Приложение. Положение об архивном управлении администрации Александровского района Владимирской области

Приложение

к постановлению

главы Александровского района

Владимирской области

от 1 октября 2007 г. N 2854

Положение
об архивном управлении администрации
Александровского района Владимирской области

1. Общие положения

1.1. Администрация Александровского района в целях эффективной организации архивного дела реализует полномочия по:

формированию и содержанию муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений;

обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своей структуре архивное управление, выполняющее функции муниципального архива.

1.3. Управление является самостоятельным структурным подразделением администрации района без образования юридического лица, имеет печать и угловой штамп со своим наименованием.

1.4. Управление функционально подчиняется заместителю Главы района по управлению и работе с населением.

1.5. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Владимирской области, Уставом Александровского района, постановлениями и распоряжениями Главы района, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, архивного департамента администрации области и настоящим положением.

1.6. Положение об управлении утверждается Главой Александровского района. В положении закрепляются организационно-правовой статус управления, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение управления осуществляется за счет средств бюджета района.

1.8. Администрация предоставляет управлению помещения, отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов, обеспечивает его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче помещения, в котором размещено архивное управление, другим организациям, администрация должна принять решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения архивных документов помещения.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями архивного управления являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

хранение и учет документов, принятых в управление;

представление в установленном порядке учетных данных в архивный департамент администрации области;

проведение мероприятий по созданию нормативных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

подготовка, представление администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в управлении.

2.1.1. Управление обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Владимирской области, в т.ч. образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность в т.ч. личного происхождения, входящих в состав архивного фонда Владимирской области;

документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории района;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды управления;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Документы действующих организаций негосударственной формы собственности, а также граждан, поступают на хранение в управление в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и управлением, действующим от имени администрации района при наличии доверенности.

2.2. Комплектование управления архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение для района, в.ч.:

составление списков организаций-источников комплектования управления, утверждаемых администрацией района после согласования с архивным департаментом администрации области, систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в управление.

2.3. Взаимодействие с организациями - источниками комплектования:

участие в проведении проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов;

ведение в установленном порядке учета документов, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования;

рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования управления и инструкций по делопроизводству (в части работы с архивными документами);

рассмотрение и представление в архивный департамент администрации области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

рассмотрение и представление на согласование описей дел по личному составу;

изучение и обобщение практики работы архивов организаций, распространение их положительного опыта;

оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам: формирования дел, отбору документов в состав Архивного фонда Владимирской области и подготовке их к передаче на постоянное хранение, упорядочению документов по личному составу;

оказание методической и практической помощи в повышении квалификации работников архивов.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов управления по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикационная деятельность;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений, прием граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам управления, автоматизированных и информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3. Права

Архивному управлению для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию управления.

3.2. Вносить на рассмотрение администрации района и архивного департамента администрации области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в управлении, совершенствованию работы архивов организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией района вопросов архивного дела, готовить по ним проекты нормативно-правовых документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их формы собственности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их формы собственности, требований федерального и областного законодательства об архивном деле, правил хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов организаций.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Направлять своего представителя в состав ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить вопрос перед архивным департаментом администрации Владимирской области о привлечении руководителей организаций, независимо от их формы собственности, а также физических лиц, к административной и иной установленной законодательными и другими правовыми актами Российской Федерации ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.

4. Организация работы

4.1. Архивное управление возглавляет начальник. Начальник и специалисты отдела являются муниципальными служащими.

Начальник управления назначается на должность и освобождается от должности Главой района.

При смене начальника управления прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей архивного департамента администрации области. Акт приема-передачи утверждается Главой района.

4.2. Начальник управления:

4.2.1. Организует деятельность управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач и функций;

распределяет обязанности между работниками управления.

4.2.2. Отчитывается о работе управления и состоянии архивного дела перед администрацией района и в установленном порядке - перед архивным департаментом администрации области.

4.3. Деятельность управления организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией с учетом рекомендаций архивного департамента администрации области.

4.4. Реорганизация управления осуществляется Главой района в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации управления передаются учреждению-правопреемнику.