Приложение. Регламент работы администрации Селивановского района

Приложение

к постановлению

главы Селивановского района

Владимирской области

от 6 октября 2008 г. N 658

Регламент
работы администрации Селивановского района

I. Общие положения

1. Администрация Селивановского района (далее - администрация района) руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Владимирской области, постановлениями Губернатора Владимирской области, Уставом муниципального образования Селивановский район Владимирской области, постановлениями главы Селивановского района, настоящим Регламентом работы администрации Селивановского района (далее - Регламент).

2. Администрацией района руководит глава района на принципах единоначалия.

Полномочия администрации реализуются непосредственно главой района, через заместителей главы администрации района, руководителей структурных подразделений.

3. Администрация района обладает правами юридического лица, является муниципальным учреждением, образуемым для осуществления управленческих функций и действует на основании общих положений Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" в соответствии с Федеральным законом "О некоммерческих организациях" применительно к учреждениям.

II. Планирование работы

План работы, включающий в себя вопросы, вносимые на заседания коллегии, и перечень иных мероприятий, проводимых администрацией, формируется поквартально по предложениям заместителей главы администрации района, руководителей управлений, комитетов, отделов, которые представляются для обобщения в организационный отдел за 20 дней до начала следующего квартала.

Подготовленный проект плана работы вносится организационным отделом, после согласования с начальником управления делами, на утверждение главе района не позднее, чем за 10 дней до начала следующего квартала. Начальник управления делами осуществляет контроль выполнения плана работы и информирует о его исполнении главу района.

Кроме этого, ежемесячно составляется календарный план работы, который представляет собой свод всех мероприятий, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями, где конкретно указаны ответственные за подготовку и проведение мероприятий и даты проведения мероприятий. Предложения по формированию календарного плана на предстоящий месяц вносятся заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений в организационный отдел администрации района ежемесячно до 20 числа текущего месяца.

Перечень вопросов, вносимых для рассмотрения на заседания коллегии администрации района, утверждается в виде перспективного плана работы на текущий год.

Структурные подразделения администрации района планируют свою работу в соответствии с Положениями о них, учитывая текущие задачи.

III. Порядок подготовки правовых актов главы района

Подготовка проектов документов, вносимых администрацией района для рассмотрения на заседаниях Селивановского районного Совета народных депутатов, осуществляется в порядке, установленном статьей 17 решения районного Совета народных депутатов от 01.02.2006 N 1 "О регламенте Селивановского районного Совета народных депутатов".

Визирование и согласование проектов постановлений и распоряжений главы района, решений, вносимых на рассмотрение Селивановского районного Совета народных депутатов, производится заместителями главы администрации района, руководителями отделов, комитетов и управлений администрации района, как правило, в трехдневный срок.

Срок рассмотрения проектов правовых актов может быть увеличен до 5 рабочих дней по согласованию между сторонами, вносящей и визирующей данный проект.

Контроль прохождения правового акта осуществляет автор вносимого проекта.

Постановления и распоряжения принимаются главой района и в обязательном порядке визируются заведующим юридическим отделом администрации района, начальником управления делами администрации района, а также должностными лицами, готовившими проект документа. Автор проекта документа составляет список на рассылку исполнителям.

Подписанные главой района документы передаются ведущему специалисту общего отдела администрации района для регистрации, размножения и рассылки, которая производится в течение 3 дней после подписания.

При подготовке структурными подразделениями администрации района проектов постановлений и распоряжений главы района, а также проектов решений районного Совета народных депутатов заведующий юридическим отделом администрации района дает первичные разъяснения о применении того или иного законодательного акта и заключение о подготавливаемом проекте. Проект может быть возвращен разработчикам для оперативного устранения выявленных нарушений.

IV. Подготовка и проведение заседаний коллегии администрации района

Коллегия является совещательным органом при главе района. Персональный состав коллегии утверждается постановлением главы района.

Заседания коллегии проводятся в соответствии с квартальным планом работы администрации района.

Заседания коллегии администрации района проводятся ежемесячно, как правило, во второй вторник месяца.

Заседания коллегии проводятся при наличии не менее половины членов коллегии. Ведет заседание коллегии глава района, а при его отсутствии - лицо, его замещающее.

Состав лиц, приглашаемых на заседание коллегии, определяет ответственный за подготовку вносимого на рассмотрение вопроса, он также согласовывает с главой района список приглашенных и обеспечивает их явку.

