Инструкция по ведению делопроизводства в центральном аппарате Федерального агентства по делам молодежи (утв. Федеральным агентством по делам молодежи от 25 августа 2008 г. N 5-р)

Инструкция
по ведению делопроизводства в центральном аппарате Федерального агентства по делам молодежи
(утв. Федеральным агентством по делам молодежи от 25 августа 2008 г. N 5-р)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана Управлением делами Федерального агентства по делам молодежи (далее - Росмолодежь) в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 г. N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и организации работы с документами в Федеральном агентстве по делам молодежи и его структурных подразделениях.

1.3. Росмолодежь организует и ведет делопроизводство на основе настоящей Инструкции, Регламента центрального аппарата, других нормативных и методических документов.

Настоящая Инструкция утверждается руководителем Росмолодежи после согласования с Федеральным архивным агентством.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Росмолодежи, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165). Порядок работы с секретными документами устанавливается соответствующей инструкцией.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Росмолодежи осуществляются организационным отделом Управления делами Росмолодежи.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Росмолодежи осуществляется должностными лицами, которые назначаются руководителями подразделений (приложение 2).

1.8. Работники структурных подразделений Росмолодежи несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в организационный отдел Управления делами.

При увольнении, переходе на другую работу, выбытии в длительную командировку, уходе в отпуск работники структурных подразделений по указанию руководителя подразделения должны передать ответственному за делопроизводство все имеющиеся у них документы.

1.9. Использование документов Росмолодежи в открытой печати, докладах и выступлениях допускается только с разрешения руководителя федерального агентства, а в его отсутствие заместителя по указанию руководителя.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Росмолодежи

2.1.1. Нормативные правовые акты издаются Росмолодежью в пределах его компетенции в соответствии с Положением о них в виде приказов, указаний, распоряжений, правил, инструкций и положений.

2.1.2. Порядок подготовки и оформления Росмолодежью нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), Регламентом центрального аппарата, разработанном на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233) и утвержденном руководителем Росмолодежи.

Состав организационно-распорядительных документов для министерств и ведомств определен в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД, раздел УСОРД).

2.1.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

2.1.4. В соответствии с действующим законодательством и Положением о Федеральном агентстве по делам молодежи в Росмолодежи формируются следующие распорядительные документы:

- руководителем - распоряжения, приказы, указания, поручения;

- заместителем руководителя - приказы, указания, поручения по курируемым им структурным подразделениям;

- руководителями структурных подразделений - приказы по подразделению;

- коллегиальными органами Росмолодежи (Коллегией) - постановления, распоряжения.

Отдельные указания и поручения руководства Росмолодежи оформляются информационными письмами.

2.1.5. Приказы и распоряжения Росмолодежи издаются по вопросам, относящимся к деятельности центрального аппарата.

2.1.6. Юридическим основанием для издания приказа или распоряжения являются:

- законы Российской Федерации;

- указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации;

- постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации.

2.1.7. Оформлению приказом или распоряжением подлежат:

- доведение до сведения указов, распоряжений, поручений Президента Российской Федерации;

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- указания, поручения руководителя по важнейшим вопросам деятельности Росмолодежи;

- утверждение и введение в действие положений, правил, инструкций и решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

- итоги работы Росмолодежи и Коллегии Росмолодежи.

2.1.8. Оформлению приказами подлежат:

- прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;

- номенклатура Росмолодежи;

- поощрение работников и наложение дисциплинарных взысканий.

2.1.9. Изменения и дополнения вносятся:

- в распоряжения, положения, правила, инструкции только распоряжениями;

- в приказы только приказами;

- в информационные письма методического характера, как в распоряжениях, так и в информационных письмах.

2.1.10. Документы коллегиальных органов, совещаний (постановления, протоколы) носят распорядительный характер и являются основой для подготовки других распорядительных документов (например, приказов, распоряжений, указаний руководителя).

2.1.11. Документы (доклады, справки, заключения, предложения и др.), направляемые в вышестоящие органы, составляются в соответствии с их поручениями, а также по инициативе Росмолодежи по вопросам, которые федеральное агентство решить некомпетентно.

2.1.12. В пределах своей компетенции руководство Росмолодежи и его структурных подразделений может направлять письма для осуществления оперативных связей с вышестоящими органами, организациями и отдельными гражданами.

2.1.13. Соглашения между Росмолодежи (и его подразделениями) и другими организациями и частными лицами об установлении каких-либо отношений и правовом их регулировании оформляются договорами.

2.1.14. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, а также информация передается по электронной почте.

2.1.15. Документы-приложения могут применяться как самостоятельный вид документа.

Документы-приложения могут быть двух видов:

- поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

- направляемые с письмом в другие организации.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы, изданные в аппарате Росмолодежи, оформляются на бланках, разрабатываемых в соответствии с требованиями ГОСТа 6.38-90, и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Реквизиты, не внесенные при типографском изготовлении бланка, впечатываются машинописным способом.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.5.2. В Росмолодежи применяются следующие бланки: общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Состав видов и формы бланков, применяемых в Росмолодежи, утверждаются его руководителем по представлению организационного отдела Управления делами.

2.2.2. Бланки документов Росмолодежи подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Контроль за использованием бланков осуществляет организационный отдел Управления делами.

2.2.3. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Росмолодежи. Соответствующие предложения вносятся начальником организационного отдела Управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков Росмолодежи приведены в приложении 3.

2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Росмолодежи оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов*.

______________________________

* По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).

2.3.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов Росмолодежи в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

2.3.2. Код Росмолодежи*.

______________________________

* Указывается по усмотрению Росмолодежи

Код Росмолодежи проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.3.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица*.

______________________________

* Указывается по усмотрению Росмолодежи

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Росмолодежи проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет*.

______________________________

* Указывается по усмотрению Росмолодежи

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.5. Наименование Федерального агентства по делам молодежи.

Наименование Федерального агентства по делам молодежи должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о федеральном агентстве.

При наличии сокращенного наименования федерального агентства его помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием Федерального агентства по делам молодежи, находящегося в ведении Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации, указывается полное или сокращенное наименование министерства.

2.3.6. Справочные данные о Росмолодежи.

Справочные данные о Росмолодежи включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению федерального агентства (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).

2.3.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого в Росмолодежи, должно быть на каждом документе, за исключением писем, и соответствовать компетенции Росмолодежи, содержанию документируемого вопроса, а также видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Вид документа устанавливает перечень необходимых для оформления документа реквизитов, определяет структуру текста, особенности его изложения и форму.

2.3.8. Код формы документа*.

______________________________

* Указывается по усмотрению Росмолодежи.

Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.3.9. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания:

- для утверждаемого документа - дата его утверждения;

- для протокола - дата проведения заседания;

- для документов, составленных совместно несколькими организациями - дата подписания его последней организацией.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные Росмолодежью совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 14.07.2008

Словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2008 г. применяется в документах по финансовым вопросам и правовых актах.

Если число и номер месяца состоят из одной цифры, то перед ней ставится "0".

Например: 02.03.08.

2.3.10. Индекс документа.

Индексированию подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Исключение составляют индексы распорядительных документов, протоколов. Их индексами являются порядковые регистрационные номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документа.

Например: Приказ N 50, Протокол N 3.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел, кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя и др.

Составные части индекса отделяются и состоят:

Например: ВЯ-18/260, где

В - начальная буква имени руководителя Росмолодежи;

Я - начальная буква фамилии руководителя Росмолодежи;

18 - номер дела;

260 - регистрационный номер организационного отдела.

Например: - АП - 12/288-5/19, где

А - начальная буква имени заместителя руководителя Росмолодежи;

П - начальная буква фамилии зам. руководителя Росмолодежи;

12 - номер дела;

288 - регистрационный номер организационного отдела:

5 - кодовый номер отдела в Росмолодежи;

19 - регистрационный номер отдела Росмолодежи.

2.3.11. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на который дается ответ, и проставляется только на бланке для писем.

2.3.12. Место составления или издания документа.

Реквизит "Место составления или издания" оформляется в соответствии с административно-территориальным делением (Москва, г. Екатеринбург, г. Зеленоград Московской обл.)

