1.*

2.3. Регистрация поступивших документов производится в управлении делопроизводства. На регистрируемых документах в нижней правой части лицевой стороны основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца.

В день поступления документа при регистрации его в системе "Документооборот" в электронную карточку вводятся необходимые данные о нем и одновременно распечатываются учетные карточки документа, которые вместе с ним направляются по назначению.

Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Документооборот" не менее 5 лет.

2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется управлением делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы администрации, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в управление делопроизводства.

2.5. Письменные обращения граждан направляются в приемную по обращениям граждан управления делопроизводства.

2.6. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

2.7. Зарегистрированные в системе "Документооборот" документы с учетной карточкой передаются на просмотр главе администрации области или в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности. Документы, не требующие вмешательства главы администрации, передаются его заместителям по курируемым вопросам.

Документы с пометками "Для служебного пользования" передаются управлением делопроизводства исполнителям под расписку с указанием даты.

4. Подготовка и оформление проектов актов главы администрации

4.1. Основные положения

При подготовке и оформлении проектов постановлений и распоряжений подразделения администрации области руководствуются настоящей Инструкцией.

Глава администрации принимает постановления и издает распоряжения по всем вопросам, отнесенным к ведению областной администрации.

Постановление - нормативный акт, издаваемый главой администрации области (в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности) по вопросам, входящим в его компетенцию; издается на основе и во исполнение федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Владимирской области; рассчитано на постоянное и многократное действие.

Распоряжение - акт, издаваемый главой администрации области (в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности) по вопросам оперативного управления, организационным вопросам, а также оперативного руководства работой аппарата администрации; может иметь длительный и ограниченный срок действия; касается узкого круга организаций и должностных лиц, для которых имеет обязательную силу.

Руководители органов и структурных подразделений администрации области определяют должностных лиц и специалистов, ответственных за подготовку проекта постановления (распоряжения).

Круг специалистов, привлекаемых к подготовке проекта постановления (распоряжения), определяется органом или должностным лицом, ответственным за подготовку проекта постановления (распоряжения).

Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений главы администрации возлагается на руководителей органов и структурных подразделений администрации области, которые вносят эти проекты.

4.2. Требования к оформлению проектов постановлений
и распоряжений

4.2.1. Содержание проектов постановлений должно учитывать ранее изданные постановления администрации по рассматриваемым вопросам.

Текст проекта постановления администрации области, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления, а также содержится ссылка на законы и иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми оно принимается.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом "постановляю".

Постановляющая часть может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую нумерацию для всего документа, нумеруются арабскими цифрами с точкой. Номера подпунктов включают номер пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например: 1.1., 1.2., 1.3.).

Каждый пункт документа должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний объединяются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга.

Наименования упоминаемых в документе органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, утвержденным в уставе.

Постановления главы администрации области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Распоряжения главы администрации области также могут иметь заголовок.

При наличии приложения к проекту в окончании соответствующего пункта делается ссылка - "согласно приложению". В верхнем правом углу первого листа приложения делается отметка с указанием названия документа, его даты, номера, например:

                                             Приложение

                                             к постановлению главы

                                             администрации области

                                             от         N

Допускается в реквизите "Приложение" центрировать строки относительно самой длинной строки.

Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами и знак номера ставится перед порядковыми номерами, например: приложение N 3.

Если в документе имеется пункт о создании комиссии, то фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке и указываются полностью имя и отчество.

Проекты постановлений и распоряжений главы администрации области по кадровым вопросам подготавливаются управлением организационной работы и государственной службы администрации совместно с заинтересованными подразделениями администрации на основании соответствующих представлений.

Проекты постановлений и распоряжений, как правило, должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

4.3. Оформление официальных документов
(файлов официальных документов)

Проекты официальных документов готовятся исполнителем с использованием компьютерной техники в формате Microsoft Word для Windows 6.0/95/97/2000 (*.doс, *.rtf). Файлы после проведенного согласования и визирования передаются в информационно-компьютерный отдел по локальной сети или по электронной почте (для удаленных подразделений) на адрес post@obladm.vladimir.ru. Файлы должны удовлетворять следующим требованиям:

4.3.1. Формат документа - А4

4.3.2. Поля документа:

левое - 25 мм

правое - 15 мм

верхнее - 20 мм

нижнее - 15 мм.

4.3.3. Документ должен содержать аннотацию, располагаемую после заголовка и перед основным текстом в верхнем левом углу. Распоряжение может не содержать аннотации. Аннотация набирается курсивом.

4.3.4. Гарнитура шрифта основного текста и аннотации - Times New Roman.

4.3.5. Размер шрифта:

основного текста - 14 пт

аннотации - 12 пт.

4.3.6. Межстрочный интервал основного текста и аннотации - одинарный.

4.3.7. Интервал между абзацами - 6 пт.

4.3.8. Пункты перечисления оформляются списком (нумерованным или маркированным) с интервалом 6 пт.

4.3.9. Все встроенные элементы оформления (таблицы, рисунки и т.п.) должны быть стандартными для данного редактора и не должны выходить за пределы полей документа.

