Приложение. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия

Приложение
к приказу Федеральной службы
по надзору за соблюдением законодательства
в области охраны культурного наследия
от 28 января 2009 г. N 12

Инструкция
по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933) на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (далее - Росохранкультура).

1.3. Росохранкультура организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Росохранкультуре, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

1.6. Основные требования по организации делопроизводства в аппарате Росохранкультуры:

ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях возлагается на их руководителей;

руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах;

при смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним;

при увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все не исполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через работника, ответственного за делопроизводство, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив;

в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности, или принятому на эту должность;

в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их в архив Росохранкультуры, независимо от сроков их хранения;

порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается руководством Росохранкультуры. Ограничения на использование служебной информации не должны противоречить законодательству Российской Федерации;

руководители структурных подразделений и работники аппарата Росохранкультуры несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации:

при утрате документов руководитель подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководство Росохранкультуры и Управление делами, принимает меры к розыску подлинников документов. В случае если подлинники документов не найдены, то должен быть составлен акт, утвержденный руководителем Росохранкультуры (заместителем руководителя), и представлен в Управление делами вместе с заверенными в установленном порядке копиями утраченных документов.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Росохранкультуры осуществляются отделом делопроизводства и контроля Управления делами (далее - служба ДОУ).

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Росохранкультуры должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое:

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.1.2. В Росохранкультуре применяются следующие бланки:

бланк приказа продольный;

бланк распоряжения продольный;

бланк руководителя угловой;

бланк заместителя руководителя угловой;

общий бланк угловой;

бланк командировочного удостоверения.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Росохранкультуры.

2.1.4. Бланки документов Росохранкультуры подлежат учету. На бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (бланк руководителя, бланк заместителя руководителя и общий бланк) типографским способом или нумератором на оборотной стороне проставляются порядковые номера.

2.1.5. Бланки документов Росохранкультуры должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Росохранкультуры или его заместителей. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков Росохранкультуры приведены в Приложении N 1.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Росохранкультуре

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696).

2.2.2. Код Росохранкультуры (указывается по усмотрению Росохранкультуры).

Код Росохранкультуры проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (указывается по усмотрению Росохранкультуры).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (указывается по усмотрению Росохранкультуры).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.5. Наименование Росохранкультуры.

Наименование Росохранкультуры должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Федеральной службе по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. N 407. Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного.

Над наименованием Росохранкультуры указывается полное или сокращенное наименование Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, в ведении которого она находится.

2.2.6. Справочные данные о Росохранкультуре.

Справочные данные о Росохранкультуре включают почтовый адрес и номер телефона/факса.

2.2.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Росохранкультурой, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.2.8. Код формы документа (указывается по усмотрению Росохранкультуры).

Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.2.9. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например:

04.03.2005

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 4 марта 2005 г.

2.2.10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др., например:

01-04/2-2185. где 01 - индекс секретариата руководителя Росохранкультуры, 04 - индекс управления, 2 - индекс отдела, 2185 - порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, приведенных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

Пример регистрации совместного приказа:

          Федеральной службы по                  Российский центр

          надзору за соблюдением                  международного

            законодательства в                научного и культурного

              области охраны                    сотрудничества при

           культурного наследия                     МИДе России

            (Росохранкультура)                   (Росзарубежцентр)

                                         /-------------------------------\

                                         |где 441 - регистрационный номер|

                                         |документа Росохранкультуры,    |

                                         |34  -   регистрационный   номер|

                                         |документа Росзарубежцентра     |

                                         \-------------------------------/

                                            |

                                            |

                                            V

 ПРИКАЗ

 08.08.2006                               N 441/34

 .......                                  ...................

                                  Москва

   О создании совместной рабочей группы по координации сотрудничества в

                             области культуры

2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и является обязательным реквизитом при подготовке ответа, например:

На N 5835-01-33/01-ЛН от 21.09.2006

2.2.12. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.2.13. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

Министерство культуры Российской Федерации Департамент управления делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

Министерство культуры Российской Федерации Департамент управления делами Ведущему специалисту И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору (наименование организации) И.О. Фамилия

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документов.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Федеральным государственным учреждениям культуры (по списку) или Департаментам Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (по списку).