2.3.13. Адресат (адресование).

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Министерство
экономического развития
и торговли Российской Федерации

или

Министерство
экономического развития
и торговли Российской Федерации

Департамент стратегии
социально-экономических реформ
Г.В. Баландиной

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

Министерство
образования и науки
Российской Федерации

Департамент управления делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Государственный архив
Российской Федерации

Заведующему отделом
комплектования ведомственных
архивов и делопроизводства
Т.Н. Сидоровой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:

Главам администраций
городов и районов
Московской области

Документ не должен содержать больше четырех адресатов.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку и на каждом документе указывают только один адресат.

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес.

Например:

Генеральному директору
совместного предприятия "Альянс"

И.Г. Андрееву

123321, гор. Москва,

ул. Островитянова, д. 22

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации должны соответствовать почтовым правилам. Указывается полностью: индекс, республика, область (край), город, улица, номер дома.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя:

119115, Москва,
ул. Остоженка, 10, кв. 28

Иванову А.Е.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

2.3.14. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

Гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДЕНО", название распорядительного документа в именительном падеже, его дата и номер:

"УТВЕРЖДЕНО"

Приказ
Федерального агентства
по делам молодежи
12.05.08. N 8

Или

"УТВЕРЖДЕНО"

Протокол
заседания Коллегии
Федерального агентства
по делам молодежи
25.07.08. N 3

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ".

наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения:

на бланке

"УТВЕРЖДАЮ"
Заместитель руководителя

________подпись_______А.В.Петров

Дата

не на бланке

"УТВЕРЖДАЮ"
Заместитель руководителя
Федерального агентства
по делам молодежи

_______подпись_______А.В.Петров

Дата

Если документ утверждается руководителями нескольких организаций, грифы утверждения располагаются на одном уровне. При этом наименования организаций обязательно включаются в наименования должностей и лиц, утвердивших документ.

2.3.15. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция подписывается и датируется:

Волкову А.А.

Прошу подготовить проект плана
работы комиссии к 02.08.08.

Подпись

Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если указание изложено на бланке-резолюции или отдельном листке, приложенном к документу, на нижнем поле этого листка обязательно указывается номер и дата документа, к которому относится резолюция.

2.3.16. Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется к любому документу, независимо от его назначения, оформленному на листе формата А4 (210 х 297 мм) за исключением сопроводительных писем, телеграмм, извещений.

Заголовок не проставляется на документе формата А5.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа, грамматически согласовываться с названием вида документа (приказ "о чем?" - о проведении аттестации; протокол "чего?" - заседания коллегии; должностная инструкция "чья?" - ведущего специалиста).

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки. Заголовки и подзаголовки помещаются в левой части листа с красной строки перед текстом без кавычек и не подчеркиваются.

2.3.17. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" на левом поле документа напротив реквизита "заголовок к тексту".

2.3.18. Текст документа.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

- объективность содержания;

- нейтральность изложения;

- полнота информации;

- краткость изложения.

Текст документа может быть составлен на основе типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила), унифицированных форм документов, входящих в состав унифицированных систем документации.

В тексте документа выделяется три компонента:

- введение, доказательство или изложение, заключение.

Введение содержит информацию, отражающую тему текста документа.

Заключение содержит выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой части рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: распоряжения, приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснения.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах Росмолодежи, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("агентство не возражает").

2.3.19. Отметка о наличии приложений.

Сведения о наличии приложений ко всем документам, кроме приказов, приводятся в конце основного текста.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров:

Например:

Приложения: 1. Проект финансового плана          на 20 л.  в 1 экз.

            2. Пояснительная записка к проекту   на 4 л.   в 1 экз.

               финансового плана

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:     письмо   Министерства   финансов   Российской   Федерации

                от 17.02.94-N 01-4/172   и   приложение   к нему, на 7 л.

                в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес

Если приложения сброшюрованы, количество листов может не указываться

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Например:

"Разработать и представить на утверждение график отпусков к 01.12.08. по форме, указанной в приложении".

Приложения к распорядительным документам содержат в верхнем углу первого листа отметку с указанием распорядительного документа, его даты и номера по форме:

Приложение
к приказу
Федерального агентства
по делам молодежи
00.00.0 N 00

При наличии нескольких приложений указывается их порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2".

При большом количестве приложений на них составляется отдельно опись, а в самом документе после текста указывается: "Приложение: согласно описи на____л.".

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста перед подписью.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты:

- название;

- заголовок;

- подписи лиц, ответственных за содержание;

- дату;

- отметку о согласовании, утверждении и т.п.

2.3.20. Подпись.

Документы, направляемые Росмолодежью в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной (представительной) и судебной власти, подписываются руководителем или, по его поручению, заместителем руководителя.

Документы, направляемые Росмолодежью другим организациям, гражданам подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав реквизита "подпись" входит:

- наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке);

- личная подпись;

- ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Руководитель

Росмолодежи                      подпись                    В.Г. Якеменко

Две или более подписей ставятся в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц.

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии, подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке:

Председатель комиссии            подпись                      А.Н. Петров

Члены комиссии                   подпись                     Н.Н. Иванова

                                 подпись                     К.Б. Смирнов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне:

Начальник Управления делами            Начальник Управления

                                       по работе с регионами

Подпись                                Подпись

                    Н.В. Казаков                              А.Н. Марков

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами, например: "и.о.". "зам").

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При оформлении документа не на бланке в наименование должности реквизита "подпись" должно быть включено наименование ведомства и при необходимости структурного подразделения.

Заместитель руководителя

Федерального агентства

по делам молодежи                    подпись              Б.И. Коростылев

2.3.21. Визы

Виза включает подпись визирующего и дату согласования. При необходимости указывается должность визирующего, расшифровка его подписи.

Начальник Управления

по рассмотрению писем                подпись               Л.С. Николаева

         Дата

Замечания или дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. В этом случае виза имеет следующую форму:

С проектом не согласен. Замечания прилагаются.

Начальник управления

по рассмотрению писем                подпись               Л.С. Николаева

Дата

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Росмолодежи, на лицевой стороне последнего листа после реквизита "Подпись".

2.3.22. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Визы проставляются на лицевой стороне документа на внутреннем документе и на копии отправляемого документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник нормативно-правового отдела

Личная подпись                                        Н.Н. Попова

Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

     "СОГЛАСОВАНО"

     Начальник Управления кадров

     и учебных заведений

     Министерства образования

     Российской Федерации

     ____________________Д.В.Козинцев

        (подпись)

     00.00.00

Если согласование проводится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

     "СОГЛАСОВАНО"

     Протокол заседания Экспертного совета

     Правительства Российской Федерации

     24.07.08. N 15

Реквизит "гриф согласования" располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе:

Лист согласования прилагается.

Подпись, дата

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве - их размещают двумя вертикальными рядами или на отдельном листе (Лист согласования).

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;

- с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- при необходимости с общественными организациями;

- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.3.23. Оттиск печати.

Федеральное агентство по делам молодежи имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати, указанные в Положении о Федеральном агентстве.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.3.24. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Например:

Верно

Начальник                      подпись

отдела кадров                                                  А.С.Петров

     Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Росмолодежи.

2.3.25. Отметка об исполнителе.

В каждом исходящем документе должен быть указан непосредственный исполнитель. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

А.В. Фролова

567 33 33

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.3.26. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается в нижнем углу первого листа документа и содержит: слово "В дело" и номер дела, в которое должен быть подшит документ; дату направления документа в дело; подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя или лица, направляющего документ в дело:

     В дело 10-1      подпись

        Дата

В том случае, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то на исполненном документе делается соответствующая отметка, краткая справка об исполнении:

Сообщено (конкретно о чем) Смирнову А.В.
по телефону 245-31-20

     В дело 10-1     подпись

     Дата

2.3.27. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа наносится штемпелем, располагается в нижней части первого листа документа и включает дату поступления документа и его индекс.

При этом проставляются штампы "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ" в организационный отдел ("НЕ ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ").

