Приложение 1. Порядок обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота департамента финансов, бюджетной и налоговой политики администрации Владимирской области

Приложение 1

к приказу

Департамента финансов, бюджетной и налоговой политики

администрации Владимирской области

от 9 июня 2011 г. N 71

Порядок
обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота департамента финансов, бюджетной и налоговой политики администрации Владимирской области

1.1. Настоящий Порядок обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи (далее - Порядок) в процессе исполнения областного бюджета и составления бюджетной и бухгалтерской отчетности в системе электронного документооборота департамента финансов, бюджетной и налоговой политики администрации Владимирской области (далее - Департамент финансов) определяет общие принципы электронного обмена между Департаментом финансов, главными распорядителями средств областного бюджета, главными администраторами доходов областного бюджета, главными администраторами источников финансирования дефицита областного бюджета, учредителями бюджетных и автономных учреждений, финансовыми органами городских округов и муниципальных районов области, территориальным фондом обязательного медицинского страхования по Владимирской области (далее - Участники).

1.2. В целях настоящего Порядка применяются следующие термины и понятия:

- система электронного документооборота Департамента финансов (далее - СЭДДФ) - обмен между Департаментом финансов и Участником документами, используемыми в процессе исполнения областного бюджета и составления бюджетной и бухгалтерской отчетности, документами, а также копиями сопроводительных документов, которые представляются в электронном виде с использованием вычислительной техники, телекоммуникационных систем, программного комплекса "Бюджет - Web" и программного комплекса "Свод - Web";

- компрометация ключа ЭЦП - утрата доверия к тому, что используемые ключи ЭЦП недоступны посторонним лицам.

Иные термины и понятия в настоящем Порядке используются в значениях, определенных федеральным и областным законодательством.

1.3. Состав лиц, уполномоченных осуществлять обмен электронными документами с Департаментом финансов, утверждается приказом (распоряжением) Департамента финансов и приказом Участника.

1.4. Электронные документы, оформленные в соответствии с настоящим Порядком, признаются участниками СЭДДФ равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручными подписями уполномоченных лиц Участника.

1.5. Уполномоченные лица используют для электронной цифровой подписи сертификаты ключей подписей, изготовленные Удостоверяющим центром согласно договору об обмене электронными документами. Процедура формирования ключей ЭЦП, изготовление и регистрация сертификатов ЭЦП обеспечивается согласно регламенту Удостоверяющего центра.

Для подключения к СЭДДФ клиент представляет в Департамент финансов:

- копии сертификатов ЭЦП на бумажном носителе;

- заявление о подключении к системе электронного документооборота по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку.

1.6. После представления документов, указанных в пункте 1.5 настоящего Порядка, Департамент финансов:

- заключает с Участником договор об обмене электронными документами (далее - Договор) по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку

- представляет идентификатор пользователя СЭДДФ и пароль под роспись в журнале учета выданных идентификаторов пользователей СЭДДФ и паролей (далее - журнал) по форме согласно приложению N 3 к настоящему Порядку.

1.7. Участник обязан хранить полученный идентификатор пользователя СЭДДФ и пароль в тайне.

1.8. Использование предоставленного Участнику идентификатора пользователя СЭДДФ и пароля может быть прекращено Департаментом финансов:

- по инициативе клиента на основании заявления о прекращении действия идентификатора пользователя СЭДДФ и пароля по форме согласно приложению N 4 к настоящему Порядку;

- по инициативе Департамента финансов с уведомлением Участника о прекращении действия идентификатора пользователя СЭДДФ и пароля по форме согласно приложению N 5 к настоящему Порядку.

В журнале делается запись о прекращении действия идентификатора пользователя СЭДДФ и пароля.

1.9. Участник передает в Департамент финансов (с целью установки на сервер ключей сертификатов ЭЦП Департамента финансов) сертификаты открытых ключей ЭЦП уполномоченных лиц на электронных носителях, выданный Удостоверяющим центром или представляет их по электронной почте.

