Постановление главы администрации Владимирской области от 19 мая 1997 г. N 313 "О регламенте работы администрации области"

С изменениями и дополнениями от:

31 декабря 1997 г., 23 марта, 30 октября 1998 г.

Постановляю:

1. Утвердить регламент работы администрации Владимирской области (прилагается).

2. Установить, что ранее принятые постановления и распоряжения главы администрации области по вопросам организации работы администрации области, применяются в части, не противоречащей настоящему регламенту.

3. Постановление главы администрации области от 20.01.92 N 33 считать утратившим силу.

Глава администрации области

Н.Виноградов

Регламент работы администрации Владимирской области
(утв. постановлением главы администрации Владимирской области
от 19 мая 1997 г. N 313)

С изменениями и дополнениями от:

31 декабря 1997 г., 23 марта, 30 октября 1998 г.

I. Планирование работы

План работы или перечень основных мероприятий администрации формируется по предложениям заместителей главы администрации области, руководителей департаментов, управлений, комитетов, отделов, которые представляются в управление оргработы за 20 дней до начала следующего квартала для обобщения.

Подготовленный проект вносится на утверждение главе администрации области не позднее, чем за 10 дней до окончания текущего квартала. Заместитель главы администрации области - госсекретарь осуществляет контроль за его выполнением и информирует об его исполнении главу администрации области.

Структурные подразделения администрации области планируют свою работу в соответствии с Положением об этом структурном подразделении, учитывая текущие задачи.

II. Порядок подготовки правовых актов главы администрации
и Законодательного Собрания Владимирской области

Подготовка проектов документов, вносимых администрацией области для рассмотрения на заседаниях Законодательного Собрания области осуществляется в порядке, установленном постановлением главы администрации области от 17.02.97 N 80 "О совершенствовании работы по реализации права законодательной инициативы главы администрации области".

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации Владимирской области от 30 октября 1998 г. N 765 абзац 2 раздела II настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Визирование и согласование проектов постановлений и распоряжений главы администрации области, проектов законов и иных нормативных правовых актов, вносимых в Законодательное Собрание области, производится заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений и органов администрации области, как правило, не позднее одного рабочего дня, главного финансового управления - не позднее 3-х рабочих дней.

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации Владимирской области от 30 октября 1998 г. N 765 абзац 3 раздела II настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Срок рассмотрения правовых актов может быть увеличен до двух рабочих дней, главным финансовым управлением - до 5 рабочих дней, по согласованию между стороной вносящей и визирующей данный проект.

Работник, получивший для исполнения тот или иной проект, в течение, как правило, 3-х дней должен подготовить заключение о его юридической состоятельности. Проект может быть возвращен разработчикам для оперативного устранения выявленных нарушений.

Правовой экспертизе подвергается как представленный проект, так и замечания на него иных структурных подразделений администрации области, что предполагает представление его в ГПУ после визирования руководителями необходимых структурных подразделений администрации области.

При явной сложности представленного проекта срок правовой экспертизы может быть увеличен.

Проекты распоряжений и постановлений, завизированные или признанные юридически несостоятельными, направляются в приемную ГПУ, о чем немедленно сообщается разработчику проекта.

Проекты законов и иных нормативно-правовых актов Законодательного Собрания области, представления к этим актам после визирования их руководителями соответствующих подразделений администрации области представляются разработчиками проекта в ГПУ, где они регистрируются и немедленно направляются в почту начальника управления.

Дальнейшее прохождение документов производится в порядке, установленном для постановлений и распоряжений.

Заместители главы, руководители департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации осуществляют перспективное планирование вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Законодательного Собрания и представляют для рассмотрения на коллегии администрации области перечень вопросов, подлежащих к рассмотрению на заседаниях Законодательного Собрания области в очередном квартале, не позднее 10 числа месяца, предшествующего данному кварталу.

Проекты, подготовленные структурными подразделениями администрации области и завизированные соответствующими заместителями главы, после обсуждения в необходимых случаях на коллегии и окончательной доработки, не позднее чем за 15 дней до их рассмотрения на заседаниях Законодательного Собрания повторно направляются в государственно-правовое управление администрации области для проведения юридической экспертизы.

Проекты направленные в Законодательное Собрание области без представления главы или исполняющего обязанности главы администрации области, не считаются внесенными администрацией, и подлежат отзыву.

III. Подготовка и проведение заседаний коллегии администрации
области

Коллегия является совещательным органом при главе администрации области. Персональный состав коллегии утверждается постановлением главы администрации области.

Заседание коллегии проводится в соответствии с ежеквартальными планами.

Заседания коллегии администрации области проводятся, как правило, по понедельникам, не реже одного раза в месяц.

Заседания коллегии проводятся при наличии не менее половины членов состава коллегии. Ведет заседание коллегии глава администрации, а при его отсутствии - лицо, его замещающее.

Состав лиц, вызываемых на заседание коллегии для участия в рассмотрении каждого конкретного вопроса, определяет ответственный за подготовку, согласовывает список с курирующим заместителем главы администрации и обеспечивает их явку. Регистрацию приглашенных осуществляет управление оргработы администрации.

Во всех заседаниях коллегии участвуют начальники управлений: по делам госслужбы, оргработы, государственно-правового, общественных связей и средств массовой информации, делопроизводства, социально-хозяйственного обеспечения, помощники и пресс-секретарь главы администрации области.

В целях улучшения взаимодействия руководителей структурных подразделений и органов администрации с органами самоуправления на заседания коллегии по вопросам, затрагивающим интересы отдельных городов или районов, а также по итогам года, в обязательном порядке приглашаются руководители соответствующих органов местного самоуправления. Право участия в заседаниях коллегии предоставляется также председателю ассоциации местных властей, президентам и исполняющим дирекотрам союза предприятий легкой промышленности, лиги оборонных предприятий, ассоциаций стекольных предприятий, товаропроизводителей и предпринимателей области.

Место и время проведения очередного заседания коллегии и перечень основных вопросов, вносимых в повестку дня заседания, в соответствии с утвержденным планом, доводится управлением оргработы до сведения членов коллегии и приглашенных не позднее, чем за 5 дней до заседания. Материалы раздаются членам коллегии не позднее, чем за 3 дня до заседания, исключая выходные и праздничные дни. Внеочередные заседания коллегии могут созываться главой администрации области в зависимости от обстоятельств в течение суток. В случае невозможности принять участие в заседании члены коллегии извещают главу администрации или лицо, его замещающее, не позднее, чем за сутки до заседания, с объяснением причин.

Проекты постановлений готовятся органом или лицом, внесшим вопрос на рассмотрение коллегии. Проекты постановлений, заключения, справки согласовываются соответствующими лицами, от имени которых вопрос вносится на заседание коллегии, с заместителем главы администрации области, курирующим соответствующее направление, и визируются им. Окончательное решение о готовности материалов для рассмотрения вопроса на коллегии принимает заместитель главы администрации области - госсекретарь, визирующий документы последним.

Ответственный за подготовку вопроса обязан представить в управление оргработы не позднее, чем за 5 дней до заседания коллегии (исключая праздничные дни), краткую справку (как правило не более 2-х страниц машинописного текста) по существу рассматриваемого вопроса и проект постановления, содержащий оценку деятельности руководителя или органа, отчитывающегося на коллегии, и меры по совершенствованию работы. А также обеспечить содоклад и выступления, как правило, 2-3 экспертов или специалистов по рассматриваемому вопросу.