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, печатаются заглавными буквами, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И.О. Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32 Москва, 117574

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.2.14. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                  Руководитель Федеральной службы по

                                надзору за соблюдением законодательства

                                 в области охраны культурного наследия

                                 ________________   ___________________

                                 (личная подпись)   (инициалы, фамилия)

                                                        "___"__________г.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа и пишется без кавычек.

УТВЕРЖДЕНО Приказом Росохранкультуры от 16.08.2008 N 15

2.2.15. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.", "свод" и т.п. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.2.16. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

2.2.17. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.2.18. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица содержится более чем на одной странице, ее графы должны быть перенесены на следующие страницы.

Связный текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Росохранкультура не возражает").

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа.

2.2.19. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров: при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росохранкультуры от 05.06.2005 N 02-04-172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение к Приказу Росохранкультуры от 16.07.2008 N 2

Если приложений несколько, то указывается их порядковый номер, например:

	Приложение N 1 к Приказу Росохранкультуры от 16.07.2008 N 2
	Приложение N 2 к Приказу Росохранкультуры от 16.07.2008 N 2

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к Приказу Росохранкультуры от 16.07.2008 N 2

2.2.20. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Росохранкультуры или по его поручению заместителем руководителя.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем Росохранкультуры, его заместителями, руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Письмо, подписываемое лицом, исполняющим обязанности руководителя Росохранкультуры, оформляется на общем бланке Росохранкультуры, наименованием должности подписавшего.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.2.21. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, в котором подготовлен проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Росохранкультуры, должны быть ими завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника проекта приказа (распоряжения, протокола). На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, а также проекта документа, который должен быть согласован в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется на последнем листе текста согласуемого документа грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации

________________  _____________________

(личная подпись)   (инициалы, фамилия)

"___"____________г.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от _________ N_________

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания межведомственной

комиссии по охране памятников

от ___________ N______

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка лист согласования прилагается.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Росохранкультуры;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.2.22. Оттиск печати.

Росохранкультура имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.2.23. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно

Ведущий специалист

отдела кадров            Личная подпись        И.О.Фамилия

"___"____________г.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Росохранкультуры.

2.2.24. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа (за исключением распорядительных документов) проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа шрифтом размером N 10.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.О.Фамилия

т. 334 46 46

На документе, подготовленном по поручению руководителя Росохранкультуры (его заместителя) группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.25. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.2.26. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Росохранкультуру содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.2.27. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Росохранкультуре.

2.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.3.1. Приказ, распоряжение

2.3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Росохранкультуры.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании, поручений руководителя, Росохранкультуры, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений или поручений руководства Росохранкультуры.

В случае если проект приказа влечет за собой необходимость внесения изменений в другие приказы, эти изменения включаются в проект подготавливаемого приказа или представляются одновременно с ним в виде отдельного проекта приказа.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет Управление делами.

2.3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) визируются исполнителем (полистно) и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений и организаций Росохранкультуры, которым в проекте предусматриваются задания и поручения (руководителями заинтересованных подразделений), руководителями Правового управления и Управления делами.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю Росохранкультуры на подпись, визируются заместителем руководителя Росохранкультуры в соответствии с распределением обязанностей.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию (визированию).

Согласование (визирование) проектов приказов (распоряжений) может быть оформлено в виде листа согласования, прилагаемого к проекту.

Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются исполнителем (на оборотной стороне полистно) и руководителем подразделения, внесшего проект (на оборотной стороне последнего листа каждого приложения).

2.3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года: приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

2.3.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются печатью Управления делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия также обязательно направляется исполнителю и в Управление делами.

2.3.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации.

Наименование - Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок, а также источник публикации, например:

"В связи с вступлением в силу Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060)...".

