Приложение. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы РФ

Приложение
к приказу Федерального агентства по
обустройству государственной границы РФ
от 5 марта 2009 г. N 32

Инструкция
по делопроизводству в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее по тексту - Инструкция и Агентство) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, Положением о Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2007 г. N 734, приказами руководителя Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее по тексту - Руководитель Агентства) и Регламентом Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации.

1.2. Инструкция разработана в целях организации в Агентстве документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, установления единых технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнительской дисциплины и ведения делопроизводства.

1.3. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию структурных подразделений Агентства (далее по тексту - структурные подразделения) по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Агентстве.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью Системы электронного документооборота (далее по тексту - СЭДО).

Регламент СЭДО разрабатывается в соответствии с требованиями Инструкции.

1.5. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. С учетом положений Инструкции специальными нормативными актами регламентируются:

порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну;

порядок работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа;

порядок личного приема граждан и работы с их индивидуальными и коллективными обращениями;

правила работы Архива Агентства;

иные специфические виды делопроизводства.

1.6. Инструкция регламентирует весь комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве Агентства: от создания документа (или его поступления) до отправки корреспондентам, уничтожения или сдачи в Архив Агентства.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Агентстве осуществляет подразделение документационного обеспечения управления (далее - подразделение ДОУ).

1.8. Государственные гражданские служащие (далее - сотрудники) Агентства обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с настоящей Инструкцией и установленным порядком работы с документами в СЭДО.

II. Система документации Агентства. Официальные бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации. Правила оформления и расположения реквизитов документов

2.1. Система документации Агентства

2.1.1. Деятельность Агентства обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации на основании Государственной системы документационного обеспечения управления.

2.1.2. Система документации Агентства включает в себя:

проекты законодательных актов Российской Федерации, проекты актов Президента Российской Федерации, проекты актов Правительства Российской Федерации, а также нормативные правовые акты Агентства;

сопроводительные документы и приложения к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, проектам актов Правительства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов Агентства;

организационно-распорядительные и протокольные документы, изданные в Агентстве: приказы Руководителя Агентства, протоколы заседания Коллегии Росграницы, протоколы совещаний у Руководителя Агентства и заместителей Руководителя, протоколы оперативных заседаний заместителей Руководителя;

иные документы (включая служебную переписку), обусловленные необходимостью реализации полномочий Агентства;

обращения граждан, а также документы, связанные с их рассмотрением;

документы Архива Агентства.

2.1.3. Порядок оформления документов в делопроизводстве Агентства (далее по тексту - порядок оформления документов) установлен в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536.

2.1.4. Порядок оформления документов обязателен для применения в делопроизводстве всеми сотрудниками Агентства.

2.1.5. Порядок оформления документов распространяется на все организационно-распорядительные документы, образующиеся в делопроизводстве Агентства - распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

2.1.6. Регистрация документов, учет и контроль их исполнения, осуществляется с помощью СЭДО.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы Агентства оформляются на официальных бланках установленной формы с продольным или угловым расположением реквизитов (далее - официальных бланках).

2.2.2. В Агентстве утверждены следующие виды официальных бланков:

угловой бланк Руководитель Агентства (Приложение N 1);

угловой бланк статс-секретаря - заместителя Руководителя (Приложение N 2);

угловой бланк заместителя Руководителя (Приложение N 3);

угловой бланк Агентства (Приложение N 4);

продольный бланк Агентства (Приложение N 5);

продольный бланк приказа (Приложение N 6).

Официальные бланки изготавливаются на белой бумаге формата А4.

На официальных бланках воспроизводится Государственный герб Российской Федерации.

Официальные бланки изготавливаются по заказам Агентства полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

2.2.4. Официальные бланки, их выдача в структурные подразделения, использование и уничтожение подлежат строгому учету. Учет осуществляется подразделение ДОУ.

На официальных бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

2.2.5. Официальные бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.2.6. Документы Агентства, подготовленные на официальных бланках, подписываются Руководителем Агентства, заместителями Руководителя, руководителями структурных подразделений, заместителями руководителей структурных подразделений в соответствии с Перечнем должностных лиц Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации, имеющих право подписывать исходящие документы (Приложение N 7).

2.2.7. Документ, оформленный на официальном бланке с инициалами и фамилией определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом. Запрещается подпись "с отчерком".

2.2.8. На официальных бланках не печатаются:

письма, докладные записки, справки и документы, подготовленные совместно с другими организациями;

документы внутренней переписки между структурными подразделениями Агентства.

2.2.9. Учет бланков ведется подразделением ДОУ отдельно по видам бланков в журнале учета бланков.

Право получать бланки в подразделении ДОУ имеют только работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Полученные бланки должны храниться в специальных запирающихся шкафах и выдаваться исполнителям строго под расписку.

Сведения об использованных и испорченных официальных бланках с приложением последних предоставляются ежемесячно в подразделение ДОУ до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

Испорченные официальные бланки подразделением ДОУ уничтожаются строго по акту уничтожения официальных бланков.

2.2.10. Введение в обращение новых видов официальных бланков осуществляется по мере необходимости по решению Руководителя Агентства. Соответствующие предложения вносятся вместе с образцами предлагаемых официальных бланков подразделением ДОУ.

2.2.11. Контроль за использованием официальных бланков в Агентстве осуществляет подразделение ДОУ.

2.3. Правила оформления и расположения реквизитов документов

2.3.1. Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

2.3.2. Наличие реквизитов необходимо для придания документу юридической силы. Наличие реквизитов ускоряет и облегчает процедуру поиска документа, а также последующую работу исполнителя с документом.

2.3.3. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации

2) Эмблема Агентства;

3) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Агентства;

4) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

5) код формы документа;

6) наименование Агентства;

7) справочные данные об Агентстве;

8) наименование вида документа;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12) место составления или издания документа;

13) адресат;

14) гриф утверждения документа;

15) резолюция;

16) заголовок к тексту;

17) отметка о контроле;

18) текст документа;

19) отметка о наличии приложения;

20) подпись;

21) гриф согласования документа;

22) визы согласования документа;

23) оттиск печати;

24) отметка о заверении копии;

25) отметка об исполнителе;

26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27) отметка о регистрации документа;

28) идентификатор электронной копии документа.

Образцы расположения реквизитов документа приведены в приложении (Приложение N 8).

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование Агентства, как автора документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении об Агентстве.

Полное наименование Агентства - Федеральное агентство по обустройству государственной границы Российской Федерации.

Сокращенное наименование Агентства - Росграница.

Сокращенное наименование Агентства (в скобках) помещается ниже полного наименования.

Справочные данные об Агентстве включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению Агентства (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного Агентством, определяется в Положении об Агентстве и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его регистрации, для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "5 июня 2003 г.".

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел Агентства. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга тире или косой чертой.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На N _____________ от_______________

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения;

В качестве адресата могут указываться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование адреса центрируется. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже

Например:

                                               Министерство юстиции

                                               Российской Федерации

                                           Департамент информатизации и

                                          научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, должность лица, указывают в дательном падеже, например:

                                                   Генеральному директору

                                                   ОАО "Северные регионы"

                                                       В.А. Лагунину

или

                                                   Главному бухгалтеру

                                                ОАО "Электроцентромонтаж"

                                                     В.М. Кочетову

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                    Органы исполнительной

                                                       власти субъектов

                                                    Российской Федерации

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, а после указания обобщенного наименования однородных адресатов в скобках указывается (по списку рассылки).

