Глава 6. Порядок подготовки и проведения совещаний в Администрации города

Глава 6. Порядок подготовки и проведения
совещаний в Администрации города

1. Общие положения

1.1. Совещания Мэра города, заместителей главы проводятся в целях:

- оперативного руководства и координации деятельности структурных подразделений аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений;

- обеспечения выработки согласованных действий и принятия оперативных мер по решению хозяйственных и социально-экономических вопросов;

- упорядочения режима работы Администрации города.

1.2. Методическое руководство и координацию работы по организации и ведению контроля за исполнением поручений Мэра города, данных в ходе проведения совещаний, заседаний коллегии и зафиксированных в протоколах, осуществляет заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) в соответствии с требованиями административного регламента исполнения в Администрации города функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений и главы 7 настоящего регламента.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 2 февраля 2011 г. N 57 в пункт 1.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Ответственность за актуализацию настоящей главы несет начальник управления по организационной работе и связям с общественными объединениями.

Организацию и непосредственное ведение контроля за ходом исполнения протоколов, подготовку отчетности об их исполнении осуществляет отдел организационно-аналитической работы.

1.4. Совещания могут быть регламентированные (регулярные), нерегламентированные (рабочие).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 марта 2013 г. N 226 пункт 1.5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. К регламентированным совещаниям относятся:

- расширенное планерное совещание Мэра города с главами администраций районов, заместителями главы Администрации города, руководителями структурных подразделений аппарата Администрации города и служб города (первый вторник месяца в 08-00);

- оперативное планерное совещание Мэра города с главами администраций районов города (еженедельно, по понедельникам в 11-30);

- оперативное планерное совещание Мэра города с заместителями главы Администрации города (еженедельно, по вторникам в 08-00);

- заседания коллегии Администрации города (ежемесячно, второй четверг, в 10-00).

1.6. К нерегламентированным совещаниям относятся совещания, заседания, "круглые столы", проводимые Мэром города, заместителями главы Администрации, в том числе, с руководителями территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации города (понедельник, вторник, среда, пятница с 09-00 до 13-00).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 марта 2013 г. N 226 пункт 1.7 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.7. Ответственность за протокольное оформление совещаний возлагается:

- на помощника Мэра города - еженедельные оперативные планерные совещания Мэра города с главами администраций районов города;

- на управление по организационной работе и связям с общественными объединениями - расширенные планерные совещания, еженедельные оперативные планерные совещания Мэра города с заместителями главы Администрации города, заседания коллегии Администрации города;

- на помощников заместителей главы Администрации (ответственных должностных лиц) - совещания заместителей главы Администрации города.

1.8. Ответственность за подготовку совещаний, соблюдение сроков и качество предоставляемых материалов возлагается:

- по совещаниям, проводимым с участием Мэра города - на заместителя главы Администрации (в соответствии с курируемым направлением);

- по совещаниям, проводимым заместителями главы Администрации - на руководителей департаментов, начальников управлений, председателей комитетов, начальников отделов в соответствии с подчиненностью.

1.9. Координация подготовки и проведения, протокольное оформление совещаний (заседаний, "круглых столов"), проводимых с участием Мэра города и представителей федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Ростовской области, осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

1.10. Заместителям главы Администрации не рекомендуется допускать одновременного созыва на совещания руководителей территориальных и отраслевых (функциональных) органов Администрации города.

1.11. По решению Мэра города может быть:

- созвано внеочередное заседание коллегии,

- перенесен срок проведения любого регламентированного или нерегламентированного совещания, заседания коллегии Администрации города.

1.12. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления Администрации города.

1.13. Информация о дате и времени проведения совещаний, заседаний коллегии размещается в недельном плане работы Администрации города.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 5 декабря 2011 г. N 894 пункт 1.14 главы 6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.14. Материально-техническое обеспечение совещаний, коллегий и обслуживание их участников возлагается на:

- МУ "Городское хозяйственное управление" - в части своевременного обеспечения доступа в помещение, подключения систем освещения, охлаждения и обогрева помещений, аудио-, видеоаппаратуры, корректировки настенных часов, предоставления стаканов, уборки помещения;

- общий отдел - в части обеспечения кувертными картами и питьевой водой;

- отдел электронно-информационных технологий - в части технического обеспечения проведения видеоконференций.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 10 октября 2013 г. N 1139 раздел 1 настоящего приложения дополнен пунктом 1.16

1.16. При Администрации города Ростова-на-Дону могут создаваться координационные, совещательные и иные органы. Решение о создании указанных органов принимается Администрацией города Ростова-на-Дону.

2. Административные процедуры

2.1. Проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний, предусматривает исполнение следующих административных процедур:

- подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний,

- планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города,

- оформление, постановка на контроль и хранение результатов совещаний, работы коллегии.

2.2. Подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний.

2.2.1. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 2.2.1 пункта 2.2 главы 6

2.2.2. Пакет документов к расширенному планерному совещанию состоит из:

- повестки дня,

- порядка ведения,

- информации о кадровых представлениях (в случае наличия),

- информации об исполнении поручений предыдущего протокола (табличный вариант).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 2 апреля 2012 г. N 212 подпункт 2.2.3 пункта 2.2 главы 6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.3. Порядок проведения и список участников оперативных планерных совещаний определяет и согласовывает с Мэром города заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) в соответствии с перечнем вопросов, включенных в предыдущий протокол, и вопросов, рассматриваемых в рабочем порядке и требующих срочного (оперативного) решения.

