Приложение. Административный регламент исполнения администрацией Ковровского района государственной функции по рассмотрению обращений граждан

Приложение

к постановлению

главы Ковровского района Владимирской области

от 14 июня 2011 г. N 534

Административный регламент
исполнения администрацией Ковровского района государственной функции по рассмотрению обращений граждан

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения администрацией Ковровского района государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее - административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности рассмотрения обращений граждан и определяет сроки и последовательность административных действий при исполнении государственной функции.

1.2. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в администрации района (далее - государственная функция) организуется управлением организационной и кадровой работы (далее - УОКР) в соответствии с:

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства РФ, 08.05.2006, N 19 ст. 2060);

- постановлением главы района от 29.01.2008 N 83 "О регламенте работы администрации Ковровского района";

- положением об управлении организационной и кадровой работы администрации района.

1.3. При исполнении государственной функции УОКР осуществляет взаимодействие с федеральными органами государственной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления, структурными подразделениями администрации района, иными государственными органами и организациями.

1.4. Результатами исполнения государственной функции являются:

устный ответ (по согласованию с гражданином) в ходе личного приема;

письменный ответ на поставленные в письменном обращении или на личном приеме вопросы;

уведомление о переадресовании письменного обращения или обращения поступившего в форме электронного документа в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

мотивированный отказ в рассмотрении обращения,

ответ в форме электронного документа на указанный в обращении адрес электронной почты.

1.5. Заявителями являются граждане, обратившиеся в администрацию района с устным или письменным обращением лично, обращением в форме электронного документа, а также направившие в администрацию района индивидуальные или коллективные обращения.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции.

2.1.1. Информация о правилах исполнения государственной функции предоставляется:

непосредственно в здании администрации района;

с использованием средств массовой информации, телефонной связи, электронного информирования;

посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети Интернет).

2.1.2. Местонахождение администрации района:

Дегтярева ул., д. 34 , г. Ковров, 601900, телефоны для справок: 8(49232) 2-26-04, 2-16-22;

Адрес электронной почты: kovrr@avo.ru.

Адрес Интернет-приемной: http://akrvo.ru/index.php- option=com content&view=article&id=54

2.1.3. Сведения о графике (режиме) работы администрации района сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются:

на официальном сайте администрации Ковровского района в сети Интернет;

на Интернет-приемной администрации области.

на информационном стенде в помещении приемной администрации района.

2.1.4. При ответах на телефонные звонки и устные обращения муниципальные служащие подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, должностного лица, принявшего телефонный звонок.

2.1.5. Гражданин, с учетом графика (режима) работы администрации района, с момента приема обращения имеет право на получение сведений о последовательности административных действий по рассмотрению его обращения.

2.1.6. Граждане в обязательном порядке информируются:

о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения;

о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

об отказе в рассмотрении обращения с указанием причин;

о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований.

2.2. Порядок получения консультаций (справок) по процедуре исполнения государственной функции.

2.2.1. По вопросам исполнения государственной функции консультирование осуществляет работник УОКР.

2.2.2. Консультации предоставляются по вопросам:

требований к оформлению письменного обращения или обращения в форме электронного документа;

мест и графиков личного приема должностных лиц администрации района;

порядка и сроков рассмотрения обращений;

порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции.

2.2.3. Основными требованиями при консультировании являются:

компетентность;

четкость в изложении материала;

полнота консультирования;

аргументированность.

2.2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств массовой информации, информационных систем общего пользования (в том числе сети Интернет и электронной почты).

2.2.5. Консультации общего характера (о местонахождении, графике работы, требуемых документах) могут предоставляться по телефону.

2.3. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать либо наименование исполнительного органа местного самоуправления (администрация Ковровского района), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

2.4. Обращение, поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит обязательному рассмотрению. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

2.5. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин предъявляет на личном приеме документы и материалы либо их копии.

2.6. Сроки исполнения государственной функции.

2.6.1. Каждое обращение подлежит обязательному рассмотрению, при необходимости - с выездом на место. Поступившие в администрацию района обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если главой района не установлены сокращенные сроки рассмотрения.

2.6.2. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в письменных или электронных обращениях, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотрения обращения гражданина может быть продлен главой района, но не более чем на 30 дней.

При этом исполнитель в течение 3-х дней уведомляет автора обращения о продлении срока рассмотрения обращения.

2.7. Требования к местам исполнения государственной функции.

2.7.1. Прием граждан должностными лицами администрации района осуществляется в кабинете главы и кабинетах руководителей структурных подразделений.

2.7.2. Помещение перед кабинетом главы (холл) включает места для ожидания, информирования.

2.7.3. Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами для оформления документов.

2.7.4. Места ожидания в очереди должны быть оборудованы стульями.

2.8. Требования к местам приема граждан.

2.8.1. Место для приема гражданина должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.

2.8.2. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах, должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

2.9. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

3. Административные процедуры

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- рассмотрение обращения в письменной форме или в форме электронного документа;

- личный прием граждан;

Блок-схема исполнения государственной функции приводится в приложении к настоящему административному регламенту.