                                                     Федеральные органы

                                                    исполнительной власти

                                                    (по списку рассылки)

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес, например:

                                                       Российский

                                                     государственный

                                                 гуманитарный университет

                                                   ул. Чаусова, д. 82.

                                                    г. Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем полный почтовый адрес (индекс, область (если есть), город, улица, дом, корпус (если есть), квартира). В указании адреса допускаются общепринятые сокращения (обл., респ. и т.п.), например:

                                                   О.П. Образцову

                                                ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                                г. Липки, Киреевский р-н,

                                                  Тульская обл., 301264

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, гриф центрируется, например:

                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                  Руководитель агентства

                                                      по обустройству

                                                  государственной границы

                                                   Российской Федерации

                                                   ________Д.А. Безделов

                                                   "___"_________200__г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                                         УТВЕРЖДЕНО

                                                      приказом Росграницы

                                                      от 05.04.2007 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:

                           Приказ о создании

                        аттестационной комиссии

и на вопросы: "чего?" ("кого?"), например:

                         Должностной регламент

                     ведущего специалиста 2 разряда

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметка о контроле исполнения документа обозначаются словом или штампом "Контроль" с указанием контрольного и планового сроков в правой верхней части документа.

Текст документа составляют на русском языке - государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Допускается составление текста на иностранном языке как неофициального перевода текста на русском языке в форме приложения. Текст перевода заверяется подписью лица, выполнившего перевод, с указанием фамилии, инициалов, должности и даты выполнения перевода.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, основанных на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("Совет постановляет", "Коллегия решила").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"),

В документах, устанавливающих права и обязанности Агентства, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Агентство не возражает", "Комиссия считает возможным").

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют в конце основного текста следующим образом:

Приложение: упомянутое на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложения: 1. Положение об Управлении перспективного развития

                    на 5 л. в 1 экз.

                 2. Правила подготовки  и   оформления   документов

                    Управления перспективного  развития  на  7 л. в

                    2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывается слова "брошюра", "том".

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Росархива от 05.06.2007 N 02-6/172 и приложение

                 к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (правила, инструкции, положения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, надпись центруется, например:

                                                        Приложение

                                                   к приказу Росграницы

                                                  от 5 июня 2007 г. N 319

При наличии 2 и более приложений, пишут "Приложение N ", например:

                                                      Приложение N 2

                                                   к приказу Росграницы

                                                  от 5 июня 2007 г. N 276

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Без бланка

Руководитель

Федерального агентства по             Личная подпись

обустройству государственной

границы Российской Федерации                                Д.А. Безделов

На бланке

                                      Личная подпись        Д.А. Безделов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник Управления             Личная подпись                М.В. Ларин

Начальник отдела                 Личная подпись               З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Начальник отдела материально-       Начальник отдела программного

технического снабжения и            планирования и конкурсных

эксплуатации                        торгов

Личная подпись    А.А.Кузнецов      Личная подпись             Г.В.Агеев

При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют. В документах, составленных комиссиями, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии           Личная подпись           В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии                  Личная подпись                А.Н. Сокова

                                Личная подпись              А.С. Красавин

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

                                                    СОГЛАСОВАНО

                                                  Ректор Финансовой

                                              Академии при Правительстве

                                                Российской Федерации

                                             Личная подпись   В.И. Петров

                                                "___"__________200_г.

если согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

                                               Начальник Отдела защиты

                                                государственной тайны,

                                             мобилизационной подготовки и

                                                 гражданской обороны

                                             Личная подпись   В.М. Агапов

                                                 "___"__________200_г.

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне визового документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

                                             Замечания прилагаются

                                            Начальник отдела защиты

                                             государственной тайны,

                                          мобилизационной подготовки и

                                              гражданской обороны

                                      Личная подпись..........В.М. Агапов

                                            "___"__________200_г.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны визовой копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту постановления Правительства Российской Федерации "Об утверждении____________________________________________"
наименование должности	отметка о наличии замечания	подпись	дата	ф.и.о. сотрудника

Допускается, по усмотрению руководства, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Документы Агентства заверяются печатью с изображением Государственного герба. Порядок использования печати регламентируется отдельным приказом Росграницы.

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Начальник отдела защиты

государственной тайны,

мобилизационной

подготовки и гражданской

обороны

"___"__________200_ г            Личная подпись               М.В. Агапов

Копия документа может заверяться штампами:

Подразделения ДОУ (при наличии подлинника заверяет любую копию);

Отдела государственной службы и кадров (кадровые документы и документы по личному составу);

Отдела защиты государственной тайны, мобилизационной подготовки и гражданской обороны (документы ограниченного доступа и секретные документы);

Отдел бухгалтерского учета Финансово-экономического управления (финансовые и отчетные документы).

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой последнего листа документа в левом нижнем углу, печатается шрифтом Times New Roman размер 9, например:

     Исп. Иванов И.И.

     Тел. (495)912-26-37

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о регистрации документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Отметка о регистрации проставляется автоматически при регистрации документа в СЭДО. После регистрации отметка распечатывается на титульном листе с лицевой стороны на принтере в автоматическом режиме.

Идентификатором электронной копии документа является машиночитаемый штрих-код, проставляемая на титульном листе с лицевой стороны в левом нижнем углу.

Резолюция оформляется на отдельном специальном листе для резолюции (формат А6). Резолюция соответствующего должностного лица, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

/--------------------------------\   /----------------------------------\

|   РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОГО    |   |       НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ       |

|   АГЕНТСТВА ПО ОБУСТРОЙСТВУ    |   |     ПЕРСПЕКТИВНОГО РАЗВИТИЯ      |

|    ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ     |   |                                  |

|      РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ      |   |              МОСКВА              |

|                                |   |                                  |

|             МОСКВА             |   |----------------------------------|

|                                |   |Иванову А. А.                     |

|--------------------------------|   |                                  |

|Иванову А. А.                   |   |Подготовить предложения.          |

|                                |   |Срок 25 сентября                  |

|Подготовить предложения.        |   |                                  |

|Срок 25 сентября                |   |                                  |

|                                |   |                                  |

|                                |   |                                  |

|                                |   |                                  |

|                   Д.А. БЕЗДЕЛОВ|   |                  Е.Н. КИТОВА     |

|                                |   |                                  |

|Дата"____" Время ____ ч _____ м |   |Дата"____" Время ____ ч _____ м   |

|к N ______ от "__"_______200_ г.|   |к N _______ от "__"_______200_ г. |

\--------------------------------/   \----------------------------------/

III. Требования к подготовке и представлению проектов нормативных актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

3.1 .Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

3.1.1. Росграница, осуществляющая функции по выработке государственной политики и нормативно - правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений.

3.1.2. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом Times New Roman размером 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней границы текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через одинарный интервал и выравнивается по левой границе.

Ниже пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

Слово "Проект" печатается без кавычек, выравнивается по правой границе текстового поля и отделяется от пометки дополнительным интервалом 18 пт.

3.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

Наименование вида акта ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" дополнительным интервалом 42 пт. Печатается прописными буквами размером шрифта N 22 с одинарным междустрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН

или

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита дополнительным интервалом 38 пт. Печатается с прописной буквы с одинарным междустрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце не ставится. Заголовок должен соответствовать содержанию законопроекта и быть кратким и отвечать на вопрос "о чем?".

Заголовком может являться наименование кодекса (например, Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). В этом случае слова "Федеральный закон" не пишется.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст законопроекта отделяется от наименования дополнительным интервалом 24 пт, печатается с красной строки с двойным междустрочным интервалом и выравнивается по левой и правой границам полей. При этом размер левого поля составляет 3 см, правого - 1,5 см.