В случае систематического нарушения сроков предоставления материалов управление оргработы направляет служебную записку главе администрации области.

До начала заседания управление оргработы проводит регистрацию членов коллегии и приглашенных и докладывает о результатах главе администрации или лицу, его замещающему.

Глава администрации области или лицо, его замещающее, может принять решение о проведении закрытого или суженного заседания коллегии.

Устанавливается следующий порядок проведения заседания коллегии:

- время для докладов - до 10-15 мин., содокладов - до 7 мин.,

- для выступающих в прениях - до 5 мин.,

- для повторных выступлений - до 3 мин.,

- для замечаний, справок, предложений и т.д.- до 3 мин.

По окончании обсуждения любого вопроса председательствующий проводит согласование с членами коллегии по представленному проекту постановления главы администрации области. Докладчик и содокладчик, после обсуждения вопроса, могут выступить с заключительным словом не более 3 минут каждый.

Коллегия осуществляет свои полномочия через постановления, которые принимаются главой администрации области. Протоколы заседаний коллегии оформляются управлением делопроизводства в течение 3-х дней.

Проекты документов, рассмотренных на заседании коллегии, по которым в ходе обсуждения сделаны несущественные замечания, внесены небольшие дополнения или изменения, дорабатываются ответственными за подготовку в течение трех дней. Если документы претерпели значительные изменения и содержат большой объем материала, то они дорабатываются ответственными за подготовку не более чем в недельный срок. Иные сроки доработки документов устанавливаются главой администрации области. При этом подготовленные документы заново визируются всеми заинтересованными сторонами, а также (в последнюю очередь) в управлении оргработы и у заместителя главы администрации области - госсекретаря. После этого все материалы с указанием списка рассылки передаются в управление оргработы для подписания у главы администрации области.

Управление делопроизводства в 3-х дневный срок после подписания документов, рассмотренных на заседании коллегии, направляет их исполнителям.

Управление социально-хозяйственного обеспечения осуществляет озвучивание, магнитофонную запись заседания коллегии. Управление делопроизводства готовит для участников заседания необходимые канцелярские принадлежности.

IV. Проведение плановых мероприятий

По поручению главы администрации области или его заместителей структурные подразделения, ответственные за подготовку и проведение мероприятий, как правило, не позднее чем за 15 дней до начала разрабатывают план проведения того или иного мероприятия, который утверждается главой администрации области или его заместителями.

В соответствии с утвержденным планом структурные подразделения администрации области, участвующие в проведении данного мероприятия не позднее, чем за 3 дня до его начала подготавливают необходимые материалы, согласовывают их с курирующими заместителями главы администрации области. В их обязанности входит также формирование списков участников, их приглашение, регистрация и выдача разработанных документов. Управление делопроизводства отвечает за печатание материалов, их размножение, управление социально-хозяйственного обеспечения за озвучивание и звукозапись (при необходимости).

Управление социально-хозяйственного обеспечения подготавливает помещение, при необходимости бронирует места в гостинице, организует питание, транспортное обслуживание.

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации Владимирской области от 31 декабря 1997 г. N 861 в раздел V настоящего Регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

V. Организация контроля и исполнения документов

Контроль за исполнением документов представляет собой комплексную систему обеспечения и оценки выполнения задач, планов, управленческих решений и поручений, зафиксированных в документах.

Контроль по существу затрагиваемых в документах вопросов осуществляется главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений и органов администрации и по поручению главы администрации области контрольным управлением.

Технический контроль за сроками исполнения документов, заданий и поручений осуществляется:

а) в администрации - группой по контролю за исполнением принимаемых постановлений и распоряжений управления делопроизводства;

б) в секретариатах заместителей главы администрации - помощниками заместителей главы администрации;

в) в структурных подразделениях - ответственными за исполнительскую дисциплину.

Технический контроль осуществляется с помощью ЭВМ.

Право постановки документов на контроль имеют глава администрации области и его заместители.

Вопрос о постановке документа на контроль и сроках его исполнения решают руководители администрации непосредственно в момент его рассмотрения.

На задании, подлежащем контролю, руководитель делает пометку "К" и определяет срок исполнения.

В задании указывается ответственный исполнитель. Ответственный исполнитель назначается из числа руководящих работников администрации.

Если в задании (резолюции) указано несколько исполнителей, то указанный в задании (резолюции) первый исполнитель является главным организатором по выполнению задания в целом и имеет право созывать соисполнителей с целью организации работы и требовать от них исполнения задания в срок, либо соисполнители направляют свое мнение в письменной форме ответственному исполнителю, который, обобщая материалы соисполнителей, формирует окончательное заключение по полученному заданию.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений в равной мере несут все исполнители, которые указаны в задании (резолюции).

Документы, указанные в "Перечне документов, подлежащих обязательному контролю" (прилагается), подлежат обязательной постановке на контроль.

По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.

Срок исполнения документов исчисляется:

- входящего документа - с момента поступления его в администрацию;

- распорядительных документов - со дня их издания;

- протокольного решения, поручения - со дня проведения мероприятия.

Документы, поставленные на контроль, поступают в группу по контролю за исполнением принимаемых постановлений и распоряжений управления делопроизводства, где осуществляются следующие операции:

- учет контролируемых документов и заданий;

- проставление на документе штампа "Взято на контроль" и пометки "К" на контролируемых заданиях;

- постановка документа на машинный (автоматизированный) и ручной контроль.

Машинный контроль осуществляется с помощью ЭВМ за документами (заданиями), срок исполнения которых более 7 дней.

Ручной контроль осуществляется за документами, срок исполнения которых менее 7 дней.

Контролируемые документы после обработки в группе по контролю за исполнением принимаемых постановлений и распоряжений через канцелярию направляются в структурные подразделения, где учитываются ответственными за исполнительскую дисциплину.

При получении контролируемых документов ответственный за исполнительскую дисциплину передает документ непосредственному исполнителю после наложения на него руководителем резолюции.

Если выполнить задание в срок (по объективной причине) невозможно, то отменить задание или перенести сроки исполнения имеет право только руководитель, который поставил документ на контроль.

При этом не менее, чем за 3 дня до истечения указанного срока, ответственным исполнителем оформляется служебная записка на имя руководителя, который поставил документ на контроль.

Резолюцией руководителя на служебной записке переносятся сроки и для соисполнителей по последующим этапам исполнения документа.

Документы и поручения считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу который снимает их с контроля.

В докладах, информации, письме о выполнении поручения, резолюции должны быть отражены конкретные результаты исполнения документа и содержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной или письменной) дан ответ.

Доклады, информации, письма о выполнении поручения, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.

О выполнении заданий и поручений содержащихся в постановлениях и распоряжениях главы администрации непосредственный исполнитель отчитывается перед ответственным за проверку исполнения. Ответственным за их исполнение является руководитель, на которого возложен контроль за исполнением названного документа.

В случае принятия отчета по выполнению задания ответственный за проверку исполнения расписывается в контрольной карточке у непосредственного исполнителя.