1.10. Администратор обеспечения безопасности обмена ЭД Департамента финансов, назначаемый приказом Департамента финансов:

- устанавливает систему "КриптоПро", драйверы носителей ключей ЭЦП "ruToken", "eToken" и корневые сертификаты УЦ на персональные компьютеры уполномоченных лиц Департамента финансов, наделенных правом ЭЦП в электронных документах;

- устанавливает сертификаты открытых ключей ЭЦП на сервер ключей сертификатов ЭЦП Департамента финансов;

- ежедневно проверяет список отозванных сертификатов ключей ЭЦП уполномоченных лиц Департамента финансов, главных распорядителей средств областного бюджета, главных администраторов доходов областного бюджета, главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета, учредителей бюджетных и автономных учреждений, финансовых органов городских округов и муниципальных районов области, территориального фонда обязательного медицинского страхования по Владимирской области на сайте удостоверяющих центров;

- удаляет отозванные сертификаты ключей ЭЦП уполномоченных лиц Департамента финансов, главных распорядителей средств областного бюджета, главных администраторами доходов областного бюджета, главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета, учредителей бюджетных и автономных учреждений, финансовых органов городских округов и муниципальных районов области, территориального фонда обязательного медицинского страхования по Владимирской области с сервера ключей сертификатов ЭЦП Департамента финансов;

- в случае отзыва сертификатов ключей ЭЦП уполномоченных лиц Департамента финансов по инициативе Удостоверяющего центра выясняет причины отзыва сертификатов ключей ЭЦП в Удостоверяющем центре, организует их устранение и подготовку документов для оформления новых сертификатов ключей ЭЦП уполномоченных лиц Департамента финансов;

- в случае необходимости отзыва сертификатов ключей ЭЦП уполномоченных лиц Департамента финансов по инициативе Департамента финансов (компрометация ключа, утеря или неисправность ключевого носителя, истечение срока действия сертификата, увольнение уполномоченных лиц Департамента финансов) осуществляет подготовку документов для оформления новых сертификатов ключей ЭЦП уполномоченных лиц Департамента финансов;

- в случае получения извещения от главных распорядителей средств областного бюджета, главных администраторов доходов областного бюджета, главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета, учредителей бюджетных и автономных учреждений, финансовых органов городских округов и муниципальных районов области, территориального фонда обязательного медицинского страхования по Владимирской области о компрометации (отзыве) или приостановлении действия сертификатов ключей ЭЦП их уполномоченных лиц до обновления списка отозванных сертификатов ключей ЭЦП на сайте Удостоверяющего центра удаляет сертификаты ключей ЭЦП уполномоченных лиц главных распорядителей средств областного бюджета, главных администраторов доходов областного бюджета, главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета, учредителей бюджетных и автономных учреждений, финансовых органов городских округов и муниципальных районов области, территориального фонда обязательного медицинского страхования по Владимирской области с сервера ключей сертификатов ЭЦП Департамента финансов немедленно после получения извещения;

- ведет журнал учета выданных идентификаторов пользователей СЭДДФ и паролей;

- обеспечивает хранение архивов ЭД, сертификатов ЭЦП, а также программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с архивами ЭД и проверки ЭЦП хранимых ЭД.

1.11. При компрометации ключа ЭЦП Участник должен немедленно любым доступным способом, позволяющим зафиксировать факт поступления сообщения (факс, телефонограмма, телеграмма и т.п.) известить Департамент финансов и не позднее следующего рабочего дня сообщить в письменной форме Департаменту финансов о компрометации ключа ЭЦП.

1.12. При плановой смене ключей ЭЦП после получения новых ключей ЭЦП Участник представляет в Департамент финансов не позднее следующего рабочего дня копию нового сертификата ЭЦП на бумажном носителе и сертификаты открытых ключей ЭЦП уполномоченных лиц на электронных носителях, выданный Удостоверяющим центром или представляет их по электронной почте.