Листы нумеруются начиная со второго листа номер ставится в верху листа по центру.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Часть законопроекта обозначается словами:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ; ЧАСТЬ ВТОРАЯ может иметь наименование:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование раздела печатается полужирным шрифтом. Например:

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

Статья 22.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста законопроекта дополнительным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки с одинарным междустрочным интервалом. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления проекта федерального закона приведен в приложении (Приложением 9).

3.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18пт. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

3.2.Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производятся Агентством в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования,- визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N 15 с междустрочным интервалом 18 пт. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, и нижнее - не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5.

3.2.3. На первой странице проекта в пределах верхней границы текстового поля проставляется пометка: "Проект". Пометка печатается через одинарный интервал и выравнивается по правой границе.

3.2.4. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

Наименование вида акта -

Указ
Президента Российской Федерации

или

Распоряжение
Президента Российской Федерации

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт. Текст проекта печатается с красной строки с междустрочным интервалом "точно 18 пт." и выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "п о с т а н о в л я ю:", которое печатается разреженным интервалом 3 пт.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

3.2.5. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

3.2.6. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются Руководителем Агентства.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 1,5 дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

                                                        Приложение N 1

                                                      к Указу Президента

                                                     Российской Федерации

                                                     _________N _________

3.2.7. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

3.2.8. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                      Указом Президента

                                                     Российской Федерации

                                                     _________N _________

3.2.9. Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

3.2.10. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом печатается вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

3.2.11. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 5,5, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 2.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.2.11. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

3.2.12. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

3.2.13. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

3.2.14. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

3.2.15. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.2.16. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

3.2.17. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в приложении (Приложение 10).

3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства, утверждаемой Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства, и настоящей Инструкцией.

3.3.2. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования (Приложение N 12).

3.3.3. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

3.3.4. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman размером 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" 2 межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером 14 с межстрочным интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается полужирным шрифтом разреженным 3 пт.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в приложении (Приложение N 11).

3.3.5. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

IV. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов и служебных документов Агентства

4.1. Подготовка и оформление нормативных правовых актов Агентства

4.1.1. Нормативные правовые акты издаются Агентством в пределах его компетенции в соответствии с Положением об Агентстве в виде приказов, правил, инструкций и положений.

4.1.2. Порядок подготовки и оформления Агентством нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (с изменениями от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), а также Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88.

4.1.3. Издание нормативных правовых актов в Агентстве в виде писем и телеграмм не допускается.

4.1.4. Проекты нормативных правовых актов готовят и вносят заинтересованные структурные подразделения и подведомственные организации, либо на основании поручений Руководителя Агентства и заместителей Руководителя. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровый орган (далее - Отдел кадров) на основании соответствующих представлений.

Приказ

4.1.5. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности Агентства.

Приказы подписываются Руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение контроля правильности оформления проектов приказов, за исключением кадровых, возлагается на подразделение ДОУ.

4.1.6. Проекты приказов и приложения к ним (кроме кадровых) визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником (заместителем начальника) подразделения обеспечивающего правовую экспертизу и начальником (заместителем начальника) подразделения ДОУ, иными должностными лицами в соответствии с нормативными документами Агентства. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые Руководителю Агентства на подпись, визируются заместителями Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.7. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий Агентства и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

4.1.8. Копии приказов направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Копия обязательно направляется также исполнителю. Оригиналы приказов, за исключением кадровых, хранятся в подразделении ДОУ. Оригиналы кадровых приказов хранятся в Отделе кадров.

4.1.9. Приказ печатается на бланке установленной формы со следующими реквизитами:

Герб Российской Федерации.

Наименование Агентства.

Наименование вида документа - ПРИКАЗ.

Дата и номер

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, например:

О командировании работников Агентства

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Заголовок, преамбула и содержание приказа отделяются 2 межстрочными интервалами.

Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 размером через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

4.1.10. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения с указанием фамилии их руководителя в скобках в дательном падеже. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает Руководитель Агентства, а в его отсутствие или по его поручению - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложения.

Внесение изменений в согласованный, подписанный приказ не допускается.

4.1.11. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается по центру;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста одна под другой в порядке перечисления этих органов.

Образец оформления приказов приведен в приложении (Приложение N 13).

Правила, положение, инструкция

4.1.12. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются Руководителем Агентства путем издания распорядительного документа об их утверждении.

4.1.13. Порядок подготовки и согласования проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.1.14. Проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом и печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении (Приложение N 14).

Поручение

4.1.15. Поручениями оформляются указания Руководителя Агентства, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных документов.

4.1.16. Поручения подготавливаются:

1) подразделением документационного обеспечения (далее подразделение ДОУ) по указанию Руководителя Агентства;

2) подразделением ДОУ на основании письменного представления структурного подразделения по согласованию с Руководителем Агентства.

4.1.17. Проекты поручений печатаются на стандартных листах формата А4.

4.1.18. Проекты поручений, подготовленные на подпись, представляются Руководителю Агентства начальником подразделения ДОУ или лицом, исполняющим его обязанности.

4.1.19. Поручения регистрируются в подразделении ДОУ. Датой поручения является дата его подписания. Поручения нумеруются в пределах календарного года.

4.1.20. Подлинники поручений хранятся в подразделении ДОУ. Копии поручения направляются адресатам.

4.1.21. Поручение имеет следующие реквизиты: наименование Агентства;

слово "ПОРУЧЕНИЕ" отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

дата и номер поручения. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер состоит из знака "N", индекса Пр, через тире - порядковый номер, например: 07 марта 2008 г. N Пр-29;

адресат отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами;

текст отделяется от адресата 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 14 от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Требования к оформлению реквизитов "Отметка о наличии приложений", "Подпись" аналогичны требованиям оформления служебных писем.

4.2. Подготовка и оформление служебных документов Агентства

Протокол

4.2.1. Протокол это документ с записью всего происходящего на заседании, собрании, совещании.

4.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются лицу, ответственному за организацию совещания (заседания), структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.

4.2.3. Подготовка текста протокола возлагается на выделенного сотрудника структурного подразделения, готовящего вопросы к обсуждению или секретаря коллегиального органа. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 2 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку совещания, заседания.

4.2.4. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании вместе с выпиской из протокола о принятых решениях, направляются в структурное подразделение-исполнитель для подшивки в дело.

Копии проектов протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них.

4.2.5. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной и печатается шрифтом Times New Roman размером 14.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Место и дата проведения мероприятия.

Председатель или Председательствующий.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.2.6. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры Российской Федерации

заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно шрифтом Times New Roman размером 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

4.2.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Агентстве.

4.2.8. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

4.2.9. Протоколы печатаются на стандартном листе формата А4 шрифтом Times New Roman размером 14 и имеют следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации.

Наименование Агентства.

Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. "Дата" печатается от левого края и оформляется словесно-цифровым способом, "номер" печатается от правого края на той - же строке. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола.

Место проведения заседания, совещания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линией.

Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

Образец оформления протокола приведен в приложении (Приложение N 15).

Порядок оформления проектов служебных писем на официальных бланках с изображением Государственного герба Российской Федерации

4.2.10. Служебные письма от имени должностных лиц Агентства готовятся в виде:

ответов в рамках выполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

документов во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

сопроводительных писем к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

ответов на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан;

инициативных документов.

