VII. Организация работы с документами в структурных подразделениях

VII. Организация работы с документами в структурных подразделениях

7.1. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Агентства возлагается на их руководителей,

7.2. При смене руководителя структурного подразделения в акте приема- передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.

7.3. Руководитель структурного подразделения определяет сотрудника или сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства (далее по тексту - "делопроизводитель", "делопроизводители").

7.4. На делопроизводителя структурного подразделения возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием документов, поступающих в структурное подразделение;

своевременная передача полученных документов руководителю структурного подразделения, а после получения указаний руководителя структурного подразделения - сотруднику структурного подразделения, которому дано поручение (далее по тексту - "исполнитель");

внесение резолюций руководителя в карточку документа в СЭДО;

передача в подразделение ДОУ входящих документов, поступивших напрямую в структурное подразделение в обход подразделения ДОУ, для регистрации;

передача в подразделение ДОУ исходящих документов, подготовленных и оформленных в структурных подразделениях, для проверки правильности оформления, регистрации и отправки;

ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными и информационными документами, поступившими в структурное подразделение;

осуществление контроля за прохождением документов в структурном подразделении и исполнением поручений;

систематическое информирование руководителя структурного подразделения об исполнении поручений в структурном подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения документов и исполнения поручений в структурном подразделении;

своевременная подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

организация хранения дел и документов, выдача дел и документов сотрудникам структурного подразделения, обеспечение их сохранности;

оформление дел для передачи на хранение в Архив Агентства;

получение во временное пользование дел, хранящихся в Архиве Агентства, возвращение их в Архив Агентства по истечении сроков пользования;

участие в проведении экспертизы ценности документов, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

ознакомление вновь принятых сотрудников с настоящей Инструкцией и другими нормативными актами, касающимися работы с документами и ведения делопроизводства;

учет имеющейся канцелярских принадлежностей, подготовка заявок на их получение;

выполнение иных обязанностей, возложенных в соответствии с положением о структурном подразделении и должностным регламентом сотрудника.

7.5. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через делопроизводителя, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в СЭДО, а дела, взятые из Архива Агентства, сданы в Архив Агентства.

В случае увольнения делопроизводителя, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности, или принятому на эту должность.

7.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, подведомственной организации, сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения (организации) формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, для последующей передачи их в Архив Агентства, независимо от сроков их хранения.

7.7. Информация о назначениях, сменах делопроизводителей в структурных подразделениях и в трехдневный срок представляется в подразделение ДОУ.

7.8. Сотрудники структурного подразделения при работе с документами должны руководствоваться следующими требованиями:

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей сотрудников;

не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления, а также делать пометки, не предусмотренные настоящей Инструкцией;

передача документов или их копий сотрудникам других структурных подразделении может осуществляться с разрешения руководителя структурного подразделения;

передача документов или их копий сотрудникам сторонних организаций, а также документов или их копий, связанных с обращениями граждан допускается только с разрешения руководителя подразделения ДОУ;

передача документов или их копий представителям средств массовой информации осуществляется через помощника Руководителя Агентства.

7.9. При поступлении документов, зарегистрированных в СЭДО, делопроизводитель проверяет соответствие количества поступивших документов количеству регистрационных карточек, а так же правильность сведений о документах, внесенных в регистрационные карточки.

7.10. Делопроизводитель докладывает руководителю структурного подразделения о поступивших документах и в соответствии с его резолюцией передает эти документы для исполнения или ознакомления сотрудникам структурного подразделения.

Фамилия исполнителя, текст поручения и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении вносятся в регистрационную карточку СЭДО этого документа.

7.11. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Агентства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, и обеспечивает их тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

7.12. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

7.13. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

7.14. Исполнитель обязан выполнить поручение по документу в указанные сроки.

7.15. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ (исходящий номер и дата)", "Учтено при формировании замечаний к проекту федерального закона (название)", "Дан устный ответ (кому)", "Доложено (должность, инициалы, фамилия руководителя, которому предоставлен доклад, дата представления доклада)" и т.п.

7.16. Подшив исполненного документа в дело, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление и оформление описей дел, хранение дел и передача в Архив Агентства осуществляется делопроизводителем в соответствии с требованиями, установленными в разделе IХ настоящей Инструкции.

7.17. Руководители и сотрудники Агентства несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за своевременное выполнение поручении по документам, за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.