Приложение. Административный регламент N АР-157-24 муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления"

Приложение
к постановлению Администрации города
от 06.04.2012 N 230

Административный регламент N АР-157-24
муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов
по личному составу организаций, не входящих в структуру
органов местного самоуправления"

С изменениями и дополнениями от:

24 марта, 1 сентября 2016 г.

Согласован: заключение управления по вопросам муниципальной службы и кадров от 30.08.2011 N 157

1. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (далее - регламент и муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и устанавливает последовательность выполнения действий муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Цель предоставления муниципальной услуги - упорядочение и сохранность документов по личному составу организаций города Ростова-на-Дону, не входящих в структуру органов местного самоуправления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 сентября 2016 г. N 1227 пункт 1.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Предоставление услуги организациям, не входящим в структуру органов местного самоуправления, по обработке, приему и хранению документов по личному составу осуществляет муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" на основании договора на обработку документов по личному составу, прием и хранение упорядоченных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, в соответствии со стандартом N СТ-157-24-3.2 "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (согласно приложению 1 к настоящему регламенту).

1.4. Ответственность за исполнение и актуализацию настоящего регламента несет директор МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 24 марта 2016 г. N 295 в пункт 1.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ;

- Федеральным законом от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации";

- Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

- основными правилами работы архивов организаций, утвержденными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

- Уставом города Ростова-на-Дону, принятым решением Ростовской-на-Дону городской Думы от 09.04.1996 N 211.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 сентября 2016 г. N 1227 пункт 1.6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.6. Сокращения, используемые в настоящем регламенте:

МКУ Архив - муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону";

официальный портал Администрации города Ростова-на-Дону - официальный Интернет-портал городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону (www.rostov-gorod.ru);

портал госуслуг - федеральная государственная информационная система "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и региональная государственная информационная система "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области" (www.gosuslugi.ru);

МФЦ - многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 сентября 2016 г. N 1227 пункт 1.7 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.7. Информацию о порядке предоставления услуги можно получить:

по телефонам МКУ Архив;

при личном приеме в МКУ Архив;

в ходе интернет-консультации по электронной почте МКУ Архив;

на официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону:

www.rostov-gorod.ru / Городская власть / Администрация города Ростова-на-Дону / Структура / Муниципальные учреждения и предприятия /

МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" / Административные

регламенты / Административные регламенты предоставления муниципальных услуг;

на портале госуслуг: www.gosuslugi.ru / Органы власти / Органы власти по местоположению / Органы местного самоуправления / Администрация города Ростова-на-Дону / Муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" / услуги;

на информационных стендах, размещенных в помещении МКУ Архив.

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты, графике приема граждан МКУ Архив приведены в приложении 4 к стандарту N СТ-157-24-3.2.

1.8. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на платной основе.

1.9. Основанием для предоставления муниципальной услуги является договор на обработку, прием и хранение документов по личному составу.

1.10. От имени юридического лица договоры на услугу заключают:

- представители, действующие в силу полномочий, вытекающих из учредительных документов, либо основанных на доверенности или договоре;

- руководители ликвидируемых организаций;

- конкурсные управляющие.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 сентября 2016 г. N 1227 пункт 1.11 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.11. Результатом предоставления муниципальной услуги является обработка (упорядочение) документов по личному составу с оформлением описи дел и заключение договора о приеме на хранение обработанных (упорядоченных) документов по личному составу в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, согласно описи дел и акту приема-передачи документов.

Сроки хранения документов по личному составу в МКУ Архив:

документы по личному составу, созданные до 2003 года хранятся с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года хранятся с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

1.12. В случаях, предусмотренных федеральными законами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим личность гражданина, права застрахованного лица в системах обязательного страхования, иные права гражданина. В случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлением Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственных и муниципальных услуг.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Порядок предоставления муниципальной услуги, перечень необходимых документов, формы заявлений и образцы их заполнения, сроки предоставления муниципальной услуги указаны в стандарте N СТ-157-24-3.2 "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (приложение 1 к настоящему регламенту).

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе
особенности выполнения административных процедур
в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя последовательность административных процедур, осуществляемых специалистами МКУ Архив.

