Глава 2. Термины и определения

Глава 2. Термины и определения

1. Термины, относящиеся к документации

1.1. Административный регламент - нормативный документ, описывающий в соответствии с установленными требованиями процесс исполнения муниципальной (государственной) функции или оказания муниципальной (государственной) услуги, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур и действий, порядок взаимодействия при этом структурных подразделений, организаций, с физическими или юридическими лицами. В структуру административного регламента предоставления услуги / исполнения публичной функции входит соответствующий стандарт.

Процедура / административная процедура - установленный способ и порядок осуществления функционально или логически обособленных действий при исполнении функции или оказании услуги. Как правило, является частью процесса (функции, услуги).

1.2. Актуализация - действия по внесению изменений, пересмотру (замене) или отмене документа, необходимые для поддержания его в соответствии с действующими на данный момент законодательными и нормативными документами.

1.3. Визирование документа - подтверждение действия документа; получение разрешения, согласия уполномоченных органов и лиц на осуществление действий в случае, когда это предусмотрено правилами, нормами, законами. Виза оформляется в письменной форме и может скрепляться печатью, штампом

1.4. Дата введения в действие документа - срок вступления в силу правового акта Мэра города (дата опубликования либо дата подписания, если иное не предусмотрено самим актом).

1.5. Докладная записка - служебный документ, адресованный руководству, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решений.

1.6. Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

1.7. Должностная инструкция - организационно-правовой документ, разрабатываемый и утверждаемый в установленном порядке в целях административного управления деятельностью персонала, устанавливающий административные требования к персоналу, квалификационные требования, должностные обязанности, ответственность и права персонала.

1.8. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

1.9. Записи - документы, содержащие учетные данные, достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Формы записей устанавливаются нормативными документами либо в случае решения оперативных задач управления высшим руководством.

1.10. Идентификация - установление наличия у документа (объекта) идентифицирующих признаков (определенных атрибутов), обеспечивающих его достоверность и однозначное выявление среди других подобных документов (объектов).

1.11. Муниципальный правовой акт - решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, принятое населением муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер.

1.12. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований и номеров дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

1.13. Нормативный правовой акт - результат правотворческой деятельности компетентных органов и должностных лиц местного самоуправления, который содержит в себе общеобязательные правила поведения (нормы), которые не персонифицированы, а адресованы неопределенному кругу лиц, рассчитаны на постоянное или длительное применение.

1.14. Ненормативный правовой акт - документ, принимаемый по оперативным и организационным вопросам деятельности Администрации города, касающийся узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

1.15. Организационно-распорядительные документы - приказы, протоколы, акты, письма, служебные записки и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности подразделений организации.

1.16. Организационно-правовые документы - Устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы организации, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила и др.

1.17. Положение о структурном подразделении - организационно-правовой документ, разрабатываемый и утверждаемый в установленном порядке и предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности структурных подразделений Администрации города и ее органов, позволяющий рационально разграничить и установить задачи и функции структурных подразделений и организационные вопросы.

1.18. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

1.19. Регламент работы Администрации города Ростова-на-Дону - нормативный документ внутреннего применения, включенный в документацию системы менеджмента качества (СМК), который в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ростовской области, Уставом города Ростова-на-Дону устанавливает общие правила внутренней организации деятельности Администрации города, описывает внутренние процессы и процедуры общего применения, с участием широкого круга должностных лиц и подразделений.

1.20. Резолюция - надпись на служебном документе, содержащая указание, рекомендацию, сделанная должностным лицом и предписывающая образ действий, которого должны придерживаться исполнители в соответствии с указанием этого лица.

1.21. Реквизиты - совокупность обязательных данных, определяющих и подтверждающих идентифицирующие признаки документа.

1.22. Служебная записка - документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

1.23. Согласование - достижение предварительной договоренности, общего согласия между группой заинтересованных и ответственных лиц по поводу выпуска документа определенного содержания, протокола, договора, принятия общего решения, осуществления общей сделки, проведения совместных действий.

1.24. Стандарт СМК - внутренний нормативный документ, регламентирующий обязательные общесистемные и вспомогательные процессы СМК, требуемые МС ИСО 9001:2000 (процессы управления документацией, записями, несоответствиями, корректирующими и предупреждающими действиями, процесс внутреннего аудита СМК). Стандарт СМК устанавливает последовательность и требования к осуществлению конкретного процесса, порядок его контроля и анализа результативности, виды записей по данному процессу, должностное лицо, ответственное за управление процессом, а также ответственность лиц, участвующих в его осуществлении.

1.25. Стандарт услуги / стандарт публичной функции - документ, утверждаемый в установленном порядке, и представляющий собой свод исчерпывающей для потребителя (участника) информации о необходимых действиях, об органе (учреждении) и должностных лицах, предоставляющих услугу (исполняющих публичную функцию), о требованиях и нормах, воспроизведенных из положений нормативно-правовых актов в интересах потребителя (участника), регулирующих процесс предоставления муниципальной (государственной) услуги или исполнения публичной функции и используемых для целей качественного обслуживания потребителя (участника).

1.26. Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности.

1.27. Управление документами - совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

2. Термины, относящиеся к СМК

2.1. Анализ со стороны руководства - официальная оценка высшим руководством Администрации состояния системы менеджмента качества Администрации и ее соответствия Политике и Целям в области качества.

2.2. Политика в области качества - нормативный документ, содержащий официально сформулированные Администрацией города общие намерения и направления деятельности Администрации в области качества. Политика в области качества формулируется в рамках установленных полномочий и ориентирована на удовлетворение потребностей и ожиданий городского сообщества. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки целей в области качества Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых и территориальных органов, руководители которых обязаны обеспечить знание и понимание персоналом указанных документов.

2.3. Процесс - любая деятельность или совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих действий или процедур при исполнении полномочий, функций или услуг, преобразующая входы в выходы с использованием ресурсов. С целью улучшения деятельности при управлении ею следует применять процессный подход, который подразумевает определение (выделение) процессов Организации и управление ими и их взаимодействием, что обеспечивает непрерывное управление как на границе между отдельными процессами, так и при их совокупности.

Вход (начало) процесса - поступление информации, документа, являющихся основанием для начала осуществления процесса. Примеры входов процессов: заявление юридического/физического лица на предоставление услуги; поручение Мэра города о подготовке плана;

Выход (конец) процесса - информация, документ логически завершающие процесс. Пример выхода процесса предоставления муниципальной услуги: выпуск постановления Мэра города, влекущего возникновение, изменение или прекращение правоотношений или возникновение документированной информации (документа) в связи с обращением заявителя в целях реализации его прав, законных интересов либо исполнения обязанностей, возложенных на должностное лицо нормативными правовыми актами.

2.4. Процессный подход характеризуется четким определением границ каждого процесса (начало и конец) и конкретного лица, ответственного за процесс ("владельца процесса"), ресурсов (материальных, информационных, человеческих), необходимых для надлежащего функционирования процесса, четким распределением обязанностей между участниками процесса, а также предусматривает периодическую оценку достижения результатов процесса, управление конкретным процессом с учетом результатов и потребностей взаимосвязанных с ним процессов.

2.5. Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

2.6. Руководство по качеству - внутренний нормативный документ Администрации, описывающий СМК Администрации города и определяющий область применения СМК, включая обоснование любых исключений, описывающий взаимодействие процессов СМК, содержащий описание процессов и процедур СМК или ссылки на