Приложение N 1. Положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии по подготовке и передаче документов администрации области на хранение в архив

Приложение N 1

к постановлению

Губернатора Владимирской области

от 20 февраля 2004 г. N 130

Положение
о постоянно действующей центральной экспертной комиссии
по подготовке и передаче документов администрации области
на хранение в архив

С изменениями и дополнениями от:

7 февраля 2007 г., 8 февраля 2010 г., 26 мая, 24 июня 2014 г.

I. Общие положения

1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее Комиссия) создается для:

- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Владимирской области, включая управленческую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации области;

- осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений администрации области.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Владимирской области от 24 июня 2014 г. N 651 в пункт 1.2 раздела I настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. В своей работе Комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства, Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области", постановлениями и распоряжениями Губернатора области, Государственного архива Владимирской области и настоящим Положением, Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне".

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Владимирской области от 24 июня 2014 г. N 651 в пункт 1.3 раздела I настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Комиссия возглавляется председателем, заместителем Губернатора области - руководителем аппарата. Секретарем комиссии является начальник управления по документообороту. В состав Комиссии входят заместитель председателя Комиссии и члены Комиссии из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений и облгосархива.

II. Основные задачи комиссии

Основными задачами Комиссии являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Владимирской области от 7 февраля 2007 г. N 85 в раздел III настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

III. Основные функции комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия выполняет следующие функции:

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Владимирской области от 24 июня 2014 г. N 651 пункт 3.1 раздела III настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Организует и проводит совместно с управлением по документообороту, управлением по защите государственной тайны и информации, архивным департаментом, а также экспертными комиссиями структурных подразделений работу по ежегодному отбору документов администрации области для дальнейшего хранения, рассекречивания и выделению документов к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Рассматривает и утверждает предварительно согласованные с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного департамента администрации области:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, документов со сроками хранения 10 лет и более;

- сводную номенклатуру дел администрации области;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4. Совместно с управлением по документообороту проводит для сотрудников администрации консультации по вопросам работы с документами.

IV. Права комиссии

Комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам администрации области по вопросам:

- разработки номенклатуры дел и формирования дел;

- экспертизы ценности документов;

- розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;

- упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений:

- о ходе подготовки документов к архивному хранению;

- об условиях хранения и обеспечения сохранности документов;

- о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений администрации области, представителей учреждений архивной службы области.

4.5. Информировать руководство администрации области по вопросам, относящимся к компетенции Комиссии.

4.6. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.6.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Владимирской области от 8 февраля 2010 г. N 90 пункт 4.7. настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.7. Возвращать для доработки неправильно оформленные документы.

V. Организация работы комиссии

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Владимирской области от 7 февраля 2007 г. N 85 в пункт 5.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Комиссия работает во взаимодействии с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного департамента администрации области.

5.2. Комиссия работает по годовому плану, утвержденному председателем Комиссии.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.4. Заседание Комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее 2/3 ее состава. Решение Комиссии считается принятым, если за него проголосовало более половины членов Комиссии от числа присутствующих.

5.5. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений осуществляется секретарем Комиссии.