1.13. При подписании ЭД ЭЦП передача оригиналов бумажных экземпляров и сопроводительных документов к ним не требуется. Сопроводительные документы передаются в программных комплексах с применением ЭЦП.

1.14. Электронный документ с ЭЦП не может иметь копий в электронном виде.

1.15. Подлинник ЭД с ЭЦП считается не существующим в случаях, если не существует ни одного учтенного Департаментом финансов экземпляра данного ЭД и восстановление таковых невозможно и/или не существует способа установить подлинность ЭЦП, которой подписан данный ЭД.

1.16. Копии ЭД с ЭЦП могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе и должны быть заверены штампом и собственноручной подписью уполномоченных лиц Департамента финансов или Участника.

1.17. Копии ЭД на бумажном носителе должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации.

1.18. ЭД и его копии на бумажном носителе должны быть идентичны.

1.19. Учет принятых к исполнению, исполненных и забракованных ЭД осуществляется программным обеспечением Департамента финансов, учет иных ЭД осуществляется программным обеспечением Участника и Департамента финансов.

1.20. Хранение ЭД заключается в хранении Департаментом финансов и Участником архивов ЭД, сертификатов ЭЦП, а также программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с архивами ЭД и проверки ЭЦП хранимых ЭД.

1.21. Срок хранения ЭД должен соответствовать сроку хранения их бумажных аналогов.

1.22. Обработка электронных документов согласно настоящему Порядку производится в соответствии с действующими нормативными правовыми актами Департамента финансов.

1.23. На документы, подписанные ЭЦП в программных комплексах "Бюджет-КС" и "Свод-КС", устанавливается запрет на редактирование. Документы, подписанные ЭЦП, редактируются после снятия ЭЦП.

1.24. Отдел автоматизированной системы управления финансово-бюджетных расчетов Департамента финансов регистрирует Участников в программных комплексах "Бюджет-КС" и "Свод-КС". Информация в справочниках организаций программного комплекса должна соответствовать документам, представленным Участниками.

2. Перечень электронных документов электронного документооборота между Участниками и Департаментом финансов в программном комплексе "Бюджет-WEB"

2.1. Документы по планированию и исполнению областного бюджета, передаваемые в Департамент финансов, подготавливаются, подписываются и передаются в программном комплексе "Бюджет-WEB".

2.1.1. Документы, подписываемые ЭЦП в программном комплексе "Бюджет-WEB":

- заявка на финансирование главного распорядителя средств областного бюджета, оформляемая согласно Порядку финансирования расходов областного бюджета, утвержденному приказом Департамента финансов 27.12.2010 N 131 "О порядке финансирования расходов областного бюджета".

2.1.2 Документы, не требующие подписания ЭЦП в программном комплексе "Бюджет-WEB":

- сводная бюджетная роспись (Черновик), оформляемая согласно Порядку составления и ведения сводной бюджетной росписи областного бюджета и бюджетных росписей главных распорядителей средств областного бюджета (главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета), утвержденному приказом Департамента финансов от 23.12.2010 N 129 "Об утверждении Порядка составления и ведения сводной бюджетной росписи областного бюджета и бюджетных росписей главных распорядителей средств областного бюджета (главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета)" и внесения изменений в него согласно приказу Департамента финансов от 11.02.2011 N 24 "О внесении изменений в приказ департамента финансов, бюджетной и налоговой политики администрации области от 23 декабря 2010 года N 129 "Об утверждении Порядка составления и ведения сводной бюджетной росписи областного бюджета и бюджетных росписей главных распорядителей средств областного бюджета (главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета)";

