Приложение. Правила обработки персональных данных работников Правительства Ростовской области

Приложение
к распоряжению Губернатора
Ростовской области
от 29.08.2012 N 189

Правила
обработки персональных данных работников
Правительства Ростовской области

С изменениями и дополнениями от:

27 августа 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Правила обработки персональных данных работников Правительства Ростовской области (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

1.2. Настоящие Правила устанавливают процедуру обработки персональных данных работников Правительства Ростовской области.

1.3. Сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение, передачу, уничтожение и другое использование документов, содержащих персональные данные работников Правительства Ростовской области (далее - обработка), осуществляют работники управления по кадровой работе Правительства Ростовской области и управления бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области.

Ответственность за обеспечение защиты персональных данных, обрабатываемых в указанных структурных подразделениях, возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

1.4. Организацию работы по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, представляющих собой совокупность персональных данных, содержащихся в базах данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации, осуществляет отдел безопасности Правительства Ростовской области.

Ответственность за организацию данной работы возлагается на начальника отдела безопасности Правительства Ростовской области.

1.5. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни работников Правительства Ростовской области, содержащиеся в документах, указанных в настоящих Правилах, а также персональные данные, внесенные в личные дела государственных гражданских служащих Ростовской области, замещающих должности государственной гражданской службы Ростовской области в Правительстве Ростовской области (далее - гражданский служащий), и иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера.

2. Перечень документов, содержащих персональные данные
работников Правительства Ростовской области,
обрабатываемых в связи с реализацией
трудовых отношений

К документам, содержащим персональные данные работников Правительства Ростовской области, подлежащие защите, относятся:

трудовые книжки;

личные дела;

личные карточки (унифицированные формы первичной учетной документации N Т-2ГС (МС) и N Т-2);

справки-объективки;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

трудовые договоры работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности Правительства Ростовской области;

табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма первичной учетной документации N Т-12);

расчетно-платежная ведомость;

карточка-справка (расчет заработной платы);

налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ);

справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;

индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета);

индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;

свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

3. Ведение личных дел

3.1. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Правительства Ростовской области.

3.2. Ведение личных дел гражданских служащих осуществляют работники отдела по работе с персоналом управления по кадровой работе Правительства Ростовской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ростовской области от 27 августа 2015 г. N 234 в пункт 3.3 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 октября 2015 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. К личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы:

письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Ростовской области (далее - должность гражданской службы);

собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Ростовской области;

копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Ростовской области (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

3.4. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.5. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

4. Порядок обращения с документами и другими носителями
информации, содержащими персональные данные,
подлежащие защите

4.1. Все персональные данные должны быть получены непосредственно от работников Правительства Ростовской области, при этом их обработка осуществляется по письменному заявлению-согласию по форме согласно приложению N 1 к настоящим Правилам.

В случае отказа работника предоставить свои персональные данные ему даются письменные разъяснения о юридических последствиях такого отказа по форме согласно приложению N 2 к настоящим Правилам.

4.2. Прием и учет документов и других носителей информации, содержащих персональные данные, подлежащие защите, осуществляют работники отдела отбора и аттестации кадров, отдела по работе с персоналом управления по кадровой работе Правительства Ростовской области.

4.3. При заключении служебного контракта с работником, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, он подписывает обязательство о неразглашении персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей по форме согласно приложению N 3 к настоящим Правилам.

4.4. Личные дела гражданских служащих и другие документы, содержащие персональные данные, подлежащие защите, выдаются работниками отдела по работе с персоналом управления по кадровой работе Правительства Ростовской области по карточке выдачи с распиской пользователей о получении и с распиской работников отдела по работе с персоналом в обратном приеме документов.

4.5. Сведения, содержащиеся в документах, указанных в разделе 2 настоящих Правил, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным с письменным уведомлением.

4.6. Черновики и проекты документов уничтожаются путем сожжения или измельчения в бумагорезательной машине.

4.7. При смене работника, ответственного за учет документов и других носителей информации, содержащих персональные данные, подлежащие защите, составляется акт приема-сдачи этих материалов, который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения Правительства Ростовской области.

5. Обязанности должностных лиц по сохранению персональных
данных, подлежащих защите

5.1. При работе со сведениями, содержащими персональные данные, подлежащие защите, работники Правительства Ростовской области обязаны:

знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в соответствии со служебной необходимостью;

хранить в тайне ставшие известными им сведения, содержащие персональные данные, подлежащие защите, информировать непосредственного руководителя о фактах нарушения порядка обращения с персональными данными и о попытках несанкционированного доступа к ним;

о допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений, содержащих персональные данные, подлежащие защите, представлять непосредственным руководителям письменные объяснения.

