Приложение N 21. Составление заголовков дел

Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в Федеральном агентстве по обустройству
государственной границы
Российской Федерации

Составление заголовков дел

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

2) название организации или структурного подразделения (автор документа);

3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут

4) получены документы (адресат или корреспондент документа);

5) краткое содержание документов дела;

6) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

7) дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: "Отзывы и заключения на научно-исследовательские работы, присланные в ...", "Протоколы и стенограммы заседаний Оперативного совета ...".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении оперативных совещаний у руководителя (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания Совета при руководителе Агентства".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации документами Агентства". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности". В заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам работы вневедомственной комиссии".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

1) если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения";

2) если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты отдела о работе за 2007 год".

При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.