4.3.10. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

4.3.11. Приложения к документу оформляются так же, как основной текст. В заголовках допускается применение полужирного шрифта или курсива. Текст документа и приложения к нему должны помещаться в один файл. При необходимости допускается оформление приложений отдельно в формате Microsoft Excel for Windows 97/2000 (*.xls) или в графическом формате TIF/JPG (для графических приложений).

4.3.12. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

4.3.13. На оборотной стороне последней страницы основного текста документа размещается таблица для визирования/согласования, список рассылки данного документа, имя каталога и файла документа (при передаче по локальной сети) или только имя файла документа (при передаче по электронной почте), дата его последнего обновления и краткая информация об исполнителе (должность, ФИО, контактный телефон, e-mail).

Для удобства подготовки документов можно использовать специально подготовленные шаблоны (файлы для Microsoft Word с расширением *.dot) стандартных бланков, где уже учтены требования, изложенные выше. Файлы шаблонов можно взять в информационно-компьютерном отделе:

Тип документа	Для Word 6.0	Для Word 97
Постановление Распоряжение Угловой бланк	Adm_post.dot Adm_rasp.dot Adm_ugol.dot	Постановление 97.dot Распоряжение 97.dot Угловой бланк 97.dot

4.3.14. Ведение переписки по электронной почте.

Ведение переписки по электронной почте осуществляется согласно "Регламенту работы с компьютерной техникой, локальной сетью, программным обеспечением и базами данных в аппарате администрации области", утвержденному распоряжением главы администрации области от 25.03.2000 N 212-р.

4.4. Согласование и визирование постановлений и распоряжений

4.4.1. Руководители подразделений администрации и должностные лица, которым поручена подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации, определяют из числа работников подразделений ответственных исполнителей этих документов, организуют согласование, визирование и подготовку к представлению на подпись указанных проектов документов.

Согласование и визирование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой), его должность и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части или на оборотной стороне листа, соответственно на правой и левой сторонах листа.

Проекты постановлений и распоряжений согласовываются:

- исполнителем документа, подтверждающим соответствие текста файла документа его бумажному носителю;

- руководителем структурного подразделения и органа администрации области, подготовившего проект;

- руководителями органов и структурных подразделений администрации области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, хозяйствующих субъектов, которым в документе предусмотрены задания или поручения.

Обязательно визируются проекты постановлений и распоряжений:

- заместителем главы администрации области - госсекретарем;

- заместителями главы администрации области, курирующими вопросы, затронутые в проекте;

- начальником государственно-правового управления администрации области.

Примечание: не требуется визирования начальником государственно-правового управления администрации области распоряжений о приобретении цветов и ценных подарков, об оказании материальной помощи, о награждении Почетной грамотой, о выдаче со склада имущества и инвентаря, о списании малоценного имущества, о перераспределении площадей в административных зданиях;

о предоставлении отпусков, о направлении на учебу, о командировании в пределах Российской Федерации, о приеме делегаций;

- начальником контрольного управления администрации области.

При рассмотрении проектов постановлений и распоряжений на заседании коллегии администрации области обязательно визирование начальником управления оргработы и госслужбы администрации области.

После проведенного согласования и визирования проекта постановления и распоряжения файл данного проекта сдается в информационно-компьютерный отдел, о чем делается соответствующая подпись начальника информационно-компьютерного отдела.

Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, о чем при визировании ставится отметка: "замечания прилагаются".

Лица, ответственные за подготовку проекта, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать текст проекта.

Если в процессе согласования или в ходе доработки проекта вносятся существенные изменения в первоначальную редакцию проекта, он подлежит повторному визированию в соответствующих органах. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены редакционные правки, существенно не изменившие его содержание.

Приложение к проекту документа визируется ответственным исполнителем.

Сбор виз осуществляется лицом, ответственным за подготовку проекта.

4.4.2. Проекты постановлений, распоряжений вместе с пояснительными материалами (если они имеются), указателем рассылки на оборотной стороне последнего листа передаются в управление делопроизводства (приложения N 3*, 4*).

4.4.3. При проведении согласования проекта документа к нему рекомендуется прилагать копию правового акта, на который делается ссылка объемом не более 3 страниц. Если объем копии правового акта превышает 3 страницы, то к проекту нормативно-распорядительного документа администрации прилагают копию части (главы, статьи) правового акта (с указанием вида акта, его заголовка, даты и номера).

4.4.4. Пункт об отмене ранее принятых правовых актов следует начинать со слов: "Считать утратившим (утратившими) силу:".

Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Считать утратившими силу распоряжения главы администрации области согласно приложению".

4.4.5. Пункт об изменении и дополнении отдельных положений ранее принятого правового акта строится по схеме:

"Внести следующие изменения в постановление главы администрации области от ... N ... " (заголовок) ", изложив пункт 3 в следующей редакции:

"3. ... (текст новой редакции пункта)".

"Внести следующие дополнения в постановление главы администрации области от ... N ... " (заголовок) ", дополнив его пунктом 4 в следующей редакции:

"4. ... (текст новой редакции пункта)".

Пункт о дополнении отдельного положения ранее принятого правового акта строится по схеме:

Внести дополнения в пункт 4 постановления главы администрации области от ... N ... " (заголовок) ", дополнив его после слов " ... " словами " ... ".

