Примерная форма должностной инструкции секретаря руководителя (ноябрь 2024)

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция секретаря руководителя

[наименование организации, предприятия и т. п.]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: "Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления" и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (бакалавриат), без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) и стаж выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

1.4. Секретарь должен знать:

- специфику основной деятельности организации;

- функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;

- распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

- правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);

- действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

- руководящий состав организации и ее подразделений, ограничения зон ответственности руководящего состава;

- образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;

- функции самоменеджмента;

- принципы и правила планирования рабочего времени;

- правила постановки целей;

- правила проведения деловых переговоров;

- правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

- правила поддержания и развития межличностных отношений;

- правила защиты конфиденциальной служебной информации;

- порядок подготовки и проведения командировок;

- порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;

- деловой протокол;

- этику делового общения;

- правила организации приема посетителей;

- правила организации приемов в офисе;

- этикет и основы международного протокола;

- правила сервировки чайного (кофейного) стола;

- правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

- комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;

- правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;

- составление сметы расходов;

- основы написания речей и докладов руководителя;

- общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;

- принципы, способы информирования сотрудников;

- инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;

- правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);

- виды документов, их назначение;

- основы документной лингвистики;

- грамматические правила русского языка;

- правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);

- правила подписания и утверждения документов;

- правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;

- современные информационные технологии работы с документами;

- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;

- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

- системы электронного документооборота;

- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;

- порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;

- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

- правила подготовки и передачи дел в архив организации;

- особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;

- состав внешних информационных потоков;

- состав внутренних информационных потоков;

- особенности формирования баз данных в организации;

- современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;

- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;

- формы предоставления управленческой информации;

- источники управленческой информации;

- методику отбора источников информации;

- требования, предъявляемые к управленческой информации;

- правила делового общения;

- правила речевого этикета;

- особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);

- основы управления временем;

- телефонные контакты руководителя;

- основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;

- основы эргономики офиса и флористики;

- стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;

- состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;

- требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации.

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

На секретаря возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя.

2.2. Внесение информации в планировщик (органайзер).

2.3. Согласование с руководителем временных планов.

2.4. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.

2.5. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.

2.6. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.

2.7. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

2.8. Выбор и оформление планировщика секретаря.

2.9. Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе).

2.10. Согласование планов с планами и сроками работы руководителя.

2.11. Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу).

2.12. Перенесение невыполненных запланированных задач.

2.13. Выполнение типичных ежедневных дел.

2.14. Ведение базы телефонных контактов руководителя.

2.15. Соединение руководителя с конкретными абонентами.

2.16. Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.

2.17. Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.

2.18. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам.

2.19. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

2.20. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

2.21. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

2.22. Подготовка проекта служебного задания руководителя.

2.23. Подготовка проекта приказа о служебной командировке.

2.24. Выписка командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости.

2.25. Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта.

2.26. Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя.

2.27. Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий.

2.28. Подготовка документов к поездке руководителя.

2.29. Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки.

2.30. Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта.

2.31. Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.

2.32. Организация личного приема посетителей руководителем.

2.33. Установление порядка приема для различных категорий посетителей.

2.34. Ведение журнала предварительной записи на прием.

2.35. Регистрация посетителей.

2.36. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации.

2.37. Организация приема деловых партнеров в офисе.

2.38. Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе.

2.39. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.

2.40. Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

2.41. Подготовка повестки дня мероприятия.

2.42. Оформление списка участников мероприятия.

2.43. Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия.

2.44. Выбор места и времени проведения мероприятия.

2.45. Подготовка предварительной сметы расходов.

2.46. Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии.

2.47. Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков.

2.48. Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия.

2.49. Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия.

2.50. Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз.

2.51. Решение вопросов технического оснащения мероприятия.

2.52. Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов.

2.53. Организация подготовки президиума и рабочих мест участников.

2.54. Организация встречи и регистрация участников мероприятия.

2.55. Ведение протокола мероприятия.

2.56. Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз.

2.57. Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.

2.58. Документальное оформление решений руководителя.

2.59. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.

2.60. Координация деятельности по исполнению решений руководителя.

2.61. Ведение срокового текущего и предупредительного контроля.

2.62. Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.

2.63. Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя.

2.64. Фиксация исполнения поручений.

2.65. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.

2.66. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

2.67. Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда.

2.68. Организация оформления интерьера приемной руководителя.

2.69. Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой.

2.70. Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами.

2.71. Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой.

2.72. Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания.

2.73. Разработка должностной инструкции секретаря.

2.74. Разработка положения о секретариате.

2.75. Разработка инструкции по делопроизводству.

2.76. Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).

2.77. Печать служебных документов и других материалов.

2.78. Размножение служебных документов.

2.79. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

2.80. Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.

2.81. Подготовка документов для рассмотрения руководителем.

2.82. Учет документов, поступающих на имя руководителя.

2.83. Организация доставки документов исполнителям.

2.84. Создание и ведение базы данных документов руководителя.

2.85. Ведение информационно-справочной работы.

2.86. Контроль исполнения документов и поручений руководителя.

2.87. Разработка разделов номенклатуры дел организации.

2.88. Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.

2.89. Подготовка и передача дел в архив организации.

2.90. Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

2.91. Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.

2.92. Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.

2.93. Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных.

2.94. Формирование и использование баз данных в организации.

2.95. Информирование работников организации о решениях руководителя.

2.96. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.

2.97. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.

2.98. Организация встреч трудового коллектива с руководством.

2.99. Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

3. Права

Секретарь имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. [Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации].

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы [инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должность, инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен: [инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]