4.2.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя Агентства на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. В случаях, когда в резолюции руководителя Агентства срок исполнения поручения не установлен - руководствоваться п. 6.2 настоящей Инструкции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководителя Агентства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.2.12. Служебные письма печатаются на официальных бланках и оформляются согласно следующим требованиям:

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

20 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Реквизит "Адресат" печатается с отступлением в 4 см от верхнего края листа (для угловых бланков), 8 см от верхнего края листа (для продольных бланков) и 11-12 см от левого края листа (2, 4 и 10 на отметках верхней и боковой линеек текстового редактора Microsoft Word). Строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Заголовок (если есть) пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0) шрифтом Times New Roman размер 11 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0) не более 4 - 5 строк.

Обращение "Уважаемый ..." с указанием имени и отчества печатается шрифтом Times New Roman размер 14 и отделяется от заголовка (при его наличии) 2 межстрочными интервалами с выравниванием по центру.

Текст письма печатается шрифтом Times New Roman размер 14. При наличии заголовка и/или обращения текст отделяется от реквизитов 1 межстрочным интервалом. В случае их отсутствия текст пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0). Отступ красной строки по всему тексту должен быть одинаковым и составлять 1,25 см.

В первом абзаце текста наименование Агентства пишется полностью - "Федеральное агентство по обустройству государственной границы Российской Федерации". Далее по тексту возможно использование сокращенного наименования - "Росграница".

При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

При наличии приложения или приложений, делается соответствующая ссылка с пропуском одной строки от основного текста с красной строки, шрифтом Times New Roman размером 14.

Строка с указанием должности подписавшего, подписи и расшифровки подписи располагается от левого края страницы и отделяется от основного текста (приложения) двумя однострочными интервалами, при использовании бланка Агентства без указания названия Агентства; при использовании бланков Руководителя Агентства, статс-секретаря - заместителя руководителя, заместителя руководителя - должность не указывается.

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) располагаются у правого края страницы.

Указание на исполнителя и его телефон оформляется в 2 строки в нижней части страницы от левого края страницы шрифтом Times New Roman размером 9 пт.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

Текст служебного письма, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

4.2.13. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Росграница считает...", "Росграница рассмотрела..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.2.14. Датой письма является дата его подписания.

4.2.15. Для отправки служебного письма исполнителю необходимо предоставить в подразделение ДОУ полный пакет документов исходящего служебного письма:

ответ документ (письмо) или инициативный документ (письмо);

приложение (приложения) (при наличии);

список рассылки (если письмо направляется более чем в 4 адреса);

визовой экземпляр письма;

основание (например: поручение Правительства Российской Федерации). Основание не требуется, если письмо инициативное.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении (Приложение 16).

Особенности оформления писем, адресованных зарубежным корреспондентам

4.2.16. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или название города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах), наименование и адреса получателя письма, вступительное обращение, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется, сведения об исполнителе и его контактный телефон.

Указанные письма подлежат обязательному согласованию с Отделом международных отношений Управления перспективного развития.

При переписке без применения бланка в правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например : Москва, 31 декабря 2007 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: "Господин Министр", "Ваше Превосходительство". В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. При подписании письма Руководителем Агентства указываются только инициал имени и фамилия руководителя.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

                                                   Господину Б. Итопу

                                                   Председателю Правления

                                                   фонда "Призыв совести"

                                                   г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:

                                       Его Превосходительству

                                       господину М. Андерсу

                                       Чрезвычайному и Полномочному Послу

                                       (официальное название страны)

                                       г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

Допускается оформление писем в соответствии с правилами внутренней переписки.

При переписке с использованием бланков адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

4.2.17. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.

Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге, иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Упомянутые виды писем являются официальными документами.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

4.3. Особенности оформления документов, передаваемых по информационным системам общего пользования

4.3.1. Телеграмма

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты:

наименование документа - телеграмма;

отметка о категории телеграммы - "Правительственная", "Срочная";

адресат - подробный адрес с указанием номера отделения связи, позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов), и полное наименование адресата (железнодорожные адресаты допускается указывать сокращенно);

текст - содержание телеграммы;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись;

расшифровка подписи.

Телеграммы оформляются на продольном бланке Агентства согласно образцу, приведенному в к настоящей Инструкции.

Текст телеграммы излагается кратко и печатается через 2 интервала прописным шрифтом без абзацев, исправлений, переноса слов. Заголовок на телеграммах не проставляется.

Объем текста служебной телеграммы, не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка).

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его регистрационный номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя, наименование "Федеральное агентство по обустройству государственной границы Российской Федерации", исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя, ставится печать Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации, удостоверяющая подпись.

Для согласования проекта телеграммы оформляется визовой экземпляр. Порядок согласования текста телеграммы, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку согласования документов, установленному для служебных писем.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.

Правительственные телеграммы подписываются только Руководителем Агентства и заместителями Руководителя.

Если телеграмма содержит более одного адресата, подписывается экземпляр для каждого из них. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она направляется. Указатель рассылки, предоставляемый исполнителем, должен быть им завизирован и утвержден должностным лицом, подписавшим телеграмму. В таком случае в телеграмме на месте указания телеграфного или почтового адреса делается запись "Рассылка по списку".

Подписанные телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст телеграммы, на регистрацию в подразделение ДОУ с указанием на каждой из них подробного адреса получателя и отправляются через отделение почтовой связи.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

4.3.2. Телефонограмма

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросом в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются в структурных подразделениях руководители которых подписали телефонограмму; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством лица, подписавшего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством лица, передавшего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается адресатам в Агентстве на рассмотрение, второй подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

4.3.3. Электронная почта

Документы в электронном виде, поступающие на официальный электронный адрес Агентства, в формате графических изображений с указанием на нем необходимых реквизитов, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям по правилам работы с обычной корреспонденцией.

4.3.4. Факсограмма

При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

отправляемые документы (факсограммы) должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение;

объем передаваемого документа (факсограммы), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать через факсимильную связь текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

на передаваемом документе (факсограмме) в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки";

в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа (факсограммы) ставится отметка об исполнителе;

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в подразделениях осуществляющих подготовку и передачу документа. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой на оборотной стороне последнего листа подлинника о времени отправки.

V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Общие положения

5.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Агентстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их сотрудников.

5.2. Прием, регистрация и прохождение поступающих в Агентство документов

5.2.1. Доставка документов (далее - корреспонденция) в Агентство осуществляется посредством почтовой, электрической, фельдъегерской связи и нарочным (курьером).

С помощью почтовой связи в Агентство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Корреспонденция, поступившая посредством почтовой связи, разделяется на простую, заказную и телеграммы.

Корреспонденция, поступившая посредством электрической связи, разделяется на телефонограммы, факсограммы.

5.2.2. Прием корреспонденции, поступившей посредством почтовой и фельдъегерской связи и курьером, осуществляет подразделение ДОУ.

5.2.3. При приеме документов проверяется правильность их адресования, оформления и доставки, целостность упаковки.

Ошибочно доставленные документы пересылаются подразделением ДОУ по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата.

При вскрытии конвертов проверяется комплектность документов, отсутствие их повреждений, наличие подписи, соответствие названий на конвертах названиям вложений.

В случаях повреждения вложений или отдельных листов, выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в подразделении ДОУ, а второй вместе с самими документами возвращается отправителю документа. В случае если такой документ может быть рассмотрен по существу, подразделение ДОУ по согласованию с адресатом передает его по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в подразделении ДОУ, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение, в которое направлен документ.

Конверты после регистрации документов уничтожаются.

Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адресата отправителя, даты отправки или поступления документа, а также если они содержат документы, которые поступили из-за границы, из судов, следственных органов либо содержат договоры или заявки на участие в конкурсах по государственным закупкам, претензиям, исковые заявления.