При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий нормативно-распорядительный документ администрации, как правило, подлежит отмене и издается документ, в который включаются все необходимые положения из ранее принятого.

4.5. Регистрация и рассылка постановлений, распоряжений

4.5.1. Подписанные главой администрации постановления и распоряжения передаются в протокольную часть управления делопроизводства для их оформления и выпуска.

Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ допускается только по согласованию с главой администрации. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений.

К порядковому номеру распоряжения главы администрации области через дефис добавляется буква "р".

Протокольная часть обеспечивает изготовление копий постановлений (распоряжений) главы администрации области, направляет их исполнителям и иным заинтересованным органам и должностным лицам согласно указателю рассылки. В указанных копиях подпись главы администрации не воспроизводится, ее подлинность удостоверяется печатью протокольной части управления делопроизводства.

Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

4.5.2. Рассылка постановлений (распоряжений) осуществляется отделом обработки документов управления делопроизводства в течение суток, срочных - незамедлительно.

Копии постановлений главы администрации области направляются в день их подписания в Законодательное Собрание Владимирской области.

4.5.3. Подлинники постановлений и распоряжений главы администрации области, справки, замечания и указатели рассылки остаются в управлении делопроизводства для последующей передачи в архив.

5. Правила оформления проектов законов Владимирской области,
подготавливаемых для внесения в Законодательное Собрание
области, и принятых законов
(утверждены решениями Законодательного Собрания
от 23.09.98 N 281 и от 26.05.99 N 158)

5.1. Проекты областных законов, подготавливаемые для внесения в Законодательное Собрание области в порядке законодательной инициативы, печатаются на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman Cyr N 14 и магнитных носителях.

5.2. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка, например: "Вносится главой администрации Владимирской области". Пометка выравнивается по своей левой границе.

5.3. На расстоянии 2 интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

5.4. Законопроект имеет следующие реквизиты:

а) наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - отделяется от слова "Проект" 3 интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру;

б) наименование субъекта Российской Федерации - ВЛАДИМИРСКАЯ ОБЛАСТЬ - отделяется от наименования государства 2 интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру;

в) наименование вида акта - ЗАКОН - отделяется от наименования субъекта Российской Федерации 2 интервалами, печатается прописными буквами с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру;

г) заголовок - отделяется от наименования вида акта 3 интервалами, печатается с прописной буквы с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру, отвечает на вопрос: "О чем?" издан Закон или в нем приводится название кодекса, например "Избирательный кодекс Владимирской области", точка в конце заголовка не ставится;

д) наименование органа представительной власти и дата принятия акта - отделяется от заголовка 2 интервалами, печатается с прописной буквы с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по левой и правой границам текстового поля, например:

"Принят Законодательным Собранием области ___________________года";

е) текст - отделяется от наименования органа представительной власти и даты принятия акта 3 интервалами.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Преамбула служит для обоснования принятия закона или декларирования его принципов.

Основная часть текста законопроекта структурируется в целях его изложения в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным. Текст законопроекта может подразделяться на части (например: "Часть первая Избирательного кодекса Владимирской области"), разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, следует печатать прописными буквами и выравнивать по центру. Заголовки выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по своей левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Например:

     "С т а т ь я  1.    Классификация должностей  муниципальной службы"

При отсутствии заголовка слово "статья" печатается с прописной буквы, далее проставляется номер арабскими цифрами. Слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку. Например:

"Статья 51. На муниципальных служащих распространяется действие законодательства Российской Федерации о труде".

Текст статьи законопроекта может подразделяться на части или пункты. Части могут подразделяться на подпункты. Пункты могут подразделяться на подпункты и абзацы. Подпункты могут подразделяться на абзацы.

Часть как структурная единица статьи не имеет нумерации. Ссылка на нее оформляется следующим образом: часть первая статьи 2.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты - строчными буквами с круглой скобкой либо арабскими цифрами с круглой скобкой. Ссылки на них оформляются следующим образом: пункт 2 статьи 6, подпункт "к" пункта 2 статьи 7. После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой.

Структура законопроектов о внесении изменений и дополнений в действующие акты должна соответствовать структуре основных актов;

ж) визы:

Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. На оборотной стороне каждого листа первого экземпляра текста законопроекта проставляется виза субъекта законодательной инициативы или его официального представителя в Законодательном Собрании.

Текст законопроекта визируется на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра, аналогично порядку визирования постановлений и распоряжений главы администрации области (стр.15 настоящей Инструкции), а также начальником управления организационной работы и государственной службы и начальником управления делопроизводства.

5.5. Принятый закон имеет следующие реквизиты:

подпись, которая состоит из слов "Глава администрации Владимирской области". Слова "Глава администрации" и "Владимирской области" печатаются от левой границы текстового поля в 2 строки через 1 интервал и отделяются от текста 3 интервалами.

В случае, предусмотренном статьей 4 Закона Владимирской области "О порядке оформления и регистрации законов Владимирской области", слова "Законодательное Собрание Владимирской области" печатаются в одну строку.

Инициал имени и фамилия главы администрации области указываются при оформлении принятого закона в Законодательном Собрании области.