Во всех заседаниях коллегии участвуют: заведующий юридическим отделом администрации района, ведущий специалист общего отдела администрации района, представители средств массовой информации.

Место и время проведения очередного заседания коллегии, перечень основных вопросов, вносимых в повестку дня заседания, в соответствии с утвержденным планом, доводится организационным отделом до сведения членов коллегии и приглашенных не позднее, чем за 5 дней до заседания. Печатные материалы раздаются членам коллегии не позднее, чем за 3 дня до заседания, исключая выходные и праздничные дни. Внеочередные заседания коллегии могут созываться главой района, в зависимости от обстоятельств, в течение суток. В случае невозможности принять участие в заседании коллегии члены коллегии извещают об этом главу района или лицо, его замещающее, с объяснением причин.

Проекты постановлений готовятся структурным подразделением или лицом, внесшим вопрос на рассмотрение коллегии, согласовываются и визируются в установленном порядке. Окончательное решение о готовности материалов для рассмотрения вопроса на коллегии принимает начальник управления делами, он визирует документы последним.

Ответственный за подготовку вопроса обязан предоставить начальнику управления делами не позднее, чем за 5 дней до заседания коллегии (исключая праздничные дни), краткую справку (как правило, не более 2 страниц машинописного текста) по существу рассматриваемого вопроса и проект постановления, содержащий оценку деятельности по рассматриваемому вопросу и меры по совершенствованию работы. Ответственный за подготовку вопроса обязан также обеспечить содоклад и выступление, как правило, 2-3 членов коллегии по рассматриваемому вопросу.

В случае систематического нарушения сроков представления материалов начальник управления делами направляет служебную записку главе района.

До начала заседания начальник управления делами организует регистрацию членов коллегии и приглашенных и докладывает о результатах главе района или лицу, его замещающему.

Глава района или лицо, его замещающее, может принять решение о проведении закрытого или суженного заседания коллегии.

Устанавливается следующий порядок проведения заседания коллегии:

- время для докладов до 10 минут, содокладов - до 7 минут;

- для выступающих в прениях - до 5 минут;

- для повторных выступлений - до 3 минут;

- для замечаний, справок, предложений и т.д. - до 3 минут.

По окончании обсуждения любого вопроса глава района или лицо, его замещающее, проводит согласование с членами коллегии по представленному проекту постановления главы района. Докладчик и содокладчик, после обсуждения вопроса, могут выступить с заключительным словом, не более 3 минут каждый.

По итогам рассмотрения вопроса главой района или лицом, его замещающим, принимается соответствующее постановление. Протоколы заседаний коллегии оформляются ведущим специалистом общего отдела администрации района.

Проекты документов, рассмотренные на заседании коллегии, по которым в ходе обсуждения сделаны несущественные замечания, внесены небольшие дополнения или изменения, дорабатываются ответственными за подготовку в течение 3 дней.

Если документы претерпели значительные изменения и содержат большой объем материала, то они дорабатываются ответственными за подготовку не более чем в недельный срок. Иные сроки доработки документов устанавливаются главой района.

При этом подготовленные документы заново визируются всеми заинтересованными сторонами, а также (в последнюю очередь) начальником управления делами.

После этого все материалы с указанием списка для рассылки исполнителям передаются на подпись главе района.

После подписания документы, рассмотренные на заседании коллегии, в трехдневный срок направляются исполнителям.

V. Проведение совещаний, семинаров, собраний и других массовых мероприятий

В целях координации по дате, времени и месту проводимых совещаний, семинаров и других массовых мероприятий руководители структурных подразделений согласовывают эти вопросы по подчиненности соответственно с главой района, заместителями главы администрации района, начальником управления делами администрации района и вносят предложения по их проведению в календарный план работы на предстоящий месяц.

Вызов на совещание производится соответствующими отделами, должностными лицами администрации также при согласовании с главой района, заместителями главы администрации района, начальником управления делами.

В целях упорядочения проведения заседаний, совещаний и других массовых мероприятий установить следующий регламент рабочих дней недели:

- понедельник - оперативные совещания (планерки) администрации района;

- вторник - заседания коллегии и другие мероприятия администрации района;

- пятница - мероприятия администрации района с участием глав муниципальных образований поселений.

VI. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов представляет собой комплексную систему обеспечения и оценки выполнения задач, планов, мероприятий, зафиксированных в документах.

Контроль по существу затрагиваемых в документах вопросов осуществляется главой района, заместителями главы администрации района, начальником управления делами, руководителями структурных подразделений.