В случае если в акт Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации вносились изменения, то указываются реквизиты основного документа и перечисляются все публикации документов, в соответствии с которыми вносились изменения, например:

"Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004. N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; N 29, ст. 3251)...", где 2004, N 23, ст. 2313 - публикация основного документа, 2006, N 23, ст. 2514; N 29, ст. 3251 - публикация документов, которыми внесены изменения. Слова в скобках: "(в редакции Постановлений Правительства Российской Федерации от 27.05.2006 N 322, от 07.07.2006 N 418)" не указываются.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказом вносятся изменения, дополнения или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его реквизитов. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Росохранкультуры, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.3.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Совместные приказы оформляются следующим образом:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая и соответствует дате более поздней подписи:

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа приведен в Приложении N 2 к настоящей инструкции, образец оформления совместного приказа приведен в подпункте 2.2.10 настоящей Инструкции.

2.3.2. Положение, правила, инструкция

2.3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Росохранкультуры.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Росохранкультурой; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Росохранкультуры.

2.3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Росохранкультуры. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел 1 "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в Приложении N 3.

2.3.3. Протокол

2.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.3.3.2. В Росохранкультуре протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.3.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.3.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель руководителя Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия

заместители руководителя Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.3.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Росохранкультуре.

2.3.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами.

2.3.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке Росохранкультуры формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 4.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 5.

2.3.4. Служебные письма

2.3.4.1. Служебные письма Росохранкультуры готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы Росохранкультуры на поручения (запросы) органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росохранкультуры;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

2.3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства Росохранкультуры на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя (заместителя руководителя). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Совместные служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Росохранкультуры, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Письмо должно иметь краткий заголовок, который раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его заголовок может быть сформулирован обобщенным. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через один интервал (точно 12 пт), последняя строка заголовка подчеркивается, если далее следует ссылка на номер, например:

О рассмотрении проекта плана

юбилейных мероприятий на 2007 год

..............................

На N____ от _______________

Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков, объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков).

Текст письма отделяется от заголовка межстрочным интервалом 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт.

Ответы на обращения граждан заголовка не имеют.

2.3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например:

"Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия либо Росохранкультура считает...", "

Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия или Росохранкультура рассмотрела...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может излагаться от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.3.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах: в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

2.3.4.6. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами.

Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ V,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

или

ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ

ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРАТА

КОМИССИИ ЕВРОПЕЙСКИХ

СООБЩЕСТВ ПО ЭНЕРГЕТИКЕ

И ТРАНСПОРТУ

господину Ф. ЛАМУРЕ

г. Брюссель

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

При оформлении писем иным зарубежным адресатам адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, канон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

American National Social Institute 15 Noth 32nd Street NEW YORK, N.Y. 12148 USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, тс сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:

Mr. A. Widmar, Chairman, D. Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Mr. Luis Serrano Correcher 34 Call Alcala 6a pl. (servicio de prensa) MADRID 28071 ESPANA

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом:

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого не известна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

Варианты оформления этого реквизита приводятся в подпункте 2.2.19 настоящей Инструкции.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Росохранкультуре с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росохранкультуре, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, Инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Росохранкультуру осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи, а также по информационным системам общего пользования.

С помощью почтовой связи в Росохранкультуру доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По информационным системам общего пользования поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы, в том числе обращения граждан.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в Росохранкультуру на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела делопроизводства и контроля Управления делами (служба ДОУ).

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично", "на конкурс"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие приложений к документу, количество листов приложений. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование (Росохранкультура), дату и регистрационный номер.

3.3.2. Документы, адресованные руководству Росохранкультуры, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам структурных подразделений.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение в подразделения в соответствии с резолюцией.

3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов:

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Росохранкультуру, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес Росохранкультуры, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые Росохранкультурой, передаются почтовой связью и по информационным системам общего пользования.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

С помощью информационных систем общего пользования служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ в службе ДОУ.

3.6. Учет количества документов

3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

Учет количества документов может проводиться по Росохранкультуре в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение N 6 - примерное). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

3.7. Работа исполнителей с документами

3.7.1. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения), его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Росохранкультуры или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.7.3. Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях Росохранкультуры и протоколах, доводятся до исполнителей путем направления им копии приказа, распоряжения, протокола (выписок из этих документов).