- справка об изменении сводной бюджетной росписи (Черновик), оформляемая согласно Порядку составления и ведения сводной бюджетной росписи областного бюджета и бюджетных росписей главных распорядителей средств областного бюджета (главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета), утвержденному приказом Департамента финансов от 23.12.2010 N 129 и внесения изменений в него согласно приказу Департамента финансов от 11.02.2011 N 24;

- заявка на финансирование подведомственных учреждений главного распорядителя средств областного бюджета (требование заполнения устанавливается ГРБС), оформляемая согласно Порядку финансирования расходов областного бюджета, утвержденному приказом Департамента финансов от 27.12.2010 N 131 "О порядке финансирования расходов областного бюджета";

- бюджетная роспись (Черновик) подведомственных учреждений главного распорядителя средств областного бюджета (требование заполнения устанавливается ГРБС), оформляемая согласно Порядку составления и ведения сводной бюджетной росписи областного бюджета и бюджетных росписей главных распорядителей средств областного бюджета (главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета), утвержденному приказом Департамента финансов от 23.12.2010 N 129 и внесения изменений в него согласно приказу Департамента финансов от 11.02.2011 N 24;

- расходное обязательство (Черновик), составляемое согласно Порядку ведения реестра расходных обязательств, утвержденному постановлением Губернатора Владимирской области от 28.02.2006 N 132 "О порядке реестра расходных обязательств Владимирской области" и внесения изменений в него, утвержденному постановлением Губернатора Владимирской области от 20.07.2010 N 832 "О внесении изменений в постановление Губернатора области от 28.02.2006 г. N 132 "О порядке реестра расходных обязательств Владимирской области".

- Расходное обязательство - изменение (Черновик), составляемое согласно составляемое согласно Порядку ведения реестра расходных обязательств, утвержденному постановлением Губернатора Владимирской области от 28.02.2006 N 132 и внесения изменений в него, утвержденному постановлением Губернатора Владимирской области от 20.07.2010 N 832.

2.2. Документы по планированию и исполнению областного бюджета, получаемые Участником из базы данных Департамента финансов в программном комплексе "Бюджет-WEB".

2.2.1. Документы, не требующие подписания ЭЦП в программном комплексе "Бюджет-WEB":

- сводная бюджетная роспись, оформляемая согласно Порядку составления и ведения сводной бюджетной росписи областного бюджета и бюджетных росписей главных распорядителей средств областного бюджета (главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета), утвержденному приказом Департамента финансов от 23.12.2010 N 129 и внесения изменений в него согласно приказу Департамента финансов от 11.02.2011 N 24;

- справка об изменении сводной бюджетной росписи, оформляемая согласно Порядку составления и ведения сводной бюджетной росписи областного бюджета и бюджетных росписей главных распорядителей средств областного бюджета (главных администраторов источников финансирования дефицита областного бюджета), утвержденному приказом Департамента финансов от 23.12.2010 N 129 и внесения изменений в него согласно приказу Департамента финансов от 11.02.2011 N 24;

- расходное расписание, составляемое в соответствии с приказом Казначейства РФ от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов";

- расходное обязательство, составляемое согласно Порядку ведения реестра расходных обязательств, утвержденному постановлением Губернатора Владимирской области от 28.02.2006 N 132 и внесения изменений в него, утвержденному постановлением Губернатора Владимирской области от 20.07.2010 N 832;

- расходное обязательство - изменение, составляемое согласно Порядку ведения реестра расходных обязательств, утвержденному постановлением Губернатора Владимирской области от 28.02.2006 N 132 и внесения изменений в него, утвержденному постановлением Губернатора Владимирской области от 20.07.2010 N 832.

3. Перечень электронных документов электронного документооборота между Участниками и Департаментом финансов в программном комплексе "Свод-WEB"

3.1. Документы по бюджетной и бухгалтерской отчетности, передаваемые в Департамент финансов подготавливаются, подписываются и передаются в программном комплексе "Свод-WEB".