2.3.28. Гриф ограничения доступа к документу "ДСП"

Размещается в правом верхнем углу документа выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения".

2.3.29. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в Росмолодежи.

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.4.1. Приказ, распоряжение, указание

2.4.1.1. Приказами, распоряжениями и указаниями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Росмолодежи.

Проекты приказов (распоряжений, указаний) готовят и вносят структурные подразделения Росмолодежи на основании поручений руководителя, его заместителя, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров Управления делами Росмолодежи на основании соответствующих представлений и согласовывает их с нормативно-правовым отделом Управления делами.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений, указаний) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений, указаний) осуществляет организационный отдел Управления делами Росмолодежи.

2.4.1.2. Проекты приказов (распоряжений, указаний) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Росомлодежи, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальником организационного отдела Управления делами, начальником Управления делами Росмолодежи. Возражения по проекту приказа (распоряжения, указания), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения, указания) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию, в том числе с нормативно-правовым отделом Управления делами.

Проекты приказов (распоряжений, указаний), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

2.4.1.3. Проекты приказов (распоряжений, указаний) печатаются на стандартных бланках установленной формы. Датой приказа (распоряжения, указания) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения, указания) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно по типологии и в соответствии с номенклатурой дел Росмолодежи.

2.4.1.4. Копии приказов (распоряжений, указаний) или их размноженные экземпляры заверяют печатью Управления делами Росмолодежи и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в организационный отдел Управления делами.

2.4.1.5. Приказ (распоряжение, указание) имеет следующие реквизиты:

- Герб Российской Федерации;

- наименование Федерального агентства по делам молодежи;

- наименование вида документа - приказ (распоряжение, указание);

- дата и номер приказа (распоряжения, указания). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа;

- заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал;

- заголовок к приказу выравнивается по левому краю.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате Федерального агентства
по делам молодежи

Заголовок к распоряжению (указанию) выравнивается по центру.

Например:

О Регламенте центрального аппарата
Федерального агентства по делам молодежи

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в листе ознакомления, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения, указания) подписывает руководитель Росмолодежи, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.4.1.6. Совместные приказы Росмолодежи с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210X297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в приложении 3.

2.4.2. Положение, регламент, правила, инструкция

2.4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Росмолодежи.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.

В регламенте и инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (регламенты, правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Росмолодежи, или как акты, утверждаемые Росмолодежи; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Росмолодежи.

2.4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (регламента, правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.4.2.3. Проект положения (регламента, правил, инструкции) утверждается распорядительным документом и печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" или "По чему?"; заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кого?" или "Чего?" (должностной регламент главного специалиста-эксперта, административный регламент исполнения государственной функции).

Констатирующей частью положения (регламента, правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (регламента, правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении 4.

2.4.3. Протокол

2.4.3.1. Протоколами оформляется ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, конференциях и заседаниях Коллегии Росмолодежи.

2.4.3.2. Протокол оформляется на общем бланке.

Реквизиты протокола:

- наименование учреждения;

- название вида документа;

- дата заседания;

- индекс (номер);

- место заседания;

- гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

- заголовок;

- текст;

- подписи.

2.4.3.3. При составлении протоколов необходимо обеспечить их юридическую полноценность (наличие всех реквизитов, строгая достоверность информации, обязательное указание числа присутствующих для определения кворума, при котором собрание правомочно принимать решения).

2.4.3.4. Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже: "заседания Коллегии".

2.4.3.5. Текст протокола состоит из двух частей:

первая - содержит сведения о председательствующем, секретаре, присутствующих и повестку дня;

вторая - фиксирует ход заседания.

В повестке дня перечисляются все вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Основная часть протокола строится по разделам, соответствующим повестке дня.

Каждый пункт протокола содержит следующие части:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Постановляющая часть решения может быть общей для всех вопросов. Она должна быть конкретной и содержать информацию, которая может быть проконтролирована (кому, что сделать и к какому числу).

Отнесение принятого решения к определенному вопросу отражается в его номере.

2.4.3.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

2.4.3.7. Содержание особого мнения дается в конце протокола после подписи или в приложении к нему с отметкой о его наличии после соответствующего протокольного решения.

2.4.3.8. Протоколы могут иметь краткую запись. В кратком протоколе вместо текста дается указание фамилии докладчика, темы доклада и фамилии выступающих.

Составление краткого протокола допускается при наличии стенограммы или если тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, а также при протоколировании оперативных совещаний.

2.4.3.9. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами Росмолодежи.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами Росмолодежи.

2.4.3.10. Протоколы печатаются на общем бланке Росмолодежи формата А4 шрифтом N 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициалы имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола приведен в приложении 3.

2.4.4. Служебные письма

2.4.4.1. Служебные письма Росмолодежи готовятся:

- как ответы об исполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- как ответы на поручения министерств;

- как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росмолодежи;

- как ответы на запросы различных организаций (общественных, научных и др.), предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

2.4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

Служебные письма, подписываемые руководителем Росмолодежи совместно с руководителем другого федерального органа исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Росмолодежи, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Федеральное агентство по делам молодежи рассмотрело..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.4.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем установлено в Положении о Федеральном агентстве по делам молодежи, а также в положениях о структурных подразделениях агентства, в должностных регламентах работников.

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Росмолодежи с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росмолодежи, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом центрального аппарата Росмолодежи, настоящей Инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.

3.1.3. При применении в Росмолодежи электронного документооборота организационным отделом Управления делами разрабатываются маршруты движения документов.

3.2. Порядок приема и обработки входящей корреспонденции

3.2.1. Доставка корреспонденции в Росмолодежь производится работниками отделения связи, фельдсвязью, с помощью факса, непосредственно отдельными гражданами (частными лицами) и по электронной почте.

Ценные письма и бандероли получает по доверенности работник экспедиции организационного отдела Управления делами в почтовом отделении.

3.2.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестре и доставленных.

Ошибочно доставленные документы в тот же день возвращаются в почтовое отделение или пересылаются по назначению.

Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров.

3.2.3. Экспедицией организационного отдела Управления делами вскрываются все пакеты, за исключением правительственной почты и личной корреспонденции.

При вскрытии пакетов проверяется полнота вложений, подписи, даты, номера.

В случае повреждения, недостачи документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один их которых направляется отправителю, другой остается в экспедиции.

3.2.4. Конверт от поступающей корреспонденции сохраняют в тех случаях, когда:

- поступают письма граждан;

- в документе нет адреса отправителя;

- дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправки и получения документа;

- дата документа имеет большое расхождение с датой получения;

- документ имеет личный характер, а на конверте не было надписи "лично";

- конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

3.2.5. Документы, принимаемые экспедицией, сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 5).

Регистрируемые документы, поступившие в Росмолодежь, сразу же передаются в организационный отдел для регистрации и рассмотрения руководством.

Нерегистрируемые документы передаются по назначению.

3.1.6.# Вся принятая корреспонденция, включая и нерегистрируемую, учитывается экспедицией в специальных журналах.

3.3. Регистрация входящей корреспонденции

3.3.1. Все документы, поступившие в Росмолодежь, регистрируются только один раз.

3.3.2. Документы регистрируются при помощи средств вычислительной техники или на карточках единого образца в четырех экземплярах, одна из которых вместе с документом направляется на исполнение в соответствующее подразделение, а остальные три остаются в организационном отделе Управления делами и используются для справочно-информационной работы.

Регистрация осуществляется путем проставления на документе и приложениях к нему штампа с указанием даты и индекса с последующей записью необходимых сведений о нем в регистрационной карточке и (или) ввода в компьютер для создания информационно-поисковой системы, обеспечивающей учет, поиск, контроль исполнения документов.

При автоматизированной регистрации запись производится непосредственно с документа на регистрационную карточку.

3.3.3. Входящие документы регистрируются в день поступления, правительственные, срочные документы и телеграммы - немедленно.

В организационном отделе Управления делами регистрируются:

- законы Российской Федерации;

- указы, распоряжения Президента Российской Федерации;

- поручения Президента Российской Федерации;

- постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

- поручения Правительства Российской Федерации;

- директивные документы Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и других вышестоящих органов;

- документация, поступающая на имя руководства Росмолодежи из министерств, ведомств и других организаций.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование Федерального агентства по делам молодежи, дату и регистрационный номер.

