Приложение 1. Положение об организационном отделе Управления делами Федерального агентства по делам молодежи

Приложение 1

Положение
об организационном отделе Управления делами Федерального агентства по делам молодежи

1. Общие положения

1. Организационный отдел Федерального агентства по делам молодежи (далее - Росмолодежь) является структурным подразделением Управления делами Росмолодежи (далее - отдел).

1.1. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, Положением о Росмолодежи, Регламентом центрального аппарата Росмолодежи, приказами, постановлениями, распоряжениями руководителя Росмолодежи, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы (ГАС) Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.2. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с планами работы Росмолодежи, приказами и распоряжениями руководителя Росмолодежи, Управления делами и во взаимодействии с другими структурными подразделениями федерального агентства.

1.3. В состав отдела входят приемная, сектор входящей и исходящей документации, секретной переписки, организационный сектор, информационно-аналитический сектор, сектор контроля, экспедиция, копировально-множительное бюро, архив.

2. Основные задачи отдела

2.1. Основными задачами отдела являются:

организация, осуществление и контроль работы по документационному обеспечению;

совершенствование форм и методов работы с документами, внедрение и использование системы электронного документооборота;

обеспечение единого порядка документирования, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив Росмолодежи и в ГАС в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Росмолодежи;

участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники;

повышение квалификации сотрудников, занимающихся ведением делопроизводства в Росмолодежи.

3. Основные функции отдела

3.1. В целях выполнения основных задач отдела на него возлагаются следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов федерального агентства, внесение в них изменений;

осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

разработка номенклатуры дел Росмолодежи, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями Росмолодежи) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями Росмолодежи дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;

повышение квалификации работников службы организационного отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;

организация рабочих мест, в том числе, автоматизация;

участие в организации взаимодействия Росмолодежи с федеральными органами государственной власти, общественными, научными и иными организациями федерального и регионального уровней;

организационное и документационное сопровождение подготовки и проведения заседаний Коллегии Росмолодежи (формирование проекта повестки дня, обеспечение своевременного внесения текстов соответствующих документов и проектов решений, других материалов для рассмотрения на заседании Коллегии, формирование списков участников, информирование участников и их регистрация, подготовка проекта постановления по результатам работы Коллегии, обобщение поручений по ее итогам и осуществление контроля за их исполнением);

обеспечение участия представителей Росмолодежи в заседаниях коллегий иных федеральных органов исполнительной власти;

осуществление функций протокола в части обеспечения проведения различных мероприятий, в том числе рабочих встреч, заседаний рабочих групп, конференций, семинаров и т.д., а также служебных командировок представителей Росмолодежи, встреч и размещения делегаций;

информационно-справочное обеспечение деятельности руководителя Росмолодежи и его заместителей, структурных подразделений агентства по вопросам ведения отдела;

формирование перспективных и текущих планов работы структурных подразделений Росмолодежи на основе их предложений;

подготовка справочных материалов по предметоведению отдела;

проведение работы по уточнению перечня и составов консультативных, координационных и совещательных органов, образуемых Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, списков статс-секретарей - заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти;

подготовка проектов поздравительных документов от имени руководителя Росмолодежи руководителям федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, общественных, научных и иных организаций федерального и регионального уровней с профессиональными праздниками, памятными и знаменательными датами, днями рождения, ведение соответствующей базы данных.

осуществление приема граждан, рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством срок;

осуществление информационного обмена с федеральными органами государственной власти, Общественной палатой Российской Федерации, в том числе по каналам электронной почты, по вопросам реализации государственной молодежной политики.

4. Полномочия отдела

4.1. Для осуществления основных направлений деятельности отдел имеет право:

вносить на рассмотрение руководства Управления делами предложения по совершенствованию планирования работы;

принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в Росмолодежи и подведомственной системе;

контролировать и требовать с руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в федеральном агентстве;

запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;

проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях для принятия соответствующих мер;

привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

участвовать в обсуждении с руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

пользоваться в установленном порядке базами данных Росмолодежи;

вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы организационного отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

5. Организация работы отдела

5.1. Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя Росмолодежи по представлению начальника Управления делами.

5.2. Начальник отдела имеет одного заместителя. Заместители начальника отдела и другие работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности приказами руководителя Росмолодежи по представлению начальника Управления делами.

5.3. Начальник отдела:

определяет основные задачи и направления деятельности отдела и обеспечивает реализацию задач в соответствии с настоящим положением и Положением об Управлении делами;

готовит и представляет на утверждение начальнику Управления делами документы, регламентирующие работу отдела, в том числе Положение о его деятельности, предложения по организационной структуре, штатному расписанию, назначению на должность и освобождению от должности своего заместителя и других работников отдела, их функциональным обязанностям и должностным инструкциям, другим вопросам;

руководит деятельностью отдела, планирует работу отдела, принимает необходимые решения, организует и контролирует их выполнение по всем вопросам деятельности отдела, подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

отвечает за результаты работы отдела;

представляет в установленном порядке работников отдела на поощрение и привлечение к дисциплинированной ответственности;

представляет отдел в пределах своей компетенции во взаимоотношениях с другими структурными подразделениями Росмолодежи, органами государственной власти;

передает, при необходимости, в установленном порядке свои полномочия (или их часть) на все время (или на определенный срок) другим работникам отдела;

несет персональную ответственность за выполнение возложенных на начальника отдела обязанностей, вытекающих из настоящего Положения и Положения об Управлении делами.

5.4. Заместитель начальника отдела:

осуществляет координацию деятельности работников отдела по направлениям его работы;

готовит предложения по повышению эффективности работы отдела;

исполняет обязанности начальника отдела в период его отсутствия;

контролирует выполнение правил внутреннего распорядка, пожарной безопасности, осуществляет иные полномочия в соответствии с решениями руководства Управления делами, отдела.

5.5. Работники отдела в пределах своей компетенции выполняют служебные обязанности, установленные должностными инструкциями.