Приложение. Административный регламент Федеральной службы безопасности РФ по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов по архивным документам

Приложение
к приказу ФСБ РФ
от 10 марта 2009 г. N 90

Административный регламент
Федеральной службы безопасности Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов по архивным документам

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах исполнения государственных функций и административных регламентах предоставления государственных услуг

I. Общие положения

1. Административный регламент Федеральной службы безопасности Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов по архивным документам*(1) определяет сроки и последовательность действий органов федеральной службы безопасности*(2) при предоставлении государственной услуги по организации исполнения запросов по архивным документам*(3).

2. Предоставление государственной услуги органами безопасности, осуществляется в соответствии с:

- Законом Российской Федерации от 18 октября 1991 г. N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий"*(4);

- Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне"*(5);

- Федеральным законом от 3 апреля 1995 г. N 40-ФЗ "О федеральной службе безопасности"*(6);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"*(7);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"*(8);

- постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents. ГОСТ Р 6.30-2003"*(9);

- приказом Минкультуры России, МВД России, ФСБ России от 25 июля 2006 г. N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел"*(10);

- приказом ФСБ России от 22 января 2007 г. N 21 "Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан Российской Федерации в органах федеральной службы безопасности"*(11) (с изменениями, внесенными приказом ФСБ России от 4 апреля 2008 г. N 149*(12));

- приказом ФСБ России от 18 сентября 2008 г. N 464 "Об утверждении Регламента Федеральной службы безопасности Российской Федерации"*(13).

3. Исполнение запросов по предоставлению архивной информации, в том числе поступивших из-за границы*(14), осуществляют Центральный архив ФСБ России*(15), функционирующий в составе Управления регистрации и архивных фондов ФСБ России*(16), Центральный пограничный архив ФСБ России*(17), архивы территориальных органов безопасности*(18) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

4. Результатом предоставления государственной услуги является предоставление архивными подразделениями:

- архивных справок;

- архивных выписок;

- архивных копий;

- уведомлений о пересылке запроса в другие органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления*(19) и организации;

- уведомлений об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений).

5. Получателями государственной услуги*(20) являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства*(21),

- органы и организации.

6. При предоставлении государственной услуги по запросам, поступившим из-за границы, архивные подразделения осуществляют взаимодействие с МИД России.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

7. Информация о порядке предоставления государственной услуги доводится до сведения заявителей посредством размещения ее на официальном сайте ФСБ России в сети Интернет, а также по письменному обращению и телефону.

Почтовые адреса (адреса электронной почты и сайтов органов безопасности, если имеются) архивных подразделений указаны в приложении N 1 к Административному регламенту.

Телефоны архивных подразделений и территориальных органов безопасности размещаются на официальном сайте ФСБ России в сети Интернет.

Адрес официального сайта ФСБ России в сети Интернет: www.fsb.ru.

8. Консультации по телефону по вопросам предоставления государственной услуги проводят сотрудники архивных подразделений.

Консультации предоставляются по вопросам:

- об архивных подразделениях, в которые можно обратиться с запросом, включая информацию об их почтовых и электронных (если имеются) адресах;

- о документах, представляемых для получения информации по запросам, и предъявляемых к ним требованиях;

- о сроках предоставления государственной услуги.

При ответах на обращения сотрудники архивных подразделений подробно и в вежливой (корректной) форме информируют граждан по интересующим их вопросам.

Продолжительность консультации по телефону не должна превышать 10 минут. В случае если подготовка ответа требует продолжительного времени, гражданину может быть дана рекомендация направить письменное обращение или предложено другое время для устной консультации.

9. Предоставление информации и государственной услуги осуществляется бесплатно.

10. Основанием для предоставления государственной услуги является запрос (в том числе полученный по электронной почте) в адрес органа безопасности или его архивного подразделения.

11. В запросе указываются:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя (реквизиты бланка письма*(22) - для органа и организации);

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса;

- суть запроса;

- личная подпись (для письменных запросов) и дата.

В случае необходимости заявитель прилагает к запросу соответствующие документы либо их копии.

12. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов*(23).