Технический контроль за сроками исполнения документов осуществляется:

а) в администрации

- по постановлениям и распоряжениям главы района - заведующим организационным отделом;

- по документам вышестоящих органов - ведущим специалистом общего отдела администрации района;

б) в структурных подразделениях - лицами, ответственными за организацию делопроизводства.

Право постановки документов на контроль имеют глава района, заместители главы администрации района, начальник управления делами.

Вопрос о постановке документа на контроль и сроках его исполнения решают руководители администрации, непосредственно в момент его рассмотрения.

На задании, прилагаемом к документу, подлежащему контролю, производится пометка "контроль" и определяется срок его исполнения.

В задании указывается ответственный исполнитель.

Если в задании указывается несколько исполнителей, то указанный в задании (резолюции) первый исполнитель является главным организатором по выполнению задания в целом и имеет право созывать соисполнителей с целью организации работы и требовать от них исполнения задания в срок, либо соисполнители направляют свое мнение в письменной форме ответственному исполнителю, который, обобщая материалы соисполнителей, формирует окончательное заключение по полученному заданию.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений в равной мере несут все исполнители, которые указаны в задании (резолюции).

Срок исполнения документов исчисляется:

- входящего документа - с момента поступления его в администрацию района;

- распорядительных документов - со дня их издания;

- протокольного решения, поручения - со дня проведения мероприятия.

Контролируемые документы после регистрации направляются в структурные подразделения, где учитываются ответственными за организацию делопроизводства..

При получении контролируемых документов ответственный за исполнительскую дисциплину передает документ непосредственному исполнителю после наложения на него руководителем резолюции.

Если выполнить задание в срок (по объективной причине) невозможно, то отменить задание или перенести сроки исполнения имеет право только руководитель, который поставил документ на контроль.

Резолюцией руководителя на документе устанавливаются новые сроки исполнения документа.

В информации, справке о выполнении поручения, резолюции должна быть ссылка на номер входящего документа, отражены конкретные результаты исполнения документа, содержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной или письменной) дан ответ, а также приложен первичный документ или его копия.

Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений принимают глава района или заместители главы администрации района.

На постоянный контроль ставятся наиболее значимые документы, районные целевые и комплексные программы. Для долгосрочных документов устанавливаются даты промежуточного контроля.

На заседаниях коллегии заслушиваются отчеты руководителей структурных подразделений администрации района, должностных лиц о ходе исполнения поручений и состоянии исполнительской дисциплины.

Заведующий организационным отделом и ведущий специалист общего отдела администрации района ежемесячно к 10 числу представляют информацию о состоянии исполнения документов начальнику управления делами, который обобщает данные и представляет их для сведения главе района и заместителям главы администрации района.

Организация контроля исполнения постановлений, распоряжений главы района.

Организация контроля исполнения постановлений и распоряжений главы района осуществляется организационным отделом администрации района. Специалист 1 категории общего отдела администрации района направляет копию постановления, распоряжения главы района в организационный отдел и исполнителю. Ведущий специалист организационного отдела составляет карточки по контролю за исполнением.

В карточке по контролю, которая остается в организационном отделе, указывается дата и номер документа, срок исполнения и исполнитель.

В контрольной карточке, направляемой исполнителю, имеются дополнительные разделы: "Информация о результатах исполнения", "Подпись исполнителя", "Резолюция главы района о результатах рассмотрения исполненного документа".

Контроль за исполнением осуществляет организационный отдел путем постоянного контакта с исполнителем, изучения состояния дел на местах, получения промежуточной информации, проведения мер упреждающего контроля, анализа итоговой информации.

Заведующий организационным отделом вправе требовать от исполнителей и организаций, задействованных в выполнении документов, информацию, касающуюся хода исполнения постановления или распоряжения. Имеет право выехать на место, лично удостовериться в исполнении постановления, распоряжения.

По прошествии срока, установленного в контрольной карточке, исполнитель направляет эту карточку с отметкой о результатах исполнения документа в организационный отдел администрации района.

После снятия с контроля главой района постановления, распоряжения и другие контрольные материалы хранятся в организационном отделе.

Организация контроля исполнения документов вышестоящих организаций.

К документам вышестоящих организаций относятся: Законы Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания РФ, Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, Министерства труда РФ, постановления Законодательного Собрания области, постановления и распоряжения Губернатора области, а также проекты указанных актов, направленные в администрацию района для согласования, внесения предложений и замечаний.