В структурных подразделениях Росмолодежи регистрируются внутренние документы подразделения.

Зарегистрированные документы, поступившие из других подразделений с регистрационными карточками, повторно не регистрируются, а учитываются в соответствующих журналах.

3.3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.3.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.3.6. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Росмолодежи, осуществляется их руководителями.

3.3.7. Документы, поступившие в Росмолодежь в электронном виде, проходят прием и регистрацию в РКФ только в случае имеющейся электронной подписи лица, от имени которого направлен документ. В остальных случаях электронные документы считаются поступившими для сведения.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении 5.

3.4. Рассмотрение документов

3.4.1. Предварительное рассмотрение документов в организационном отделе Управления делами проводится после регистрации в день ее поступления, а срочной - немедленно.

Предварительное рассмотрение и передачу документов на доклад руководству Росмолодежи проводит начальник Управления делами.

При этом устанавливается, исходя из содержания документа, конкретное должностное лицо или подразделение, которому соответствующий документ должен быть направлен на рассмотрение или исполнение.

Если в предварительно рассматриваемом документе имеются ссылки на другие документы, то они при необходимости прилагаются к рассматриваемому документу.

Руководителю Росмолодежи докладывается:

- правительственная почта, обращения и письма, поступающие из государств-участников СНГ, руководителей министерств и ведомств, администраций областей и краев, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Росмолодежи.

Остальные документы в зависимости от их важности и характера направляются заместителям руководителя или непосредственно в структурные подразделения.

Документы передаются на доклад руководству Росмолодежи или структурным подразделениям в день их поступления, срочные - немедленно.

3.4.2. В структурных подразделениях корреспонденция с поручениями руководства Росмолодежи рассматривается в первоочередном порядке и передается исполнителям немедленно, а остальная - в день поступления.

3.4.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.

Резолюция должна содержать:

четкие указания о порядке и характере исполнения документа, фамилии исполнителей, сроки исполнения, подпись автора резолюции, дату.

Резолюции типа "на рассмотрение", "на исполнение" не формулируют конкретного действия и поэтому не могут быть использованы для контроля.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению документа, допускается указывать в резолюции только исполнителя.

3.4.4. Документы, рассмотренные руководством Росмолодежи, направляются на исполнение или ознакомление через организационный отдел Управления делами и ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в день рассмотрения.

Ознакомление с документами производится поочередно в соответствии с резолюцией или при необходимости одновременно в копиях с обязательным указанием даты ознакомления. Контроль за соблюдением сроков ознакомления документов и их возвращения осуществляет организационный отдел Управления делами и ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Исполнение документов или поручений по ним производится в соответствии с порядком организации контроля исполнения документов в Росмолодежи, изложенном в подразделе 3.5.5. настоящей Инструкции.

3.4.5. Передача документов на стадии рассмотрения из одного структурного подразделения в другое или от одного должностного лица другому производится только через организационный отдел Управления делами с отметкой об этом в регистрационных формах.

3.4.6. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.5. Порядок подготовки, прохождения, представления на подпись, регистрации и отправки документов

3.5.1. Прохождение, регистрация и отправка исходящих документов

3.5.1.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его печатании, согласовании (визировании), подписании (утверждении), регистрации и отправки.

Все исходящие из Росмолодежи документы оформляются на бланках установленной формы (приложение 3) в трех экземплярах и в соответствии с Правилами подготовки и оформления документов (см. раздел II Инструкции).

Третьи экземпляры остаются в структурных подразделениях, где формируются в дела.

3.5.1.2. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан тщательно считать и проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу.

3.5.1.3. Документы представляются на подпись руководителю в двух экземплярах вместе с документами, на основании которых они готовились.

Второй экземпляр должен иметь отметку об исполнителе, визы начальника структурного подразделения, корректора, начальника организационного отдела Управления делами, начальника Управления делами, заместителя руководителя, курирующего данное подразделение.

Документы, подготовленные несколькими должностными лицами или подразделениями по поручению руководства Росмолодежи, должны быть завизированы всеми исполнителями, указанными в поручении.

3.5.1.4. Документы, подписанные руководством Росмолодежи, регистрируются в организационном отделе Управления делами.

При регистрации на всех экземплярах проставляется дата и исходящий номер, состоящий из кода вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, индекса дела по номенклатуре, порядкового номера документа.

Копийные экземпляры при регистрации заверяются (п/п -подлинный подписан, "верно", подпись), одна копия (второй экземпляр документа) подшивается в дело по месту регистрации (организационный отдел), вторая передается исполнителю.

Подлинник в зависимости от характера и срочности доставки документа адресату направляется в экспедицию (для отправления почтой, фельдсвязью, электронной почтой) или для передачи по факсу в соответствии с установленным порядком.

Структурные подразделения Росмолодежи не имеют права самостоятельно отправлять и регистрировать документы за своими исходящими номерами.

3.5.1.5. В экспедицию исходящие документы передаются для отправки с пометкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений) и со списком на рассылку (если документ направляется более чем в 4 адреса), подписанным начальником структурного подразделения. Список на рассылку остается в экспедиции для справочной работы и учета.

3.5.1.6. В экспедиции организационного отдела Управления делами корреспонденция сортируется, обрабатывается и отправляется в соответствии с установленными правилами.

Корреспонденция отправляется из экспедиции по реестрам, составленным в трех экземплярах. В реестры вносятся все необходимые сведения.

3.5.1.7. При регистрации и отправке исходящих документов необходимо проверить соответствие бланка, правильность адресования, наличие подписи, соответствующих виз, приложений, если они указаны в документе, фамилии и телефона исполнителя, номера и даты документа, на который дается ответ.

Корреспонденция, оформленная с нарушением требований, предусмотренных настоящей инструкцией, к регистрации и отправке не принимается и возвращается для доработки исполнителю.

3.5.2. Порядок подготовки и оформления документов, направляемых в Правительство Российской Федерации

3.5.2.1. Проекты указов, распоряжений, решений, постановлений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также заключения по ним разрабатываются во исполнение поручений руководства Росмолодежи структурными подразделениями Росмолодежи, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, согласовываются с заинтересованными министерствами и ведомствами, другими учреждениями. Проекты таких документов могут готовиться и в инициативном порядке.

Проект документа обязательно должен иметь заголовок.

В текст законопроекта в обязательном порядке должны быть включены следующие положения:

- о сроках и порядке вступления его в силу;

- об отмене, изменениях и дополнениях ранее принятых законов и других нормативно-правовых актов в связи с принятием данного закона;

- предложение Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации о приведении в соответствие с вновь принятым законом их правовых актов.

3.5.2.2. Проект документа готовится в трех экземплярах. Первый экземпляр проекта визируется руководителем Росмолодежи, второй экземпляр визируется заместителем руководителя, курирующим этот вопрос, руководителями структурных подразделений, с которыми согласовывался проект, нормативно-правовым отделом.

Проекты законодательных актов, нормативных документов вышестоящих органов (указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации), а также заключения на них представляются с сопроводительными письмами, где излагается полное и исчерпывающее обоснование вносимых предложений:

- существо вопроса;

- необходимые расчеты;

- обоснование содержащихся в документе новых положений, отличающихся от действующего законодательства и ранее принятого порядка, а также предложений о разработке нормативных актов, принятие которых необходимо для реализации данного проекта;

- изложение перечня законов и иных нормативных актов отмены, изменения, дополнения, которых требует принятие данного проекта.

На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указывается наименование структурного подразделения Росмолодежи, фамилии и номера телефонов начальника и исполнителя, подготовивших проект.

3.5.2.3. Проекты правительственных документов в обязательном порядке должны быть согласованы с Министерством юстиции Российской Федерации и, при необходимости, с заинтересованными министерствами и ведомствами.

3.5.2.4. К проекту документа прилагается справка согласования проекта с заинтересованными организациями с отражением имеющихся по нему разногласий.

