Глава 3. Порядок планирования и организации работы

Глава 3. Порядок планирования и организации работы

1. Общие положения

1.1. Планирование работы в Администрации города осуществляется в соответствии с административным регламентом функции "Планирование управленческой деятельности и реализация управленческих решений" (далее - Административный регламент планирования) (21.1.10.01).

1.2. Актуализацию настоящей главы, координацию и методическое руководство процессом разработки всех типов планов осуществляет начальник отдела организационно-аналитической работы Администрации города.

1.3. Планирование работы является одним из основных средств организационного обеспечения деятельности Администрации города по осуществлению собственных и переданных государственных полномочий и обеспечению результативного и эффективного функционирования системы менеджмента качества (СМК).

1.4. Деятельность Администрации города осуществляется на основании программы социально-экономического развития города, целевых программ развития муниципального образования - городского округа - город Ростов-на-Дону, в соответствии с перспективными и текущими планами работы, планами мероприятий по исполнению обращений граждан (заявлений граждан, вопросов, поступивших в ходе проведения сходов граждан с участием Мэра города, наказов избирателей по итогам предвыборных кампаний, "горячих линий" Мэра города в средствах массовой информации, в критических публикациях), а также в соответствии со стратегическими целями в области качества и целями на текущий период (квартал, полугодие, год, и т.д.).

1.5. Долгосрочные целевые программы развития города разрабатываются отраслевыми органами Администрации города на год и более длительные периоды и утверждаются в порядке, установленном ст.179 Бюджетного Кодекса Российской Федерации.

Планы работы Администрации города на квартал и неделю, планы работы коллегии Администрации города формируются отделом организационно-аналитической работы.

1.6. В соответствии с п.1.3 Административного регламента планирования, руководит процессом планирования управленческой деятельности управляющий делами Администрации города.

1.7. Полномочия участников процесса

1.7.1. Отдел организационно-аналитической работы:

- координирует и осуществляет методическое руководство работой по разработке всех типов планов;

- обобщает предложения подразделений и служб Администрации города и формирует недельные, квартальные планы работы Администрации города, полугодовые планы работы коллегии Администрации города;

- осуществляет контроль за ходом исполнения планов мероприятий по реализации управленческих решений, планов мероприятий по исполнению обращений граждан, выделяя (для учета и анализа) мероприятия по устранению и предупреждению несоответствий согласно СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций" (далее - СТО-02) (с использованием системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4");

- организует проверку хода реализации квартальных, недельных планов работы Администрации города.

1.7.2. Заместители главы Администрации города, главы администраций районов, руководители отраслевых (функциональных) органов:

- являются ответственными за представление предложений в недельный, квартальный планы работы Администрации города, полугодовой план работы коллегии Администрации города;

- являются ответственными за формирование планов мероприятий по реализации соответствующих управленческих решений;

- являются ответственными за организацию учета несоответствий и разработку мероприятий (планов) по их исправлению, устранению причин и предупреждению в соответствии с порядком, предусмотренным СТО-02;

- являются ответственными за организацию работы по исполнению обращений граждан, учету и принятию управленческих решений в отношении жалоб на оказание несоответствующих услуг или бездействие должностных лиц;

- определяют в курируемых подразделениях ответственных за разработку соответствующих планов мероприятий;

- осуществляют общее руководство процессом разработки, корректировки планов мероприятий;

- координируют деятельность исполнителей (соисполнителей) при разработке планов мероприятий;

- утверждают или согласовывают планы мероприятий;

- направляют Мэру города информацию о степени реализации планов мероприятий.

1.7.3. Начальник Управления по вопросам муниципальной службы и кадров, отдел проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга совместно с отделом организационно-аналитической работы и сектором по работе с обращениями граждан:

- осуществляют учет, мониторинг и контроль несоответствий и исполнения мероприятий, обеспечивающих устранение и предупреждение несоответствий, разработанных в соответствии с СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций" выявленных соответственно:

- при проведении внутренних аудитов;

- при контроле исполнения управленческих решений по устранению несоответствий и разработанных для их устранения планов мероприятий;

- при учете и контроле обращений, содержащих жалобы на оказание несоответствующей услуги или на бездействие должностных лиц.

2. Требования, предъявляемые к порядку исполнения функции
по оперативному планированию управленческой деятельности
и реализации управленческих решений

2.1. План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки исполнения, результат, конкретных исполнителей.

2.2. Текущий (недельный) план работы Администрации города состоит из двух разделов: "Мероприятия подразделений, курируемых заместителями главы Администрации города" (в данный раздел включаются мероприятия служб, подчиненных непосредственно Мэру города) и "Мероприятия администраций районов".

