Приложение. Положение об архивном отделе администрации Александровского района

Приложение

к постановлению

администрации

Александровского района Владимирской области

от 18 февраля 2013 г. N 317

Положение
об архивном отделе администрации Александровского района

I. Общие положения

1.1. Администрация района в целях эффективной организации архивного дела реализует полномочия по:

- формированию и содержанию муниципального архива;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности администрации, муниципальных организаций, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своей структуре архивный отдел, выполняющий также функции муниципального архива.

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланк со своим наименованием и круглую печать с надписью "Администрация Александровского района Владимирской области, архивный отдел".

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, другими федеральными и областными законами и издаваемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации и Владимирской области, Уставом Александровского района, муниципальными правовыми актами, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и архивного департамента администрации Владимирской области, настоящим Положением.

1.5. Положение об отделе утверждается постановлением администрации района. В положении закрепляются организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

II. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

III. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Осуществляет хранение и учет принятых документов и представляет в установленном порядке учетные данные в архивный департамент администрации Владимирской области.

3.2. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.3. Готовит, представляет администрации района и реализует предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

3.4. Обеспечивает хранение:

3.4.1. Архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Владимирской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района и области.

3.4.2. Архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Владимирской области, образовавшихся в процессе деятельности администрации района по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена.

3.4.3. Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в Архивный фонд Владимирской области.

3.4.4. Документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования.

3.4.5. Печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды управления.

3.4.6. Учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.

3.5. Архивные документы, относящиеся к частной собственности, поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и администрацией или отделом, действующим от имени администрации при наличии доверенности.

3.6. В целях комплектования архива:

3.6.1. Составляет списки организаций - источников комплектования, утверждаемых администрацией района и согласовываемых с архивным департаментом администрации области, проводит систематическую работу по их уточнению.

3.6.2. Проводит отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел.

3.6.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.

3.7. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве, включая:

3.7.1. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу.

3.7.2. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования.

3.7.3. Рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству.

3.7.4. Рассмотрение и представление в архивный департамент администрации области поступивших от организаций - источников комплектования описей дел постоянного хранения.

3.7.5. Рассмотрение и представление в архивный департамент области описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в установленном порядке.

3.7.6. Изучение и обобщение практики работы архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта.

3.7.7. Оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

3.7.8. Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.8. Информирует органы местного самоуправления, иные организации о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполняет запросы юридических лиц на документную информацию.

3.9. Организует работу пользователей с документами, изготавливает копии документов по их запросам, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации.

3.10. Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов; рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан, ведет прием граждан.

3.11. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела, автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов.

IV. Права и обеспечение деятельности

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1.1. Представлять администрацию Александровского района по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.1.2. Вносить на рассмотрение администрации района и архивного департамента администрации области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.1.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов и делопроизводстве.

4.1.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и областного архивного законодательства.

4.1.5. Давать организациям в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.1.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.2. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета района.

4.3. Администрация предоставляет отделу помещения, отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, обеспечивает его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и необходимые условия труда работников.

4.4. При передаче помещения, в котором размещен архивный отдел, другим организациям, администрация должна принять решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов помещения.