Приложение. Регламент администрации Гороховецкого района по рассмотрению обращений граждан

Приложение

к постановлению

главы Гороховецкого района

Владимирской области

от 1 апреля 2008 г. N 373

Регламент
администрации Гороховецкого района по рассмотрению обращений граждан

1. Общие положения

1.1. Регламент администрации Гороховецкого района по рассмотрению обращений граждан (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан и определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, а также правила ведения делопроизводства по обращениям граждан (далее - обращений) в администрации района.

1.2. Работа по рассмотрению обращений в администрации района организуется заведующим сектором по обращениям граждан и делопроизводству общего отдела администрации района в соответствии с:

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- постановлением главы Гороховецкого района от 09.02.2006 N 136 "О регламенте работы администрации Гороховецкого района";

- постановлением главы Гороховецкого района от 05.08.2003 N 953 "Об инструкции по работе с документами в администрации Гороховецкого района".

1.3. Работа по рассмотрению обращений включает рассмотрение письменных обращений и устных обращений, поступивших в ходе личного приема.

1.4. Заведующий сектором по обращениям граждан и делопроизводству при рассмотрении обращений осуществляет взаимодействие с органами местного самоуправления муниципальных образований, имеющих статус сельских поселений, заместителями главы администрации района, органами и структурными подразделениями администрации района, государственными органами и иными организациями.

1.5. Информация о работе по рассмотрению обращений представляется:

- непосредственно в здании администрации района;

- с использованием средств массовой информации, телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационных системах общего пользования.

1.6. Местонахождение администрации Гороховецкого района: Ленина ул., д.93, г.Гороховец, Владимирская обл., 601480, телефон для справок: 8 (49238) 2-28-10. Адрес электронной почты: goroxr@ avo.ru.

1.7 Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.

2. Порядок рассмотрения обращений

2.1. Работа с обращениями включает в себя:

- прием и первичная обработка обращений;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в администрации района;

- личный прием граждан;

- постановка обращений на контроль;

- оформление ответов на обращения;

- представление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.

2.2. Прием и первичная обработка обращений

2.2.1. Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать либо наименование исполнительного органа местного самоуправления - администрация Гороховецкого района, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

2.2.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, по телеграфу.

2.2.3. Заведующий сектором по обращениям граждан и делопроизводству:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие письма;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов;

- при приеме письменных обращений непосредственно от граждан по просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре обращения ставится отметка с указанием даты приема обращения и подпись принявшего обращение;

2.2.4. Обращения, поступившие в электронном виде на официальный сайт администрации района, принимаются и учитываются в журнале.

2.3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений

2.3.1. Поступившие обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления с использованием автоматизированной системы "Документооборот. Обращения граждан" (далее - ДОГ).

2.3.2. Регистрация обращений осуществляется следующим образом:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера. Если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке системы ДОГ указывается фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, такое обращение считается коллективным. Коллективными считаются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний, митингов.

2.3.3. При аннотировании обращений зав. сектором по обращениям граждан и делопроизводству:

- прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

2.3.4. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений является регистрация в информационной системе ДОГ и подготовка их к передаче на рассмотрение.

2.4. Направление обращений на рассмотрение

2.4.1. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностных лиц, органов и структурных подразделений администрации района, направляется в течение семи дней со дня регистрации по компетенции с одновременным уведомлением гражданина о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

2.4.2. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в течение семи дней со дня регистрации им направляются копии обращения. В случае необходимости администрация района вправе запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

2.4.3. Жалоба не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Если в соответствии с данным запретом жалобу невозможно направить в вышеназванные органы, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

2.4.4. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных обращений должностным лицам или структурным подразделениям администрации района, направление обращений для рассмотрения соответствующим государственным органам, органам местного самоуправления и должностным лицам.

2.5. Рассмотрение обращений в администрации района

2.5.1. Поступившие письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса срок рассмотрения обращения может быть продлен главой района, но не более чем на 30 дней, на основании служебной записки ответственного исполнителя с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

2.5.2. Обращения направляются на рассмотрение в соответствии с резолюцией главы района. Обращения, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются в копиях. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее, чем за семь дней до истечения срока исполнения письма, обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

2.5.3. Должностное лицо, орган или структурное подразделение администрации района, которым поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение ( в том числе с выездом на место);

- запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

2.5.4. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2.5.5. Если в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить данное обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросам и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

2.5.6. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.5.7. Если в письменном обращении содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, может быть принято решение о безосновательности переписки по данному вопросу с уведомлением гражданина, направившего обращение.