3.7.4. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением руководителя Росохранкультуры направляется заместителю руководителя Росохранкультуры, указанному в поручении (резолюции) первым, который организует работу по исполнению данного документа (поручения).

Подлинник документа с поручением (резолюцией) после рассмотрения заместителем руководителя Росохранкультуры направляется ответственному исполнителю.

В случае если поручение (резолюция) руководителя Росохранкультуры адресовано только заместителям, то заместитель руководителя Росохранкультуры, указанный в поручении (резолюции) первым, определяет ответственного исполнителя данного документа (поручения).

Если поручение дано заместителем руководителя Росохранкультуры, то подлинник документа с его поручением направляется ответственному исполнителю.

Если поручение (резолюция) руководителя Росохранкультуры или его заместителей адресовано руководителям подразделений, то подлинник подлежащего исполнению документа с этим поручением (резолюцией) направляется непосредственно ответственному исполнителю - руководителю подразделения, указанному в поручении (резолюции) первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.". "свод" и т.п.

Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией).

3.7.5. Ответственный исполнитель при необходимости дает соисполнителям конкретные задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их выполнения, а также может затребовать материалы от подразделений, которые не указаны в поручении (резолюции).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечают за их качество.

Проект документа, представляемый на подпись руководителю Росохранкультуры, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений, а также заместителем, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Проект документа, представляемый на подпись заместителю руководителя Росохранкультуры, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений.

Проект документа представляется на подпись вместе с подлинником документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и другими необходимыми материалами.

На проекте письма (телеграммы) указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя, подготовившего документ, на лицевой стороне последнего листа письма (телеграммы) в левом нижнем углу.

При подготовке приглашений для участия в мероприятиях, проводимых Росохранкультурой, указываются в тексте приглашения фамилия, имя, отчество и контактные телефоны ответственных за подготовку мероприятия.

3.7.6. Исходящий документ, подписанный руководителем Росохранкультуры или его заместителем, передается в службу ДОУ, где производится сверка соответствия текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрация и подготовка к отправке либо рассылке, согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Если руководитель Росохранкультуры либо его заместитель внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр документа.

Телеграммы принимаются службой ДОУ завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации. 2005, N 17, ст. 1557).

3.7.7. Если для исполнения поручения руководителя Росохранкультуры или его заместителей требуется подготовка приказа, распоряжения, протокола, то ответственный исполнитель готовит проект подписного экземпляра документа с визами согласования и указателем рассылки.

3.7.8. Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации. Сроки исполнения документов указываются в поручении (резолюции).

3.7.9. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", "весьма срочно" - в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) и обращениям - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок;

по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - до 10 дней, если не установлен иной срок;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

резолюции руководителя Росохранкультуры либо его заместителей "Прошу доложить", "Прошу переговорить" - в 3-дневный срок, если руководителем Росохранкультуры либо его заместителями не установлен иной срок.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

3.7.10. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Росохранкультуры или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

О продлении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ.

3.7.11. Сроки исполнения документов с пометками "срочно", "весьма срочно", "оперативно" не продлеваются.

3.7.12. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу в территориальные органы, подведомственные Росохранкультуре, и другие организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа (поручения) исполненным.

3.7.13. После исполнения документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.7.14. Исполнитель обязан в срок не позднее 10 дней после исполнения документа передать его лицу, ответственному за организацию делопроизводства в подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.7.15. Особенности исполнения поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства (далее - акты и поручения Президента Российской Федерации и Правительства), протоколах заседаний Правительства, поручений Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства, писем Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства (далее - органы):

поручения, а также письма, поступающие в Росохранкультуру непосредственно из указанных в настоящем пункте Инструкции органов исполнительной власти, исполняются в Росохранкультуре в порядке и сроки, установленные этими органами. Если не указан срок исполнения, то документ исполняется в срок не более 30 дней с даты его подписания;

ответы направляются непосредственно в органы и организации в соответствии с указанием вышеупомянутых органов;