5.2.4. Конверты с документами, поступившие с пометкой "ЛИЧНО", в подразделении ДОУ не вскрываются и регистрируются в регистрационном журнале по реквизитам, имеющимся на конверте. Конверты передаются под расписку адресатам.

Если документы, находящиеся в конвертах, поступивших с пометкой "ЛИЧНО", необходимы для работы в Агентстве, то они возвращаются адресатами в подразделение ДОУ для регистрации в СЭДО.

5.2.5. Конверты с пометками "СРОЧНО", "ВЕСЬМА СРОЧНО", "ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО" вскрываются, регистрируются вне очереди и оперативно передаются соответствующему адресату.

5.2.6. Документы на иностранных языках направляются подразделением ДОУ в отдел международных отношений Управления перспективного развития для перевода и составления аннотации, после чего возвращаются в подразделение ДОУ для регистрации.

5.2.7. При поступлении телеграммы сотрудник подразделения ДОУ расписывается в получении телеграммы, вносит запись о поступившей телеграмме в соответствующий регистрационный журнал.

5.2.8. При поступлении корреспонденции фельдъегерской связью сотрудник подразделения ДОУ расписывается в получении пакета, проставляет на расписке штамп о приеме корреспонденции Агентством, вносит запись о поступившем пакете в соответствующий регистрационный журнал.

5.2.9. При доставке корреспонденции курьером сотрудник подразделения ДОУ расписывается в получении корреспонденции и проставляет на копии поступившего документа (материала) или прилагаемой расписке штамп о приеме корреспонденции Агентством, вносит запись о поступившем документе (материале) в соответствующий регистрационный журнал.

5.2.10. Документы, поступившие в Агентство в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, а также заверенные копии документов полежат регистрации в СЭДО.

5.2.11. Регистрацию поступающей корреспонденции осуществляет подразделение ДОУ.

5.2.12. Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, определяется настоящей Инструкцией (Приложение N 17).

Подразделение ДОУ обеспечивает передачу нерегистрируемой корреспонденции адресатам по реестрам передачи документов.

Книги, если в качестве адресата не указано конкретное должностное лицо Агентства, передаются в библиотечный фонд.

Рекламные материалы, периодические издания, а также аудио-, видео- и фотоматериалы передаются адресатам, а при их отсутствии - также в библиотечный фонд.

Личные приглашения, поздравления и личная корреспонденция доставляются (передаются) конечным адресатам.

Счета и бухгалтерская документация передаются в Финансово-экономическое управление.

5.2.13. Документы, не зарегистрированные в СЭДО, за исключением документов, указанных в перечне входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, не подлежат приему к рассмотрению в структурных подразделениях. При поступлении таких документов в структурные подразделения они передаются в подразделение ДОУ для централизованной регистрации.

5.2.14. Поступившая корреспонденция сортируется подразделением ДОУ по принципу срочности (немедленная, весьма срочная, срочная и обычная), приоритетности (поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, прочие документы) и доступа (простая и ограниченного доступа).

5.2.15. Документы, адресованные руководству Агентства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении ДОУ, а затем направляются руководству или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью разделения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

5.2.16. Отсортированные по принципу срочности, приоритетности и доступа документы (материалы) регистрируются сотрудниками подразделения ДОУ в СЭДО. На документах повышенной срочности проставляются также штампы о повышенной срочности ("Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно").

При регистрации входящего документа в СЭДО заполняются соответствующие графы регистрационной карточки в СЭДО с отнесением его к номенклатурному делу. Порядок заполнения определяется правилами работы с СЭДО. Одновременно заполняется реестр передачи документа, где указывается, передается подлинник или копия, и в котором расписывается сотрудник, получивший документ.

На документы, поступившие от одного и того же адресата по одному и тому же вопросу, при регистрации, в регистрационной карточке указывается ссылка, устанавливается связь на регистрационный номер предыдущего документа.

5.2.17. После регистрации входящего документа на первом листе документа печатается регистрационный штамп и штрих-код документа.

5.2.18. Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, в день поступления.

Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, регистрируются на следующий день.

5.2.19. С зарегистрированных документов, с помощью сканера, снимается электронная копия документа, которая прикрепляется к регистрационной карточке СЭДО.

5.2.20. Документы, передаваемые адресатам, учитываются подразделением ДОУ в соответствующем реестре и передаются только под роспись.

Корреспонденция на имя Руководителя Агентства и заместителей Руководителя, поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются в оригинале подразделением ДОУ в приемную Руководителя Агентства и приемные заместителей Руководителя в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Руководителя Агентства.

5.2.21. Передача корреспонденции в приемную Руководителя Агентства, заместителей Руководителя осуществляется каждые 3 часа, а с отметками о повышенной срочности - немедленно.

После наложения резолюций на документы сотрудники приемных (секретариатов) Руководителя Агентства и заместителя Руководителя, обеспечивают их своевременное и правильное внесение в СЭДО.

5.2.22. Рассмотренные документы возвращаются в подразделение ДОУ, которое обеспечивает при необходимости их тиражирование и передачу на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

5.2.23. Корреспонденция, адресованная структурным подразделениям или конкретным сотрудникам Агентства, передается сотрудникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство, каждые три часа, а с пометками о повышенной срочности - немедленно. Ответственность за своевременное получение корреспонденции в подразделении ДОУ сотрудниками, ответственными за делопроизводство, несут руководители структурных подразделений.

5.2.24. В резолюциях указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя и соисполнителей, при этом если ответственный исполнитель не определен, им является первый исполнитель, указанный в резолюции. В тексте резолюции по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю отдельный порядок и срок исполнения документа.

5.2.25. Резолюции вносятся в регистрационную карточку документа в СЭДО сотрудником структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, после чего соответствующие документы передаются исполнителям для работы.

5.2.26. Поступающие в Агентство телефонограммы регистрируются в соответствующих регистрационных журналах. Журналы регистрации телефонограмм ведутся в приемной Руководителя Агентства, приемных заместителей Руководителя, приемных руководителей структурных подразделений.

5.2.27. При поступлении телефонограммы подлежат обязательной фиксации (установлению) данные об отправителе и лице, передавшем телефонограмму, текст телефонограммы, дата и время приема, данные о лице, получившем телефонограмму. При отсутствии указанных данных телефонограмма считается не надлежаще принятой.

5.2.28. Содержание телефонограммы подлежит передаче адресату в течение трех часов с момента ее приема. Ответственность за передачу содержания телефонограммы лежит на лице, ее принявшем. О передаче содержания телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм делается отметка с подписью адресата и указанием даты и времени передачи адресату.

5.2.29. При приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

поступившие факсограммы регистрируются в подразделении ДОУ, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.3. Регистрация и прохождение внутренних документов

Внутренние документы - служебные и докладные записки подготавливаемые в целях информирования Руководства Росграницы и взаимодействия между структурными подразделениями Агентства.

Внутренние документы печатаются на стандартных листах бумаги.

5.3.1. Регистрация внутренних документов осуществляется в СЭДО с отнесением его к номенклатурному делу сотрудниками, ответственными за делопроизводство соответствующих структурных подразделений, подготовивших документ.

5.3.2. Регистрация внутренних документов, предполагающих согласование с вышестоящим руководством, осуществляется после визирования и принятия решения соответствующим руководителем.

5.3.3. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера внутреннего документа в пределах календарного года.

Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Если регистрируемый внутренний документ является ответом на ранее присланный входящий или внутренний документ, обязательным является установление связи карточек СЭДО.

5.3.4. Зарегистрированные внутренние документы доставляются по назначению сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, до 18 часов в день их регистрации.