2.2.4. Порядок ведения и повестку дня расширенного планерного совещания формирует и согласовывает с заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) отдел организационно-аналитической работы на основании предложений заместителей главы Администрации и руководителей служб и подразделений.

2.2.5. Информацию о кадровых представлениях (в случае наличия) готовит и предоставляет в отдел организационно-аналитической работы управление по вопросам муниципальной службы и кадров за 4 календарных дня до даты проведения расширенного планерного совещания.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 марта 2013 г. N 226 в подпункт 2.2.6 пункта 2.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.6. Сводная информация по существу всех, определенных протоколами совещаний к исполнению вопросов, формируется отделом организационно-аналитической работы в электронном виде и размещается в папках "Протоколы (расширенное планерное совещание)", "Протоколы (планерное совещание с главами администраций районов)" и "Протоколы (планерное совещание с заместителями главы Администрации)" и "Протоколы (планерное совещание с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов)", расположенных в папке "plan" (\\City\net\docs\plan) сетевого ресурса Администрации города и предоставляются Мэру города:

- расширенное планерное совещание - не менее чем за 3 календарных дня до даты проведения совещания,

- оперативные планерные совещания - до 16 часов в день, предшествующий совещанию.

2.2.7. Сводная информация представляется Мэру города в табличном варианте, включающем:

- наименование поручения,

- исполнителя (исполнителей),

- дату исполнения,

- краткую информацию об исполнении,

- графу "примечание".

2.2.8. Отдел организационно-аналитической работы размещает электронные версии информаций исполнителя (исполнителей), указанных в протоколах, в графе "примечание" и обеспечивает Мэру города возможность их просмотра в ходе совещаний. Действующая электронная система позволяет отметить отсутствие информации какого-либо исполнителя, указанного в протоколах.

2.2.9. Отдел организационно-аналитической работы не менее чем за 3 календарных дня обеспечивает приглашение (телефонограммой) участников расширенного планерного совещания. В случае изменения сроков проведения совещаний (оперативных и расширенного) участников совещания извещают (телефонограммой) об отмене или переносе даты проведения.

2.2.10. Регистрация участников расширенного планерного совещания осуществляется отделом организационно-аналитической работы непосредственно перед совещанием.

2.2.11. В ходе расширенного планерного совещания отделом организационно-аналитической работы ведется стенограмма (электронный вариант), которая хранится в отделе 1 месяц до следующего совещания.

2.2.12. Порядок проведения, список участников нерегламентированного совещания (заседания, "круглого стола", семинара и т.д.) готовятся на бумажных носителях соответствующими службами, утверждаются должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания, и предоставляется Мэру города в срок не позднее 3-х календарных дней до дня проведения совещания. Порядок проведения содержит информацию о теме совещания, выступающих, месте и времени проведения. Список участников готовится в табличном варианте с указанием Ф.И.О. полностью и должностей приглашенных. Приглашение участников на совещание обеспечивает служба, инициирующая его проведение.

2.2.13. Поручения, зафиксированные в протоколах планерных совещаний Мэра города, являются обязательными для выполнения всеми должностными лицами.

2.2.14. Ответственным (куратором) за исполнение поручения является должностное лицо, указанное в перечне исполнителей первым.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 марта 2013 г. N 226 подпункт 2.2.15 пункта 2.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.15. Руководитель, на которого возложена ответственность за выполнение поручения, организует исполнение данного поручения и обобщение информации исполнителей в сроки:

- по исполнению поручений протокола с главами администраций районов - еженедельно в пятницу до 12-00;

- по исполнению поручений протокола с заместителями главы Администрации города - еженедельно в понедельник до 12-00;

- по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания - не менее чем за 4 календарных дня до срока, указанного в протоколе.

2.2.16. В соответствии с разделом 2 Административного регламента исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, исполнение поручений Мэра города по итогам планерных, расширенного совещаний требует разработки планов мероприятий в следующих случаях:

- срок реализации управленческих решений более 30 календарных дней,

- реализация управленческого решения требует координации деятельности нескольких подразделений и служб Администрации города,

- в тексте управленческого решения есть прямое указание о необходимости разработки плана мероприятий.

В остальных случаях допускается возможность предоставления текстовой информации об исполнении поручений.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 1 марта 2013 г. N 226 подпункт 2.2.17 пункта 2.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.17. Информация об исполнении поручения в электронном виде должна быть размещена исполнителем (исполнителями) в соответствующем журнале системы электронного документооборота АИС "Контроль-4" в сроки:

- по исполнению поручений протокола с главами администраций районов - еженедельно в пятницу до 12-00;

- по исполнению поручений протокола с заместителями главы Администрации города - еженедельно в понедельник до 12-00;

- по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания - не менее чем за 4 календарных дня до проведения совещания.

2.3. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города.

2.3.1. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города осуществляется в соответствии с административным регламентом исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, Регламентом работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону и главой 5 настоящего Регламента.

2.4. Оформление, рассылка и хранение результатов совещаний, работы коллегии.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 2 апреля 2012 г. N 212 подпункт 2.4.1 пункта 2.4 главы 6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.4.1. Проекты протоколов оперативных планерных совещаний Мэра города с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов, расширенных планерных совещаний и заседаний коллегии ведутся управлением по организационной работе и связям с общественными объединениями.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 2 апр