3.1.1 Документы, подписываемые ЭЦП в программном комплексе по бюджетной и бухгалтерской отчетности "Свод-WEB":

- месячная, квартальная бюджетная и бухгалтерская отчетность согласно приказам Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2010 N 191н "Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации" и от 25.03.2011 N 33н "Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений";

- формы месячной и квартальной отчетности, утвержденные приказами Департамента финансов.

3.1.2 Документы, не требующие подписания ЭЦП в программном комплексе по бюджетной и бухгалтерской отчетности "Свод-WEB" и представляемые на бумажных носителях:

- годовая бюджетная и бухгалтерская отчетность согласно приказам Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2010 N 191н "Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации" и от 25.03.2011 N 33н "Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений";

- формы годовой отчетности, утвержденные приказами Департамента финансов.

4. Порядок передачи электронных документов с ЭЦП в программном комплексе "Бюджет-WEB"

4.1. Уполномоченные лица Участников:

- осуществляют подготовку ЭД с использованием программного комплекса "Бюджет-WEB", подписывают заполненные и готовые для отправки документы электронной цифровой подписью, используя функциональные возможности программного комплекса;

-при необходимости прикладывают к электронным документам, заполненным в программном комплексе "Бюджет-WEB", отсканированные копии сопроводительного письма и других документов, предусмотренных приказами Департамента финансов, подписывают их ЭЦП.

4.2. Реквизиты и показатели электронных документов, переданных в Департамент финансов, должны быть идентичны реквизитам и показателям документов на бумажных носителях. Участники обеспечивают подписание и хранение документации и отчетности на бумажных носителях в соответствии с установленными законодательством Российской Федерации требованиями. Предоставление документов на бумажных носителях в Департамент финансов не требуется.

4.3. Участники отслеживают в программных комплексах изменение аналитических признаков или статусов, принятие в обработку переданных документов

4.4. Участник вправе отредактировать или удалить подписанный ЭЦП и отправленный ЭД до принятия его к исполнению Департаментом финансов. В случае редактирования ЭД до принятия его к исполнению, клиент обязан подписать ЭД повторно.

4.5. Проверка ЭЦП в программных комплексах, используемых для передачи документов и отчетов, производится в автоматическом режиме. В программных комплексах "Бюджет-WEB" и "Бюджет-КС" на электронном документе при подписании ЭЦП ставится аналитический признак "ЭЦП 1 уровня", что отображается в соответствующей графе списка документов. В графе "Описание", режима "Просмотр/установка ЭЦП", программного комплекса "Бюджет-WEB", отображается текущий статус проверки. Успешная проверка определяется статусом "ЭЦП верна". Документы, не прошедшие проверку электронной цифровой подписи, имеют статус "ЭЦП неверна".

4.6. Специалисты отраслевых отделов Департамента финансов в программном комплексе "Бюджет-КС" проверяют у полученных электронных документов наличие и правильность электронной цифровой подписи. Документы, не прошедшие проверку ЭЦП, имеют статус "ЭЦП неверна" и на регистрацию не принимаются.

4.7. Дальнейшая обработка электронных документов, указанных в п. 2.1.1. настоящего Порядка осуществляется по одному из двух вариантов:

Вариант 1

- Специалисты отраслевых отделов Департамента финансов распечатывают электронный документ и прилагаемые документы, указанные в п. 2.1.1. настоящего Порядка, на бумажном носителе, ставят отметку, подтверждающую принятие документа к обработке и производят регистрацию входящих документов. После регистрации и визирования директором департамента или лицом, его замещающим, документ на бумажном носителе в установленном порядке передается исполнителям, ответственным за обработку (отдел бюджетной политики и анализа областного бюджета Департамента финансов) В программном комплексе "Бюджет-КС" на электронный документ специалисты отраслевого отдела проставляют аналитический признак "Принятие к исполнению".

Вариант 2.