Поступающие в администрацию района вышеуказанные документы регистрируются в первоочередном порядке и передаются главе района для рассмотрения. Глава района определяет порядок их исполнения и контроля посредством резолюции, после чего документы передаются исполнителям, которые несут персональную ответственность за качественное и своевременное их исполнение.

Работа с документами рамками, содержащихся в резолюциях предписаний, не ограничивается.

Срок исполнения документов вышестоящих организаций исчисляется в календарных днях с даты поступления в структурные подразделения.

Срок исполнения документа, если он не определен в резолюции или в тексте самого документа, устанавливается не более одного месяца со дня регистрации документа.

В случае направления документа только для ознакомления и для сведения срок работы с ним не должен превышать трех рабочих дней.

Порядок исполнения документов несколькими исполнителями определяется непосредственно ответственным исполнителем (первый в списке) самостоятельно или путем соглашения между исполнителями.

Материалы по результатам исполнения документов либо данные о фактическом их исполнении направляются начальнику управления делами администрации района, который проверяет, полностью ли исполнен документ, после чего документы передаются главе района для снятия с контроля и направления "в дело".

О неисполнении документа в течение установленного срока начальник управления делами докладывает главе района, что не исключает обязанностей соответствующих должностных лиц по исполнению документа.

Анализ работы по контролю за исполнением документов вышестоящих организаций проводится ежемесячно.

Настоящий порядок не распространяется на письма, обращения, запросы и иные документы ненормированного характера, поступающие из вышестоящих организаций.

VII. Работа с обращениями граждан и организация личного приема граждан

Работу с обращениями граждан, а также организацию личного приема населения организует начальник управления делами администрации района в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Рассмотрение обращений граждан ведется в соответствии с Регламентом работы по рассмотрению обращений граждан, утвержденным постановлением главы района.

Не реже одного раза в квартал ведущим специалистом общего отдела составляется отчет о поступивших обращениях.

Начальником управления делами по итогам работы за год составляется аналитическая записка о работе с обращениями граждан, которая доводится до сведения всех ответственных работников администрации района, ее структурных подразделений.

Начальник управления делами организует семинары по работе с обращениями граждан, оказывает помощь администрациям муниципальных образований поселений в организации работы с обращениями граждан.

Прием граждан в администрации района ведут должностные лица администрации согласно графику, ежедневно, с 8-30 до 12-00. Глава района осуществляет прием граждан еженедельно по понедельникам, с 9-30 до 12-00.

VIII. Ведение делопроизводства в аппарате администрации района

Делопроизводство в администрации района осуществляется в соответствии с инструкцией о делопроизводстве, утвержденной постановлением главы района.

Ответственность за состояние делопроизводства возлагается на начальника управления делами. Ответственность за сохранность неисполненных документов, находящихся в структурных подразделениях администрации района, возлагается на лиц, работающих с данными документами, а исполненных - на ведущего специалиста общего отдела администрации района.

Вся поступившая в администрацию корреспонденция регистрируется ведущим специалистом общего отдела администрации района.

Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в специальном журнале и направляются исполнителям под расписку.

IX. Организация машинописных и копировально-множительных работ

Передаваемые в машинописное бюро для печатания документы оформляются с учетом требований инструкции о делопроизводстве в администрации района.

Документы должны быть тщательно отредактированы и написаны разборчиво. Материалы с большим количеством исправлений к печатанию не принимаются.

Исполнитель несет ответственность за редактирование текстов, изъятие из него не подлежащих опубликованию сведений.

Необходимость копирования, размножения и тираж служебных документов определяет начальник управления делами.

Учет печатно-множительных материалов, количество размноженных экземпляров ведется в журнале специалистами 1 категории общего отдела.

X. Работа с кадрами

Назначение на должности и освобождение от должностей работников аппарата администрации района, руководителей структурных подразделений администрации производит глава района путем издания соответствующего распоряжения.

Руководители структурных подразделений администрации района, имеющих статус юридического лица, непосредственно осуществляют прием, перемещение и освобождение от должностей работников соответствующих подразделений.

Назначение на муниципальную службу осуществляется:

- на старшие, ведущие, главные и высшие должности муниципальной службы - соответствующим должностным лицом по результатам конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы либо без проведения конкурса из резерва кадров;

- на младшие муниципальные должности муниципальной службы - соответствующим должностным лицом без проведения конкурса.

Прием на работу в аппарат администрации района, ее управления, комитеты и отделы осуществляется путем заключения трудового договора.

