Примерная форма должностной инструкции делопроизводителя (ответственного за регистрацию документов) (декабрь 2024)

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция
делопроизводителя (ответственного за регистрацию документов)
[наименование организации, предприятия и т. п.]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: "Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления" и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за регистрацию документов, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения].

1.4. Делопроизводитель, ответственный регистрацию документов, должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- структуру предприятия и его подразделений;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

- [вписать нужное].

1.5. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, в своей деятельности руководствуется:

- положением о [канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении];

- инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

- настоящей должностной инструкцией;

- [вписать нужное].

1.6. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, непосредственно подчиняется [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения].

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за регистрацию документов, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. [Вписать нужное].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, выполняет:

2.1. Приемку и регистрацию (на карточках, в компьютере) подписанных руководством предприятия приказов и указаний, докладных записок на имя руководства предприятия и других внутренних документов с ведением соответствующих карточек.

2.2. Передачу докладных записок после их регистрации заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) для доклада руководству предприятия.

2.3. Размножение (через копировально-множительное бюро) и рассылка (через бюро экспедиции) приказов и указаний на основании списка рассылки, подготовленного подразделением - составителем приказа, указания.

2.4. Направление докладных записок в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.

2.5. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.6. Справочную работу по документам.

2.7. Подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей).

2.8. Передачу законченных производством дел в архив организации.

2.9. Отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.10. [Вписать нужное].

3. Права

Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

3.2. Не принимать от исполнителей исходящие документы, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [Вписать нужное].

4. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]