3. Учет, прохождение, составление и оформление документов в подразделениях администрации

3. Учет, прохождение, составление и оформление документов
в подразделениях администрации

3.1. Все документы, в том числе рассмотренные главой администрации и его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через управление делопроизводства.

Прием и учет поступивших в подразделение зарегистрированных управлением делопроизводства документов осуществляется ответственными за ведение делопроизводства в данном подразделении.

Документы, поступившие непосредственно в подразделения на имя главы или заместителей главы администрации области (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в управление делопроизводства.

Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются как в электронной регистрационной, так и в учетной карточках.

В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки.

Зарегистрированные в системе "Документооборот" и поступившие в подразделение документы ежедневно сверяются с протоколом загрузки электронных карточек этих документов в базу данных подразделения. О несоответствии количества поступивших документов количеству, указанному в протоколе загрузки, в 3-дневный срок со дня регистрации сообщается в управление делопроизводства.

3.2. Зарегистрированные документы вносятся руководству подразделения и согласно резолюциям передаются на исполнение работникам. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в электронную и учетную карточки.

Резолюция включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается.

Дата (день месяца и месяц) оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

     Например:  Иванову И.С.

                Подготовить  проект ответа с обоснованием к 10.08.2000 г.

                Подпись                                   Дата

                руководителя                              01.08.2000 г.

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки "ответственный").

Контроль за исполнением документа возлагается на служащего, отвечающего за ведение делопроизводства в секретариате и структурных подразделениях администрации области.

3.3. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения администрации в другое производится с обязательной отметкой в электронной и учетной карточках в структурных подразделениях (указываются фамилия, инициалы руководителя, которому передается документ, дата). Если руководитель структурного подразделения уточняет, дополняет резолюцию, то в карточках записывается и она. Передача документов (зарегистрированных в управлении делопроизводства) в другие структурные подразделения ведется через управление делопроизводства.

3.4. При составлении и оформлении документов служащие структурных подразделений администрации области руководствуются следующими основными требованиями:

- документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между подразделениями администрации бланк может не использоваться;

- для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

- к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание;

- содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации (приложение N 2*).

3.5. Правильно составленный документ должен иметь определенный комплекс реквизитов и порядок их расположения.

Состав реквизитов определяется в зависимости от вида документа согласно ГОСТ Р6.30-97. Места расположения реквизитов зафиксированы типографским способом на бланках документов, на которых оформляются основные виды. При оформлении документов на обычной бумаге расположение и наименование реквизитов должно соответствовать типовому бланку.

Реквизитами документов являются: наименование учреждения - автора документа, название вида документа, дата и индекс (регистрационный номер) документа, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту документа, текст, подпись, визы составителя, визы согласования, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.5.1. Наименование учреждения - отправителя документа указано на бланках документов.

На бланках писем после наименования учреждения указывается его почтовый адрес (индекс предприятия связи и город), номера телефонов, телетайпа, телефакса.

3.5.2. Наименование вида документа указывается, как правило, на бланках документов, кроме писем.

На телеграммах помимо наименования может быть указана категория или вид телеграммы.

На телеграммах и телефонограммах кроме даты указывается время их передачи.

3.5.3. Дата и регистрационный номер являются обязательным реквизитом документов.

На оборотной или лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (с указателями рассылки), подписанная руководителем или заверенная помощником, помещается в дело в соответствии с номенклатурой.

В документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

3.5.4. Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ.

Документ, на котором обозначена расшифровка подписи определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего подразделения: комиссии, отдела с обязательной визой должностного лица.

Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанные документы исправлений и добавлений.

Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов.

3.5.5. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой), дату и должность визирующего. Виза проставляется на лицевой или оборотной стороне копии последнего листа документа, в нижней его части.

На документе указывается дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая цифровым способом: число месяца, месяц, год (день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами). Например: 02.07.2000 г., либо словесно-цифровым (например: 2 июля 2000 года), а также допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2000.07.02).

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.

3.5.6. При направлении документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

                                       Государственная Дума

                                   Федерального Собрания

                                   Российская академия

                                   государственной службы при

                                  Президенте Российской Федерации

При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

                                         Государственная Дума

                                    Федерального Собрания

                                    Комитет по труду и

                                    социальной поддержке

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

                                             Председателю

                                             Государственной Думы

                                             Федерального Собрания

                                             И.О.ФАМИЛИЯ

                                    Министру иностранных дел

                                    Российской Федерации

                                             И.О.ФАМИЛИЯ

При адресовании документа должностному или иному физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:

                                   Министерство юстиции

                                   Российской Федерации

                                   Начальнику управления

                                   систематизации законодательства

                                             И.О.ФАМИЛИЯ

                                ___________________________________

                                109890, г.Москва, Воронцово поле, 4

3.5.7. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту. На документах в его адресной части может быть указано не более четырех адресов. При этом каждый экземпляр должен быть оформлен и подписан, адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки. (Адреса на служебных письмах, направляемых на имя Президента РФ, Правительства РФ, Государственной Думы РФ и Совета Федерации РФ), не печатаются.

3.5.8. В документе информационно-справочного характера - письме, справке, пояснительной записке, заключении и т.д., имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если в документе информационно-справочного характера приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

Приложения: 1. Федеральная целевая программа "Защита от наводнений населенных пунктов в Приморском крае" на 17 л. в 2 экз.

2. Мероприятия по реализации федеральной целевой программы на 9 л. в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

3.5.9. Копия отправляемых документов заверяется помощником или руководителем структурного подразделения, являющегося ответственным за исполнение документа, проставлением надписи "Верно" и личной подписью. Копии (размноженные экземпляры) подписанных распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.

3.5.10. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                     Генеральный директор

                                     ЗАО "Большевский текстиль"

                                  Личная подпись   И.В.Сергеев

                                  12.09.2000 г.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                             УТВЕРЖДЕН

                                     Решением общего собрания

                                   акционеров от 15.08.2000 N 14

или

                               УТВЕРЖДЕНО

                                 Приказом Председателя Правления

                                 банка от 01.02.2000 N 82

3.6. Документы и материалы принимаются к отправке только с сопроводительными письмами и в открытом виде.

Служебная корреспонденция подразделений администрации, направленная по всем видам связи (кроме секретной) в органы исполнительной и представительной власти республик в составе Российской Федерации, краев и областей, городов и районов области, отправляется только через управление делопроизводства и передается на отправку до 14 час. (согласно регламенту работы администрации Владимирской области).

3.7. Состояние работы с документами в подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, закончено, доложено, списано в дело) фиксируется ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении на электронных и учетных карточках.

3.8. Ответственные за ведение делопроизводства в секретариатах и структурных подразделениях администрации области не реже одного раза в месяц сверяют наличие документов, находящихся у сотрудников этого подразделения, со сведениями, занесенными в электронную базу данных подразделения, а также еженедельно составляют сводку о ходе исполнения документов и докладывают руководителю подразделения о состоянии работы с документами.

Введенная в электронную базу данных подразделения информация о поступивших в подразделение документах и учетные карточки документов хранятся в подразделении 5 лет.

3.9. Исполненные документы не более чем в 10-дневный срок передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства подразделения для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.