Разрешение на доступ к архивным документам должно быть подтверждено заявителем путем приложения к запросу копий документов, удостоверяющих личность, а также в зависимости от оснований для получения доступа:

- письменного согласия лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо копии документа, подтверждающего факт смерти лица;

- копий документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения;

- копий документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к архивным документам;

- доверенности, оформленной в установленном законом порядке, подтверждающей право представлять интересы доверителя и его право доступа к архивным документам.

13. Срок рассмотрения запроса не должен превышать 30 дней с даты его регистрации в органе безопасности. В исключительных случаях (в частности, при необходимости получения дополнительных документов или информации в других органах и организациях) руководство УРАФ, ЦПА ФСБ России, территориальных органов безопасности либо уполномоченные на это лица вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней, уведомив заявителя о продлении срока рассмотрения.

14. При поступлении запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивные подразделения в 7-дневный срок запрашивают у заявителя необходимую информацию.

15. Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если в нем не указаны фамилия (реквизиты бланка письма - для органа и организации) заявителя, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в нем содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем. Запрос подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

- если его текст не поддается прочтению. Ответ на запрос не дается, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель (начальник) органа безопасности или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный и ранее рассматривавшиеся запросы направлялись в один и тот же орган безопасности, и уведомить о данном решении заявителя;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

III. Административные процедуры

16. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрацию запросов и передачу их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности в случае, если они содержат вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного архивного подразделения;

- подготовку архивных справок, выписок, копий, а также уведомлений о пересылке запроса в другой орган или организацию по принадлежности либо об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений);

- направление ответов заявителям.

17. Поступившие в органы безопасности запросы регистрируются и передаются в установленном порядке архивным подразделениям в течение 3 дней со дня поступления,

18. Запросы, полученные по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном порядке.

19. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

20. При необходимости отдельные запросы докладываются руководству ФСБ России (органа безопасности), после чего с резолюцией направляются в архивное подразделение по месту хранения архивных документов.

21. Анализ тематики поступивших запросов осуществляется в архивном подразделении с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и иного информационного материала. При этом определяются:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретного органа или организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение, в случаях отсутствия необходимой информации либо когда решение содержащихся в запросе вопросов не входит в компетенцию данного архивного подразделения.

22. По итогам анализа тематики поступивших запросов архивное подразделение в течение 7 дней со дня регистрации направляет их со своим письмом по принадлежности в органы и организации, в которых может находиться необходимая для исполнения запросов информация.

23. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, архивное подразделение направляет в их адрес копии запроса с просьбой о направлении ответа заявителю.

24. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие органы и организации архивное подразделение письменно уведомляет об этом заявителя.

25. В случае наличия в архивном подразделении необходимых для ответа на запрос архивных документов или информации осуществляется подготовка соответствующих архивных справок, выписок, копий.

26. Архивные справки, выписки, копии, а также уведомления, предназначенные для направления заявителям, проживающим (находящимся) в Российской Федерации и на территориях государств - участников СНГ, высылаются архивными подразделениями по почте непосредственно в адреса заявителей.

27. Отправка архивных справок, выписок, копий и уведомлений заявителям, проживающим (находящимся) за пределами Российской Федерации, за исключением проживающих (находящихся) на территориях государств - участников СНГ, осуществляется через МИД России.

28. В случае если запрос поступил через МИД России, ответы направляются непосредственно в его адрес.

29. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений; необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса; причины, указанные в пункте 15 Административного регламента. При этом заявителю может быть сообщено о возможных местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, адресах архивов соответствующих органов и организаций.

30. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

31. Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 2 к Административному регламенту.

IV. Контроль за предоставлением государственной услуги

32. Контроль осуществляется посредством проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками архивных подразделений положений Административного регламента.

33. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

34. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

35. Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании годовых планов работы) и внеплановыми. Проверка может проводиться также по конкретному обращению заявителя.

36. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных Административным регламентом, осуществляется должностными лицами УРАФ, ЦПА ФСБ России, территориальных органов безопасности, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Должностные лица, участвующие в предоставлении государственной услуги, несут персональную ответственность за исполнение административных процедур и соблюдение сроков, установленных Административным регламентом.

V. Порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц в ходе предоставления государственной услуги

37. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействие) должностных лиц:

- ЦА ФСБ России - начальнику УРАФ;

- ЦПА ФСБ России - руководителю Пограничной службы ФСБ России;

- архивов территориальных органов безопасности - начальнику территориального органа безопасности.

Решения и действия (бездействие), осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть также обжалованы руководству ФСБ России и в судебном порядке.

38. Заявление об обжаловании решений, действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги*(24), направляется заявителем в письменном виде.

39. В жалобе в обязательном порядке указываются либо наименование органа, в который она направляется, либо фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) соответствующего должностного лица, либо его должность, а также фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, реквизиты бланка письма (для органа и организации), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагается ее суть, ставится личная подпись и дата.

В подтверждение своих доводов заявитель может приложить к жалобе копии необходимых документов.

40. Порядок рассмотрения жалоб определен Инструкцией об организации рассмотрения обращений граждан Российской Федерации в органах федеральной службы безопасности, утвержденной приказом ФСБ России от 22 января 2007 г. N 21.

41. Письменные ответы на жалобы, предназначенные для направления заявителям, проживающим (находящимся) в Российской Федерации и на территориях государств - участников СНГ, высылаются по почте непосредственно в адреса заявителей.

42. Отправка письменных ответов на жалобы заявителей, проживающих (находящихся) за пределами Российской Федерации, за исключением проживающих (находящихся) на территориях государств - участников СНГ, осуществляется через МИД России.

43. В случае если жалоба поступила через МИД России, ответы направляются непосредственно в его адрес.

______________________________

*(1) Далее - Административный регламент.

*(2) Далее - органы безопасности.

*(3) Далее - государственная услуга.

*(4) Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР, 1991, N 44, ст. 1428; 1992, N 28, ст. 1624; 1993, N 1, ст. 21; Российская газета, 1993, 15 октября, N 193; Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 52, ст. 5080; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 45, ст. 4242; 2000, N 33, ст. 3348; 2001, N 1, ст. 2; N 53 (ч. I), ст. 5030; 2002, N 52 (ч. I), ст. 5132; 2003, N 6, ст. 509; N 43, ст. 4108, 4118; N 52, (ч. I), ст. 5038; 2004, N 35, ст. 3607; 2005, N 27, ст. 2717.

*(5) Российская газета, 1993, 21 сентября, N 182; Собрание законодательства Российской Федерации 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6079.

*(6) Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 15, ст. 1269; 2000, N 1 (ч. I), ст. 9; N 46, ст. 4537; 2001, N 53 (ч. I), ст. 5030; 2002, N 19, ст.1794; N 30, ст. 3033; 2003, N 2, ст. 156; N 27 (ч. I), ст. 2700; 2004, N 35, ст. 3607; 2005, N 10, ст. 763; 2006, N 17 (ч. I), ст. 1779; N 31 (ч. I), ст. 3452; 2007, N 28, ст. 3348; N 31, ст. 4008; N 50, ст. 6241.

*(7) Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253.

*(8) Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060.

*(9) Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, M.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

*(10) Зарегистрирован Минюстом России 15 сентября 2006 г., регистрационный N 8296.

*(11) Зарегистрирован Минюстом России 22 марта 2007 г., регистрационный N 9155; Российская газета, 2007, 11 апреля, N 75.

*(12) Зарегистрирован Минюстом России 23 апреля 2008 г., регистрационный N 11585, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2008, 26 мая, N 21.

*(13) Зарегистрирован Минюстом России 3 октября 2008 г., регистрационный N 12394.

*(14) Далее - запросы.

*(15) Далее - ЦА ФСБ России.

*(16) Далее - УРАФ.

*(17) Далее - ЦПА ФСБ России.

*(18) Далее - архивные подразделения.

*(19) Далее - органы.

*(20) Далее - заявители.

*(21) Далее - граждане.

*(22) В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации), эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дату документа; регистрационный номер документа; ссылку на регистрационный номер и дату документа; место составления документа; адресат; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе.

*(23) В соответствии с частью 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(24) Далее - жалоба.