В левом углу подписанного главой администрации области закона под наименованием должности проставляются:

а) место подписания закона главой администрации области;

б) дата подписания закона главой администрации области (оформляется словесно-цифровым способом).

Условное обозначение следует через дефис после регистрационного номера. Для законов Владимирской области условным обозначением является сочетание заглавных букв "ОЗ".

Например:

     "Глава администрации

     Владимирской области                         И.Фамилия

     Владимир

     15 января 2000 г.

     N 22-ОЗ"

Регистрационный номер принятому закону присваивается Законодательным Собранием области (приложение N 5*).

6. Оформление договоров (соглашений) администрации области

6.1. Проекты договоров (соглашений) администрации области готовятся служащими соответствующих подразделений во взаимодействии с должностными лицами сторон, участников договора (соглашения).

6.2. Проекты договоров (соглашений) администрации области печатаются в количестве, соответствующем количеству сторон, участников договора (соглашения) на стандартных листах бумаги формата А4.

6.3. На первой странице документа в центре текстового поля прописными буквами с выделением полужирным шрифтом печатается слово "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ").

6.4. Через 3 интервала после слова "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ") в левом углу листа ставится дата регистрации, а в правом - регистрационный номер указанного документа согласно Реестру договоров (соглашений) администрации области.

6.5. На последнем листе после подписей руководителей сторон, участников договора (соглашения), проставляются:

а) место подписания договора (соглашения);

б) дата подписания (оформляется словесно-цифровым способом).

6.6. Все страницы договора (соглашения) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в середине верхнего поля.

6.7. Согласованный и подписанный всеми заинтересованными сторонами договор (соглашение) направляется сначала в управление делопроизводства, где данный документ заверяется гербовой печатью, а затем в государственно-правовое управление для оформления и включения в Реестр договоров (соглашений), администрации Владимирской области (в соответствии с Положением, утвержденным постановлением главы администрации области от 06.07.99 N 420 "О Реестре договоров (соглашений) администрации Владимирской области").

6.8. Государственно-правовое управление, получив подписанный и заверенный гербовой печатью договор (соглашение), присваивает ему порядковый номер, проставляет на первом листе документа номер, дату регистрации и вносит соответствующую запись в Реестр договоров (соглашений) администрации области.

7. Оформление поручений, контроль за их выполнением

7.1. По устному распоряжению главы администрации его секретариатом могут быть подготовлены поручения в адрес заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений и органов администрации, которые оформляются на специальном бланке.

7.2. Подписанное главой администрации поручение направляется в контрольное управление для регистрации и последующего направления исполнителю (исполнителям), что осуществляется в течение однодневного срока. Поручению присваивается регистрационный номер. Копия поручения находится в контрольном управлении, которое осуществляет контроль за исполнением данного документа.

7.3. При выполнении поручения исполнитель готовит служебную записку на имя главы администрации области с изложением выполненной работы. Записку визируют в контрольном управлении, после чего материалы о выполнении поручения направляются главе администрации области или передаются в контрольное управление для последующего доклада об исполнении главе администрации области.

7.4. По корреспонденции, поступившей в адрес администрации области, оформляются поручения главы администрации, его заместителей. При необходимости, проекты поручений готовят служащие соответствующих секретариатов.

7.5. В случае, если на документе с поручением главы администрации сделана специальная отметка (знак "К"), управление делопроизводства снимает копию регистрационной карточки и направляет ее в контрольное управление, которое осуществляет контроль за исполнением поручений главы администрации. Справки, информации о выполнении поручений главы администрации по данным документам визируются в контрольном управлении.

По другим документам контроль за исполнением поручений главы администрации, его заместителей осуществляют соответствующие секретариаты.

7.6. Подписанное заместителем главы поручение (с документом, по которому оно дано) регистрируется в секретариате заместителя главы, давшего данное поручение. Текст поручения и документ направляются должностному лицу, которому дано поручение.

7.7. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник документа. Исполнитель, указанный в поручении первым, и помощник заместителя главы, давшего данное поручение, контролируют соблюдение сроков выполнения поручения и организуют знакомство с поручением (при необходимости организуют направление другим исполнителям копии поручения и документов).

7.8. Поручение главы администрации области или его заместителей должно быть исполнено в месячный срок с даты регистрации, если иной срок не установлен в самом поручении.

7.9. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока, мотивированную просьбу о его продлении.

По поручениям главы администрации области право продления срока исполнения предоставляется также начальнику контрольного управления.

8. Порядок постановки и снятия с контроля постановлений
и распоряжений главы администрации

8.1. По постановлениям и распоряжениям главы администрации области оформляется контрольная карточка установленного образца, направляемая контрольным управлением исполнителям.

8.2. По исполненным постановлениям и распоряжениям главы администрации ответственным за организацию контроля на имя главы администрации готовится итоговая справка. Через управление делопроизводства справка поступает в контрольное управление, которое готовит заключение. Все материалы (постановление, распоряжение, итоговая справка, заключение) направляются для принятия решения главе администрации.

8.3. При необходимости переноса срока исполнения постановления, распоряжения главы администрации исполнителем готовится мотивированное обоснование и предложение об установлении нового срока исполнения документа, согласованное с контрольным управлением.

9. Оформление протоколов совещаний, заседаний
и иных мероприятий

Протоколы совещаний, заседаний печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.