Неправильно оформленные внутренние документы возвращаются исполнителям для доработки.

Передача внутренних документов внутри структурных подразделений осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

5.4. Регистрация и отправка исходящих документов

5.4.1. Исходящими документами Агентства является документы, направляемые из Агентства в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.

Документы печатаются на официальных бланках и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

5.4.2. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, их регистрацию и отправку.

5.4.3. На согласованный документ создается временная регистрационная карточка в СЭДО с отнесением его к номенклатурному делу.

5.4.4. Согласованные и правильно оформленные документы распечатывается на официальном бланке и передаются для подписания.

5.4.5. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация подразделением ДОУ в СЭДО.

5.4.6. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

5.4.7. Регистрационный номер исходящего документа состоит из двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия лица, подписавшего документ, дефиса, порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, косой черты и индекса структурного подразделения-исполнителя, например: ВЕ-348/05. Индексы структурных подразделений и территориальных органов Агентства устанавливаются настоящей Инструкцией (Приложение N 18).

Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

5.4.8. Исходящие документы принимаются на отправку подразделением ДОУ в открытом виде с указанием полного почтового адреса, необходимого для отправки, или утвержденными указателями рассылки, а также с приложениями в необходимом количестве экземпляров.

5.4.9. К отправке принимаются исходящие документы, подписанные Руководителем Агентства, заместителями Руководителя, руководителями и заместителями руководителей структурных подразделений.

5.4.10. Исходящий документ направляется не более чем в один адрес и оформляется на одном бланке (в одном экземпляре).

5.4.11. При направлении исходящего документа (одного содержания) более чем в один адрес необходимое количество экземпляров отправляемого документа передается исполнителем для отправки вместе с завизированным указателем рассылки.

5.4.12. При направлении исходящих документов в федеральные органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться. При направлении исходящих документов другим адресатам указываются полные почтовые адреса (включая почтовый индекс).

5.4.13. Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть подписаны или завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью

5.4.14. Ответственность за правильность указания реквизитов получателя корреспонденции а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа и руководителя соответствующего структурного подразделения.

5.4.15. Для отправки документов используются специально оформленные конверты. Если одному и тому же адресату направляется одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

5.4.16. Подразделение ДОУ проверяет правильность оформления исходящих документов (наличия полного адреса, подлинности подписи, визы исполнителя, других необходимых элементов оформления, наличие указанных приложений).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

5.4.17. Документы подлежат отправке, как правило, в день их приема, если они поступили в подразделение ДОУ не позднее чем за два часа до окончания рабочего дня.

Срочные документы отправляются в течении часа с момента поступления в подразделение ДОУ.

5.4.18. На отправленные документы в подразделении ДОУ оформляются реестры отправленных документов.

5.4.19. Отправляемые из Агентства телеграммы оформляются на бланках установленной формы: "правительственные", "срочные", "служебные".

5.5. Учет количества документов

5.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц, неделю, сутки) проводится посредством соответствующего отчета СЭДО по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются подразделением ДОУ и представляются руководству Агентства.

5.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом копий, создаваемых при печатании и тиражировании.

Учет количества документов проводится по Агентству в целом или по отдельным структурным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

VI. Контроль исполнения документов

6.1. Общие принципы контроля исполнения документов

6.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя:

постановку на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

6.1.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных системы электронного документооборота.

6.1.4. Контролю подлежит исполнение:

указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации;

депутатских и парламентских запросов, запросов, поступивших из Аппарата Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, контрольных, правоохранительных и судебных органов, федеральных органов государственной власти;

мероприятий, предусмотренных приказами Росграницы, поручениями Руководителя Агентства, а также планами и протоколами совещаний;

письменных обращений граждан, юридических, должностных и иных лиц.

6.1.5. Контроль исполнения документов в Агентстве осуществляют:

Структурное подразделение, осуществляющие внутриведомственный контроль (далее - Контрольное подразделение) - указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, а также мероприятий, предусмотренных приказами Росграницы, распоряжениями и поручениями Руководителя Агентства, а также планами и протоколами совещаний;

помощник (советники) Руководителя Агентства, гражданские служащие секретариатов (аппаратов) заместителей Руководителя - за подготовкой материалов к заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует руководство Агентства, поручений, данных руководством Агентства по рассмотренным им документам, отдельных поручений по инициативе руководства Агентства, за подготовкой материалов к совещаниям в федеральных органах исполнительной власти;

руководители структурных подразделений - контроль исполнения документов, находящихся на исполнении структурного подразделения;

гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства и контроль в структурных подразделениях, - документов и поручений, поступивших непосредственно в адрес этих структурных подразделений; поручений, данных на совещаниях у руководства Агентства, проводимых по инициативе структурных подразделений.

В случае, когда в резолюции Руководителя Агентства первым указывается один из заместителей Руководителя и указанный заместитель вносит в данное поручение Руководителя Агентства дополнения и уточнения, контролируется непосредственно поручение Руководителя Агентства, гражданские служащие секретариатов (аппаратов) заместителей Руководителя контролируют уточняющие поручения, данные заместителями Руководителя.

6.1.6. Поручения, данные в протоколах проводимых руководством Агентства совещаниях, контролируются по каждому пункту. Контроль за выполнением решения, как правило, возлагается на руководителя структурного подразделения, ответственного за его исполнение. Оперативный контроль за исполнением протокольных поручений осуществляется Контрольным подразделением.

6.1.7. Контроль за соответствием законодательству разрабатываемых нормативных правовых актов, касающихся основной деятельности Агентства, осуществляется подразделением обеспечивающего правовую экспертизу.

6.1.8. Контроль за ходом реализации результатов контрольных и иных проверок, осуществляется Контрольным подразделением.

6.1.9. Методическое руководство по организации и осуществлению контроля за своевременным и полным выполнением Агентством документов обеспечивается Контрольным подразделением.

6.2. Сроки исполнения документов

6.2.1. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

а) с конкретной датой исполнения:

из вышестоящих организаций - в указанный срок;

по остальным документам, зарегистрированным в подразделении ДОУ, - срок исполнения устанавливается руководством Агентства по предложению подразделения ДОУ;

б) без указания конкретной даты исполнения:

имеющие в тексте пометку "срочно", "весьма срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

по парламентским запросам - 15-дневный срок;

по депутатским запросам, запросам Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, контрольных, правоохранительных и судебных органов - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке и согласованию проектов правовых актов, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам правовых, поступившим от головного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - до 30 дней с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, письменных обращений граждан, юридических, должностных и других лиц, - не более 30 дней со дня их регистрации, а по требующим дополнительного изучения и проверки - до 60 дней со дня их регистрации с уведомлением лица (организации), направившего обращение.

6.2.2. В поручениях, данных руководством Агентства по рассмотренным документам; а также в поручениях, данных по инициативе руководства Агентства, как правило, устанавливается срок (календарная дата) их исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата резолюции.

6.2.3. Проекты протоколов Агентства оформляются в течение суток после заседания, имеют порядковые номера в пределах календарного года.

Должностное лицо, ответственное за оформление протокола, в установленный срок обеспечивает доработку проекта протокола, согласовывает его с заинтересованными должностными лицами и организует рассылку адресатам. В протоколах Агентства указываются конкретные сроки выполнения решений и исполнители. Датой принятия решения является дата его принятия на заседании.

6.2.4. В целях сокращения сроков исполнения документы направляются для одновременного рассмотрения в заинтересованные структурные подразделения Агентства. Ответственность за организацию их исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, остальные исполнители получают копии документа или его электронную версию.