если Минкультуры России направило в Росохранкультуру поручение или письмо о представлении соответствующей информации по поручению или письму данных органов исполнительной власти, поступивших ранее непосредственно на исполнение в Росохранкультуру, то руководитель подразделения, являющегося ответственным исполнителем по таким документам, направляет в Минкультуры России информацию об имеющемся документе по данному вопросу с последующим при необходимости направлением в Минкультуры России копии соответствующего ответа;

по поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители подразделений Росохранкультуры, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют руководству Росохранкультуры объяснения о причинах его неисполнения с указанием мер ответственности в отношении виновных в этом работников;

в случае непосредственного получения структурным подразделением поручения от руководства Минкультуры России, департаментов Министерства, органов государственной власти Российской Федерации, а также иных федеральных органов исполнительной власти, то их выполнение согласовывается с руководителем Росохранкультуры или с курирующим данное подразделение заместителем руководителя.

3.7.16. Подразделение, определенное ответственным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству Росохранкультуры для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения установленного в поручении (резолюции) срока.

3.7.17. Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

по документам, направленным на исполнение поручением руководителя Росохранкультуры или заместителя руководителя, - на основании резолюции руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение, или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений;

по документам, направленным на исполнение службой ДОУ, - по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) службой ДОУ.

IV. Организация работы с запросами и обращениями членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

4.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы.

4.2. Парламентский запрос может поступать в Росохранкультуру в виде постановления соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации с сопроводительным письмом председателя палаты или его заместителя.

В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату, а депутатский запрос, кроме этого, имеет заголовок "Депутатский запрос" или в тексте содержится ссылка на статью 14 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".

4.3. Парламентский запрос к руководителю (заместителю руководителя) федерального органа исполнительной власти рассматривается с учетом того, что ответ на данный запрос должен быть дан не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный палатой, в устной форме (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания) или в письменной форме за подписью должностного лица, которому направлен запрос (лица, временно исполняющего его обязанности).

Должностное лицо Росохранкультуры, которому направлен запрос члена Совета Федерации или депутатский запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее 30 дней со дня его получения.

4.4. При поступлении в Росохранкультуру обращения члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы должностные лица Росохранкультуры, в сферу ведения которых входят затронутые в обращении вопросы, обязаны предоставить авторам информацию, необходимую для их депутатской деятельности, не позднее 30 дней со дня получения обращения или в иной согласованный с инициатором обращения срок.

4.5. Прием, учет, регистрацию и направление на рассмотрение поступающих в Росохранкультуру парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также контроль за их исполнением осуществляет служба ДОУ в соответствии с установленным Инструкцией порядком работы с входящими документами.

4.6. Проекты ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации подготавливают подразделения Росохранкультуры в соответствии с поручениями руководителя Росохранкультуры или его заместителей.

4.7. Ответы на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации подписываются руководством Росохранкультуры.

4.8. Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

V. Организация работы с обращениями граждан

5.1. Данный раздел Инструкции касается организации работы с обращениями граждан в Росохранкультуре в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5.2. Обращения граждан могут поступать в Росохранкультуру в виде письменного предложения, заявления, жалобы по почтовой связи, по информационным системам общего пользования (Интернет-обращения) и факсимильной связи, а также в устной форме.

5.3. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Росохранкультуру или должностному лицу путем заполнения регистрационно-контрольной карточки (РКК).

При получении повторных обращений граждан им присваиваются те же регистрационные номера, что и первоначально поступившим, а на лицевой стороне РКК вверху указывается, что обращение является повторным. В этом случае в графе РКК "Краткое содержание" указывается, кому направлялось на решение предыдущее обращение.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан или заявитель не удовлетворен ответом, данным ему по первоначальному обращению.

Дубликатом обращения являются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Росохранкультуру, или обращения с одинаковым текстом.

Все дубликаты обращений регистрируют под одним и тем же номером, что и первоначально поступившие обращения. При этом в РКК после проставления присвоенного номера указывается дата поступления дубликатного обращения.