3.5.2.5. Если Правительством Российской Федерации поручено рассмотреть вопрос нескольким ведомствам на равных правах, то проект или заключение готовится за подписями руководителей соответствующих ведомств, которые располагаются в последовательности, установленной поручением.

Если в поручении свод материалов поручен Росмолодежи (ответственный исполнитель), то подготовленный проект или заключение только визируется министерствами и ведомствами, представившими материал для разработки проекта или заключения.

3.5.3. Согласование документов

3.5.3.1. Согласование является способом предварительного рассмотрения, оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствии действующему законодательству.

3.5.3.2. Согласование может проводиться как внутри Росмолодежи, так и вне его.

Оформление грифов внешнего и внутреннего согласования см. в подпункте 2.3.22. пункта 2.3. "Оформление реквизитов в процессе подготовки документов" раздела II.

3.5.4. Подписание и утверждение документов

3.5.4.1. Документы, представляемые в вышестоящие органы, адресованные руководителям стран СНГ, республик, входящих в состав Российской Федерации, министерств, ведомств и главам администраций краев и областей, подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя.

3.5.4.2. Распоряжения по основной деятельности Росмолодежи подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим обязанности руководителя.

3.5.4.3. Приказы по кадрам подписываются руководителем.

3.5.4.4. Документы, создаваемые в структурных подразделениях Росмолодежи для внутреннего пользования, подписываются руководителями и специалистами подразделения.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностным регламентом.

3.5.4.5. Протоколы заседаний Коллегии, совещаний, собраний и конференций подписываются руководителем Росмолодежи и секретарем Коллегии.

3.5.4.6. Банковские документы федерального агентства подписываются руководством (руководителем, либо заместителем руководителя) и главным бухгалтером.

3.5.4.7. Документы, подготовленные по поручению руководства Росмолодежи с указанием "Подготовить проект ответа", должны быть представлены на подпись руководителю, давшему это поручение.

3.5.4.8. Приложения к документам подписываются непосредственными исполнителями независимо от занимаемой должности.

3.5.4.9. Документы, издаваемые в аппарате Росмолодежи, и подлежащие обязательному утверждению, вступают в силу только после их утверждения (приложение 6).

3.5.4.10. Утверждение документа производится посредством проставления грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

3.5.5. Организация контроля исполнения документов

3.5.5.1. Общие положения

3.5.5.1.1. Контроль исполнения документов в Росмолодежи обеспечивает своевременное и качественное исполнение поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие поручения.

3.5.5.1.2. Контроль исполнения включает в себя ряд последовательно осуществляемых процедур:

- постановку документа на контроль;

- регулирование и проверку своевременного доведения документов до исполнителей;

- координацию хода исполнения;

- снятие исполненных документов с контроля;

- учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов;

- информирование руководства;

- накопление информации об исполнении документов и ведение справочно-информационной работы.

3.5.5.1.3. Контроль исполнения осуществляется традиционным способом или с применением средств электронно-вычислительной техники.

3.5.5.1.4. Документы ставятся на контроль организационным отделом Управления делами.

При постановке на контроль объемных документов, документов с длительными сроками исполнения, с наличием соисполнителей сторонних организаций должен быть решен вопрос об организации исполнения, необходимости или целесообразности создания рабочих групп по их исполнению и четкому определению ответственного исполнителя.

Перечень контролируемых документов:

- законы, указы, распоряжения, постановления, поручения, решения вышестоящих органов;

распоряжения, приказы, указания, поручения руководства Росмолодежи;

- поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Коллегии Росмолодежи;

- другие документы, поставленные на контроль руководством Росмолодежи, сектором контроля организационного отдела Управления делами.

Перечень документов, подлежащих постановке на контроль, указан в приложении 7.

3.5.5.1.5. Организация и контроль за важными поручениями Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочными до 3-х дней, осуществляется непосредственно руководителем Росмолодежи.

3.5.5.1.6. Контроль за исполнением поручений руководства Росмолодежи по документам, а также наиболее важных документов осуществляет сектор контроля организационного отдела Управления делами.

В структурных подразделениях контроль осуществляют их руководители и должностные лица, на которых возложены функции контроля.

3.5.5.2. Сроки исполнения документов

3.5.5.2.1. Используются типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.

Типовые сроки исполнения изменяются принятием нового правового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Сроки исполнения определяются:

- самим документом;

- перечнем типовых сроков (приложение 8);

- руководством Росмолодежи, структурных подразделений;

- сектором контроля организационного отдела - при отсутствии срока в резолюции руководства и в документе, если исполнение его необходимо проконтролировать.

3.5.5.2.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

3.5.5.2.3. Сроки исполнения указываются в тексте документа, в резолюции к документу и в регистрационной карточке.

В резолюции срок исполнения может дополняться указанием на событие, к которому представляется материал, информация и др. (например: "к заседанию Коллегии Росмолодежи").

3.5.5.2.4. Изменение или продление срока исполнения производится при отсутствии реальных условий выполнения документа и наличии объективных причин.

Если очевидна невозможность исполнения документа в указанный срок, то ставится вопрос об изменении срока исполнения:

- на стадии постановки документа на контроль;

- в ходе его исполнения (выявилось отсутствие реальных условий выполнения документа, которые невозможно было предусмотреть при постановке на контроль: необходимость получения дополнительных материалов, проведения соответствующих расчетов и другой работы).

В этом случае исполнитель обязан сразу или в процессе исполнения (не менее чем за 15 дней при длительных сроках исполнения) обратиться по подчиненности с просьбой о продлении срока, письменно предоставив для этого обоснованные данные.

3.5.5.2.5. Изменение срока исполнения производится должностным лицом, установившим этот срок. В тех случаях, когда возникает необходимость продления сроков исполнения, установленных вышестоящими органами, письма с просьбой об их продлении подписываются только руководителем Росмолодежи.

Изменение срока исполнения документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись (при необходимости указывается, кем изменен срок).

3.5.5.2.6. Сведения об изменении срока исполнения, исполнителя или исполнителей доводятся до всех заинтересованных лиц в тот же день.

3.5.5.2.7. Для детализации объемов работы, сроков, состава исполнителей при выполнении сложных долгосрочных документов устанавливаются промежуточные даты контроля, разрабатываются графики или планы поэтапного контроля исполнения документов, при необходимости предусматриваются формы и характер представления информации о ходе исполнения таких документов.

3.5.5.3. Технология контроля исполнения документов

3.5.5.3.1. Сектор контроля организационного отдела Управления делами контролирует:

- поручения по документам вышестоящих органов государственной власти и управления;

- распоряжения, приказы, указания, поручения руководства Росмолодежи, а также наиболее важные документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности федерального агентства, исполнение которых требует решения руководства Росмолодежи.

3.5.5.3.2. В структурных подразделениях контролируются документы, поступившие из сектора контроля организационного отдела, а также документы, которые поступили непосредственно в подразделение и требуют контроля.

3.5.5.3.3. Контроль за исполнением документов, рассмотренных руководством Росмолодежи, осуществляет сектор контроля организационного отдела Управления делами с момента возвращения документов от руководства в соответствии с резолюциями.

В отдельных случаях сектор контроля самостоятельно ставит документы на контроль, определяя сроки исполнения и исполнителей.

3.5.5.3.4. В организационном отделе проводится компьютерный ввод необходимых данных, на каждый контрольный документ заводится четыре экземпляра контрольной карточки (отдельно на каждое поручение, если в документе несколько поручений).

Один экземпляр карточки вместе с документом передается в подразделение для исполнения.

Второй экземпляр карточки помещается в контрольную картотеку, которая используется параллельно с автоматизированной системой контроля.

3.5.5.3.5. Начальники структурных подразделений при рассмотрении поступивших контролируемых документов при необходимости могут уточнять состав исполнителей и порядок исполнения. Все уточнения вносятся в контрольную карточку, поступившую вместе с документом, и сообщаются в организационный отдел Управления делами.

3.5.5.3.6. Ответственным за организацию исполнения поручения считается подразделение или должностное лицо, указанные в резолюции первым.

При этом ответственность за выполнение поручения в равной степени несут все исполнители.