2.3. Перспективный (квартальный) план работы Администрации города содержит шесть столбцов (порядковый номер мероприятия, формулировка наименования мероприятия, срок исполнения мероприятия, наименование структурного подразделения, службы Администрации города - исполнителя мероприятия, Ф.И.О. контролирующего лица и форма отчета об исполнении мероприятия) и состоит из пяти разделов ("Подготовка проектов постановлений и распоряжений Мэра города", "Подготовка программ, концепций", "Подготовка методических рекомендаций, нормативных документов, справочных материалов, банков данных, аналитических справок. Экспертиза документов", "Проведение совещаний, заседаний, семинаров, консультаций, проверок", "Организационные мероприятия").

2.4. Формы текущего (недельного) плана работы и перспективного (квартального) плана работы Администрации города приведены в приложениях NN 1,2 к Административному регламенту планирования.

2.5. Планы мероприятий по реализации управленческих решений, по исполнению обращений граждан, в зависимости от поставленных целей, могут быть представлены в следующих формах: простые (ординарные) планы мероприятий, планы-графики, календарные планы, циклограммы, сетевые графики (табличные, графические).

Планы-графики аналогичны простым (ординарным) планам.

Циклограммы представляются в виде таблицы.

Сетевые графики представляют собой табличную или графическую информационно-диагностическую модель, в которой отражены взаимосвязи и результаты всех работ, необходимых для достижения конечной цели разработки.

Формы планов мероприятий приведены в приложении N3 к Административному регламенту планирования.

3. Административные процедуры

3.1. Исполнение функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений состоит из следующих административных процедур:

- формирование недельных планов работы Администрации города;

- формирование квартальных планов работы Администрации города;

- подготовка планов мероприятий по реализации управленческих решений;

- формирование полугодовых планов работы коллегии Администрации города;

- формирование планов мероприятий по исполнению обращений граждан.

3.2. Текущие (недельные) планы работы Администрации города разрабатываются в соответствии с порядком, определенным п.3.3. Административного регламента планирования с целью координации текущей деятельности городских служб и подразделений Администрации города, для оперативного решения наиболее важных и принципиально значимых социально-экономических задач.

3.3. План работы Администрации на неделю формируется на основании предложений (планов) заместителей главы Администрации города, глав администраций районов города, директора департамента имущественно-земельных отношений, начальника МУ "Муниципальное казначейство г. Ростова-на-Дону", начальника управления по вопросам муниципальной службы и кадров с учетом мероприятий квартального плана работы Администрации города, плана Ростовской-на-Дону городской Думы, плана работы Администрации Ростовской области.

3.4. Предложения оформляются, согласовываются в установленном п.5 настоящей главы порядке и представляются в отдел организационно-аналитической работы в электронном виде в соответствии с утвержденной формой (приложение N1 Административного регламента планирования):

- управляющими делами администраций районов - еженедельно в четверг до 16-00 (по электронной почте на адрес: control@rostov-gorod.ru);

- помощниками приемных заместителей главы Администрации и исполнителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города - еженедельно в пятницу до 11-00- (в папку "Plan" на сервере Администрации города).

3.5. Предложения должны быть согласованы:

- с заместителями главы Администрации города (предложения, разработанные в аппарате Администрации и отраслевых органах);

- с главами администраций районов (предложения, разработанные в администрациях районов);

- руководителями подразделений, подчиненных непосредственно Мэру города.

3.6. Отдел организационно-аналитической работы еженедельно в пятницу до 15-00 формирует (в соответствии с приложением N1 Административного регламента планирования) план работы Администрации города на неделю.

3.7. Подписанный начальником отдела организационно-аналитической работы план рассылается: первый экземпляр - Мэру города, копии: заместителям главы, в МУ "Муниципальное казначейство г. Ростова-на-Дону", в пресс-службу Мэра города, в МУ "Городское хозяйственное управление", в управление по вопросам муниципальной службы и кадров, департамент имущественно-земельных отношений, Ростовскую-на-Дону городскую Думу, Контрольно-счетную палату города Ростова-на-Дону (выдаются под роспись в журнале исходящей корреспонденции отдела организационно-аналитической работы); главам администраций районов - в электронном виде.

3.8. Планы работы Администрации города на квартал разрабатываются в соответствии с порядком, определенным п.3.2 Административного регламента планирования с целью обеспечения поэтапной реализации Программы социально-экономического развития города на текущий финансовый год, содержат меры по решению наиболее важных вопросов жизнеобеспечения города и управления городским хозяйством и перечень организационных и иных мероприятий, обеспечивающих решение текущих вопросов.