При выполнении всех заданий контролируемого постановления или распоряжения помощник заместителя главы, на которого возложен контроль, готовит служебную записку на имя главы администрации с предложением о снятии данного документа с контроля, которую согласовывает с контрольным управлением администрации области. Записка вместе с контрольным делом (в котором сформированы все документы (само постановление, контрольная карточка, справки, информации и другие материалы) подписывается соответствующим заместителем главы администрации и направляется главе администрации для принятия решения.

Решения о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений принимают глава администрации или заместитель главы администрации - госсекретарь визированием или выпуском распоряжения.

В деле организации исполнения используется система упреждающего контроля. Заблаговременно предоставляется информация руководству администрации о принятых мерах по исполнению поручений, с последующим докладом в установленные сроки об итогах проделанной работы. Осуществляется контроль на этапе организации исполнения до окончания установленного срока. При подготовке проектов постановлений, распоряжений главы администрации области, к ним как правило, прилагаются планы первоочередных мер по их реализации.

На постоянный контроль ставятся наиболее значимые документы, областные целевые и комплексные программы. Для долгосрочных документов устанавливаются даты промежуточного контроля. По наиболее важным проблемам проводится контроль на месте, не ограничиваясь анализом получаемой информации.

К заседаниям коллегии администрации практикуется регулярная подготовка информационных материалов о ходе выполнения тех или иных поручений. На заседаниях коллегии заслушиваются отчеты руководителей органов исполнительной власти и должностных лиц о ходе исполнения поручений и состоянии исполнительской дисциплины.

Руководители подразделений администрации систематически анализируют состояние исполнения контролируемых поручений, документов, на 5 число каждого месяца представляют в группу по контролю за исполнением принимаемых постановлений и распоряжений управления делопроизводства информацию о ходе исполнения документов.

Группа по контролю за исполнением принимаемых постановлений и распоряжений управления делопроизводства на 10 число каждого месяца представляет информацию главе администрации о состоянии исполнения документов в секретариатах, департаментах, управлениях, комитетах, отделах администрации. Аналитические материалы по данным вопросам регулярно выносятся на обсуждение коллегии.

Анализ исполнения документов ежемесячно представляется заместителю главы администрации - госсекретарю для принятия соответствующих решений.

Организация контроля за исполнением федерального законодательства

Порядок работы с правовыми актами федеральных органов государственной власти в администрации области определяется постановлением главы администрации области от 19 апреля 1996 года N 207.

Под правовыми актами федеральных органов государственной власти применительно к целям настоящего Порядка понимают федеральные законы, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания РФ, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, Министерства труда РФ, принятые и зарегистрированные в установленном порядке, а также проекты указанных актов, направленные в администрацию области для согласования, предложений и замечаний.

Поступившие в администрацию области указанные документы регистрируются управлением делопроизводства в первоочередном порядке и передаются в государственноправовое управление, где определяются основные направления их исполнения, которые рекомендуются главе администрации области в виде проектов резолюций.

В необходимых случаях проводится экспертно-правовой анализ поступивших проектов нормативно-правовых актов.

Документы с проектами резолюций немедленно передаются государственно-правовым управлением помощнику главы администрации области, который направляет их главе администрации области.

Глава администрации области рассматривает документы и определяет порядок их исполнения и контроля посредством подписания резолюции, после чего они через помощника главы администрации возвращаются в государственно-правовое управление для организации исполнения и контроля.

Государственно-правовое управление согласно резолюции передает документы в соответствующие секретариаты заместителей главы администрации области и структурные подразделения и органы администрации области, где производится отметка о начале их исполнения.

Заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений и органов администрации области путем резолюций, указаний и поручений определяют порядок работы с федеральными актами, конкретных исполнителей, необходимость доведения их до сведения подчиненных работников или курируемых подразделений и органов и несут персональную ответственность за качественное и своевременное их исполнение.

Заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений и органов обязаны в установленный срок исполнить поступившие документы согласно имеющимся резолюциям главы администрации области. Работа с документами рамками содержащихся в резолюциях предписаний не ограничивается.

Предложения о внесении изменений в порядок и сроки исполнения федеральных актов направляются в государственно-правовое управление вместе с документом в виде мотивированного ходатайства не позднее 3-х дней до истечения срока исполнения документа. На основании ходатайства может быть подготовлен соответствующий проект дополнительной резолюции к документу, который немедленно направляется главе администрации области для рассмотрения и принятия решения.

Срок исполнения федеральных актов исчисляется в календарных днях с даты поступления в соответствующий секретариат или структурное подразделение, орган администрации.

Срок исполнения документа, если он не определен в резолюции или в тексте самого документа, устанавливается не более одного месяца со дня регистрации документа.

В случае направления документа только для ознакомления или для сведения срок работы с ним в секретариатах, подразделениях и органах администрации области не должен превышать трех рабочих дней.

Порядок исполнения документов несколькими исполнителями определяется непосредственно ответственным исполнителем самостоятельно или путем согласования между исполнителями.

Материалы по результатам исполнения документов либо данные о фактическом их исполнении направляются секретариатами и структурными подразделениями и органами администрации области в государственно-правовое управление, где определяется дальнейшее их использование.

О неисполнении документа в течение установленного срока государственно-правовое управление доводит до сведения главы администрации области, что не исключает обязанностей соответствующих должностных лиц по исполнению документа.

Государственно-правовое управление постоянно проводит анализ работы по контролю за исполнением федерального законодательства и ежеквартально письменно информирует об этом главу администрации области и заместителя главы администрации области - госсекретаря.

Настоящий Порядок не распространяется на письма, обращения, запросы и иные документы ненормативного характера, поступающие из федеральных органов власти.

Организация контроля за ходом исполнения поручений
Президента Российской Федерации

Осуществление контроля за выполнением поручений Президента Российской Федерации возлагается на отдел организации исполнения и контроля федерального законодательства и работы с областными законами государственно-правового управления (далее - отдел исполнения и контроля ГПУ).

Прямые поручения Президента РФ, а также указы и распоряжения Президента РФ, содержащие поручения, регистрируются управлением делопроизводства и направляются в государственно-правовое управление для организации исполнения и контроля в порядке, установленном для работы с федеральным законодательством.

В государственно-правовом управлении картотека поручений Президента РФ ведется отдельно.

Работа по организации исполнения и контролю поручений Президента РФ в ГПУ осуществляется в первоочередном порядке.

При подготовке проекта резолюции главы администрации области в ней обязательно указывается, что производится исполнение поручения Президента РФ, а также перечень необходимых мер по исполнению поручения Президента РФ с указанием исполнителей и сроков.

Контролю подлежат поручения, содержащиеся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также прямые поручения главы государства.

Система упреждающего контроля представляет собой совокупность мер по осуществлению поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение своевременного выполнения поручений Президента Российской Федерации.

При организации исполнения поручений Президента Российской Федерации используются следующие меры упреждающего контроля:

- определение средств и методов контроля за своевременным исполнением поручений Президента Российской Федерации, в том числе принятие решений (постановлений, распоряжений, приказов и т.п.), разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений Президента РФ;

- направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений Президента Российской Федерации. В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного выполнения поручений главы государства;

- осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений;

- регулярное заслушивание на оперативных совещаниях, либо специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений;

- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений Президента и внесение предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц;

- введение автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением поручений Президента Российской Федерации.