5.2. При работе со сведениями, содержащими персональные данные, подлежащие защите, запрещается:

работать на персональных компьютерах, не предназначенных для обработки конфиденциальной информации;

передавать документы, содержащие персональные данные, подлежащие защите, по открытым каналам связи (факсимильная связь, электронная почта и т.п.), а также использовать сведения, содержащие персональные данные, подлежащие защите, в открытой переписке и при ведении переговоров по телефону;

снимать копии с документов, содержащих персональные данные, подлежащие защите, без разрешения начальника управления по кадровой работе Правительства Ростовской области;

использовать сведения, содержащие персональные данные, подлежащие защите, в неслужебных целях, в разговоре с лицами, не имеющими отношения к этим сведениям.

5.3. Лица, командированные в Правительство Ростовской области, допускаются к сведениям, содержащим персональные данные, решением руководителя структурного подразделения в объеме выполнения командировочного задания и с соблюдением требований настоящих Правил.

5.4. Документы, содержащие персональные данные, подлежащие защите, хранятся в металлических постоянно запертых шкафах.

5.5. Обязанности, предусмотренные пунктом 5.1 настоящего раздела, должны быть включены в соответствующий раздел должностных регламентов гражданских служащих, допущенных к обработке персональных данных.

6. Доступ к персональным данным

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ростовской области от 27 августа 2015 г. N 234 в пункт 6.1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 октября 2015 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1. Правом доступа к персональным данным работников Правительства Ростовской области, подлежащим защите, имеют следующие должностные лица Правительства Ростовской области:

Губернатор Ростовской области;

первый заместитель Губернатора Ростовской области;

Абзац четвертый утратил силу с 1 октября 2015 г.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца четвертого пункта 6.1

заместитель Губернатора Ростовской области - руководитель аппарата Правительства Ростовской области;

первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области - управляющий делами;

помощник Губернатора Ростовской области;

начальник управления по кадровой работе;

начальник управления бухгалтерского учета и отчетности;

начальник отдела безопасности.

6.2. Правом доступа к справкам-объективкам работников Правительства Ростовской области имеют следующие должностные лица Правительства Ростовской области:

заместители Губернатора Ростовской области;

заместители руководителя аппарата Правительства Ростовской области;

Абзац четвертый утратил силу с 1 октября 2015 г.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца четвертого пункта 6.2

помощники заместителей Губернатора Ростовской области - главные специалисты;

начальник управления по работе с административными органами;

начальник организационного отдела;

руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области имеют право доступа к справкам-объективкам непосредственно подчиненных им работников;

члены конкурсной комиссии во время проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Ростовской области в Правительстве Ростовской области и конкурса на включение в кадровый резерв Правительства Ростовской области;

члены аттестационной комиссии во время проведения аттестации и квалификационного экзамена государственных гражданских служащих Ростовской области, замещающих должности государственной гражданской службы Ростовской области в Правительстве Ростовской области, а также должности руководителей областных органов исполнительной власти и их заместителей.

6.3. Правом доступа к персональным данным работников Правительства Ростовской области, подлежащим защите, в соответствии с должностным регламентом имеют следующие должностные лица Правительства Ростовской области:

работники управления по кадровой работе;

работники управления бухгалтерского учета и отчетности, осуществляющие расчет заработной платы;

работники отдела по мобилизационной работе, ответственные за организацию воинского учета и бронирования;

работники отдела безопасности.

Перечень конкретных должностей указанных структурных подразделений Правительства Ростовской области, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, утверждается распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату).

7. Ответственность за разглашение сведений, содержащих персональные
данные, подлежащие защите, утрату документов, содержащих
такую информацию, и нарушение порядка работы с ней

7.1. Разглашение сведений, содержащих персональные данные, подлежащие защите, или утрата носителей таких сведений влечет за собой последствия, предусмотренные действующим законодательством.

7.2. Персональную ответственность за разглашение сведений, содержащих персональные данные, подлежащие защите, или утрату носителей таких сведений несет работник Правительства Ростовской области, имеющий доступ к этой информации и допустивший ее разглашение или утрату.

7.3. О фактах утраты работниками Правительства Ростовской области носителей сведений, содержащих персональные данные, подлежащие защите, либо разглашения этих сведений ставится в известность его непосредственный руководитель, и Губернатором Ростовской области назначается комиссия для проведения служебной проверки. По результатам служебной проверки составляется акт. Акты на утраченные дела постоянного хранения передаются в архив.

7.4. Лица, виновные в разглашении или утрате сведений, содержащих персональные данные, подлежащие защите, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.5. Контроль за исполнением работниками Правительства Ростовской области требований настоящих Правил возлагается на руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области.

Начальник общего отдела Правительства Ростовской области

М.В. Фишкин