3.5.5.3.7. Контроль за исполнением должен осуществляться постоянно, чтобы была возможность принять меры для своевременного выполнения поручений.

3.5.5.3.8. В ходе координации работы по исполнению документов организационный отдел осуществляет оперативную связь с руководством Росмолодежи, подразделений, ответственными исполнителями, ответственными за контроль в структурных подразделениях.

В необходимых случаях сектор контроля организационного отдела имеет право знакомиться с документами, подготовленными в ходе исполнения наиболее важных документов (приказов, распоряжений, указаний руководства Росмолодежи) и документов с долговременными сроками исполнения, запрашивать сведения о состоянии работы по их исполнению в письменном виде.

3.5.5.3.9. Руководители структурных подразделений обязаны систематически рассматривать ход исполнения контролируемых документов.

Исполнители в обязательном порядке контролируют ход рассмотрения писем, направленных ими в другие организации, если на них требуется ответ.

3.5.5.3.10. Сектор контроля организационного отдела и работники, занимающиеся контролем в структурных подразделениях, обязаны систематически и своевременно информировать руководство о ходе исполнения поручении.

3.5.5.3.11. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

- заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

- заданий последующих месяцев - не реже одного раза в месяц;

- заданий и поручений текущего месяца - еженедельно.

3.5.5.3.12. Все стадии исполнения фиксируются на оборотной стороне контрольной карточки.

Исполнитель сообщает ответственному за контроль в подразделении результаты хода исполнения документа, а также необходимые данные для внесения в регистрационную карточку:

- должность лица, подписавшего документ;

- номер и дату.

3.5.5.3.13. Контрольная картотека ведется в течение одного делопроизводственного года, хранится до минования надобности и используется в справочно-информационных целях.

Поиск нужной информации осуществляется по:

- хронологии;

- датам, номерам и авторам документов;

- срокам исполнения;

- исполнителям;

- ходу и результатам исполнения.

3.5.5.3.14. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными, если решен не только основной вопрос, но и все подвопросы, составляющие комплекс проблем документа, имеется документированное подтверждение исполнения.

Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

Исполненными считаются:

- поручения, содержащиеся в документах вышестоящих органов, после представления соответствующих предложений, замечаний, проектов и т.п. в эти органы или после принятия Росмолодежи решения, если ему это было поручено;

- поручения Правительства Российской Федерации по письмам, поступившим в его аппарат, - после представления в Правительство Российской Федерации заключений, предложений или иных форм исполнения;

- поручения руководства Росмолодежи по письмам министерств, ведомств и других организаций - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы ответов по существу;

- поручения, содержащиеся в постановлениях, протоколах заседаний Коллегии Росмолодежи;

- после доклада руководству Росмолодежи.

Исполненные документы снимаются с контроля:

- руководством Росмолодежи;

- начальником Управления делами;

- руководством структурных подразделений, если документы поставлены на контроль в соответствии с их решением.

Основанием для снятия с контроля служат:

- по внесенному федеральным агентством проекту правительственного решения - соответствующие указ, постановление или распоряжение Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации (указывается дата, номер, его наименование);

- по внесенному Росмолодежи проекту акта Президента Российской Федерации, федерального закона - дата и номер письма Председателя Правительства Российской Федерации, направившего эти документы Президенту Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации;

- по представленному Росмолодежи документу справочного, информационного и т.п. характера, не требующего принятия решения в виде законодательного или иного нормативного акта;

- дата и номер регистрации в Администрации Президента Российской Федерации и Аппарате Правительства Российской Федерации.

3.5.5.3.15. В структурном подразделении документы снимаются с контроля после получения данных о снятии с контроля из организационного отдела Управления делами и решения руководства подразделения.

3.5.5.3.16. Работники сектора контроля организационного отдела Управления делами осуществляют анализ исполнительской деятельности по поручениям вышестоящих органов государственной власти и управления.

Для анализа исполнительской деятельности используются результаты текущих проверок исполнения и данные (справки и иная информация), представленные сектору контроля организационного отдела в ходе исполнения.

Ежеквартально в организационном отделе составляются аналитические справки о ходе исполнения поручений вышестоящих органов для доклада руководителю и его заместителям. Периодически в аналитические справки включается статистика (ежемесячная, полугодовая, годовая).

3.5.5.4. Организация контроля исполнения документов

Контроль за исполнением документов в Росмолодежи осуществляется сектором контроля организационного отдела Управления делами и структурными подразделениями Росмолодежи.

Сектор контроля организационного отдела:

3.5.5.4.1. Получает документы, рассмотренные руководством Росмолодежи, и в соответствии с поручением руководства, ставит их на контроль. Одновременно принимает решение о постановке на контроль (при отсутствии отметки об этом) документов, требующих исполнения.

3.5.5.4.2. Уточняет (при необходимости) состав исполнителей, сроки исполнения, сроки представления материалов ответственному исполнителю.

3.5.5.4.3. Формирует компьютерную базу данных о контролируемых документах и поручениях.

3.5.5.4.4. Осуществляет оперативную связь с руководителями подразделений, ответственными исполнителями, ответственными за контроль в подразделениях.

3.5.5.4.5. Координирует работу по исполнению документов. Направляет в подразделения "Напоминания" (еженедельные и за три дня до истечения срока) о контролируемых документах.

3.5.5.4.6. Контролирует исполнение документов и поручений, получает оперативную информацию о ходе их исполнения, при необходимости получает данные из Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации для снятия с контроля их поручений.

3.5.5.4.7. Пополняет базу данных контролируемых документов сведениями в ходе их исполнения.

3.5.5.4.8. Формирует традиционную справочную картотеку по контролируемым документам и ведет по ней справочно-информационную работу.

3.5.5.4.9. Ведет анализ исполнения документов и поручений и исполнительской дисциплины, готовит аналитические справки.

Структурные подразделения Росмолодежи:

3.5.5.4.10. Руководители структурных подразделений организуют исполнение документов, взятых на контроль руководством Росмолодежи и организационным отделом, а также документов, поступивших непосредственно в адрес структурного подразделения.

3.5.5.4.11. Контроль может быть возложен на специально назначенное должностное лицо с делегированием ему контрольных функций.

3.5.5.4.12. Документы контролируются традиционным или автоматизированным способом с применением контрольных карточек.

3.5.5.4.13. На базе контрольных карточек формируется контрольная картотека, которая делится на две части: на неисполненные и исполненные документы.

Первая часть картотеки может состоять из разделов:

1 - дни текущего месяца:

2 - последующие месяцы текущего года;

3 - карточки на документы, подлежащие исполнению в следующем году.

3.5.5.4.14. В процессе работы осуществляется оперативная связь с сектором контроля организационного отдела по всем вопросам исполнения документов (изменения сроков, изменения состава исполнителей, хода исполнения и т.д.)

3.5.5.4.15. На основе информации, содержащейся в карточках, ведется справочно-информационная работа и анализ исполнительской дисциплины.

3.5.5.4.16. Ответственные за контроль в подразделении ведут учет, осуществляют анализ и обобщение данных о ходе и результатах исполнения документов. Аналитические справки служат основанием для доклада руководству подразделения о состоянии исполнительской дисциплины.

3.5.5.5. Работа исполнителей с документами

3.5.5.5.1. Начальники структурных подразделений Росмолодежи обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

3.5.5.5.2. При рассмотрении документов начальник структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

3.5.5.5.3. Исполнитель получает документ для исполнения с конкретным заданием по его исполнению, при наличии соисполнителей - с разрешением на размножение его в количестве, необходимом для работы.

В случае длительного отсутствия исполнителя (болезнь, командировка, отпуск) документ передается на исполнение другому исполнителю, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах и контрольных карточках и сообщается в сектор контроля организационного отдела.

3.5.5.5.4. При получении документа и в ходе его исполнения исполнитель делает отметки на документе:

- о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Росмолодежи и его доставкой исполнителю);

- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений и т.п.);

- о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки располагаются на свободном от текста месте.

3.5.5.5.5. Исполнение документа предусматривает:

- подготовку проекта документа;

- согласование проекта;

- подписание (утверждение) руководством Росмолодежи или начальником структурного подразделения (для внутренних документов);

- регистрацию;

- передачу в экспедицию организационного отдела.

