Приложение. Перечень документов Правительства Ростовской области, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов

Приложение
к Положению о межведомственном
электронном документообороте

Перечень
документов Правительства Ростовской области, создание,
хранение и использование которых осуществляется
в форме электронных документов

N п/п	Вид документа	Сроки хранения документов	Примечания
1	2	3	4
1. Организация управления
1.1. Руководство
1.	Поручения Губернатора Ростовской области, Вице-губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения и прочее) по их выполнению	5 лет ЭПК*	-
2.	Протоколы, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки и прочее) к ним	5 лет ЭПК	-
1.2. Организационные основы управления
3.	Переписка с органами исполнительной власти Ростовской области, муниципальными образованиями и структурными подразделениями Правительства Ростовской области по организационным вопросам и основным видам деятельности	5 лет ЭПК	-
4.	Документы (доклады, обзоры, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями Правительства Ростовской области Губернатору Ростовской области, Вице-губернатору и заместителям Губернатора Ростовской области	5 лет ЭПК	-
1.3. Контроль
5.	Переписка об исполнении правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области	5 лет ЭПК	-
6.	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 лет ЭПК	-
1.4. Правовое обеспечение деятельности
7.	Переписка с органами исполнительной власти Ростовской области, муниципальными образованиями и структурными подразделениями Правительства Ростовской области по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства	5 лет ЭПК	-
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
8.	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	3 года	-
9.	Акты об уничтожении бланков строгой отчетности, гербовых бланков	3 года	-
10.	Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой, по совершенствованию программного обеспечения	5 лет	-
11.	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 лет ЭПК	-
12.	Базы данных информационных систем	в соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу	-
13.	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 лет ЭПК	-
14.	Карточки, реестры, журналы регистрации и контроля:		-
	а) поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте, отправлений фельдъегерской связью	5 лет	-
	б) контроля исполнения документов	3 года	-
	в) обращений граждан	5 лет	-
	г) телеграмм, телефонограмм, факсов	3 года	-
	д) фотодокументов, видеодокументов	3 года	-
	е) заявок на типографские услуги, на изготовление гербовых бланков	5 лет	-
	ж) заявок на исполнение машинописных и множительных работ	1 год	-
15.	Документы (журналы, книги, листы, акты) учета:		-
	а) бланков строгой отчетности, гербовых бланков	3 года	-
	б) рассылки документов	2 года	-
2. Планирование деятельности
2.1. Прогнозирование
16.	Переписка о разработке целевых программ	5 лет ЭПК	-
17.	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 лет ЭПК	-
2.2. Текущее планирование
18.	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности Правительства Ростовской области	5 лет ЭПК	-
19.	Документы (докладные записки, справки, сведения, анализы, таблицы) о разработке планов	5 лет	-
20.	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 лет ЭПК	-
21.	Переписка по вопросам планирования	5 лет
3. Финансирование деятельности
3.1. Финансирование
22.	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата Правительства Ростовской области и административно-хозяйственные нужды	5 лет	-
23.	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет ЭПК	-
4. Учет и отчетность
4.1. Финансирование
24.	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 лет	-
25.	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов и других административно-хозяйственных расходах	1 год	-
5. Научные, культурные и иные связи
5.1. Организация и осуществление связей
26.	Документы (программы, планы мероприятий, графики, предложения, рекомендации, расчеты, справочно-информационные, статистические материалы, переписка) по вопросам образования, культуры, физической культуры и спорта и т.д.	5 лет	-
6. Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации
27.	Информационные обзоры (доклады)	ДМН**	-
28.	Документы (заявки, переписка) об оформлении подписки на периодические печатные издания	1 год	-
6.2. Распространение информации
29.	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 лет ЭПК	-
30.	Сообщения, статьи, разъяснения; тексты интервью, приветствий, обращений, выступлений (изложение официальной позиции) Губернатора Ростовской области	5 лет ЭПК	-
31.	Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, фотодокументы, видеодокументы) о деятельности Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, подготовленные пресс-службой Губернатора Ростовской области	5 лет ЭПК	фотодокументы, отражающие социально-экономическую, политическую и культурную жизнь общества хранятся постоянно. Передаются в Государственный архив на электронных носителях
32.	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном сайте Правительства Ростовской области	5 лет ЭПК	-
7. Кадровое обеспечение
7.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
33.	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 лет ЭПК	-
34.	Переписка о прохождении государственной гражданской службы, по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 лет ЭПК	-
35.	Переписка об оформлении командировок	5 лет	для зарубежных командировок - 10 лет
7.2. Установление квалификации работников
36.	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 лет	-
37.	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	-
8. Социально-бытовые вопросы
8.1. Социальное страхование
38.	Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 года	-
39.	Списки детей работников Правительства Ростовской области	до замены новыми	-
8.2. Транспортное обслуживание, внутренняя связь, предоставление помещений
40.	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами	3 года	-
41.	Переписка об обеспечении помещениями и средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий	5 лет	-
42.	Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи в Правительстве Ростовской области	3 года	-

* Отметка "ЭПК" означает, что часть документов экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области может быть отнесена к сроку хранения - постоянно.

** ДМН - до минования надобности.