Протоколы совещаний, заседаний имеют следующие реквизиты:

9.1. Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

9.2. Вид совещания, заседания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами (24 пт), печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

9.3. Место проведения совещания, заседания.

При необходимости после реквизита "вид совещания, заседания" печатается название города или организации, где проводилось совещание, заседание, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

9.4. Дата и номер протокола - печатаются справа 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркивается.

9.5. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилия ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАВШЕГО (ПРЕДСЕДАТЕЛЯ) на совещании, заседании; должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово ПРИСУТСТВОВАЛИ печатается прописными буквами от границы левого поля документа, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются должности присутствующих, справа от должностей - фамилии с инициалами имени и отчества (в алфавитном порядке). Допускается оформлять список присутствовавших отдельным приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.

9.6. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, заседании, и принятые по ним решения.

9.7. Решение.

Оформляется внутри каждого вопроса. Может быть пронумеровано арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

9.8. Подпись.

Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициал имени и фамилия).

9.9. Приложения.

Оформляются на отдельном листе бумаги.

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

     Например:                                          Приложение

                                                        к протоколу совещания

                                                        у главы администрации

                                                             области

                                                        от 20 марта 1999 г. N 4

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

9.10. Пометка ограничения доступа к протоколу.

Гриф или пометка ограничения доступа к протоколу печатается на первом листе документа в правом верхнем углу.

Протоколы совместных заседаний, совещаний нескольких коллегиальных органов оформляются с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне. (Приложение N 6*).

9.11. Выписки из протоколов совещаний, заседаний и иных мероприятий.

Выписка из протокола имеет следующие реквизиты:

- Наименование вида документа - выписка из протокола.

- Вид совещания, заседания.

- Дата и номер.

Эти реквизиты печатаются так же, как в протоколе.

- Формулировка вопроса повестки дня.

Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.

- Решение.

Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки дня.

Каждый пункт печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

- Подпись.

Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, инициала имени и фамилии.

- Печать.

Рассылаемые экземпляры выписок из протокола заверяются печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствовавшего на совещании, заседании.

- Приложение.

- Отметка об ограничении доступа к выписке из протокола.

10. Контроль за исполнением документов

10.1. Контроль за исполнением документов осуществляют подразделения администрации в соответствии с их функциями.

Технический контроль за сроками исполнения документов, заданий осуществляется:

- в секретариатах главы и заместителей главы - помощниками;

- в структурных подразделениях - ответственными за ведение делопроизводства.

10.2. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

Срок исполнения документа, если он не определен в тексте, устанавливается в один месяц. Поручения (резолюция) с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому оно дано, не позднее чем за 3 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Изменение вносится и в электронную базу данных.

10.3. Документы считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу, давшему поручение (подтверждающееся копией ответа заявителю или информацией, содержащей сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ автору обращения).

Исполненные документы списываются "в дело" помощниками главы или заместителей главы или самими руководителями (в подразделениях).

Отметка "в дело", дата и подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляется на лицевой стороне первого листа исполненного документа.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.

11. Особенности работы с документами,
содержащими служебную информацию ограниченного распространения

11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Примечание. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- законодательные и другие нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеороло-гическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

- описания структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджетов всех уровней и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне.

11.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

11.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения руководителя администрации или его заместителей.

11.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

11.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делопроизводства. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку в специальном журнале.

11.6. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в управлении делопроизводства.

11.7. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется только управлением делопроизводства.

11.8. Отправка документов с пометкой "ДСП" осуществляется управлением делопроизводства. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившим документ.

11.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

11.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в управление делопроизводства. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

11.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в управлении делопроизводства, осуществляется с согласия главы администрации области или его заместителей, или руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

11.12. Досылка документов с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководства администрации или по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.

11.13. В подразделениях не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в управление делопроизводства.

В управлении делопроизводства проверки таких документов, находящихся на архивном хранении, проводятся не реже одного раза в 5 лет.

11.14. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом руководство администрации и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю главы администрации области - госсекретарю (руководителю аппарата).

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Примечание. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем главы администрации области - госсекретарем (руководителем аппарата) и передаются для архивного хранения в управление делопроизводства.

11.15. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

11.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации и Владимирской области.

12. Ведение переписки по электронной почте

Органы и структурные подразделения администрации области обеспечивают у себя бесперебойное функционирование электронной почты Internet с выходом на связь не реже двух раз в день.

Для обработки информации, циркулирующей по электронной почте, в каждом подразделении (органе) должен быть назначен ответственный служащий, ознакомленный с регламентом работы с электронной почтой в информационно-компьютерном отделе администрации под роспись.

Документ, предназначенный для отправки по электронной почте, оформляется в соответствии с порядком оформления официальных документов администрации.

При отправке документа администрации области его точный электронный образ вместе с его подписанным бумажным оригиналом направляется исполнителем для регистрации и отправки по электронной почте в отдел обработки документов управления делопроизводства.

При отправке документа подразделения (органа) его точный электронный образ вместе с подписанным и зарегистрированным бумажным оригиналом исполнитель передает служащему, ответственному за работу подразделения с электронной почтой для отправки. Если электронная почта в подразделении не работает, то точный электронный образ документа вместе с его подписанным бумажным оригиналом направляется исполнителем для регистрации и отправки по электронной почте в отдел обработки документов управления делопроизводства.