3.2. Административная процедура "Рассмотрение письменного или электронного обращения".

3.2.1. Рассмотрение обращений, поступивших в письменной форме или в форме электронного документа включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка обращений;

- регистрация и направление обращения на рассмотрение;

- рассмотрение обращения;

- постановка обращения на контроль;

- оформление ответа на обращение;

- оформление дела по обращению, хранение.

3.2.2. Прием и первичная обработка обращений, поступивших в письменной форме или в форме электронного документа.

3.2.2.1. Основанием для начала административного действия является поступление обращения гражданина в администрацию района или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

3.2.2.2. Обращение может поступить в администрацию района одним из следующих способов:

- почтовым и телеграфным отправлением;

- посредством факсимильной связи;

- фельдъегерской связью;

- по электронной почте;

- через Интернет-приемную;

- непосредственно от гражданина или его представителя.

3.2.2.3. Работник УОКР, ответственный за прием документов:

проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);

в случае отсутствия в конверте письменного обращения составляет справку: "Письма в адрес администрации Ковровского района нет", подписывает ее и прилагает к поступившим документам;

составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма; один экземпляр указанного акта хранится в управлении, второй приобщается к поступившему обращению.

3.2.2.4. Работник УОКР, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрывая конверт, сообщает об этом начальнику УОКР.

3.2.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками УОКР. По просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре обращения ему ставится отметка с указанием даты приема обращения, подпись принявшего обращение.

3.2.2.6. Обращения, поступившие в электронном виде на официальный сайт администрации района по сети Интернет, принимаются в информационно-компьютерном отделе администрации района и передаются в УОКР, где учитываются в соответствующем журнале.

3.2.3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан

3.2.3.1. Поступившие обращения граждан регистрируются в УОКР в течение 3-х дней с момента поступления с использованием автоматизированной системы "Документооборот. Обращения граждан" (Далее - ДОГ).

3.2.3.2. Работник УОКР, ответственный за регистрацию обращений:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Управление организационной и кадровой работы" с указанием даты и присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке системы ДОГ указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

3.2.3.3. Работник УОКР, осуществляющий аннотацию обращений:

- прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяют с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет штамп "Контроль".

3.2.3.4. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является регистрация обращений в информационной системе ДОГ и подготовка их к передаче на рассмотрение.

3.2.4. Направление обращений граждан на рассмотрение.

3.2.4.1. Обращение, поступившее в письменной форме или в форме электронного документа, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию структурных подразделений администрации района или ее должностных лиц, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

3.2.4.2. В случае если решение поставленных в письменном или электронном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

3.2.4.3. УОКР при направлении письменного обращения или обращения в форме электронного документа на рассмотрение в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

3.2.4.4. Жалоба не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

3.2.4.5. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 3.2.4.4. настоящего Административного регламента, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

3.2.4.6. К обращениям, направляемым на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, работником УОКР, осуществляющим аннотирование, оформляются сопроводительные письма. Одновременно обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Сопроводительные письма и уведомления оформляются на бланках писем.

Сопроводительные письма подписываются главой района. Уведомление заявителю о переадресации обращения подписывает начальник УОКР.

Сопроводительные письма о возврате ошибочно присланных обращений подписываются начальником УОКР.

3.2.4.7. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных обращений под роспись в структурные подразделения администрации района, направление обращений для рассмотрения соответствующим государственным органам, органам местного самоуправления и должностным лицам.

3.2.5. Рассмотрение обращения

3.2.5.1. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

Письма с просьбой о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о графике приема граждан должностными лицами администрации района, а обращения направляются "в дело" как исполненные.

3.2.5.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях администрации района (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено конкретному должностному лицу.

3.2.5.3. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается сотрудниками УОКР. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (для контрольных поручений и в федеральные органы) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее, чем за семь дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.2.5.4. Структурное подразделение администрации района, должностное лицо, которым поручено рассмотрение обращения гражданина:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 3.2.5.6 - 3.2.5.10 настоящего Административного регламента;

- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.2.5.5. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение главе района со служебной запиской, указывая при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

3.2.5.6. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращения, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.2.5.7. Структурное подразделение администрации района, а также должностное лицо при получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

3.2.5.8. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.2.5.9. В случае если в письменном обращении или обращении в форме электронного документа гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель структурного подразделения администрации района, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

3.2.5.10. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.2.5.11. Обращение, в котором обжалуется судебное решение в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.2.5.12. Ответ на обращение, поступившее в администрацию района по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому или электронным адресам, указанным в обращении.

3.2.5.13. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в администрацию района.

3.2.5.14. В случае если в ответе, полученном от государственного органа, органа местного самоуправления и другой организации, рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, а также, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям, УОКР вправе вновь запросить информацию об окончательном решении вопроса.

3.2.5.15. Результатом рассмотрения обращений граждан в администрации района является разрешение поставленных в обращениях вопросов и подготовка ответов заявителям.

3.2.6. Постановка обращения на контроль.

3.2.6.1. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений главы района о рассмотрени