3.9. Планы работы Администрации города на квартал формируются не позднее 25 числа последнего месяца квартала на основании предложений заместителей главы, директора департамента имущественно-земельных отношений, начальника МУ "Муниципальное казначейство г.Ростова-на-Дону", начальника управления по вопросам муниципальной службы и кадров.

3.10. Предложения в квартальный план работы Администрации города оформляются в соответствии с утвержденной формой (приложение N2 к Административному регламенту планирования и направляются на бумажных и электронных носителях в отдел организационно-аналитической работы не позднее 15 календарных дней до начала планируемого периода.

3.11. Отдел организационно-аналитической работы обобщает поступившие предложения, готовит и согласовывает с заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) проект квартального плана работы Администрации города. Форма квартального плана установлена в приложении N2 Административного регламента планирования.

3.12. Проект квартального плана работы Администрации города не позднее 5 календарных дней до начала планируемого периода представляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) на утверждение Мэру города.

3.13. Копии утвержденного квартального плана в 3-дневный срок после подписания направляются отделом организационно-аналитической работы в приемные заместителей главы, районов, Ростовскую-на-Дону городскую Думу, Контрольно-счетную палату города Ростова-на-Дону, департамент имущественно-земельных отношений, МУ "Муниципальное казначейство г. Ростова-на-Дону", управление по вопросам муниципальной службы и кадров (под роспись в списке рассылки Плана работы Администрации города) и размещается (в электронном виде) в папке "Plan" (\\City\net\docs\plan) сетевых ресурсов Администрации города.

3.14. Подлинник квартального плана хранится в отделе организационно-аналитической работы.

3.15. Квартальные планы работы Администрации города обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями аппарата управления Администрации, отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города в соответствии с их компетенцией.

3.16. В случае если мероприятие, предусмотренное планом работы, не может быть подготовлено в срок, или его реализация утратила актуальность, заместители главы Администрации города, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города направляют в адрес заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) предложение (с указанием причин) о его отмене или продлении срока исполнения. После согласования изменения сроков заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам), осуществляется корректировка плана в соответствии с п.п. 3.2.15-3.2.17 Административного регламента планирования.

3.17. Задачи по обобщению и анализу информации о выполнении квартальных планов работы Администрации города возлагаются на отдел организационно-аналитической работы в соответствии с п.4.1.8. Административного регламента планирования.

3.18. Планирование работы коллегии Администрации города осуществляется в соответствии с порядком, определенным п.1 Регламента работы коллегии Администрации города, п.3.5. Административного регламента исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, главой 4 настоящего Регламента.

3.19. В целях реализации отдельных положений федерального, областного законодательства, правовых актов Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города, поручений Президента Российской Федерации, Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, Мэра города Ростова-на-Дону отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города составляются планы мероприятий по реализации отдельных управленческих решений, организационно-технические планы проведения мероприятий. Порядок оформления и содержания планов мероприятий определен п.2.3. Административного регламента планирования.

3.20. Планы мероприятий по реализации отдельных управленческих решений, разрабатываются и утверждаются в порядке, определенном главой III Административного регламента планирования.

3.21. При подготовке планов мероприятий по исполнению обращений граждан применяется порядок и последовательность действий, определенные главой 3 Административного регламента планирования.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 19 апреля 2010 г. N 285 раздел 3 главы 3 настоящего приложения дополнен пунктом 3.22

3.22. Планы мероприятий, разрабатываемые по поручению Мэра города, по инициативе заместителей главы Администрации города, руководителей отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города, до представления на утверждение Мэру города проходят обязательное предварительное согласование с руководителями подразделений, служб, организаций, являющихся исполнителями поручений (мероприятий), включенных в план, и подписываются соответствующими заместителями главы Администрации города.

Порядок и очередность согласования определяются разработчиками плана. Возможно одновременное направление на согласование копий плана всем соисполнителям или рассылка электронной версии плана.

Срок согласования плана - от 1 до 3 дней, определяется исполнителем.

При наличии замечаний, исправлений или дополнений в план каждое из них сопровождается подписью вносящего их должностного лица.

В случае наличия замечаний или дополнений, вносящих существенные изменения в первоначальный план, он подлежит повторному согласованию.

Без согласования всеми соисполнителями планы мероприятий на утверждение Мэру города не представляются.

Аналогичный порядок применяется при разработке планов мероприятий, утверждаемых заместителями главы Администрации города, главами администраций районов города.