5.4. Обращение, поступившее в Росохранкультуру, подлежит обязательному рассмотрению. В случае необходимости обращение может быть рассмотрено с выездом на место.

5.5. Письменные обращения граждан, поступившие в Росохранкультуру из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с поручениями руководства этих органов, регистрируются в службе ДОУ и докладываются руководителю Росохранкультуры или его заместителю для принятия решения.

Письменные обращения граждан, поступившие непосредственно в Росохранкультуру, а также от иных органов государственной власти Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправление после регистрации в зависимости от их содержания направляются службой ДОУ в соответствующие подразделения для рассмотрения и ответа заявителям.

5.6. Обращения органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления или иных организаций, а также граждан, содержащие жалобы на неудовлетворительную работу руководителей подведомственных Росохранкультуре федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, с соответствующим заключением подразделения, курирующего учреждение, предприятие, не позднее чем в 10-дневный срок, если не установлен иной срок, представляются руководителю Росохранкультуры или его заместителю для принятия решения.

5.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

5.8. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным подпунктом 5.7 настоящей Инструкции, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

5.9. Росохранкультура в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа заявителям:

а) письменное обращение, поступившее в Росохранкультуру в соответствии с ее компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации;

б) в исключительных случаях руководитель Росохранкультуры (заместитель руководителя) либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в службу ДОУ.

5.10. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Росохранкультуры, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в абзаце "г" подпункта 5.19 настоящей Инструкции.

5.11. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

5.12. В аппарате Росохранкультуры должно быть обеспечено объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение.

В этих целях:

а) при необходимости запрашиваются документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

б) принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина:

в) дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в подпункте 5.19 настоящей Инструкции;

г) сообщается гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

5.13. В случае если в Росохранкультуру направлен в установленном порядке запрос иного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, то необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы предоставляются в соответствующий орган (должностному лицу) в течение 15 дней с даты поступления запроса, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

5.14. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

5.15. Обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан и подготовки ответа осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений.

5.16. Ответ на обращение подписывается руководителем Росохранкультуры (заместителем руководителя) либо уполномоченным на то лицом, как правило, начальником соответствующего структурного подразделения, в компетенцию которого входят поставленные в обращении вопросы.

5.17. Ответ на обращение, поступившее в Росохранкультуру по информационным системам общего пользования направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.18. Росохранкультура при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

5.19. Порядок рассмотрения отдельных обращений:

а) в случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

б) обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

в) Росохранкультура при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

г) в случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению:

д) в случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Росохранкультуры (заместитель руководителя) либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

е) в случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.20. Организация личного приема граждан в Росохранкультуре

а) личный прием граждан в Росохранкультуре проводится руководителем Росохранкультуры, заместителями руководителя и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан:

б) при личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность;

в) содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

г) письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией;

д) в случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Росохранкультуры, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться;

е) в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.21. Ответы на обращения граждан, подписанные руководителем Росохранкультуры или его заместителем, регистрируются в службе ДОУ, где письмам присваивают соответствующие регистрационные номера. Визовые экземпляры этих писем передают для хранения в подразделение, в котором находится подлинник обращения гражданина.

5.22. Передача зарегистрированных в службе ДОУ письменных обращений граждан из одного подразделения Росохранкультуры в другое подразделение производится по согласованию со службой ДОУ.

5.23. Письменное обращение гражданина, по которому было дано поручение руководителем Росохранкультуры или его заместителем с указанием доложить о результатах рассмотрения, снимаются с контроля по решению этих должностных лиц после рассмотрения доклада об исполнении.

Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

5.24. Письменные обращения граждан, а также все документы, связанные с их рассмотрением, формируют в дела в подразделениях Росохранкультуры.

VI. Поисковая система по документам

6.1. Регистрация документов

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Росохранкультуры по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

6.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.

Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Росохранкультуры и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководства Росохранкультуры, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности Росохранкультуры, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

6.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Росохранкультуры, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

6.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа:

дата и индекс поступления:

заголовок к тексту (краткое содержание документа):

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа:

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова:

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

6.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

6.2. Организация поисковой системы по документам

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Росохранкультуре создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.