Электронный образ документа, не соответствующий Порядку оформления официальных документов (файлов официальных документов) администрации Владимирской области, к отправке не принимается и возвращается исполнителю для доработки.

Служащий, отвечающий за работу с электронной почтой, должен проверить полученный файл антивирусной программой, присвоить ему уникальное имя, не превышающее 8 символов (при необходимости упаковать его архиватором ARJ). Затем создать письмо, присоединить к нему архивный файл в формате UUE и отправить его в соответствии с указателем рассылки. После этого поставить на обороте бумажного оригинала документа дату, время отправки, имя архивного файла и свою подпись. Бумажный оригинал документа оставляется исполнителем в секретариате или в управлении делопроизводства для последующей передачи в архив. Электронный образ документа должен быть сохранен в архиве исходящих документов отправителя, имеющем структурное деление на годы и месяцы.

Адреса получателей содержатся в сводной адресной книге органов государственной власти области, которая формируется на основании сведений, предоставляемых органами и структурными подразделениями администрации области, и находится в файле F:\!NEW!\MAIL\ADRBOOK.INI на сервере информационно-компьютерного отдела.

При отправке письма в поле "Тема" должна быть указана краткая информация о документе. Письмо должно заканчиваться следующими обязательными реквизитами: фамилия, имя, отчество, должность и номер телефона отправителя; дата и время отправки письма.

За доставку письма отвечает отправитель.

Получатель документа при необходимости подачи и хранения его в бумажном виде распечатывает его, ставит на обороте дату, время приема, имя архивного файла, свою подпись и сдает бумажную копию в канцелярию для регистрации. Электронный образ документа должен быть сохранен в архиве входящих документов получателя, имеющем структурное деление на годы и месяцы.

При получении неофициального письма, оно может быть распечатано и передано непосредственно получателю, если он указан в письме. Если у непосредственного получателя имеется компьютерная техника, то документ должен быть передан ему в виде файла без пометок.

13. Рассмотрение обращений граждан

13.1. Работа с устными обращениями, личными и коллективными письмами граждан (далее - обращения граждан), адресованными в администрацию области, ведется приемной по обращениям граждан управления делопроизводства отдельно от других видов делопроизводства.

13.2. Регистрация обращений граждан осуществляется в автоматизированной системе регистрации и контроля за исполнением обращений и писем граждан путем заполнения электронной карточки с указанием фамилии и инициалов заявителя (названия коллектива, общественного объединения), даты поступления обращения, адреса, тематики обращения и в дальнейшем - результатов рассмотрения.

На обращениях проставляется штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера (порядкового номера поступления в течение календарного года).

13.3. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости от их содержания направляются по принадлежности главе администрации и его заместителям для распределения исполнителям.

13.4. Обращения граждан, не относящиеся к компетенции администрации области, в 5-дневный срок рассматриваются главой администрации и его заместителями и направляются в соответствующие органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, коммерческие и некоммерческие организации и другие организации с извещением об этом заявителя в письменной форме.

13.5. В зависимости от содержания исполнение части обращений, направленных на рассмотрение в администрацию области, ставится на контроль с последующим докладом о результатах главе администрации или его заместителям.

13.6. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной по обращениям граждан управления делопроизводства. В отдельных случаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, о чем исполнитель уведомляет автора.

13.7. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

Законченные делопроизводством письма граждан в подразделениях администрации формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

13.8. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в подразделения администрации, осуществляют руководители этих подразделений.

Справочную работу по законченным делопроизводством письмам граждан ведет приемная по обращениям граждан.

Анонимные обращения, как правило, рассмотрению не подлежат.

13.9. Прием посетителей в приемной администрации области организуется работниками приемной по обращениям граждан ежедневно, кроме выходных дней. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется в карточках установленной формы.

Переданные посетителями письменные заявления через приемную по обращениям граждан учитываются и рассматриваются в порядке, определенном для рассмотрения писем граждан.

13.10. Прием граждан по личным вопросам в приемной администрации осуществляют глава администрации области и его заместители, руководители структурных подразделений области, депутаты Законодательного Собрания области, Главный федеральный инспектор во Владимирской области. Прием граждан главой администрации области производится по предварительной записи.

13.11. Приемная по обращениям граждан осуществляет ежедневный контроль за сроками и правильностью рассмотрения поступающих в адрес администрации заявлений, писем и обращений населения и не реже одного раза в квартал представляет заместителю главы администрации области - госсекретарю аналитический доклад о проведенной работе.

14. Формирование дел, передача их в архив.
Использование архивных документов

14.1. Составление номенклатуры дел.

14.1.1. В целях правильности оформления, учета, хранения дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел администрации области, представляющая собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

14.1.2. В номенклатуру дел включаются все дела и документы по вопросам, внесенным на рассмотрение главы администрации области, подготовленным в подразделениях администрации, справочные и контрольные картотеки, личные дела.

14.1.3. Графы номенклатуры дел администрации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название органа или структурного подразделения;

- краткое содержание документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово "копии" - в конце заголовка.