- Специалисты отраслевых отделов Департамента финансов принимают на обработку электронный документ, после проверки проставляют аналитический признак "Проверено (Ф.И.О.)";

- ответственный за обработку отдел (отдел бюджетной политики и анализа областного бюджета Департамента финансов) принимает для исполнения ЭД только с наличием аналитического признака "Проверено (Ф.И.О.)".

Примечание Выбор варианта обработки ЭД по п. 4.7. определяется заместителем директора, курирующим соответствующий отраслевой отдел.

4.8. Свидетельством того, что ЭД прошел проверку и принят к исполнению Департаментом финансов, является наличие аналитического признака "Принят к исполнению", проставленного ответственным лицом (отдел бюджетной политики и анализа областного бюджета Департамента финансов).

Если при проверке документов, указанных в п. 2.1.1. настоящего Порядка, выявлены ошибки, в случае отказа в принятии к исполнению ЭД, ответственное лицо согласно п. 4.7. настоящего Порядка в программном комплексе "Бюджет-КС" проставляется аналитический признак "Забраковано" и указывает причину отказа.

ЭД с аналитическим признаком "Забраковано" хранится на сервере Департамента финансов до просмотра Участником причины забраковки и удаления Участником. Неверные реквизиты или показатели забракованных документов исправляются, документы заново подписываются ЭЦП.

4.9. Свидетельством того, что ЭД, указанный в п. 2.1.1. исполнен Департаментом финансов является наличие отметки "Исполнено" и нулевого остатка по данному документу в графе "Остаток " в режиме "Кассовый план" - "Кассовый план выплат" в программном комплексе "Бюджет-Web".

5. Порядок передачи электронных документов с ЭЦП в программном комплексе "Свод-WEB"

5.1. Участники заполняют необходимые реквизиты документов в программном комплексе "Свод-WEB", подписывают заполненные и готовые для отправки документы ЭЦП, используя функциональные возможности программного комплекса.

5.2. Реквизиты и показатели электронных документов, переданных в Департамент финансов, должны быть идентичны реквизитам и показателям документов на бумажных носителях. Участники обеспечивают подписание и хранение документации и отчетности на бумажных носителях в соответствии с установленными законодательством Российской Федерации требованиями. Предоставление документов на бумажных носителях в Департамент финансов не требуется.

5.3. Участники отслеживают в программном комплексе изменение статусов, принятие в обработку переданных документов. Неверные реквизиты или показатели забракованных документов исправляются, документы подписываются ЭЦП.

5.4. В программных комплексах "Свод-WEB" и "Свод-КС" на электронном документе при подписании ЭЦП в соответствующей графе появляется значок, подтверждающий установку ЭЦП. В режиме "Информация о подписи отчета" программного комплекса "Свод-КС", в поле "Результат" отображаются значения проверки ЭЦП. Успешная проверка определяется значением поля "Подпись верна". Отчеты, не прошедшие проверку ЭЦП, имеют значение "Подпись неверна" и такие отчеты не принимаются.

5.5. При приеме отчетности в программном комплексе "Свод-КС" специалисты, ответственные за свод и прием отчетности, и специалисты, ответственные за проверку отчетности, определяются согласно приказам Департамента финансов, утверждающим отчетность и определяющим процесс ее приема и проверки.

5.6. В программном комплексе "Свод-КС" при приеме отчетности, указанной в п. 3.1 настоящего Порядка, специалистам, ответственным за свод и прием отчетности, необходимо удостовериться в наличии электронной цифровой подписи Участника и ее правильности.

5.7. Если при проверке документов Департаментом финансов, указанных в п. 3.1 настоящего Порядка, выявлены ошибки, устанавливается статус "На доработке" с указанием причин в поле "Комментарий". При отсутствии ошибок в ЭД устанавливается статус "Проверен".

5.8. Подтверждением принятия ЭД Департаментом финансов является наличие статуса форме "Утвержден" в программных комплексах "Свод-WEB" и "Свод-КС".