3.5.5.5.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.)

3.5.5.5.7. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих нормативных актов, регламентирующих решение данного вопроса, а также по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

3.5.5.5.8. Если в процессе работы над документом возникла необходимость проведения дополнительной работы, не предусмотренной при постановке документа на контроль, то исполнитель обязан сразу обратиться с просьбой о продлении срока, представив для этого обоснованные данные.

3.5.5.5.9. Если на исполнение поступил документ, содержащий неконкретные поручения, исполнитель обязан сразу же уточнить задание у тех должностных лиц или учреждений, которыми оно дано, в установленном порядке.

3.5.5.5.10. Исполнитель при необходимости имеет право запрашивать дополнительные сведения от других подразделений Росмолодежи или организаций для исполнения документа.

3.5.5.5.11. В процессе работы исполнитель обязан представлять по требованию сектора контроля организационного отдела все сведения о ходе исполнения документа в запрашиваемой форме.

3.5.5.5.12. Подготовленные с нарушением требований настоящей инструкции материалы возвращаются исполнителям для доработки и исправления. Эта работа должна осуществляться в пределах установленного срока исполнения документа.

3.5.5.5.13. После подписания или утверждения подготовленного документа исполнитель передает его в установленном порядке для регистрации и отправления, а на исполненном документе делает отметку об исполнении.

3.5.5.5.14. Если исполнение документа не требовало документального оформления (вопрос был решен по телефону, на совещании и т.п.), то к документу прилагается краткая справка об исполнении (например: "Вопрос решен по телефону N....., когда и с кем" и краткая запись содержания принятого решения).

3.5.5.6. Печатание и тиражирование документов

3.5.5.6.1. Печатание документов Росмолодежи осуществляется в структурных подразделениях.

3.5.5.6.2. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения и оформления реквизитов и текста, правила орфографии и пунктуации, порядок написания официальных наименований.

3.5.5.6.3. Тиражирование служебных материалов производится уполномоченным сотрудником организационного отдела Управления делами Росмолодежи по заявке (прилагается), завизированной начальником соответствующего управления (в его отсутствие - лицом, его замещающим), а также начальником организационного отдела либо его заместителем.

Не допускается необоснованное тиражирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

В организационном отделе Управления делами ведется учет количества размноженных экземпляров материала. Свод этих данных проводится организационным отделом при подсчете документооборота Росмолодежи.

3.5.5.6.4. Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

3.5.5.7. Учет объема документооборота

3.5.5.7.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных Росмолодежью за год.

Результаты учета документооборота обобщаются организационным отделом и представляются руководству Росмолодежи для принятия мер по совершенствованию работы с документами (приложение 9).

3.5.5.7.2. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы независимо от их содержания, объема, копийности, факта регистрации.

3.5.5.7.3. При подсчете документооборота учитываются как регистрируемые, так и нерегистрируемые документы. Причем внутренние документы (приказы, протоколы, акты и др.) должны учитываться только один раз по месту их регистрации (например: приказы по личному составу - в отделе кадров Управления делами).

3.5.5.7.4. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ с учетом копий, создаваемых при печатании и размножении.

3.5.5.7.5. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов:

- распорядительные;

- поручения Президента Российской Федерации:

- поручения Правительства Российской Федерации:

- статистические;

- переписка по основной деятельности;

- кадровые;

- финансовые;

- административно-хозяйственные;

- договорные и т. д.

3.5.5.7.6. Каждое структурное подразделение ведет подсчет своего документооборота и представляет в организационный отдел данные о нем ежеквартально для обобщения.

3.5.5.8. Поисковая система по документам

3.5.5.8.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Росмолодежи созданы поисковые системы по документам в традиционном и электронном виде.

3.5.5.8.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковые системы, которая включает в себя справочные или тематические картотеки.

3.5.5.8.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

IV. Порядок составления номенклатур дел

4.1. Основные положения

4.1.1. Номенклатура дел Росмолодежи является основным документом, который обеспечивает правильную организацию документов в делопроизводстве Росмолодежи и его структурных подразделений.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

4.1.2. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Росмолодежи. Она устанавливает группировку документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

4.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности федерального агентства и его структурных подразделений.

4.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел Росмолодежи возлагается на организационный отдел и сотрудника организационного отдела Управления делами, возглавляющего архив Росмолодежи.

4.2. Порядок составления и утверждения номенклатур дел

4.2.1. Сводная номенклатура дел Росмолодежи на следующий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года организационным отделом Управления делами по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений Росмолодежи, согласованных с организационным отделом Росмолодежи и подписанных руководителями этих подразделений (приложение 10).

4.2.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку номенклатур дел структурных подразделений возлагается на их руководителей.

4.2.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться нормативными документами Росархива, Положением о Росмолодежи, положениями о его структурных подразделениях, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе Росмолодежи и его структурных подразделений, номенклатурами дел за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения, справочными картотеками.

4.2.4. Сводная номенклатура дел Росмолодежи рассматривается на заседании экспертной комиссии Росмолодежи, согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации и утверждается руководством Росмолодежи не позднее декабря текущего года. После ее утверждения структурным подразделениям организационный отдел Управления делами рассылает выписки соответствующих разделов.

Первый экземпляр сводной номенклатуры дел Росмолодежи хранится в организационном отделе, второй - используется в качестве рабочего варианта, третий - находится в архиве Росмолодежи в качестве учетного документа, четвертый - в Государственном архиве Российской Федерации.

4.2.5. Согласованная с Государственным архивом Российской Федерации номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается (при необходимости), утверждается руководством Росмолодежи и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже, чем раз в пять лет.

В случае коренного изменения функций и структуры федерального агентства она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее предыдущего согласования.

Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.

4.2.6. Разделы и подразделы в структурной схеме номенклатуры дел, как правило, располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росмолодежи.

10.2.7. В номенклатуру дел включаются все дела, которые создаются, используются в процессе деятельности подразделений Росмолодежи, все справочные картотеки (журналы) к документам.

4.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел

4.3.1. Индексация дел

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в Росмолодежи цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Например:

05-02, где 05 - обозначение структурного подразделения.

02 - порядковый номер дела по номенклатуре.

4.3.2. Заголовки и их составление

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "переписка отдела" и т.д.).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, указы, приказы);

- название организации или структурного подразделения (автор документа), например: отчет Росмолодежи;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела (переписка.....по вопросам деятельности Росмолодежи);

- даты, к которым относятся документы дела (отчет.....за 2008 год);

- указание на копийность документов дела (......Копии).

Состав элементов заголовков дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих разные виды документов по одному вопросу, в скобках указываются их разновидности.

Например:

Документы совещаний у руководителя Росмолодежи (протоколы, стенограммы, доклады и др.).

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу ("Документы к протоколам заседаний Коллегии Росмолодежи").

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц), на (за) который составлены планы, отчеты.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки томов, если необходимо уточнить содержание заголовка дела.

4.3.3. Систематизация заголовков дел в номенклатуре

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих документы вышестоящих организаций, затем организационно-распорядительную документацию Росмолодежи (приказы, распоряжения, постановления Коллегии, поручения руководства, положения о Росмолодежи, структурных подразделениях и т.д.). Далее располагаются плановые и отчетные документы.

Для того, чтобы в случае необходимости в номенклатуру можно было включать новые дела, не предусмотренные ранее, в ней (в пределах каждого раздела) могут даваться резервные номера.

Основным и обязательным требованием при составлении номенклатур дел является раздельная группировка в деле документов постоянного и временного хранения.

4.3.4. Срок хранения дела, номера статей

Срок хранения дела, номера статей указываются со ссылкой на перечень (типовой).

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЦЭПК Росархива по представлению экспертной комиссии Росмолодежи.

В графе "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию, в другое подразделение и др.

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре делается итоговая запись, в которой указывается количество заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Такие сведения от структурных подразделений в обязательном порядке сообщаются в организационный отдел (архив) Росмолодежи, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

4.4. Формирование дел

4.4.1. Формирование дел - это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Нельзя группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (кроме особо ценных документов), а также документы, подлежащие возврату.

