Приложение. Изменения, вносимые в приложение N 1 к распоряжению Правительства Ростовской области от 23.08.2012 N 365 "О межведомственном электронном документообороте"

Приложение
к распоряжению Правительства
Ростовской области
от 27.08.2014 N 401

Изменения, вносимые в приложение N 1 к распоряжению Правительства Ростовской области от 23.08.2012 N 365 "О межведомственном электронном документообороте"

1. Пункт 1.2 раздела 1 дополнить абзацами следующего содержания:

"файл электронного документа - сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронного образа документа - сканированный образ документа на бумажном носителе.".

2. В разделе 5:

2.1. В абзаце втором пункта 5.1 слово "нормативных" исключить.

2.2. Пункт 5.2 изложить в редакции:

"5.2. Перечень документов участников, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, определяется согласно приложению к настоящему Положению и учитывается в номенклатуре дел участников с указанием, что дело ведется в электронном виде (с отметкой - ЭД). Выписка из номенклатуры дел участника с указанием дел, которые ведутся в электронном виде, после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) комитета по управлению архивным делом Ростовской области представляется министерству.".

3. Пункт 6.5 раздела 6 изложить в редакции:

"6.5. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) электронного документа или электронного образа документа. Файл электронного образа документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество присоединенного файла электронного образа документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла.

Допустимый формат и размер прикрепляемых файлов определяется министерством.

Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов, формата и размера прикрепляемых файлов в процессе использования системы "Дело", а также своевременное доведение их до участников возлагаются на министерство.".

4. Пункт 7.2 раздела 7 изложить в редакции:

"7.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.".

5. Пункт 7.3 раздела 7 признать утратившим силу.

6. В разделе 9:

6.1. Пункт 9.2 изложить в редакции:

"9.2. Резервное копирование базы данных системы "Дело" производится не реже чем 1 раз в сутки.

Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме. Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 часов 1 раз в месяц, а также для проведения работ по обновлению системы "Дело" сроком до 2 суток не более 2 раз в год.".

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.2. Дополнить пунктом 9.5 следующего содержания:

"9.5. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций или катастроф, повлекших прекращение функционирования системы "Дело", передача документов между участниками осуществляется с использованием всех доступных каналов связи и (или) на бумажном носителе до момента восстановления работоспособности системы "Дело". После восстановления работоспособности участники вносят информацию о документах, переданных по каналам связи и (или) на бумажном носителе, в систему "Дело".".

7. Дополнить разделом 10 следующего содержания:

"10. Порядок обмена электронными документами, отправляемыми и поступающими от организаций и граждан, не являющихся участниками межведомственного электронного документооборота

10.1. Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими участникам информационного взаимодействия по системе МЭДО, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Министерство предоставляет право на ведение обмена электронными документами по системе МЭДО уполномоченным сотрудникам участников на основании представленных заявок, при наличии организационно-технических возможностей организации взаимодействия по системе МЭДО.

10.1.1. Обмен электронными документами по системе МЭДО осуществляется путем выполнения следующих процедур:

создание РКПД в системе "Дело";

согласование (визирование) электронного документа должностными лицами в системе "Дело";

подписание файла электронного документа ЭП должностного лица (должностных лиц) отправителя электронного документа;

регистрация электронного документа в системе "Дело";

подписание регистрационных данных электронного документа ЭП должностного лица - регистратора документа или ЭП юридического лица либо создание электронного образа документа;

формирование в системе "Дело" транспортного контейнера (формат транспортного контейнера определяется методическими рекомендациями Федеральной службы охраны Российской Федерации по согласованию с Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации);

направление транспортного контейнера в информационную систему электронного документооборота получателя электронного документа по системе МЭДО;

получение транспортного контейнера участником, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ;

проверка действительности ЭП и регистрация полученного электронного документа в системе "Дело" с формированием и направлением уведомления о регистрации или отказе в регистрации.

10.1.2. Для организации получения информации о статусе прохождения электронного документа предусматривается передача электронных сообщений.

10.1.3. В случае отказа в регистрации получателем электронного документа формируются и направляются соответствующие уведомления отправителю электронного документа с указанием причины отказа в регистрации.

10.1.4. В случае необходимости при получении уведомления об отказе в регистрации документа отправитель электронного документа принимает меры по устранению причин отказа и направляет его получателю повторно.

10.2. Обмен электронными документами участников с организациями, не являющимися участниками, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Право на отправку электронных документов из системы "Дело" по электронной почте предоставляется пользователям участника на основании соответствующих заявок.

Участник передает по электронной почте файл электронного документа и файл реквизитов электронного документа. Состав файла реквизитов электронного документа определяется участником.

Порядок регистрации электронных документов, поступивших по электронной почте, определяется участниками.".

8. Дополнить разделом 11 следующего содержания:

"11. Обеспечение информационной безопасности при осуществлении межведомственного электронного документооборота

11.1. При осуществлении электронного документооборота между участниками допускается обмен электронными документами, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обмен информацией между участниками, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.

11.2. Поддержание технико-технологической инфраструктуры системы "Дело" в работоспособном состоянии осуществляется министерством посредством выполнения комплекса работ, включающих:

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

11.3. Информационная безопасность при осуществлении МЭДО обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

11.4. К техническим мероприятиям относятся:

организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

обеспечение целостности обрабатываемых данных;

обеспечение антивирусной защиты информации.

11.5. К организационным мероприятиям относятся:

контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

определение должностных лиц участников МЭДО и министерства, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования базы данных системы "Дело", а также порядка обновления антивирусных баз;

установление порядка допуска к программно-техническим средствам для проведения ремонтно-восстановительных работ;

организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников МЭДО, и технических средств этих узлов.".