6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

6.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности Росохранкультуры;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций:

классификатора исполнителей:

классификатора результатов исполнения документов:

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Росохранкультуры.

VII. Контроль исполнения документов

7.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов и поручений (далее - документы) в Росохранкультуре определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452.

7.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

7.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

7.4. Контроль исполнения документов осуществляется службой ДОУ.

7.5. Для снятия исполненного документа с контроля исполнитель представляет в службу ДОУ информацию об исполнении (копию ответа, служебную записку с резолюцией руководства Росохранкультуры и т.п.), а также подлинник (основание) находящегося на контроле документа с поручением руководства Росохранкультуры.

7.6. Служба ДОУ еженедельно представляет руководству Росохранкультуры и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по определенной форме.

7.7. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

7.8. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

VIII. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Росохранкультуры (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

8.1. Составление номенклатур дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Росохранкультуре, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Росохранкультуре и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Росохранкультуры, их виды, состав и содержание.

8.1.3. В Росохранкультуре составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 7) и сводная номенклатура дел Росохранкультуры (Приложение N 8).

8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ Росохранкультуры.

8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

8.1.6. Сводная номенклатура дел Росохранкультуры подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией Росохранкультуры (далее - ЦЭК Росохранкультуры). с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Росохранкультуры. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре федерального органа исполнительной власти.

8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Росохранкультуры получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Росохранкультуры. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального органа исполнительной власти.

8.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Росохранкультуры являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росохранкультуры.

8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Росохранкультуры.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Росохранкультуре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения. 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с территориальными органами Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Научно-исследовательским кинофотоинститутом по вопросам применения нормативно-технической документации

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам сохранения культурного наследия

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

8.1.14. Если в течение года в Росохранкультуре возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела формируются в Росохранкультуре децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

8.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре:

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

8.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии: документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Росохранкультуры и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.7. Дела Росохранкультуры подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Росохранкультуры.

8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 9); нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела (Приложение N 10);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 11);

- подшивку или переплет дела:

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Росохранкультуры (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела: архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования: наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Росохранкультуры; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Росохранкультуры, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Росохранкультуры, с указанием сроков хранения.

Наделах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Росохранкультуры черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Росохранкультуры по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

8.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Росохранкультуры дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Росохранкультуры.

8.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росохранкультуры или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росохранкультуры с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

IX. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Росохранкультуры являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Росохранкультура образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Росохранкультуры включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.1. Экспертиза ценности документов

ГАРАНТ:

См. Методические рекомендации "Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу"

9.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

9.1.2. Экспертиза ценности документов в Росохранкультуре на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив Росохранкультуры.

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росохранкультуре создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

9.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым руководителем Росохранкультуры. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Росохранкультуры непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством архивиста.

9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росохранкультуры; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росохранкультуры путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу: на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.1.11. В Росохранкультуре в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивиста Росохранкультуры. По этим описям документы сдаются в архив Росохранкультуры.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Росохранкультуры, которую готовит архивист и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.

9.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 12) и представляются в архив Росохранкультуры не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

9.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

9.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт. о наличии копий и т.п.

9.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

9.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

9.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Росохранкультуры, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

9.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 13) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Росохранкультуры одновременно. Согласованные ЦЭК Росохранкультуры акты утверждаются руководителем Росохранкультуры только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

9.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на все дела Росохранкультуры. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

9.2. Подготовка и передача документов в архив

9.2.1. В архив Росохранкультуры передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Росохранкультуры не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Росохранкультуры не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.2.4. Передача дел в архив Росохранкультуры осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.

9.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Росохранкультуры сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Росохранкультуры. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

9.2.6. Прием каждого дела производится архивистом Росохранкультуры в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста Росохранкультуры и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Росохранкультуры передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

9.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Росохранкультуры лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Росохранкультуры, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Согласовано

Руководитель Росархива

В.П. Козлов