4.4.2. В организационном отделе Управления делами формируются дела с документами руководства Росмолодежи, в структурных подразделениях группируются в дела документы подразделения.

4.4.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа (в дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры только особо ценных документов);

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных и отраслевых стандартов и других нормативных актов;

- группировать в дело документы одного календарного года, исключения составляют: переходящие дела, личные дела;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Приложения большого объема подшивают в отдельные тома, небольшие приложения присоединяют к документам, к которым они относятся.

4.4.4. Проекты планов, заявки, сметы, расчеты к ним группируются в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию независимо от времени их составления и даты поступления.

Например:

Отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, должен быть подшит в дело 2007 года; проект плана на 2008 год, составленный в 2007 году - в дело 2007 года.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штаты и другие документы группируются отдельно от их проектов.

4.4.5. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

4.4.6. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности;

документ-ответ помещается за документом-запросом.

4.4.7. Документы, направляемые в дело, должны иметь отметку исполнителя об исполнении документа.

4.5. Оформление дел

4.5.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлении заверительной надписи.

Оформление дел в структурных подразделениях проводится ответственным за ведение делопроизводства подразделения при методической помощи и под контролем организационного отдела Управления делами.

4.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет ЭПК).

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле:

- составление заверительной надписи;

- составление в необходимых случаях внутренней описи;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования подразделения, индекса и т.д.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению:

- дела допускается хранить в скоросшивателях;

- не проводить пересистематизацию документов в деле;

- листы в деле не нумеровать;

- внутренние описи и заверительные надписи не составлять.

4.5.3. Подшивка (переплет дела)

Документы дела, подлежащие подшивке (переплету), подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепки из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм заверительной надписи, а в начале дела (в необходимых случаях) - бланки форм для внутренней описи документов дела.

4.5.4. Обложка дел

На обложке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет ЭПК) указываются:

- наименование Росмолодежи (полное или сокращенное);

- наименование структурного подразделения;

- номер дела;

- заголовок дела;

- дата начала и окончания дела (дата начала - дата самого раннего документа, дата окончания - дата самого позднего документа);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации. В заголовках дел с приказами, протоколами проставляются номера первого и последнего документов.

По окончании делопроизводственного года, при закрытии дел постоянного и (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу на обложку выносятся необходимые уточнения и дополнения:

- при изменении наименования Росмолодежи, структурного подразделения ниже прежнего пишется новое, прежнее заключается в скобки;

- при необходимости уточняется заголовок дела в зависимости от фактического состава и содержания находящихся в деле документов;

- проставляются крайние даты документов, находящихся в деле, и количество листов в деле;

- при необходимости уточняется срок хранения;

- все изменения, внесенные на обложку, переносятся в номенклатуру.

Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко светостойкими чернилами или тушью.

Дела временного срока хранения ведутся упрощенно, листы могут не нумероваться.

4.5.5. Нумерация листов в деле

При нумерации листов необходимо соблюдать следующие требования:

- листы, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде (для сложенных листов) арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом;

- листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от документов дела, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс);

- листы дела, состоящего из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно;

- лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

- лист, имеющий наглухо наклеенные документы, в том числе и иллюстрированные материалы, нумеруется как один лист;

- документы, подклеенные к листу дела одним краем, нумеруются в отдельности очередным номером после номера листа дела;

- подшитый в дело конверт нумеруется как отдельный лист;

- если в конверте есть вложения, то каждый лист вложения нумеруется очередным за конвертом номером;

- на лицевой стороне конверта пишется перечень документов, находящихся в конверте;

- фотографии нумеруются на оборотной стороне;

- если при нумерации листов допущено большое количество ошибок, то нумерация производится заново, при этом старые номера зачеркиваются;

- при небольшом количестве ошибок (не более 10) разрешается проставлять литерные номера с перечислением их в заверительной надписи (20 а, 20 б).

4.5.6. Внутренняя опись

Внутреннюю опись рекомендуется составлять для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание.

Внутренняя опись помещается в начале дела и включает: индексы документов, даты документов, их заголовки, номера листов в деле.

В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве внесенных в нее документов, которая заверяется подписью ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.

Заверительный лист заполняется и подписывается лицом, закрывшим дело или ответственным за делопроизводство.

4.6. Оперативное хранение документов в структурном подразделении

4.6.1. Оперативное хранение документов проводится в структурных подразделениях Росмолодежи до сдачи их в архив.

Документы во время их исполнения должны находиться у исполнителя. Неисполненные документы хранятся таким образом, чтобы в случае болезни, командировки или отпуска исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение (при необходимости) другому сотруднику.

4.6.2. Хранение исполненных документов кратковременных сроков хранения осуществляется в скоросшивателях.

Для документов длительных и постоянных сроков хранения используются папки со шнурками. Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в таких папках, сдаются в архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

4.6.3. Требования к группировке исполненных документов изложены в разделе 4.4. "Формирование дел".

4.6.4. Сформированные дела хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. Хранение дел в столах сотрудников в целях их сохранности не допускается.

Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

4.6.5. Оперативное хранение дел в подразделении ведет ответственный за ведение делопроизводства.

4.7. Составление и оформление описей дел структурных подразделений

4.7.1. По окончании делопроизводственного года на дела постоянного и временного срока хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленным порядком, составляются описи дел.

4.7.2. Описи составляются раздельно на дела:

- постоянного хранения:

- временного хранения;

- по личному составу.

4.7.3. Описи дел в структурных подразделениях составляются по установленной форме ответственными за ведение делопроизводства.

4.7.4. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

4.7.5. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится под самостоятельным номером, если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел и др.

4.7.6. Описи составляются в 2-х экземплярах, подписываются составителем с указанием его должности (ответственный за делопроизводство структурного подразделения), согласовываются с организационным отделом Управления делами и утверждаются начальником структурного подразделения.

Один экземпляр описи дел вместе с делами передается в организационный отдел (архив) Росмолодежи, второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.

Опись дел представляется через 2 года после завершения дел в делопроизводстве подразделения.

4.7.7. Ответственность за своевременное и качественное составление описей структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

4.7.8. Описи дел структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел Росмолодежи, подготовка которого возлагается на организационный отдел Управления делами Росмолодежи.

4.8. Передача дел в организационный отдел (архив) Управления делами Росмолодежи

4.8.1. В архив Росмолодежи передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет ЭПК). Их передача производится только по описям.

Дела передаются спустя 2 года после завершения их делопроизводством.

4.8.2. В период подготовки структурными подразделениями дел к передаче в архив сотрудник архива предварительно проверяет правильность их формирования, оформление и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

4.8.3. Архив принимает только упорядоченные и описанные дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Если в структурных подразделениях нужно оставить для работы некоторые дела, архив оформляет их выдачу во временное пользование.

4.8.4. Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается прописью и цифрами количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Дела в архив Росмолодежи доставляются сотрудниками структурных подразделений, увязанными в связки.

V. Печати и штампы

5.1. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится оттиск печати.

5.2. Для заверения финансовых, служебных документов, подписанных руководителем или его заместителями, а также документов, требующих воспроизведения оттиска гербовой печати действующими нормативными актами, используется гербовая печать Росмолодежи (приложение 11).

5.3. Для заверения остальных документов применяется простая печать с наименованием Росмолодежи.

Например:

"Управление делами Федерального агентства по делам молодежи".

5.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Например:

"Подлежит возврату", "Контроль" и др.

5.5. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, которым предоставлено право пользоваться ими.

5.6. Изготовление новых печатей и штампов проводится отделом материально-технического обеспечения Управления делами Росмолодежи в установленном порядке.

5.7. В случае утери или повреждения печатей и штампов немедленно ставится в известность руководство Росмолодежи.

5.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в отдел материально-технического обеспечения Управления делами Росмолодежи.

Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится с участием работника организационного отдела Управления делами или соответствующего структурного подразделения, о чем составляется акт.

Начальник Управления делами

Г.В. Цинамдзгвришвили

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального архивного агентства

В.П. Козлов

"_____"______________2008 г.