Приложение N 1. Положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии по подготовке и передаче документов администрации области на хранение в архив

Приложение N 1

к постановлению

Губернатора Владимирской области

от 20 февраля 2004 г. N 130

Положение
о постоянно действующей центральной экспертной комиссии
по подготовке и передаче документов администрации области
на хранение в архив

I. Общие положения

1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее Комиссия) создается для:

- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Владимирской области, включая управленческую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации области;

- осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений администрации области.

1.2. В своей работе Комиссия руководствуется "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Законом Владимирской области "Об Архивном фонде Владимирской области и архивах", постановлениями и распоряжениями Губернатора области, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, Государственного архива Владимирской области и настоящим Положением.

1.3. Комиссия возглавляется председателем, первым заместителем Губернатора области - госсекретарем. Секретарем комиссии является начальник управления делопроизводства. В состав Комиссии входят заместитель председателя Комиссии и члены Комиссии из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений и облгосархива.

II. Основные задачи комиссии

Основными задачами Комиссии являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

III. Основные функции комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с управлением делопроизводства, архивным отделом, а также экспертными комиссиями структурных подразделений работу по ежегодному отбору документов администрации области для дальнейшего хранения и выделению документов к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Рассматривает и утверждает предварительно согласованные с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела администрации области:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, документов со сроками хранения 10 лет и более;

- сводную номенклатуру дел администрации области;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4. Совместно с управлением делопроизводства проводит для сотрудников администрации консультации по вопросам работы с документами.

IV. Права комиссии

Комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам администрации области по вопросам:

- разработки номенклатуры дел и формирования дел;

- экспертизы ценности документов;

- розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;

- упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений:

- о ходе подготовки документов к архивному хранению;

- об условиях хранения и обеспечения сохранности документов;

- о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений администрации области, представителей учреждений архивной службы области.

4.5. Информировать руководство администрации области по вопросам, относящимся к компетенции Комиссии.

4.6. В установленном порядке представлять администрацию области в органах Государственной архивной службы России.

4.7. Председатель, заместитель и секретарь Комиссии имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

V. Организация работы комиссии

5.1. Комиссия работает во взаимодействии с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела администрации области.

5.2. Комиссия работает по годовому плану, утвержденному председателем Комиссии.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.4. Заседание Комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее 2/3 ее состава. Решение Комиссии считается принятым, если за него проголосовало более половины членов Комиссии от числа присутствующих.

5.5. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений осуществляется секретарем Комиссии.