VII. Порядок ведения документации Раздела единого реестра Министерства обороны и его подразделов (п.п. 44 - 49)

VII. Порядок ведения документации Раздела единого реестра Министерства обороны и его подразделов

44. Документация Раздела единого реестра Министерства обороны и его подразделов ведется уполномоченными подразделениями в соответствии с закрепленной за генеральными заказчиками тематикой заказываемых НИОКР.

Состав документации Раздела единого реестра Министерства обороны и его подразделов приведен в пунктах 6 и 7 настоящей Инструкции соответственно.

45. Любые исправления в документации Раздела единого реестра Министерства обороны и его подразделов оговариваются и заверяются ответственными за их ведение должностными лицами уполномоченных подразделений.

Если в тексте документа необходимо исправить слова или числа, то они берутся в скобки и зачеркиваются, а сверху пишется текст исправления и порядковый номер сноски, в которой данное исправление оговаривается и заверяется.

Сноски размещаются внизу или на обороте листа документа. В журналах сноски размещаются на последних листах в последовательности их порядковых номеров.

Примеры внесения исправлений и их заверения:
исправление очевидной ошибки	-	прицел* (прицеп);
*Исправленному верить. (Подпись) И. Иванов. 17.11.04
внесение номера свидетельства после проведения официальной регистрации программы ЭВМ	-	N 2004611711*
*Дополненному "N 2004611711" верить. (Подпись) И. Иванов. 17.11.04
исправление ошибочно указанного в тексте Документа номера патента на изобретение	-	N 2177777* (N 02155555).
*Исправленному "N2177777" верить. (Подпись) И. Иванов. 17.11.04

46. Для визирования документов, а также заверения вносимых в них исправлений должностным лицам уполномоченных подразделений разрешается использовать именные штампы.

47. На каждую НИОКР заводится дело документов объектов учета (Далее именуется - дело) (приложение N 4 к настоящей Инструкции). На титульном листе дела указывается шифр НИОКР и номер регистрации государственного контракта. В дело помещаются документы, указанные в пункте 8 настоящей Инструкции.

Если в деле накапливается большое количество документов, то он разбивается на тома. В этом случае на титульном листе тома дополнительно указывается порядковый номер тома.

Документы в деле подшиваются в хронологическом порядке и поступления. Том дела должен содержать опись хранящихся в нем документов.

Дело закрывается в случае исключения из Раздела единого реестра Министерства обороны данных обо всех объектах учета, хранящихся в нем На последних листах последнего тома закрываемого дела дается перечень всех объектов учета, хранящихся в деле, с указанием оснований исключения их из Раздела единого реестра Министерства обороны.

48. Переписка, связанная с ознакомлением со сведениями раздела единого реестра Министерства обороны, подшивается в отдельные дела.

49. Дела и журналы документации Раздела единого реестра Министерства обороны и его подразделов передаются на хранение в соответствующие государственные архивы через 5 лет после их закрытия, кроме журнала Раздела единого реестра Министерства обороны и журналов его подразделов, которые хранятся в уполномоченных подразделениях постоянно.