Раздел 1

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами в администрации Владимирской области (далее именуется - администрация) и составлена в соответствии с требованиями действующего ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.2. Порядок внедрения и применения электронного документооборота определяется специальным постановлением главы администрации области.

1.3 Делопроизводство в администрации организуется с использованием автоматизированной системы регистрации документов, предназначенной для учета и сопровождения документов.

1.4. Документационное обеспечение администрации, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в аппарате, методическое руководство работой с документами и обучение специалистов основам делопроизводства возлагается на управление делопроизводства администрации.

Права, обязанности и ответственность служащих в сфере делопроизводства определяются должностными инструкциями.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений назначают приказом ответственного за ведение делопроизводства, который осуществляет следующие основные функции:

- прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов, а также проверку соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в электронной базе;

- передачу документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и регистрацию исходящих из подразделения документов, проверку правильности их оформления и передачу их на отправку;

- контроль за прохождением документов в подразделении;

- организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовку руководству подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

- ввод в электронную базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверку наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- ежегодную проверку наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" и представление в управление делопроизводства соответствующих актов;

- печатание служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов (заявок);

- контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

- разработку номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовку и своевременное оформление описей законченных дел постоянного и временного срока хранения, а также подготовку акта на уничтожение дел со сроком "до минования надобности" и передачи их в управление делопроизводства;

- ознакомление служащих подразделений с распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в подразделение;

- прием и передачу служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в подразделении;

- обмен информацией по электронной почте;

- организацию использования в подразделении средств копировальной техники;

- подготовку заявок на получение, учет и выдачу в подразделении канцелярских принадлежностей.

1.6. При работе с документами администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются подразделениями, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководства администрации.

1.8. С содержанием проектов актов главы администрации или его заместителей, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства администрации.

1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передавать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства данного подразделения.

1.10. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, необязательна.

1.11. В случае утраты документа немедленно информируется руководитель подразделения и сообщается в управление делопроизводства. Руководителем подразделения назначается служебное расследование (с написанием объяснительной записки), о результатах которого информируется руководство управления делопроизводства.

1.12. Служащие администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. За нарушение настоящей Инструкции на сотрудника администрации могут налагаться дисциплинарные взыскания, предусмотренные Законом Владимирской области "О государственной службе Владимирской области".

1.13. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.

Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляются только на специальных технических средствах в управлении делопроизводства.

1.14. В развитие отдельных положений настоящей Инструкции подразделения (департаменты, управления, комитеты) могут разрабатывать конкретизирующие их методические документы, исходя из своей специфики, не противоречащие настоящей Инструкции.