Исполнитель направляет в отдел исполнения и контроля ГПУ промежуточную информацию о принятых мерах по исполнению поручений главы государства, а также копии организационно-распорядительных документов, принятых во исполнение этого поручения, если срок исполнения поручений определен в течение месяца и более. Если срок исполнения поручения установлен менее месяца и при этом своевременное его исполнение не вызывает сомнения, то промежуточная информация предоставляется по усмотрению исполнителя.

Поручения Президента Российской Федерации рассматриваются безотлагательно и исполняются в указанные в них сроки.

Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц.

Поручения, содержащие в тексте указания "срочно", исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов или с указанием "оперативно" в течение десяти дней, с момента получения поручения исполнителем.

Итоговые справки с отражением конкретных результатов о проделанной работе по выполнению поручений Президента РФ представляются в установленный срок главе администрации области для подготовки доклада Президенту Российской Федерации.

Указанные справки до их представления главе администрации анализируются и обобщаются в отделе исполнения и контроля ГПУ. Справки об исполнении поручений Президента Российской Федерации, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются ГПУ должностным лицам - исполнителям поручений для доработки и повторного представления.

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации Владимирской области от 31 декабря 1997 г. N 861 в подраздел раздела V настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

Работа с областными законами и иными нормативными правовыми
актами, принятыми Законодательным Собранием Владимирской
области

Порядок работы с нормативными правовыми актами, принятыми Законодательным Собранием области в установленном порядке и направленными главе администрации области для подписания и официального опубликования, установлены постановлением главы администрации области от 31 января 1997 года N 44.

Персональную ответственность за качественную и своевременную работу с нормативными правовыми актами, принятыми Законодательным Собранием и поступающими в администрацию области на всех стадиях законодательного процесса, несут заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений и органов.

Контроль за работой по прохождению в администрации области указанных актов осуществляет государственно-правовое управление.

Поступившие в администрацию области областные законы и иные нормативные правовые акты, принятые Законодательным Собранием области в установленном порядке и направленные главе администрации для подписания и официального опубликования либо для внесения замечаний и предложений после первого, второго и последующих чтений, регистрируются управлением делопроизводства в день поступления с оформлением регистрационных карточек и передаются в государственно-правовое управление.

Государственно-правовое управление проводит экспертно-правовой анализ указанных документов, готовит проект резолюции главы администрации области, в которой рекомендуется порядок работы с ними в администрации области.

После рассмотрения областных законов главой администрации, подписания соответствующих резолюций, они передаются в управление делопроизводства, в котором резолюция главы администрации заносится в регистрационные карточки и документы направляются в соответствующие секретариаты заместителей главы администрации области, структурные подразделения и органы, а также государственно-правовое управление, где организуется их исполнение.

При определении главой администрации области нескольких исполнителей закона управлением делопроизводства производится снятие копий, которые одновременно направляются всем исполнителям.

Второй экземпляр регистрационной карточки с отметкой об отправке закона исполнителям направляется управлением делопроизводства в государственно-правовое управление для организации контроля за прохождением закона в структурных подразделениях и органах администрации и своевременным исполнением резолюции главы администрации области.

Заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений и органов определяют дальнейший порядок работы с законом, конкретных исполнителей. Подготовленные ими по результатам рассмотрения замечания, предложения, справки и т.п. направляются через управление делопроизводства в государственно-правовое управление, где они анализируются и обобщаются. Отсутствие замечаний и предложений у исполнителей отражается ими в визе на документе.

Государственно-правовое управление готовит обобщающее заключение, либо проект ответа о возвращении закона в Законодательное Собрание области, которое направляется главе администрации области для принятия окончательного решения по закону. Об отсутствии замечаний и предложений в целом по закону государственно-правовое управление информирует главу администрации посредством соответствующей записи в резолюции.

Подписанный главой администрации области 1-й экземпляр закона области направляется в Законодательное Собрание Владимирской области, оттуда поступают три заверенные копии, которые направляются главе администрации области, заместителю главы администрации области - госсекретарю, в контрольное управление.

В контрольном управлении немедленно готовится проект резолюции главы администрации области, в котором рекомендуются меры организационного порядка по исполнению закона.

Резолюция составляется в соответствии с требованиями, установленными пунктом 3.2 Инструкции по ведению делопроизводства в администрации области.

Печатание резолюций производится машинописным бюро управления делопроизводства в первоочередном порядке.

Проект резолюции главы администрации области включает, как правило, поручения по организации официального опубликования областного закона в установленном порядке, использованию закона в правоприменительной практике, подготовке организационных мер по исполнению закона.

Контроль за исполнением вступивших в силу областных законов, иных нормативных правовых актов в части компетенции администрации области осуществляет контрольное управление администрации области.

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации Владимирской области от 31 декабря 1997 г. N 861 в подраздел раздела V настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

Организация контроля за исполнением поручений главы
администрации области

Организация контроля за исполнением поручений главы администрации области осуществляется секретариатом главы администрации и контрольным управлением администрации области.

Поручение главы администрации области, оформленное специальным бланком или изложенное в резолюции, через секретариат главы администрации, управление делопроизводства направляет в контрольное управление, для регистрации и оформления контрольной карточки и после этого поручение поступает непосредственно исполнителю.

Контроль за исполнением каждого поручения осуществляется работниками контрольного управления путем постоянного контакта с исполнителем, получения достоверной информации от него и других источников.

Работник отдела, осуществляющий контроль за поручением главы, вправе требовать от исполнителей и организаций, задействованных в реализации поручения главы, любой информации, касающейся хода выполнения данного поручения.

Исполнитель, организация, задействованные в реализации поручения главы, обязаны в 3-х дневный срок представить в контрольное управление запрашиваемую необходимую информацию.

На поручения с длительным сроком исполнения заводятся контрольные папки, где фиксируется материал о ходе исполнения поручения, справки промежуточного контроля, мероприятия исполнителя, деловая переписка и т.д.

При выполнении поручения главы администрации исполнителем представляется в контрольное управление письменная итоговая информация.

Работник отдела, отвечающий за данное поручение, имеет право выехать на место, лично удостовериться в исполнении поручения главы администрации, встретиться с исполнителем и заявителем, или запросить необходимую дополнительную информацию.

По истечении срока контроля или полном выполнении поручения на контрольной карточке делается соответствующая пометка: "выполнено", "не выполнено", "частично выполнено", готовится справка главе администрации, где вносится одним из предложений: "снять с контроля", "продлить срок контроля". Также могут вноситься предложения о наложении взысканий на виновных в невыполнении поручений главы администрации.

Отдел контроля 1 раз в полугодие представляет главе администрации и заместителю главы администрации - госсекретарю анализ выполнения поручений с выводами и предложениями по совершенствованию этой работы. Ежегодно по этому вопросу готовится итоговая аналитическая записка.

* * *

Все материалы связанные с обеспечением контроля за исполнением документов в администрации области вносятся в базу данных ЭВМ структурных подразделений (управление делопроизводства, ГПУ, контрольное управление, отдел по обращениям граждан).

Настоящий порядок распространяется на письма, обращения, запросы и иные документы ненормативного характера, поступающие в адрес главы администрации области, по которым делаются соответствующие поручения.

