Примерная форма должностной инструкции делопроизводителя (ноябрь 2024)

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция делопроизводителя

[наименование организации, предприятия и т. п.]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: "Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления" и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих), без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом [наименование должности].

1.4. Делопроизводитель должен знать:

- нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

- правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

- порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;

- структуру организации, руководство структурных подразделений;

- современные информационные технологии работы с документами;

- порядок работы с документами;

- схемы документооборота;

- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

- типовые сроки исполнения документов;

- принципы работы со сроковой картотекой;

- назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;

- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

- правила документационного обеспечения деятельности организации;

- виды документов, их назначение;

- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

- системы электронного документооборота;

- правила и сроки отправки исходящих документов;

- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

- критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

- порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

- порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;

- правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;

- правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

- правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;

- правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

- правила передачи дел в архив организации;

- требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.

1.5. Делопроизводитель непосредственно подчиняется [наименование должности].

2. Должностные обязанности

На делопроизводителя возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Прием и первичная обработка входящих документов.

2.2. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

2.3. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.

2.4. Регистрация входящих документов.

2.5. Организация доставки документов исполнителям.

2.6. Ведение базы данных документов организации.

2.7. Ведение информационно-справочной работы.

2.8. Обработка и отправка исходящих документов.

2.9. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

2.10. Контроль исполнения документов в организации.

2.11. Разработка номенклатуры дел организации.

2.12. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.

2.13. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения.

2.14. Формирование дел.

2.15. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

2.16. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

2.17. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов.

2.18. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.

2.19. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения.

2.20. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.

2.21. Передача дел в архив организации.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. [Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации].

4. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы [инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должность, инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен: [инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]