4. Порядок и формы контроля за исполнением функции
по оперативному планированию управленческой деятельности
и реализации управленческих решений

4.1. Организация контроля за исполнением функции по оперативному планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений ведется в соответствии с Административным регламентом по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений (21.1.09.01), Административным регламентом планирования (21.1.10.01) и главой 11 настоящего регламента.

4.2. Организация и ведение контроля за подготовкой планов мероприятий и ходом их исполнения ведется отделом организационно-аналитической работы с использованием системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4" по следующим направлениям: фактический контроль, инспекционный контроль, оценка качества исполнительской дисциплины.

4.3. Организация и координация работы по планированию и контролю за исполнением мероприятий планов осуществляются:

- в приемных;

- в комитетах, департаментах, службах, управлениях, отделах - назначенными руководителями служб ответственными должностными лицами;

- в администрациях районов - управляющими делами.

На них возлагается персональная ответственность за соблюдение сроков разработки, представления планов и предложений в план, подготовки и размещения информаций об исполнении мероприятий в соответствующих журналах системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4".

Ответственность за своевременное и качественное исполнение мероприятий, включенных в квартальный план работы Администрации города, несут заместители главы Администрации города, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города.

Контроль за исполнением планов мероприятий по реализации отдельных управленческих решений, планов мероприятий по исполнению обращений граждан, планов работы коллегии осуществляется в соответствии с требованиями главы 4 настоящего регламента.

4.4. Показатели своевременности и полноты выполнения структурными подразделениями аппарата управления Администрации города, отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города мероприятий квартального плана работы Администрации города, планов мероприятий по реализации отдельных управленческих решений, планов работы коллегии, планов мероприятий по исполнению обращений граждан учитываются при подготовке представления к премированию муниципальных служащих аппарата управления, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города.

4.5. Текущий контроль за исполнением описанного в настоящей главе процесса осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальником отдела организационно-аналитической работы.

4.6. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита.

В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 26 марта 2010 г. N 221 глава 3 настоящего приложения дополнена разделом 5

5. Порядок планирования и организации работы с наказами избирателей

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 5 декабря 2011 г. N 894 пункт 5.1 главы 3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Наказы избирателей, поступившие в адрес кандидата на должность Мэра города и кандидатов в депутаты Ростовской-на-Дону городской Думы, в том числе в ходе обсуждения предвыборной программы кандидатов (далее - наказы), после официального вступления в должность передаются в Администрацию города.

5.2. Наказы краткосрочного характера исполнения, не требующие выделения дополнительных средств и согласований, а также разъяснительного характера контролируются общим отделом в оперативном порядке.

5.3. Остальные наказы передаются в отдел организационно-аналитической работы для формирования проектов перечней наказов посредством определения и оценки сложности их исполнения, объединения повторяющихся наказов, распределения по отраслям и направлениям деятельности, а также по срокам реализации (краткосрочные - срок реализации до 1 года, среднесрочные - срок реализации от 1 года до 3 лет, долгосрочные - срок реализации от 3 лет и более).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 5 декабря 2011 г. N 894 в пункт 5.4 главы 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.4. Сформированные проекты перечней наказов направляются на рассмотрение и согласование заместителям главы Администрации города, главам администраций районов и в Ростовскую-на-Дону городскую Думу (в случае рассмотрения и согласования проектов перечней наказов соответствующим депутатам):

- уточнение исполнителей;

- уточнение сроков реализации;

- подтверждение имеющегося финансирования в рамках действующих целевых программ и бюджетных обязательств;

- определение сумм, необходимых для исполнения наказов по объектам, не включенным в целевые программы и бюджетные обязательства.

Проекты перечней наказов подлежат рассмотрению и согласованию заместителями главы Администрации города и главами администраций районов в десятидневный срок.

5.5. После согласования проектов перечней наказов отделом организационно-аналитической работы разрабатывается для утверждения Мэром города План мероприятий по реализации наказов избирателей в порядке, установленном для реализации поручений Мэра города.

5.6. Отчет о выполнении Плана мероприятий по реализации наказов избирателей размещается на официальном портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города и публикуется в средствах массовой информации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 5 декабря 2011 г. N 894 раздел 5 главы 3 настоящего приложения дополнен пунктом 5.7

5.7. Информация ответственных должностных лиц об исполнении наказов избирателей, поступивших в адрес кандидатов в депутаты Ростовской-на-Дону городской Думы, переданных в Администрацию города и утвержденных Планом мероприятий по их реализации, подлежит обязательному согласованию у депутатов городской Думы по соответствующим избирательным округам.