3.2. Муниципальная услуга "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" включает в себя следующие административные процедуры:

- информирование организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления о предоставлении муниципальной услуги;

- консультирование организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления, по вопросам предоставления муниципальной услуги;

- прием заявления от заявителя (представителя юридического лица);

- проверка предоставленных документов для обработки (упорядочения);

- установление сроков предоставления муниципальной услуги и включение организации в график проведения работ МКУ Архив;

- заключение договора с юридическим лицом на обработку, прием и хранение документов по личному составу;

- выдача счета заявителю на оплату услуги;

- проведение работ по обработке документов по личному составу;

- оформление описи дел и акта приема-передачи документов;

- выдача 1 экз. описи и акта приема-передачи заявителю.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 сентября 2016 г. N 1227 пункт 3.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Перечень документов, относящихся к личному составу, которые передаются в МКУ Архив на хранение:

подлинники приказов о зачислении, увольнении, переводе, декретных отпусках;

карточки формы Т-2 работников организации;

личные дела работников организации;

подлинники ведомостей начисления заработной платы работникам организации, лицевые счета работников организации;

налоговые карточки работников организации.

3.4. Обработка документов по личному составу осуществляется архивистами I - II категорий при методической помощи главного хранителя фондов. При формировании дел из россыпи соблюдаются следующие основные правила:

- если на обработку заявлено менее 10 дел, то обработка дел по личному составу производится непосредственно в МКУ Архив после подписания договора на предоставление услуги и оплаты за исполнение услуги на расчетный счет МКУ Архив;

- если на обработку заявлено свыше 10 дел, то специалист МКУ Архив выезжает на место нахождения документов для уточнения объема работ. В МКУ Архив заключается договор на предоставление данной муниципальной услуги с оплатой услуги на расчетный счет МКУ Архив. Обработка документов производится на месте нахождения документов заявителя с предоставлением необходимых условий для обработки документов (помещение и пр.). После обработки документов составляется их опись, документы складываются в архивные коробки и транспортируются заявителем в хранилище МКУ Архив.

3.5. При обработке (упорядочении) производятся следующие виды работ:

- отбор документов на хранение;

- формирование дел из россыпи;

- группировка документов постоянного и временного хранения в отдельные дела;

- полистный просмотр документов;

- проверка перечня документов, относящихся к документам по личному составу: карточки Т-2, приказы по личному составу, ведомости по начислению заработной платы, платежные ведомости, книги по з/плате, лицевые счета, налоговые карточки;

- сортировка приказов по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу;

- группировка приказов по личному составу в отдельные дела в хронологическом порядке;

- сортировка лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела по алфавиту фамилий;

- описание обрабатываемых документов (оформление карточки учета, присвоение рабочего номера);

- систематизация карточек по хронологическому или алфавитному признаку;

- составление и редактирование заголовков дел;

- подбор карточек по степени важности;

- шифровка карточек;

- присвоение архивных шифров;

- прикрепление в конце каждого дела чистого бланка листа-заверителя;

- оформление обложек или титульных листов;

- в целях обеспечения сохранности документов - нумерация в правом верхнем углу листа простым карандашом;

- группировка в одно дело документов одного календарного года (не более 250 листов при толщине не более 4 см);

- подшивка обработанных дел на 4 прокола в твердую обложку из картона;

- составление описи дел;

- сверка после печатания дел;

- печатание описи дел;

- наклейка обложек на каждое дело с указанием наименования организации, номера фонда, индекса дела, присвоения архивного шифра дела, номера дела из сводной описи дел;

- укладка обработанных дел в архивные коробки (4 дела на 1 коробку);

- подписание ярлыков на архивные коробки и укладка их на стеллажи в архивохранилищах;

- формирование организационных документов - составление контрольного и рабочего экземпляров описей;

- составление исторической справки на основании учредительных документов и других материалов;

- составление договора и спецификации в 2-х экземплярах с заявителем на обработанное (упорядоченное) количество документов по личному составу;

- выписка акта выполненных работ заявителю;

- выписка счета заявителю на обработанные документы.

3.6. Блок-схема оказания муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" приведена в приложении 2 к настоящему регламенту.

3.7. Описание административных процедур изложено в схеме N СХ-157-24-3.2 "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (приложение 3 к настоящему регламенту).

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за порядком предоставления муниципальной услуги осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, назначенным приказом директора МКУ Архив, проверок соблюдения и исполнения работниками МКУ Архив положений нормативных правовых актов, методических рекомендаций, содержащих порядок предоставления муниципальной услуги. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором МКУ Архив.

4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита, в порядке, установленном стандартом СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества".

В случае если в результате контроля обнаружены несоответствия в документах, в действиях должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, директор МКУ Архив обеспечивает разработку и выполнение действий по устранению выявленных несоответствий и их причин согласно стандарту СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций".

4.3. Персональная ответственность директора и специалистов МКУ Архив, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.