Приложение 2. Типовая должностная инструкция ответственного за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Росмолодежи

Приложение 2

Типовая должностная инструкция ответственного за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Росмолодежи

1. Общие положения

1.1. Ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Росмолодежи назначается начальником структурного подразделения из числа сотрудников данного подразделения.

1.2. Ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении подчиняется непосредственно руководителю подразделения.

1.3. Ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении должен знать:

- основы делопроизводства;

- основные направления деятельности подразделения;

- номенклатуру дел подразделения;

и руководствоваться в своей деятельности:

- Инструкцией по ведению делопроизводства в центральном аппарате Росмолодежи;

- положением о структурном подразделении:

- должностной инструкцией ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении Росмолодежи.

1.4. Если обязанности по ведению делопроизводства возлагаются дополнительно к основным, то ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении может быть установлена надбавка к заработной плате или соответственно снижена загрузка по основной деятельности.

1.5. На период отпуска или в случае временного отсутствия обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении возлагаются на другое лицо.

2. Основные задачи и обязанности

Основной задачей ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении является рациональная постановка и ведение делопроизводства в подразделении (правильный учет, своевременное получение и передача корреспонденции руководителю подразделения, своевременное информирование руководства о состоянии исполнения документов, правильное оформление исходящей документации и организация последующей работы с документами).

Для выполнения указанной задачи ответственный за ведение делопроизводства обязан:

- ежедневно получать в организационном отделе корреспонденцию, поступившую в адрес подразделения;

- переносить резолюции руководителя на регистрационную карточку;

- передавать под роспись документы сотрудникам подразделения для исполнения;

- осуществлять контроль за ходом и сроками исполнения документов и поручений руководства подразделения;

- оперативно информировать сектор контроля организационного отдела о ходе исполнения документов;

- готовить для руководства подразделения справки о состоянии исполнительской дисциплины в подразделении;

- проверять правильность оформления исходящих документов и передавать их на подпись руководству подразделения;

- формировать контрольно-справочную картотеку и обеспечивать ведение справочно-информационной работы по поступающим, создаваемым для внутреннего пользования и отправляемым документам;

- оформлять заказы на размножение, передавать документы в копировально-множительную службу;

- вести подсчет документооборота в подразделении и передавать сведения о нем в организационный отдел;

- составлять номенклатуру дел подразделения с внесением в нее необходимых изменений;

- формировать документы в дела согласно номенклатуре дел подразделения;

- хранить документы и выдавать их во временное пользование сотрудникам подразделения;

- участвовать в проведении экспертизы ценности документов, оформлять описи на дела постоянного и долговременного хранения, своевременно готовить дела к сдаче в архив Росмолодежи и готовить акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

- давать устные справки о поступивших, составленных и отправленных из подразделения документов.

3. Права

Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении имеет право:

- получать от руководителя и сотрудников подразделения сведения по исполнению документов и поручений, стоящих на контроле;

- возвращать исполнителям неправильно оформленные документы;

- требовать соблюдения порядка работы с документами, установленного в Росмолодежи;

- вносить руководителю подразделения предложения по вопросам улучшения делопроизводственного обслуживания подразделения.

4. Ответственность

Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении несет ответственность за:

- сохранность документов;

- неисполнение или некачественное исполнение возложенных на него обязанностей.

5. Взаимоотношения (связи)

Ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении находится во взаимоотношении с организационным отделом, руководством и сотрудниками подразделения по вопросам документационного обслуживания.