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации Владимирской области от 31 декабря 1997 г. N 861 раздел V настоящего Регламента дополнен подразделом

Организация контроля за исполнением постановлений и распоряжений
главы администрации области

Организация контроля за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации области осуществляется контрольным управлением администрации области.

Управление делопроизводства направляет контрольному управлению копию постановления, распоряжения главы администрации области. В контрольном управлении начальником управления определяются задания и поручения, подлежащие контролю. После чего документы передаются в сектор технического контроля управления делопроизводства для регистрации и постановки на автоматизированный контроль, а со сроками исполнения менее семи дней - на ручной контроль. Сектор технического контроля управления делопроизводства оформляет специальный бланк (контрольная карточка) на контрольные поручения и через канцелярию направляет их в структурные подразделения, где они учитываются ответственными за исполнительскую дисциплину. Копия постановления, распоряжения с контрольными пометками возвращается в контрольное управление.

В контрольном управлении, документы поставленные на контроль, закрепляются за работником, курирующим данное направление. По постановлениям и распоряжениям заводятся контрольные папки.

Контроль за исполнением осуществляет работник управления путем постоянного контакта с исполнителем, изучения состояния дел на месте, получения промежуточной информации, проведения мер упреждающего контроля, анализа итоговой информации.

Он вправе требовать от исполнителей и организаций, задействованных в выполнении документов, информацию, касающуюся хода исполнения принятых решений. Имеет право выехать на место, лично удостовериться в исполнении постановления, распоряжения.

В контрольной папке концентрируются все материалы о ходе исполнения документа, справки промежуточного контроля, мероприятия исполнителя, деловая переписка и другие сведения.

По прошествии месячного срока после принятия постановления, распоряжения или иного срока, установленного в документе, исполнители направляют в контрольное управление представление, справку, информацию о ходе выполнения постановления, распоряжения главы администрации области. Специальный бланк (контрольная карточка) с краткой аннотацией результатов исполнения направляется в сектор технического контроля.

Проекты распоряжений или справки с предложениями о снятии с контроля или продлении сроков исполнения постановлений и распоряжений, направляемые главе администрации или заместителю главы администрации - госсекретарю, согласовываются с контрольным управлением, которое визирует свое согласие со снятием с контроля или продлением срока контроля, или может высказать свои предложения об исполнении постановления, распоряжения.

Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения после регистрации в секторе технического контроля управления делопроизводства доводится до контрольного управления.

После снятия с контроля постановления или распоряжения контрольная папка хранится в контрольном управлении и в последующем передается в архив.

Контрольное управление на 10 число каждого месяца представляет главе администрации информацию о состоянии исполнения документов в секретариатах, департаментах, управлениях, комитетах, отделах администрации.

Один раз в полугодие представляет главе администрации и заместителю главы администрации - госсекретарю анализ выполнения постановлений, распоряжений с выводами и предложениями по совершенствованию этой работы.

VI. Работа с кадрами

В соответствии с Законом "Об основах государственной службы РФ" и Указом Президента РФ от 03.10.94 N 1969 "О мерах по укреплению единой системы исполнительной власти в Российской Федерации" назначение на должности и освобождение от должностей работников аппарата администрации области, руководителей структурных подразделений администрации производит глава администрации области путем издания соответствующего распоряжения. Отбор кандидатов на замещение вакантных должностей осуществляется, как правило, на конкурсной основе.

Материалы по вопросам кадров готовит управление по делам госслужбы администрации совместно с секретариатами главы и заместителей главы администрации области.

Прием на работу в аппарат администрации и в ее департаменты, управления, комитеты и отделы может осуществляться на контрактной основе.

Порядок и особые условия приема на работу в аппарат администрации области определяются в соответствии с Законом "Об основах государственной службы в Российской Федерации" и постановлением главы администрации области от 21.06.93 N 113.

Назначение, перемещение и освобождение работников, входящих в перечень должностей руководителей структурных подразделений администрации области, подлежащих учету, а также работников аппарата администрации области производится по представлениям соответствующих департаментов, управлений, комитетов и отделов.

Указанные подразделения согласовывают кандидатуры с соответствующими заместителями главы администрации области, подготавливают проекты распоряжения о приеме на работу, контракта (если таковой будет заключен с данным работником), визируют их в государственно-правовом управлении и направляют работника в сектор по кадрам управления по делам госслужбы администрации области.

В случае приема на работу в администрацию области по определенной специальности или квалификации без определения должности в конкретном структурном подразделении оформление на работу осуществляется управлением по делам госслужбы.

В сектор по кадрам работник представляет заявление о приеме на работу (с указанием конкретной специальности, квалификации или должности), заполняет личный листок по учету кадров, а также знакомится со специальными требованиями, предъявляемыми к работнику аппарата администрации. Заведующий сектором оформляет на кандидата справку по ознакомлению, делает в ней соответствующую отметку, вносит (если это необходимо) правки в проект распоряжения о назначении и предлагает кандидату на должность пройти у эксперта-психолога тестирование и аттестование.

Начальник управления по делам госслужбы проводит собеседование с работником, знакомит с внутренним трудовым распорядком и регламентом работы аппарата, отражает в справке эти факты и отсутствие препятствий для занятия соответствующей должности кандидатом, либо принятия его на работу по определенной специальности или квалификации. После этого документы передаются руководителю департамента, управления, комитета или отдела аппарата администрации области, в котором предполагается использовать данного кандидата. Руководитель указанного подразделения дает в справке по ознакомлению свое заключение по работнику и направляет его на собеседование ко всем заместителям главы администрации области, в последнюю очередь к курирующему заместителю главы, которые также дают в справке по ознакомлению свое заключение, а затем направляет на окончательную беседу к главе администрации области, который принимает решение о приеме или об отказе в приеме на работу кандидата.

Как правило, заместители главы администрации области проводят собеседование со всеми работниками аппарата администрации, принимаемыми в курируемые ими подразделения, а также руководителями соответствующих структурных подразделений администрации. Глава администрации - с кандидатами на замещение вакантной должности в аппарате администрации области - начиная с уровня ведущего специалиста и выше, а также руководителями и заместителями руководителей структурных подразделениях администрации, являющихся юридическими лицами.

При приеме на работу работник сдает в трехдневный срок в сектор по кадрам все необходимые документы для оформления личного дела (личный листок по учету кадров, автобиографию, копию диплома, фотокарточки 4 х 6 см и 3 х 4 см, медицинское заключение о состоянии здоровья, справку из органов госналогслужбы о представлении сведений об имущественном положении, трудовую книжку), заполняет личную карточку по форме Т-2 и получает удостоверение установленного образца. При оставлении должности в обязательном порядке удостоверение сдается в сектор по кадрам управления по делам государственной службы.

Специалисты и служащие департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации, являющихся юридическими лицами, проходят собеседование с руководителями своих подразделений. Их тестирование и аттестование может проводиться по заявке руководителей указанных структур по согласованию с управлением по делам госслужбы администрации области. В отдельных случаях кандидатуры могут рассматриваться на заседаниях соответствующих кадровых комиссий, образованных в соответствии с постановлением главы администрации области от 19.11.91 N 52.