9. Приложение изложить в редакции:

"Приложение
к Положению о межведомственном
электронном документообороте

Перечень
документов участников, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов

N п/п	Вид документа	Срок хранения документа	Примечание
1	2	3	4
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1.	Информационные материалы к заседаниям Правительства Ростовской области	5 лет ЭПК
2.	Поручения руководства органов исполнительной власти, органов местного самоуправления; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению	5 лет ЭПК
3.	Переписка участников, в том числе их структурных и подведомственных учреждений, по основным (профильным) направлениям деятельности	5 лет ЭПК
4.	Проекты приказов, распоряжений, подлежащих согласованию; документы к ним	1 год
5.	Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений	5 лет ЭПК
6.	Переписка о реализации решений координационных и совещательных органов	5 лет ЭПК
7.	Проекты правил, инструкций, регламентов, подлежащих согласованию; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК
8.	Проекты рекомендаций, подлежащих согласованию; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК
9.	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 лет ЭПК
1.2. Организационные основы управления
10.	Переписка по организационным вопросам деятельности	5 лет
11.	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) координационных и совещательных органов по координации определенных видов деятельности участников	5 лет ЭПК
12.	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 лет ЭПК
13.	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний	3 года	после утверждения
14.	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству	5 лет ЭПК
15.	Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)	5 лет ЭПК
1.3. Контроль
16.	Переписка о ходе выполнения постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, указов и распоряжений Губернатора Ростовской области	5 лет ЭПК
17.	Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет ЭПК
18.	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 лет
19.	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 год	после снятия с контроля
20.	Переписка по рассмотрению обращений граждан	5 лет ЭПК
1.4. Правовое обеспечение деятельности
21.	Переписка участников по вопросам правоохранительного характера	5 лет ЭПК
22.	Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов	5 лет ЭПК
23.	Переписка участников по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства	3 года
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
24.	Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий	5 лет ЭПК
25.	Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 лет
26.	Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения	5 лет ЭПК
27.	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 лет ЭПК
28.	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 лет ЭПК
29.	Отчеты, справки об объеме документооборота участников	1 год
2. Планирование деятельности
2.1. Прогнозирование
30.	Переписка о разработке целевых программ	5 лет ЭПК
31.	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 лет ЭПК
2.2. Текущее планирование
32.	Оперативные планы работы (квартальные, месячные, недельные) по всем направлениям деятельности	ДМН
33.	Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации	5 лет
34.	Переписка по вопросам планирования	5 лет
3. Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование
35.	Переписка о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 лет ЭПК
36.	Переписка об экономических нормативах	5 лет
37.	Переписка о финансовом обеспечении всех направлений деятельности	5 лет ЭПК
38.	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 лет
39.	Документы (акты, докладные, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет ЭПК
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
40.	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 лет
41.	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах	1 год
42.	Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)	5 лет
43.	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 лет
4.2. Статистический учет и отчетность
44.	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 лет
5. Экономические, научные, культурные и иные связи
5.1. Организация и осуществление связей
45.	Инструкции (указания, задания, рекомендации) участникам по ведению встреч (переговоров)	5 лет ЭПК
46.	Документы (доклады, справки, информации, сведения, отчеты) о проведении встреч (переговоров) с представителями зарубежных и российских организаций	5 лет ЭПК
47.	Документы (программы, планы мероприятий, предложения, рекомендации, расчеты, справочно-информационные, статистические материалы, переписка) по вопросам экономических, культурных и иных связей	5 лет ЭПК
48.	Переписка об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 лет ЭПК
5.2. Осуществление связей
49.	Переписка о подготовке контрактов, договоров, соглашений	10 лет ЭПК
6. Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации
50.	Информационные обзоры (доклады)	ДМН
51.	Документы (заявки, переписка) об оформлении подписки на периодические печатные издания	1 год
6.2. Распространение информации, реклама
52.	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 лет ЭПК
53.	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном интернет-сайте	5 лет ЭПК
54.	Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий	1 год
7. Трудовые отношения
7.1. Охрана труда
55.	Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий	5 лет ЭПК
56.	Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	5 лет ЭПК
57.	Переписка о проведении медицинских осмотров (диспансеризации) работников	5 лет
58.	Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций	5 лет ЭПК
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
59.	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 лет ЭПК
60.	Документы (заявки, переписка) о командировании работников	5 лет ЭПК
61.	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 лет ЭПК
8.2. Установление квалификации работников
62.	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 лет
63.	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год
8.3. Повышение квалификации работников
64.	Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников	5 лет
65.	Планы повышения квалификации работников	ДМН
66.	Отчеты о выполнении планов повышения квалификации работников	5 лет
8.4. Награждение
67.	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет ЭПК
9. Материально-техническое обеспечение деятельности
9.1. Снабжение деятельности
68.	Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности	5 лет
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
69.	Переписка об изготовлении, уничтожении печатей и штампов	3 года
70.	Документы (акты, докладные, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год
10.2. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
71.	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами	3 года
72.	Переписка об обеспечении помещениями, средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий	5 лет
73.	Переписка о состоянии внутренней связи	5 лет
74.	Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи	3 года
11. Социально-бытовые вопросы
11.1. Социальное страхование
75.	Документы (списки, планы-графики, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 года
76.	Списки детей работников	до замены новыми

* Отметка "ЭПК" означает, что часть документов экспертно-проверочной комиссий комитета по управлению архивным делом Ростовской области может быть отнесена к сроку хранения - постоянно.

** ДМН - до минования надобности.".

Начальник управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области

Т.А. Родионченко