Приложение. Блок-схема исполнения муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"

Приложение

к административному регламенту

Блок-схема
исполнения муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"

              /------------------------------------\

              |Комплектование муниципального архива|

              \------------------------------------/

             /-------------------------------------\

             |Определение источников комплектования|

             \-------------------------------------/

   /----------------------------------------------------------\

   |Определение состава архивных документов, подлежащих приему|

   \----------------------------------------------------------/

               /----------------------------------\

       /-------|Прием-передача архивных документов|------\

       |       \----------------------------------/      |

/--------------\  /-------------\  /------------\  /-----------\

|Документы     |  |Документы    |  |Документы,  |  |Документы, |

|постоянного   |  |по личному   |  |принимаемые |  |принимаемые|

|хранения,     |  |составу      |  |на временное|  |по договору|

|образовавшиеся|  |ликвидируемых|  |хранение    |  \-----------/

|в деятельности|  |организаций  |  \------------/      |      |

|организаций - |  \-------------/        |             |      |

|источников    |          |              |             |      |

\--------------/                                           |

    |     /-----------------------------------------------\  |

    |     |    Подписание акта приема-передачи архивных    |  |

    |     |            документов на хранение              |  |

    |     \------------------------------------------------/  |

    |     /-------------------------------------------------\ |

    |     |Упорядочение документов в организациях-источниках|-------\

    \----|        комплектования архивного отдела          |       |

          \-------------------------------------------------/       |

                                                                 |

/------------------\ /----------------------\ /------------------\  |

|Анализ архивных   | |Определение качества  ||Согласование или  |  |

|документов,       | |составления описей дел| |возвращение описей|-|

|включенных в описи| \----------------------/ |дел на доработку  |  |

\------------------/                          \------------------/  |

  |  /---------------------------------------------------------\    |

  \-|Направление описей дел на утверждение (согласование) ЭПК |---/

     |архивного департамента администрации Владимирской области|

     \---------------------------------------------------------/

            /----------------------------------------\

/-----------|Отбор архивных документов на уничтожение|--------------\

|           |  по истечению временного срока хранения|              |

|           \----------------------------------------/              |

|                                                                  |

|   /---------------------------------------------------------\     |

|   |     Составление акта о выделении дел к уничтожению      |     |

|   |организациями-источниками комплектования архивного отдела|     |

|   \---------------------------------------------------------/     |

|                                                                  |

|  /--------------------------------------------------------------\ |

\--|Направление акта о выделении дел к уничтожению на согласование|-/

   |ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области |

   \--------------------------------------------------------------/

              /-------------------------------------\

/-------------|Организация учета архивных документов|-------------------\

|             \-------------------------------------/                   |

|                    /-------------------------\                        |

|                    |Прием архивных документов|                        |

|                    \-------------------------/                        |

| /-------------------------------------------------------------------\ |

| |Отражение количества и состава единиц хранения в учетных документах| |

| \-------------------------------------------------------------------/ |

|                                                                    |

|  /----------------\ /----------------------\ /----------------------\ |

|  |Занесение данных| |  Занесение данных    | |  Занесение данных    | |

|  | в базу данных  | |    в книгу учета     | |    в список фондов   | |

|  |"Архивный фонд" | |поступления документов| |при первом поступлении| |

|  \----------------/ \----------------------/ \----------------------/ |

|       /-----------------------------------------------------\         |

|       |Составление сводных документов учета архивного отдела|         |

|       \-----------------------------------------------------/         |

|                                                                    |

| /----------------\ /-----------------------\ /----------------------\ |

| |    Паспорт     | | Сведения о состоянии  | |Сведения об изменениях| |

| |архивного отдела| | хранения документов в | |  в составе и объеме  | |

| \----------------/ |организациях-источниках| |       фондов         | |

|          |         \-----------------------/ \----------------------/ |

|                                                                    |

|     /---------------------------------------------------------\       |

|-----|Направление сведений в архивный департамент администрации|-------|

|     |                   Владимирской области                  |       |

|     \---------------------------------------------------------/       |

|            /-------------------------------------------\              |

|            |Обеспечение сохранности архивных документов|              |

|            \-------------------------------------------/              |

|                                                                      |

|  /-----------------------------------------------------------------\  |

|  |Проверка физического и технического состояния архивных документов|  |

|  \-----------------------------------------------------------------/  |

|                                                                     |

|   /--------------------------\       /----------------------------\   |

|   | Выявление недостатков их |       |Проверка наличия и состояния|   |

|   |физического и технического|       |    архивных документов     |   |

|   \--------------------------/       \----------------------------/   |

|                                                                     |

|    /-------------------------\       /----------------------------\   |

\----|Восстановление свойств и |       |  Оформление результатов    |---/

     |технических характеристик|       |         проверки           |

     \-------------------------/       \----------------------------/

                       /------------------------\

/----------------------|Использование документов|-----------------------\

|                      \------------------------/                       |

|                                                                      |

|                      /------------------------\                       |

|                      |  Запрос пользователя   |                       |

|                      \------------------------/                       |

|                                                                      |

|                   /-----------------------------\                     |

|                   | Прием и регистрация запроса |                     |

|                   \-----------------------------/                     |

|                                                                      |

|           /-------------------------------------------------\         |

|           |Анализ содержания и тематики поступившего запроса|         |

|           \-------------------------------------------------/         |

|                                                                     |

|  /--------------------------------\/-------------------------------\  |

|--|Принятие решения о невозможности||Принятие решения о возможности |--|

|  |исполнения запроса пользователя ||исполнения запроса пользователя|  |

|  \--------------------------------/\-------------------------------/  |

|  /--------------------------------\/-------------------------------\  |

|  | Уведомление пользователя о     ||  Выдача дел во временное      |-|

|-|предоставлении дополнительных   ||          пользование          |  |

|  |         сведений для           |\-------------------------------/  |

|  \--------------------------------/                                   |

|  /--------------------------------\/-------------------------------\  |

|  |  Уведомление пользователя      ||  Выдача архивных справок      |  |

|-| об отсутствии запрашиваемых    ||   по документам архива,       |-|

|  |          сведений              ||     архивных выписок,         |  |

|  \--------------------------------/|  копий архивных документов    |  |

|                                    \-------------------------------/  |

|  /--------------------------------\                                   |

|-|Уведомление пользователя об     |                                   |

|  |отказе в получении информации   |                                   |

|  \--------------------------------/                                   |

|               /------------------------------------------\            |

\---------------|Исполнение муниципальной функции завершено|------------/

                \------------------------------------------/