При поступлении на муниципальную службу гражданин представляет:

1. личное заявление;

2. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

3. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

4. документы, подтверждающие профессиональное образование;

сведения о доходах за год, предшествующий году поступления на муниципальную службу, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

5. свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства;

6. заключение медицинского учреждения об отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу;

8. страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

9. документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

10. иные документы, предусмотренные федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Заведующий организационным отделом (в структурных подразделениях, имеющих статус юридического лица, - ответственный за работу с кадрами) проводит собеседование с работником, знакомит с Регламентом работы администрации района, Правилами внутреннего трудового распорядка, инструкциями по охране труда и пожарной безопасности.

При назначении работника на соответствующую муниципальную должность на него оформляется личное дело в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела". Личные дела муниципальных служащих аппарата администрации хранятся у заведующего организационным отделом, личные дела муниципальных служащих структурных подразделений администрации, имеющих статус юридического лица, - в соответствующих структурных подразделениях.

При приеме на работу работник в трехдневный срок заполняет личную карточку

Т-2, предоставляет фотографию и получает удостоверение установленного образца. При оставлении должности удостоверение в обязательном порядке сдается в организационный отдел.

Для выявления уровня профессиональной квалификации, соответствия муниципального служащего требованиям, предъявляемым к занимаемой должности, проводится аттестация кадров. Порядок проведения аттестации муниципальных служащих утверждается постановлением главы района.

ХI. Выезды в служебные командировки

Выезды в командировки работников администрации района производятся с разрешения главы района, заместителей главы администрации района.

Командировочное удостоверение подписывается главой района или заместителями главы администрации района до выезда работника в командировку.

Оформление командировочного удостоверения после возвращения работника из командировки не допускается.

В случае, если командировка была организована вышестоящей организацией, вызов прилагается к авансовому отчету.

ХII. Предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно, в соответствии с графиком отпусков, составляемым начальником управления делами администрации района (на работников структурных подразделений, имеющих статус юридического лица, - руководителем соответствующего структурного подразделения) с учетом обеспечения эффективной работы администрации района и благоприятных условий для отдыха работников.

Графики отпусков утверждаются главой района (в структурных подразделениях, имеющих статус юридического лица, - руководителями соответствующих структурных подразделений) с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если он имеется) не позднее, чем за две недели до начала календарного года.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.

XIII. Оформление материалов на поощрение

Для решения вопроса о поощрении работников - награждении Почетной грамотой администрации района, денежной премией, ценным подарком, объявлении благодарности - руководители отделов, комитетов и управлений представляют ходатайство главе района, в котором излагается, за какие конкретно достижения и к какому виду поощрения представляется работник, и характеристика на данного работника.

За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники администрации могут быть представлены к награждению Почетными грамотами администрации Владимирской области, Законодательного Собрания Владимирской области, а также к государственным наградам.

Оформление материалов на поощрение возлагается на начальника управления делами, который в срок не позднее 10 дней со дня получения документов готовит материал для утверждения главой района.

Начальник управления делами, руководители структурных подразделений после принятия постановления о поощрении принимают меры по ознакомлению с ним награжденного. Один экземпляр документа о награждении направляется начальнику управления делами, один - в организационный отдел (для помещения в личное дело муниципального служащего).

Персональный учет награжденных осуществляет начальник управления делами.

ХIV. Организация дежурств в администрации района

В случаях, установленных законодательством, в администрации района организуется круглосуточное дежурство по утвержденным графикам. Дежурными назначаются ответственные работники аппарата администрации, отделов и служб района. График дежурства утверждается главой района.

Заступающий на дежурство должен принять от предыдущего дежурного, оперативного дежурного или специалиста 1 категории общего отдела администрации района (секретаря руководителя) инструкцию, телефонные справочники и другие документы, согласно описи.

В книге приема и сдачи дежурства делается подробная запись о сообщениях, поступивших за время дежурства, принятых мерах.

ХV. Режим работы администрации района

Режим работы администрации района установлен с 8-00 до 17-00 часов, с перерывом на обед с 12-00 до 13-00 часов.

Рабочий день является ненормированным.

Заместители главы администрации района, руководители управлений, комитетов, отделов обеспечивают неукоснительное выполнение должностных обязанностей и соблюдение режима работы всеми работниками подведомственных структурных подразделений.

Все выходы работников из здания администрации в другие организации и учреждения фиксируются в специальном журнале специалистом 1 категории общего отдела (секретарем руководителя).