Например: "Постановления главы администрации области по основной деятельности за 1999 год. Копии".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например: "Протоколы совещаний глав муниципальных образований области".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка администрации области с администрациями городов и районов области по вопросам жилищного строительства".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с горрайадминистрациями области по вопросам развития самоуправления".

В заголовках дел, содержащих правовую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на(за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: "Годовой план предприятия "Светоч" по капитальным вложениям на 1999 год".

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: "Распоряжения главы администрации области по личному составу за 1999 год".

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)".

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года, с тем же индексом.

В номенклатуру дел организации также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

14.1.4. Номенклатура дел подразделения администрации области разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается с управлением делопроизводства и подписывается руководителем подразделения администрации (до 15.11. т.г.)

14.1.5. Сводная номенклатура дел администрации области составляется управлением делопроизводства на основании номенклатур дел подразделений администрации, согласованных с областным государственным архивом, подписывается начальником управления делопроизводства и утверждается заместителем главы администрации области - госсекретарем (руководителем аппарата).

После утверждения номенклатуры дел администрации области подразделения администрации получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

В течение года по согласованию с областным архивом и управлением делопроизводства в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

14.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При изменении структуры администрации области в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.

14.2. Формирование дел в подразделениях администрации области.
Оформление документов, законченных делопроизводством.

14.2.1. Документы администрации Владимирской области, имеющие научную, историческую и практическую ценность, составляют государственную часть Архивного фонда Владимирской области, который формируется в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и Законом Владимирской области "Об Архивном фонде Владимирской области и архивах".

14.2.2. Документы администрации Владимирской области являются собственностью государства и после истечения срока ведомственного хранения подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Владимирской области (ГАВО).

До передачи на государственное хранение документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой России, хранятся в архиве администрации области.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (Москва, 1991 г.) и "Основными правилами работы ведомственных архивов" (Москва, 1987 г.).

14.2.3. Для рассмотрения проектов нормативных документов, методических пособий по вопросам делопроизводства, описей дел постоянного хранения - по личному составу, и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается Экспертная комиссия администрации области, состав которой утверждается постановлением главы администрации области, а в структурных подразделениях - приказом.

14.2.4. Председателем Экспертной комиссии администрации является заместитель главы администрации области - госсекретарь (руководитель аппарата), в структурных подразделениях - руководитель или его заместитель.

В состав экспертной комиссии подразделения включаются руководитель (или заместитель) подразделения, ответственный за делопроизводство (секретарь), два-три специалиста подразделения.

Экспертные комиссии подразделений являются совещательными органами.

14.2.5. Функции Экспертной комиссии администрации и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается главой администрации области.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем поместного просмотра дел, отбора документов постоянного и временного сроков хранения, выделения дел и документов, подлежащих уничтожению.

В процессе проведения экспертизы проверяются качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.

По результатам экспертизы составляются описи на дела постоянного срока хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Приложения N 7*, 8*.

14.2.6. Оформление дел производится ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений при методической помощи постоянно действующей Экспертной комиссии администрации области и архивного отдела.

При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, укомплектованность связанных между собой документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении и списании "в дело" и т.д.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

14.2.7. При формировании дела соблюдаются следующие требования:

- раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;

- в дело подшивается только один экземпляр документа.

Черновики и варианты проектов документов не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

- в дело подшиваются документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);

- неисполненные и незарегистрированные документы в дела не подшиваются, а возвращаются исполнителю для их исполнения и оформления;

- каждое дело не должно превышать 250 листов. При большом объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

14.2.8. Дела постоянного хранения хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

В конце каждого дела (постоянного срока хранения) подшивается чистый лист для заверительной надписи, а на личные дела (в начале дела) оформляется внутренняя опись.

14.2.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если они соответствуют порядковому расположению листов в деле.

14.2.10. Для учета количества листов в деле составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

14.2.11. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

- наименование организации: "Администрация Владимирской области";

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

- заголовок дела (в соответствии с номенклатурой дел);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела (в соответствии с номенклатурой дел).

14.3. Оперативное хранение документов и дел.

14.3.1. С момента заведения и до передачи в архив администрации области дела в подразделениях хранятся по месту их формирования.

14.3.2. Руководители подразделений администрации и служащие, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

14.3.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения администрации области служащий, отвечающий за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их по акту в архив, независимо от сроков хранения.

14.3.4. По окончании календарного года сотрудником службы делопроизводства подразделения составляется опись законченных дел постоянного и временного срока хранения.

Опись дел печатается в двух экземплярах, подписывается руководителем подразделения и один экземпляр описи передается в управление делопроизводства.

14.3.5. Дела переписки временного срока хранения хранятся в подразделении до минования надобности, затем уничтожаются по акту установленной формы, который согласовывается с управлением делопроизводства и утверждается руководителем подразделения (копия акта передается в управление делопроизводства).

14.4. Использование документов архива

14.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, предоставляются сотрудникам администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

Служащие администрации несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении сотрудник администрации области обязан сдать по акту в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

14.4.2. Подлинники постановлений и распоряжений главы администрации области и указателей рассылки не выдаются.