При назначении кандидатов на должности личные дела на руководителей департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации, их заместителей, ответственных работников аппарата администрации области оформляются в управлении по делам госслужбы администрации. Руководители структурных подразделений администрации, являющихся юридическими лицами, учитываются в управлении по делам госслужбы списком, для чего в сектор по кадрам управления сообщаются их фамилии. Сектор по кадрам осуществляет формирование резерва на выдвижение на вышестоящие государственные должности государственной службы.

Трудовые книжки на руководителей департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации, их заместителей хранятся по месту их работы. Трудовые книжки на работников аппарата администрации хранятся в управлении по делам госслужбы администрации. Для выявления уровня профессиональной квалификации, соответствия работника требованиям, предъявляемым к занимаемой им должности и выработки рекомендаций по его дальнейшей деятельности в аппарате, департаментах, управлениях, комитетах и отделах администрации проводится аттестация кадров. Порядок проведения аттестации утверждается постановлением главы администрации области.

VII. Повышение профессионального уровня кадрового состава

Подготовка и повышение квалификации работников органов исполнительной власти и местного самоуправления организуется управлением по делам госслужбы администрации по плану, утверждаемому главой администрации области.

Руководящие работники направляются на обучение в Российскую Академию государственной службы при Президенте Российской Федерации, Волго-Вятскую Академию госслужбы и Bладимирский филиал Российской академии государственной службы при Президенте РФ.

Направление на учебу работников администрации осуществляется по представлениям руководителей структурных подразделений, согласованным с соответствующими заместителями главы администрации области, заместителем главы администрации области - госсекретарем и оформляется распоряжением главы администрации.

На работников, рекомендуемых на обучение в данные учебные заведения, в управление по делам госслужбы представляются следующие документы:

1. Направление руководителей структурного подразделения администрации области, руководителей органов местного самоуправления.

2. Заявление на имя ректора с указанием формы обучения и специальности.

Подбор кандидатур для напрвления на обучение в Российскую Академию государственной службы при Презитенте Российской Федерации и Волго-Вятскую Академию госслужбы осуществляется в марте-апреле, во Владимирский филиал Российской академии государственной службы - в августе-сентябре ежегодно.

Направление на краткосрочные курсы повышения квалификации осуществляется на основании вызовов учебных заведений, соответствующих министерств и ведомств по согласованию с соответствующими заместителями главы администрации области и заместителем главы администрациирации области - госсекретарем. Комплектует группы управление по делам госслужбы.

В целях упорядочения процесса подготовки и переподготовки кадров департаменты, управления, комитеты и отделы не позднее декабря ежегодно составляют планы учебы на год. После согласования с заместителями главы планы обобщаются управлением по делам госслужбы и вносятся на утверждение главы администрации области.

В администрации области проведение семинаров осуществляется на базе выделенного для этих целей учебного кабинета, оснащенного специализированным оборудованием.

VIII. Оформление материалов на поощрение, вручение наград

Для рассмотрения вопроса о поощрении работников - награждении Почетной грамотой, денежной премией, ценным подарком, выражении благодарности предприятия, организации, учреждения по согласованию с органами местного самоуправления через курирующих заместителей главы администрации области, представляют в управление по делам госслужбы письмо-ходатайство с указанием конкретных заслуг и вида поощрения, к которому представляется работник.

Оформление постановления, Почетной грамоты, благодарственного письма в 10-дневный срок после получения письма-ходатайства возлагается на сектор государственных наград управления по делам государственной службы.

Все подготовленные материалы по поощрению государственными наградами, Почетной грамотой администрации, денежной премией, ценным подарком, вынесению благодарности визируются в управлении по делам госслужбы, заместителем главы администрации области - госсекретарем и направляются на подпись главе администрации, а в его отсутствие исполняющему его обязанности заместителю главы администрации области.

После принятия постановления о награждении вручение наград осуществляется главой администрации области, либо в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности главы администрации области, либо иным лицом по поручению главы администрации области.

Один экземпляр принятого документа о награждении направляется в управление по делам госслужбы администрации, которое осуществляет персональный учет награжденных.

IX. Оформление материалов для представления к награждению
орденами, медалями, присвоению почетных званий Российской
Федерации и вручение наград

В соответствии с Указами Президента РФ от 11.06.95 N 554 "О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации от 30.12.95 N 1341 "Об установлении почетных званий Российской Федерации, утверждении положений о почетных званиях и описании нагрудного знака к почетным званиям Российской Федерации", от 25.11.94 N 2119 "Об утверждении форм наградного листа для представления к награждению государственными наградами Российской Федерации" ходатайства о награждении государственными наградами возбуждаются в коллективах предприятий, учреждений, организаций государственной, муниципальной, частной и иных форм собственности, либо органами местного самоуправления. Органы местного самоуправления сельских поселений, руководители предприятий, учреждений, организаций после согласования с органами местного самоуправления районов, городов, направляют ходатайства о награждении главе администрации области или по согласованию с главой администрации области в федеральные органы государственной власти.

Повторное представление к ордену, медали за новые заслуги возможно не ранее, чем через 3 года после предыдущего награждения государственной наградой, за исключением награждения за совершение героического подвига, проявленные мужество, смелость и отвагу.

Повторное награждение одноименными государственными наградами не производится, кроме наград, имеющих степени, и награждения за проявленные мужество, смелость и отвагу.

Государственные награды вручаются в торжественной обстановке. Одновременно награжденному выдается удостоверение к государственной награде.

По поручению Президента Российской Федерации и от его имени награды могут вручать глава администрации области, председатель Законодательного Собрания области, их заместители, полномочный представитель Президента Pоссийской Федерации.

Порядок возбуждения ходатайств о награждении государственными наградами военнослужащих, гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации, сотрудников органов внутренних дел, работников органов прокуратуры, таможенной службы и налоговой полиции определяется соответствующими федеральными органами исполнительной власти. Порядок возбуждения ходатайств о награждении государственными наградами судей определяется Конституционным судом Российской Федерации, Верховным судом и Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

В администрацию области в 2-х экземплярах направляются наградные листы утвержденной формы и письма-ходатайства на имя главы администрации области, а также согласования с федеральными органами исполнительной власти в письменной форме.

Организационно-техническую работу по подготовке материалов к награждению орденами, медалями Российской Федерации и присвоению Почетных званий Российской Федерации, организацию и проведение вручения наград, подготовку материалов к отчетам в Управление Президента Российской Федерации по государственным наградам обеспечивает управление по делам госслужбы администрации области (сектор государственных наград) в следующем порядке:

- после получения материалов о награждении государственными наградами управление в течение одного месяца со дня получения проверяет правильность оформления ии;

- ордена, медали, нагрудные знаки и удостоверения к ним, поступающие из орденской кладовой Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам, оприходованные в кассе бухгалтерии администрации области, управление получает по разрешению заместителя главы администрации области - госсекретаря;

- при получении Указов о награждении, присвоении почетных званий Российской Федерации, орденов, медалей, нагрудных знаков, удостоверений управление организует заполнение удостоверений и учетных карточек награжденных;

- о произведенном вручении государственных наград управление в установленные законодательством сроки составляет для Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам протоколы вручения, учетные карточки награжденных.