2.5.8. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.5.9. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.5.10. Ответ на обращение, поступившее в администрацию района по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

2.5.11. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в администрацию района.

2.5.12. Если в ответе, полученном от государственного органа, органа местного самоуправления и другой организации, рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, а также если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям, информация об окончательном решении вопроса запрашивается вновь.

2.5.13. Результатом рассмотрения обращений является разрешение поставленных в обращениях вопросов и подготовка ответов заявителям.

2.6. Личный прием граждан

2.6.1. Личный прием граждан (далее - личный прием) ведут глава района, заместители главы администрации района, руководители органов и структурных подразделений администрации района.

2.6.2. Непосредственную организацию личного приема в приемной администрации района осуществляет зав. сектором по обращениям граждан и делопроизводству.

2.6.3. Личный прием проводится в соответствии с графиком.

2.6.4. При личном приеме предъявляется документ, удостоверяющий его личность.

2.6.5. Личный прием осуществляется в порядке очередности. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

2.6.6. Зав. сектором по обращениям граждан оформляет карточку личного приема на бумажном носителе с внесением следующих данных: фамилия, имя, отчество, место регистрации, социальное положение, количество обращений, содержание обращения гражданина. По окончании приема сведения о личном приеме вносится в базу данных информационной системы ДОГ.

2.6.7. Повторный прием осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.

2.6.8. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. Письменное обращение, поступившее в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом. В случае если изложенные факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.6.9. По окончании личного приема заявителя информируют о том, какому органу, структурному подразделению администрации района либо должностному лицу будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению. Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию органов, структурных подразделений администрации района или должностных лиц, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

2.6.10. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.6.11. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращения гражданина принимает решение о постановке исполнения поручения по данному обращению на контроль, после чего данные обращения направляются исполнителям.

2.6.12. Результатом личного приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление обращения для рассмотрения в уполномоченный орган, после чего на карточке личного приема главой района проставляется отметка о списании в дело. Затем данная информация регистрируется в базе данных ДОГ.

2.6.13. Материалы личного приема граждан хранятся в течение 5 лет согласно номенклатуре дел администрации района, а затем уничтожаются в установленном порядке.

2.7. Постановка обращений на контроль

2.7.1. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений о рассмотрении обращений Губернатора Владимирской области и его заместителей.

2.7.2. Решение о постановке иных обращений на контроль вправе принять глава района, заместители главы администрации района. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на рассмотрение делается запись: "Подлежит возврату в администрацию района с ответом".

2.7.3. Контроль за осуществлением сроков рассмотрения обращений осуществляет зав. сектором по обращениям граждан и делопроизводству.

2.8. Оформление ответов на обращения

2.8.1. Ответы на поступившие в адрес главы района обращения, а также ответы об исполнении поручений Губернатора Владимирской области и его заместителей о рассмотрении обращений граждан подписывает глава района.

2.8.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы.

2.8.3. В ответе в администрацию Владимирской области должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

2.8.4. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт. Экземпляр данного правового акта направляется заявителю.

2.8.5. Ответы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по работе с документами в администрации Гороховецкого района.

2.8.6. Подлинники обращений граждан в администрацию Владимирской области возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

2.8.7. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

2.8.8. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе; если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

2.8.9. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции.

2.9. Представление информации о ходе рассмотрения обращения

2.9.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.9.2. Информацию по рассмотрению обращений ведет зав. сектором по обращениям граждан и делопроизводству при личном обращении или по телефону.

Информация представляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

Телефонные звонки от заявителей по вопросу получения информации о рассмотрении обращений принимаются ежедневно с 8-00 до 17-00, кроме выходных и праздничных дней.

2.9.3. При получении запроса по телефону зав. сектором по обращениям граждан и делопроизводству:

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку подготавливает ответ.

2.9.4. Во время разговора слова должны произноситься четко, необходимо избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми.

2.9.5. Результатом представления информации при личном обращении гражданина или по телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме

2.9.6. Зав. сектором по обращениям граждан регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы и представляет их заместителю главы администрации района, управляющему делами.

2.10. Порядок и формы контроля за рассмотрением обращений

2.10.1. Контроль за полнотой и качеством работы по рассмотрению обращений включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место) соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента, иных нормативных актов Российской Федерации, Владимирской области и МО Гороховецкий район, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

2.10.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим Регламентом, принятием решений и соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляется органами и структурными подразделениями администрации района, рассматривающими обращения граждан, а также зав. сектором по обращениям граждан и делопроизводству.

2.10.3. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителями органов и структурных подразделений, заместителем главы администрации района, управляющим делами.