Соисполнители при рассмотрении документов обязаны представить материалы головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

Документы не согласованные в указанный срок, считаются согласованными без замечаний.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.

С целью улучшения качества подготовки документов и поручений головной исполнитель обязан обеспечить созыв соисполнителей, коллегиальное рассмотрение и выработку согласованного решения.

6.2.5. Подразделение обеспечивающее правовую экспертизу обязано рассматривать проекты правовых нормативных актов, поступивших на согласование, в срок не более 3 дней.

6.2.6. Дата исполнения указывается в резолюции и фиксируется в СЭДО.

6.2.7. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

6.3. Постановка документов на контроль

6.3.1. Документы, поступившие в Агентство, рассматриваются и регистрируются в установленном порядке подразделением ДОУ, передаются для доклада Руководителю Агентства или иным должностным лицам.

6.3.2. В случаях, предусмотренных соответствующими нормативными правовыми актами, при предварительном рассмотрении поступивших документов начальник подразделения ДОУ принимает решение об их постановке на контроль.

6.3.3. Поручения, по инициативе руководства Агентства, а также поручения, данные руководством Агентства по рассмотренным им документам оформляются в установленном порядке и ставятся на контроль помощником (советниками) Руководителя Агентства, гражданскими служащими секретариатов (аппаратов) заместителей Руководителя.

6.3.4. Все документы, поставленные на контроль, передаются для исполнения и контроля в соответствующие структурные подразделения.

Организация своевременного доведения контрольных документов до руководителей структурных подразделений возлагается на подразделение ДОУ, документы и поручения со сроком исполнения до 10 дней должны доводиться с резолюцией руководства Агентства до исполнителя в день поступления.

При невозможности получения резолюции руководства Агентства в день поступления документа копия документа направляется в структурное подразделение в соответствии с закрепленными функциональными обязанностями.

Принятые на заседаниях решения доводятся до исполнителей в виде протоколов. Рассылка осуществляется на основании списка, который составляется секретарем заседания и подписывается председательствующим на заседании.

6.3.5. Сотрудники секретариатов Руководителя Агентства и заместителей Руководителя обеспечивают внесение резолюций соответствующих руководителей в СЭДО.

6.3.6. Сотрудники структурных подразделений, ответственные за организацию контроля исполнения и ведение делопроизводства, обеспечивают внесение в СЭДО принятые руководителями этих структурных подразделений решения.

6.3.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, отсутствии по болезни, увольнении или перемещении гражданский служащий, на исполнении у которого находится контрольный документ, обязан передать другому гражданскому служащему по согласованию с непосредственным руководителем и подразделением ДОУ все контролируемые документы.

6.4. Порядок внесения изменений в сроки исполнения и в резолюции

6.4.1. Срок исполнения, указанный в резолюции или определенный содержанием документа, может быть изменен только должностным лицом, утвердившим резолюцию.

6.4.2. Изменение срока, определенного подразделением ДОУ может осуществляться только подразделением ДОУ.

6.4.3. Снять с контроля или продлить срок исполнения решения, указанного в протоколе Агентства, имеет право председательствующий на совещании.

6.4.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет в письменном виде на имя должностного лица, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

6.4.5. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, депутатского и парламентского запроса допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Руководитель Агентства представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

6.4.6. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует подразделение ДОУ.

6.4.7. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.

6.4.8. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение руководством Агентства, руководитель заинтересованного структурного подразделения в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Агентства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

6.4.9. Изменение головного исполнителя и соисполнителей в СЭДО и передача контрольных документов для исполнения из одного подразделения в другое осуществляется только подразделением ДОУ на основании соответствующей резолюции руководства Агентства.

6.5. Контроль исполнения документов

6.5.1. Контрольное подразделение анализирует состояние исполнительской дисциплины в Агентстве и еженедельно по пятницам представляет руководству Агентства справку об исполнительской дисциплине для сведения и принятия решений.

6.5.2. Контрольное подразделение ежемесячно направляет в структурные подразделения Агентства перечни контрольных документов, подлежащих исполнению этими структурными подразделениями.

В целях более полного информирования о проводимой структурными подразделениями работе над документами в перечень документов и поручений, подлежащих исполнению, могут включаться документы, срок исполнения которых еще не наступил.

6.5.3. Ответственные исполнители и соисполнители в структурных подразделениях обязаны регулярно вносить информацию о ходе исполнения контрольных документов в СЭДО.

6.5.4. Ход исполнения особо важных документов может рассматриваться на совещаниях у руководства Агентства с заслушиванием руководителей структурных подразделений - ответственных исполнителей.

6.5.5. Документ считается исполненным, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция должностного лица, давшего поручение, и, если требуется, направлен доклад об исполнении в соответствующие организации или дан ответ по существу заинтересованным лицам, в случаях, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

6.5.6. Если по исполнению поручения нет необходимости доклада руководству хода исполнения поручения или его результата, об этом соответствующий помощник (советник) Руководителя Агентства или гражданский служащий секретариата (аппарата) заместителя Руководителя делает запись на документе.

6.5.7. Исполнитель поручения несет ответственность за исполнение документа до тех пор, пока документ не снят с контроля.

6.5.8. Поручения, не снятые с контроля и не продленные в установленные сроки, считаются невыполненными.

6.6. Ответственность за нарушение исполнительской дисциплины

6.6.1. В случае неисполнения поручения в установленный срок Контрольное подразделение докладывает Руководителю с указанием причин невыполнения, конкретных виновников и соответствующими предложениями.

6.6.2. Руководители структурных подразделений обязаны систематически проводить совещания по вопросам исполнительской дисциплины и мерам по ее укреплению.

Заместители Руководителя должны регулярно рассматривать состояние исполнительной дисциплины по курируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей между руководством Агентства.

6.6.3. Состояние исполнительской дисциплины в Агентстве может рассматриваться на еженедельных оперативных совещаниях.

6.6.4. В случае выявления систематического нарушения исполнительской дисциплины к виновным лицам применяются меры дисциплинарного взыскания.

VIII. Организация оперативного и архивного хранения документов

8.1. Составление номенклатур дел

8.1.1. В целях правильного оформления, учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов в Архиве Агентства ежегодно составляется Сводная номенклатура дел Агентства, представляющая собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.

Сводная номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении Сводной номенклатуры дел проводится комплексное изучение документов, образующихся в деятельности Агентства, их вид, состав и содержание. В процессе работы следует руководствоваться Положением об Агентстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) за предшествующие годы.

8.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений по установленной форме (Приложение N 19) и сводная Номенклатура дел Агентства по установленной форме (далее по тексту - Номенклатура дел Агентства) (Приложение N 20).

8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении с привлечением других сотрудников этого структурного подразделения, оформляется на бланке установленной формы, согласовывается с Архивом Агентства, подписывается руководителем структурного подразделения и сдается в Архив Агентства до 1 ноября текущего года.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Архив Агентства.

8.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания и нерегистрируемые документы.

8.1.6. Графы номенклатур дел содержат следующую информацию.

В графе 1 указывается индекс дела. Индекс дела состоит из индекса соответствующего структурного подразделения и через тире - порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения.

В графе 2 пишутся заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (Приложение N 21). Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут, уточнятся и изменятся в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 по окончании календарного года указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 проставляются иные отметки о заводимых делах

8.1.7. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые документированные участки работы и дела, не предусмотренные номенклатурой дел структурного подразделения, такие дела включаются дополнительно в номенклатуру дел структурного подразделения. Для дополнительно включаемых дел в номенклатуре дел структурного подразделения оставляются резервные номера.