Управление по делам госслужбы (сектор государственных наград) также:

- ведет учет лиц, награжденных орденами и медалями, и лиц, удостоенных почетных званий Российской Федерации;

- готовит документы о восстановлении в правах на государственные награды, возврате изъятых, выдаче дубликатов государственных наград;

- рассматривает обращения граждан по вопросам награждения, восстановления в правах на награды и выдачи дубликатов наград;

- проверяет документы и готовит постановления о выдачи удостоверений к медали "За доблестный труд в Великой Отечественной войне" труженикам тыла;

- направляет, после подготовки сопроводительных документов, подлежащие возвращению в орденскую кладовую Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам оприходованные в кассе администрации области награды умерших награжденных, не имеющих наследников;

- организует обмен книжек талонов на право бесплатного проезда Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда и полным кавалерам орденов Славы и Трудовой Славы;

- оказывает методическую помощь работникам городских и районных администраций, ответственных за исполнение наградного законодательства;

- выдает гражданам справки о награждении государственными наградами Российской Федерации и бывшего Союза ССР

Х. Работа с предложениями, заявлениями и обращениями граждан,
организация личного приема населения

Работу с обращениями граждан, а также организацию личного приема населения организует отдел по обращениям граждан.

Личный прием населения в администрации области организуется отделом по обращениям граждан, а также осуществляется через приемные заместителей главы администрации, руководителей департаментов, управлений, комитетов и отделов. Предварительную запись на прием, учет и регистрацию устных и письменных заявлений, предложений и обращений граждан организует отдел по обращениям граждан.

Письма, поступившие в адрес администрации, направляются в отдел по обращениям граждан канцелярией, затем проверяются на повторность поступления, изучаются и регистрируются сотрудниками отдела. После доклада главе администрации или его заместителям для принятия мер и организации проверки изложенных фактов письма и заявления граждан направляются в соответствующие организации.

Письма и заявления граждан, по которым необходимо безотлагательное вмешательство, рассматриваются непосредственно работниками отдела по обращениям граждан с выездом на место. Предложения, заявления и обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Ответы на письма и заявления граждан визируются исполнителем, подписываются главой администрации или его заместителями.

Отдел по обращениям граждан осуществляет повседневный контроль за сроками и правильностью рассмотрения поступающих в адрес администрации заявлений, писем и обращений населения и не реже одного раза в квартал представляет заместителю главы администрации - госсекретарю аналитический доклад о проведенной работе.

Отдел по обращениям граждан осуществляет свою работу во взаимодействии с другими структурными подразделениями администрации, оказывает помощь органам местного самоуправления в работе с заявлениями и обращениями граждан.

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации Владимирской области от 23 марта 1998 г. N 172 в раздел XI настоящего регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

ХI. Ведение делопроизводства в аппарате администрации области

Делопроизводство в администрации области осуществляется в соответствии с инструкцией о делопроизводстве, утвержденной постановлением главы администрации области от 14.02.96 N 90.

Ответственность за состояние делопроизводства и сохранность исполненных документов возлагается на управление делопроизводства.

Ответственность за исполнение документов, находящихся в секретариатах и других подразделениях аппарата, возлагается на соответствующих помощников главы и заместителей главы администрации.

Вся поступающая в администрацию корреспонденция регистрируется централизованно канцелярией управления делопроизводства с заполнением двух карточек установленной формы. Первый экземпляр карточки помещается в справочную картотеку канцелярии, второй - с визой главы, внесенной в карточку работником канцелярии, вместе с документами направляется в соответствующий секретариат или в другие подразделения аппарата под расписку. Исходящая корреспонденция регистрируется с заполнением одной карточки.

Срок на прохождение документа с момента регистрации его в канцелярии до непосредственного исполнителя не должен превышать двух дней (исключая выходные и праздничные дни).

Переданные в секретариаты документы рассматриваются помощниками, которые готовят по ним предложения и докладывают соответственно главе и заместителям главы администрации. На документах, которые подлежат контролю, проставляется в регистрационной карточке контрольный штамп. По документам, подлежащим отправке, делается отметка в карточке, кому и когда направлен документ, переносится резолюция руководителя. Контрольные карточки помещаются в контрольную картотеку по срокам исполнения. Карточки на исполненные документы помещаются в картотеку, где они систематизируются по наименованиям корреспондентов. Срок исполнения любых документов не должен превышать месяца. Подготовленная для отправки корреспонденция передается в канцелярию.

Дата и регистрируемый номер являются обязательным реквизитом документов.

Право подписи документа, направляемого из администрации области в вышестоящие федеральные органы, имеет только глава администрации области или заместитель, исполняющий его обязанности.

Заместители главы администрации имеют право подписи документов, направляемых в структурные подразделения федеральных органов по направлению своей деятельности.

Документы, поступающие из вышестоящих органов, регистрируются в канцелярии на карточках с зеленой полосой.

На Федеральные законы, Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ составляются регистрационные карточки в четырех экземплярах: один экземпляр - для справочной картотеки канцелярии, остальные экземпляры - для контрольно-справочных картотек государственно-правового управления и секретариатов главы и заместителей главы администрации.

Все документы после рассмотрения главой или лицом, замещающим главу администрации, возвращаются в канцелярию для внесения резолюции в карточки, а затем направляются в секретариаты и государственно-правовое управление на исполнение согласно резолюции.

В постановлениях и распоряжениях главы администрации области должен указываться срок вступления их в силу. В случаях отсутствия такого указания постановления и распоряжения вступают в силу с момента их подписания.

Постановления и распоряжения главы администрации нормативного характера, а также затрагивающие интересы граждан, вступают в силу после опубликования их в газетах "Владимирские ведомости", "Призыв" или другом уполномоченном издании. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется с обязательной отметкой в регистрационной карточке, только через канцелярию.

Копии писем и исполненные документы сдаются в канцелярию для направления их в дела на хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Отправка всей корреспонденции из администрации области производится только через канцелярию управления делопроизводства. Названная корреспонденция сдается в канцелярию до 14 часов. Срочная корреспонденция передается для отправки немедленно.

До 5 числа каждого месяца управление делопроизводства составляет итоги документооборота.

Секретное делопроизводство в аппарате администрации области осуществляется в соответствии с правительственной инструкцией.

На Законы Владимирской области, решения Законодательного Собрания Владимирской области составляются регистрационные карточки в трех экземплярах: один - для справочной картотеки канцелярии, один - для контрольно-справочной картотеки государственно-правового управления, один экземпляр - для контрольного управления.

XII. Организация машинописных и копировально-множительных работ

Передаваемые в машинописное бюро для печатания документы оформляются с учетом требований инструкции о делопроизводстве в аппарате администрации области.

Документы должны быть тщательно отредактированы и написаны разборчиво. Материалы с большим количеством исправлений к печатанию не принимаются.

Документы небольшого объема печатаются в секретариатах.

Протоколированием, в необходимых случаях магнитофонной записью, обеспечиваются заседания коллегии администрации, совещания и семинары, проводимые главой или заместителями главы администрации.

Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть отпечатаны на белой бумаге четким черным шрифтом.

Исполнитель несет ответственность за редактирование текстов, изъятие из него не подлежащих опубликованию сведений.

Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют секретариаты главы, заместителей главы администрации, руководители структурных подразделений, которые несут ответственность за содержание и качество документов. Необходимость размножения документов и тираж согласовывается с управлением делопроизводства.