14.5. Передача документов и дел при увольнении
или переводе служащего на другую работу

14.5.1. При увольнении или переводе служащего на другую работу руководитель подразделения администрации, специалист передает дела и документы по акту служащему, вновь назначенному на данную должность, или служащему, на которого возложено исполнение его обязанностей.

14.5.2. Заведующий делопроизводством (лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении администрации) при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному сотруднику.

15. Машинописные и копировально-множительные работы

Машинописные работы

15.1. В аппарате администрации печатаются только материалы служебного характера.

15.2. Служебные письма за подписью руководителя подразделения, заявки и документы внутреннего характера печатаются в подразделениях.

В управлении делопроизводства печатаются проекты актов администрации и приложения к ним, проекты соглашений, материалы к заседаниям коллегии администрации, к совещаниям у главы администрации области или его заместителей, а также проекты писем за подписью главы администрации или его заместителей.

Печатание на бланках установленной формы проектов актов администрации и писем за подписью главы администрации или его заместителей осуществляется только в управлении делопроизводства.

15.3. В управлении делопроизводства в первую очередь печатаются проекты актов администрации, материалы к заседаниям коллегии администрации, к совещаниям у главы администрации, а также проекты соглашений и проекты писем за подписью главы администрации. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления.

Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется руководителями подразделений и начальником управления делопроизводства.

15.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в другом органе или подразделении исполнительной власти с использованием компьютерной техники и если его объем превышает 3 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет копию документа на дискете 3,5 дюйма. При этом в работу принимаются документы в формате текстового редактора WinWord 2.0 или в другом, совместимом с ним.

Печатание документов под диктовку не производится.

Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.

15.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы арабскими цифрами посередине верхнего поля.

На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.

15.6. Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются в машинах для измельчения бумаг.

15.7. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещена.

Копировально-множительные работы

15.8. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации производится централизованно в управлении делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.

15.9. В управлении делопроизводства копируются служебные материалы и документы по заказам руководителей структурных подразделений администрации области. Основанием для выполнения копировальных работ является запись в специальном журнале. Учет выполненных заказов ведет заведующий копировально-множительным бюро.

15.10. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.

15.11. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям коллегии администрации.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и подтверждается соответствующей визой начальника управления делопроизводства.

15.12. Обязательно визируются у руководителей подразделений:

- документы с пометкой "Для служебного пользования";

- нормативные правовые акты администрации области;

- акты федеральных органов;

- документы, внесенные для рассмотрения на заседаниях коллегии администрации области;

- отдельные страницы из книг, газетных и журнальных публикаций, необходимые для выполнения служебных обязанностей;

- документы, суммарный объем тиража которых превышает 10 листов копий.

15.13. Обязательно визируются начальником управления делопроизводства документы, предназначенные для размножения в виде брошюры.

15.14. Документы органов государственной власти и управления СССР, находящиеся на архивном хранении в управлении делопроизводства, а также материалы из архивных дел копируются по заказам, подписанным начальником управления делопроизводства или его заместителем.

15.15. Сотрудники управления делопроизводства, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.

15.16. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет начальник структурного подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

15.17. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

16. Выполнение стенографических работ

16.1. Управление социально-хозяйственного обеспечения обеспечивает магнитофонную запись коллегий администрации, а также мероприятий, проводимых главой администрации или его заместителями.

Магнитная запись указанных мероприятий осуществляется по заявкам руководителей подразделений, представляемых в управление социально-хозяйственного обеспечения.

16.2. Магнитные носители, предназначенные для обеспечения стенографирования заседаний коллегии администрации, учитываются в управлении социально-хозяйственного обеспечения. Магнитные записи хранятся в управлении социально-хозяйственного обеспечения в течение года, после чего уничтожаются по акту путем их размагничивания.

16.3. Невостребованные магнитные записи совещаний у главы администрации или его заместителей хранятся в управлении социально-хозяйственного обеспечения и по истечении 15 дней уничтожаются.

16.4. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

17. Изготовление и использование печатей и штампов

17.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата администрации, производится по разрешению зам.главы администрации области - госсекретаря (руководителя аппарата).

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации или его заместителей и лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются главой администрации или его заместителями соответственно.

Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации или его заместителей подписывается зам.главы администрации области - госсекретарем (руководителем аппарата).

17.2. Заявки на изготовление печатей и штампов передают в управление социально-хозяйственного обеспечения администрации области.

17.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в управлении социально-хозяйственного обеспечения и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

17.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации или его заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

17.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность зам.главы администрации области - госсекретарь (руководитель аппарата).

17.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление социально-хозяйственного обеспечения, где они уничтожаются по акту.

17.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

17.8. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их руководителю подразделения.

18. Порядок обеспечения сотрудников аппарата администрации
области канцелярскими принадлежностями

Обеспечение подразделений администрации бумажно-беловыми, канцелярскими товарами, средствами оргтехники, бланками документов, учетно-контрольной документацией осуществляется в соответствии с установленным порядком.

Подразделения администрации области к 1 июня текущего года подают в управление социально-хозяйственного обеспечения администрации области заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год. Образцы необходимых для работы бланков должны быть согласованы подразделениями администрации с управлением делопроизводства и государственно-правовым управлением администрации области.