Примерная форма должностной инструкции секретаря-стенографистки (декабрь 2024)

	Утверждаю
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]	[должность, подпись, Ф. И. О. директора или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию]
	[число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция
секретаря-стенографистки

[наименование организации, предприятия и т. п.]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: "Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления" и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное, утвержденного постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь-стенографистка относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно [вписать нужное].

1.2. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность секретаря-стенографистки и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь-стенографистка должна знать:

- постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции, другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- стенографию;

- машинопись;

- правила орфографии и пунктуации;

- порядок расположения материалов при печатании различных документов;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- основы организации труда;

- основы законодательства о труде Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- [вписать нужное].

1.5. Во время отсутствия секретаря-стенографистки (отпуск, болезнь и пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на нее обязанностей.

1.6. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

Секретарь-стенографистка:

2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.

2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

2.3. Организует телефонные переговоры руководителя.

2.4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.

2.5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

2.6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом информации в банк данных.

2.8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

2.9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.10. Осуществляет делопроизводство.

2.11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

2.12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

2.13. Принимает документы на подпись руководителю.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

2.17. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь-стенографистка имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей деятельности, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководителя предприятия от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

IV. Ответственность

Секретарь-стенографистка несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]