Учет печатно-множительных материалов, количества размноженных экземпляров ведется в журналах машинописного и копировально-множительного бюро.

XIII. Выезды в служебные командировки

Командирование работников аппарата администрации области производится с разрешения главы администрации, во время его отсутствия - исполняющего обязанности главы администрации и заместителя главы администрации - госсекретаря. Выезд за границу осуществляется в соответствии с постановлением главы администрации области от 20.05.96 N 245.

В целях упорядочения выезда работников органов исполнительной власти за границу руководители департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации области согласовывают выезды работников аппарата за границу (исключая выезды в период нахождения в очередном отпуске) с главой администрации с оформлением соответствующих постановлений или распоряжений.

Руководители департаментов, управлений, комитетов и отделов, главы местного самоуправления городов и районов области, а также их заместители при выезде за границу по служебным делам представляют в срок не позднее чем за 10 дней до поездки в департамент внешних экономических связей и туризма администрации области информацию о цели командировки и в недельный срок после возвращения об итогах поездки, а также информируют департамент внешних экономических связей и туризма о зарубежных делегациях, прибывающих в область по линии подведомственных им служб.

Заместители главы администрации области сообщают в департамент внешних экономических связей и туризма о предстоящих выездах в заграничную командировку и целях поездки в срок не позднее 5 дней до начала командировки и в срок до 10 дней после окончания - об итогах визита.

Департамент внешних экономических связей и туризма представляет необходимую информацию о стране пребывания, а также предложения по развитию торгово-экономических и культурных связей между Владимирской областью и страной командирования.

XIV. О предоставлении отпусков руководителям департаментов,
управлений, комитетов и отделов администрации, работникам
аппарата администрации области, главам местного
самоуправления городов и районов

В декабре управлением по делам госслужбы ежегодно составляется на наступающий год график отпусков указанных руководящих работников, который согласовывается или утверждается главой администрации области.

График отпусков работников аппарата администрации области составляется руководителем подразделения и согласовывается с соответствующим заместителем главы администрации области. Распоряжение о предоставлении отпусков персонально работникам подписывает глава администрации области, либо лицо, его замещающее.

Право предоставления отпусков работникам аппарата администрации области делегируется также заместителю главы администрации - госсекретарю за исключением права предоставлять отпуска заместителям главы, руководителям департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации области.

Заместителю главы - госсекретарю администрации области также предоставляется право подписи по вопросам оказания материальной помощи, предоставления очередных, учебных, кратковременных отпусков специалистам и служащим департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации области.

Перенос времени отпуска, указанного в графике, допускается в исключительных случаях с разрешения главы администрации или заместителя главы администрации области - госсекретаря. Изменения и учет отпусков проводит управление по делам госслужбы администрации области.

Для запроса путевок на санаторное лечение медицинские справки предоставляются в управление социально-хозяйственного обеспечения за 35-40 дней до начала месяца, в котором предоставляется отпуск.

XV. Организация дежурств в администрации области

При возникновении чрезвычайных ситуаций на территории области в администрации области организуется круглосуточное дежурство по утвержденным графикам. Ответственными дежурными назначаются руководящие работники аппарата, структурных подразделений администрации области.

График и инструкцию о порядке дежурства утверждает глава администрации или заместитель главы администрации области - госсекретарь.

Заступающий на дежурство должен принять от предыдущего дежурного или референта главы администрации: инструкцию, пакет в опечатанном виде, телефонные справочники и другие документы согласно описи.

В книге приема и сдачи дежурства делается подробная запись о сообщениях, поступивших за время дежурства, принятых мерах по ликвидации чрезвычайных ситуаций. Дежурный в своей работе руководствуется инструкцией.

В обычные дни дежурство осуществляется ответственными работниками администрации, руководителями департаментов, управлений, комитетов и отделов по месту работы и на дому по утвержденным главой администрации или заместителем главы - госсекретарем графикам дежурств. График составляет и вносит на утверждение управление по делам госслужбы.

В целях обеспечения условий для оперативного и своевременного решения возникающих в чрезвычайных ситуациях проблем в выходные и праздничные дни (паводки, лесные пожары, крупные аварии и т.д.) департаменты, управления, комитеты, отделы, администрации городов и районов предоставляют в управление по делам госслужбы администрации области сведения о возможных местах пребывания руководителей департаментов, управлений, комитетов, отделов, глав местного самоуправления городов и районов (дача, гараж, какой-либо населенный пункт, близкие родственники и т.д.) с указанием их адресов и номеров телефонов (при наличии последних).

XVI. Режим работы аппарата администрации области

В зданиях администрации области, ее структурных подразделениях осуществляется пропускной режим в соответствии с утвержденной инструкцией.

В целях более рационального использования рабочего времени работниками аппарата администрации области режим работы устанавливается с 8 часов 30 минут до 17.00 часов с перерывом на обед с 12.00 часов до 12 час. 30 мин. Рабочий день является ненормированным.

Заместители главы администрации, руководители департаментов, управлений, комитетов и отделов обеспечивают неукоснительное выполнение должностных обязанностей и соблюдение режима работы всеми работниками подведомственных структурных подразделений. Все выходы работников из административных зданий в другие учреждения и организации фиксируются в соответствующих журналах.

На управление по делам госслужбы возлагается информирование и внесение предложений, руководству администрации области по депремированию работников и сокращению штатов структурных подразделений администрации, не соблюдающих установленный режим работы.

Приложение

Перечень
документов, подлежащих обязательному контролю

Поручения и письма Правительства Российской Федерации:

- 3 дня с пометкой "срочно";

- 10 дней или к указанному в них сроку; Законы Владимирской области и решения Законодательного Собрания:

- согласно регламенту Законодательного Собрания.

Постановления, распоряжения администрации области:

- согласно указанному в них сроку. Запросы членов Совета Федерации, депутатов Госдумы Федерального Собрания РФ и депутатов Законодательного Собрания области по их депутатской деятельности;

- до 15 дней со дня их получения или в иной, установленный срок. Заявления и обращения членов Совета Федерации, депутатов Госдумы Федерального Собрания РФ и депутатов Законодательного Собрания области;

- безотлагательно - по обращениям, не требующим дополнительного изучения и проверки;

- в случае необходимости проведения дополнительной проверки обращения депутат извещается об этом в 3-х дневный срок;

- окончательный ответ представляется депутату не позднее 20 дней со дня получения обращения депутата;

Письма - запросы и письма - поручения вышестоящих учреждений и организаций (министерств и ведомств):

- 10 дней или согласно сроку, указанному в тексте письма или резолюции руководства администрации.

Письма учреждений, организаций и предприятий:

- 30 дней или согласно сроку, указанному в резолюции руководства администрации.

Предложения, заявления и обращения граждан (контроль осуществляется отделом по обращениям граждан администрации области):

- безотлагательно - не требующие дополнительного изучения и проверки, но не позднее 15 дней со дня поступления;

- до 1 месяца - в случае проверки или дополнительного изучения вопроса.

Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы:

- до 5 дней или к указанному в них сроку.

Примечание: Если вопросы, изложенные в документах, не представляется возможным решить в указанные сроки, корреспонденту должно быть направлено сообщение о причинах задержки решения вопросов и сроках окончательного ответа.