Все изменения, вносимые в номенклатуру дел структурного подразделения, согласовываются сотрудником ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с Архивом Агентства.

8.1.8. Номенклатура дел Агентства составляется Архивом Агентства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Названиями разделов Номенклатуры дел Агентства являются названия структурных подразделений. В Номенклатуре дел Агентства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.

8.1.9. Номенклатура дел Агентства, подписывается начальником подразделения ДОУ и сотрудником, ответственным за Архив Агентства, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Агентства (далее - ЦЭК) положение о которой утверждается приказом Руководителя и с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации. Номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом не реже одного раза в 5 лет, если в Агентстве не было организационно-штатных изменений.

8.1.10. Номенклатура дел Агентства в конце каждого года уточняется, утверждается приказом Руководителя и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После утверждения Номенклатуры дел Агентства структурные подразделения Агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.11. Номенклатура дел Агентства печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее четырех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел "Подразделение ДОУ". Второй используется в подразделении ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Агентства. Четвертый - в Государственном архиве Российской Федерации.

8.1.12. По окончании календарного года в конце Номенклатуры дел структурного подразделения сотрудником ответственным за делопроизводство этого структурного подразделения делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. (Приложение N 22).

8.1.13. Управлением делами и делопроизводства (далее - Управление делами) составляется итоговая запись Номенклатуры дел Агентства по всем структурным подразделениям для ее последующего представления в Архив Агентства. (Приложение N 23).

8.2. Организация оперативного хранения документов

8.2.1. С момента заведения и до передачи в Архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Агентства.

8.2.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение N 24). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Управления делами по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Управления делами с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.3. Формирование дел

8.3.1. Формирование дел, то есть группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

8.3.2. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. Номер дела, в который должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.3.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудниками Архива Агентства.

8.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо помещать в отдельные дела;

в дело следует помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел структурного подразделения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения;

в дело следует включать по одному экземпляру каждого документа, нельзя подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

в дело следует подшивать только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

незарегистрированные, неисполненные и неправильно оформленные документы следует возвращать исполнителю для их регистрации, исполнения и оформления;

в дело следует подшивать документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);

заверенные ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. В случае отсутствия приложения на документе необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей).

8.3.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательного акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Подшивка документов к ним возможна в отдельные дела, но прием этих документов в Архив Агентства осуществляется строго в объединенном виде.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 года N 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.4. Экспертиза ценности документов

8.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

8.4.2. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в Архив Агентства.

8.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается Центральная экспертная комиссия.

8.4.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается Руководителем. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

8.4.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК под методическим руководством Архива Агентства.

8.4.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив Агентства;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.4.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

8.4.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел рассматриваются на заседаниях Экспертной комиссии, результаты рассмотрения утверждаются протоколом Экспертной комиссии.

8.5. Оформление дел

8.5.1. Оформление дел проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудников Архива Агентства.

8.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 25), нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа - заверителя дела, подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, лист-заверитель дела не составляется.

8.5.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме:

наименование Агентства указывается полностью, с указанием официально принятого сокращения наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Агентства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации и уточненный в процессе формирования дела;

дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

8.5.4. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится черным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером - каждый лист вложения.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.

8.5.5. В начале дела для учета документов помещается внутренняя опись документов дела. В нее включаются сведения о документах.

Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (Приложение N 26).

К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.

8.5.6. В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (Приложение N 27).

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.

Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

8.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.6. Составление, оформление описей дел и актов уничтожения документов

8.6.1. На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, составляются описи дел.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются (Приложение N 28).

8.6.3. В Агентстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Архива Агентства. По этим описям документы сдаются в Архив Агентства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит Архив Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

8.6.4. Описи дел структурных подразделений на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Архива Агентства. По этим описям документы сдаются в Архив Агентства.

8.6.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.6.6. Описи дел составляются следующим образом:

В графе 1 каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовой;

В графе 2 описи дел проставляется индекс каждого дела по номенклатуре дел, который должен соответствовать индексу, проставленному на обложке дела

В графе 3 описи дел указывается заголовок дела (тома, части), данный в номенклатуре дел. Если заголовок дела уточняется и изменяется в процессе формирования дела и не совпадает с заголовком в номенклатуре дел, то в опись дел включается заголовок, который написан на обложке дела.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

В графу 4 описи дел переносятся даты с обложки дела, которые должны соответствовать датам самого раннего и самого позднего документов дела.

В графе 5 описи дел указывается количество листов в деле, которое проставлено на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Графа 6 опускается в описи дел постоянного хранения.

Графа 7 описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и для других отметок.

8.6.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.6.8. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности.

После одобрения Экспертной комиссией описи дел в конце ее ставится пометка "Согласовано" с указанием номера протокола и даты заседания, на котором опись дел была одобрена.

Опись дел структурного подразделения утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами и протоколом Экспертной комиссии в Архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

8.6.9. На основании описей дел структурных подразделений Архив Агентства составляет сводную опись дел Агентства.

В сводной описи дел Агентства должны быть историческая справка, предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

8.6.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 29) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях ЦЭК одновременно. Согласованные акты утверждаются руководителем только после утверждения описи дел постоянного хранения ЭПК Государственного архива Российской Федерации. После этого структурное подразделение имеет право уничтожить документы и дела, включенные в эти акты. Выделенные к уничтожению документы и дела уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

8.7. Подготовка и передача документов в Архив Агентства

8.7.1. Структурные подразделения передают в Архив Агентства дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче в Архив Агентства. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

8.7.2. Передача дел в Архив Агентства осуществляется по графику, подготовленному Архивом Агентства и утвержденному начальником подразделения ДОУ.

8.7.3. Выявленные при приеме дел сотрудниками Архива Агентства недостатки в формировании дел и их оформлении должны быть в месячный срок устранены ответственными за делопроизводство сотрудниками структурного подразделения, передающего документы в Архив Агентства.

8.7.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ответственные за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий группируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в Архив Агентства независимо от сроков хранения дел. Отбор документов к передаче в Архив Агентства или к уничтожению осуществляется совместно с членами экспертной комиссии. По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении документов и дел с пометкой "До минования надобности" к уничтожению. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Акты, одобренные экспертной комиссией, утверждаются руководителем структурного подразделения или председателем соответствующей ликвидационной комиссии.

8.7.5. Архив Агентства ведет учет дел, принятых на хранение. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

8.7.6. Дела из Архива Агентства могут быть выданы во временное пользование сотрудникам структурных подразделений, а также сотрудникам сторонних организаций.

Копии документов и выписки из документов, хранящихся в Архиве Агентства, а также архивные справки выдаются по письменным запросам с учетом требований подраздела "Порядок использования документов Архива Агентства" настоящей Инструкции.

IX. Изготовление и использование печатей и штампов

9.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Агентства, производится:

гербовых печатей - по решению Руководителя Агентства;

прочих печатей и штампов - по решению начальника Управления делами.

9.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются Отделом защиты государственной тайны и мобилизационной работы и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

9.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах в порядке, устанавливаемом приказом Руководителя Агентства.

Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ.

9.4. Об утрате печати незамедлительно ставится в известность начальник Управления делами.

9.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Отдел защиты государственной тайны и, мобилизационной работы, где они уничтожаются, о чем составляется акт.

9.7. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

9.8. При оставлении должности сотрудником структурного подразделения, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в Отдел защиты государственной тайны и мобилизационной работы.

Согласовано

Руководитель Росархива

В.П. Козлов

4 марта 2009 г.