Приложение. Порядок рассмотрения обращений граждан в Администрации Златоустовского городского округа

Приложение
к постановлению Администрации
Златоустовского городского округа
от 3 августа 2015 г. N 302-П

Порядок
рассмотрения обращений граждан в Администрации Златоустовского городского округа

С изменениями и дополнениями от:

18 сентября 2015 г., 8 июня 2017 г.

I. Общие положения

1. Порядок рассмотрения обращений граждан в Администрации Златоустовского городского округа (далее - Порядок) определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, систему взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Администрации Златоустовского городского округа, другими органами местного самоуправления, организациями Златоустовского городского округа, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Администрации Златоустовского городского округа (далее - Администрация ЗГО).

2. Нормативные правовые акты, являющиеся основанием для разработки Порядка в Администрации Златоустовского городского округа (далее - Администрации ЗГО):

1) Конституция Российской Федерации;

2) Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

3) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

4) Устав Златоустовского городского округа;

4) Положение об отделе по работе с обращениями граждан;

3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Главой Златоустовского городского округа (далее - Главой ЗГО), заместителями Главы Златоустовского городского округа (далее - заместителями).

4. Организация работы с обращениями граждан возложена на отдел по работе с обращениями граждан Организационного управления Администрации Златоустовского городского округа (далее - отдел по работе с обращениями граждан, отдел).

Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан, поступивших в том числе в электронной форме, и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется отделом по работе с обращениями граждан по адресу: 456200, город Златоуст, улица Таганайская, дом 1.

Адрес интернет-сайта Администрации Златоустовского городского округа: http://zlat-go.ru/ (рубрика "Интернет-приемная").

О фактах коррупции в органах местного самоуправления можно сообщить по телефону 622237.

5. Круг заявителей.

Заявителями являются граждане, организации и общественные объединения граждан Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.

II. Требования к Порядку рассмотрения обращений граждан в Администрации Златоустовского городского округа

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Златоустовского городского округа Челябинской области от 18 сентября 2015 г. N 364-П в пункт 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. Сроки рассмотрения письменных обращений граждан.

Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.

В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращениях, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен Главой Златоустовского городского округа, его заместителями, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Глава Златоустовского городского округа, его заместители вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Глава Златоустовского городского округа, его заместители, либо уполномоченные ими должностные лица вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан.

7. Требования к письменному обращению граждан

Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа местного самоуправления Златоустовского городского округа, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Златоустовского городского округа Челябинской области от 8 июня 2017 г. N 242-П в пункт 8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8. Условия, сроки и время личного приема граждан в Администрации Златоустовского городского округа.

Личный прием граждан ведут Глава Златоустовского городского округа и его заместители в соответствии с графиком, утверждаемым Главой Златоустовского городского округа на год.

Непосредственную организацию личного приема граждан в Администрации Златоустовского городского округа и консультации граждан о порядке проведения личного приема осуществляет отдел по работе с обращениями граждан в приёмные дни: понедельник, среда, четверг с 8.30 до 17.00, и предоставление консультаций справочного характера ежедневно по телефону 622237.

График приёма граждан по личным вопросам доводится до сведения жителей Златоустовского городского округа через средства массовой информации, а также на официальном сайте Администрации Златоустовского городского округа в сети Интернет, а также информация о графике приёма размещена на стенде 1-го этажа здания Администрации Златоустовского городского округа.

Предварительная запись на прием к Главе Златоустовского городского округа и его заместителям производится в отделе по работе с обращениями граждан на основании письменного заявления гражданина.

При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Вести прием граждан уполномоченным лицом, ответственным за личный прием.

9. Требования к помещениям и местам, предназначенным для рассмотрения обращений граждан.

Помещения должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

Рабочие места служащих, осуществляющих обработку обращений граждан, оборудуются компьютерами и оргтехникой.

Помещение отдела по работе с обращениями граждан расположено в здании Администрации Златоустовского городского округа на 1 этаже.

В фойе Администрации Златоустовского городского округа (рядом с помещением отдела по работе с обращениями граждан) размещен информационный стенд, содержащий необходимую информацию о приеме граждан, образцы заявлений). Имеется стол, стулья, в необходимом количестве для ожидания приема.

Результатом рассмотрения обращения гражданина является предоставление заявителю письменного ответа по существу поставленных вопросов или уведомления о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Результатом рассмотрения устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Златоустовского городского округа Челябинской области от 18 сентября 2015 г. N 364-П пункт 10 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

10. Порядок рассмотрения отдельных обращений:

1) в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

2) обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации подлежит возврату гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

3) в случае, если в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, оно вправе быть оставленным без ответа по существу поставленных в нем вопросов с сообщением гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

4) в случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

5) в случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

6) в случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

7) в случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган или соответствующему должностному лицу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения действий по рассмотрению обращений граждан

11. Последовательность действий включает в себя:

1) приём письменных обращений граждан;

2) приём сообщений о фактах коррупции в органах местного самоуправления на "Телефон горячей линии" (622237).

3) прием от граждан (пользователей информации) запросов о предоставлении информации о деятельности органов исполнительной власти Челябинской области;

4) регистрация и аннотирования поступивших письменных обращений граждан;

5) направление обращений граждан исполнителю на рассмотрение;

6) рассмотрение обращений граждан должностным лицом;

7) личный прием граждан;

8) постановка обращений граждан на контроль;

9) продление срока рассмотрения обращений граждан;

10) оформление ответов на обращения граждан;

11) предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан;

12) формирование дел.

Блок-схема порядка рассмотрения обращений граждан прилагается (приложение 1).

12. Прием письменных обращений:

1) основанием для начала рассмотрения письменного обращения гражданина является личное обращение гражданина к Главе Златоустовского городского округа, его заместителям или поступление обращения гражданина с сопроводительными документами из других государственных органов;

2) обращение может быть подано непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, по факсу, по электронной почте, с использованием иных средств связи;

3) обращения, присланные по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел по работе с обращениями граждан из отдела по общим вопросам Администрации Златоустовского городского округа;

4) прием письменных обращений непосредственно от граждан производится служащими отдела. По просьбе обратившегося гражданина на копии его заявления ставится штамп отдела по работе с обращениями граждан с указанием даты приема заявления и сообщается телефон для справок;

5) обращения, поступившие по факсу, по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений;

6) поступившие обращения граждан подлежат ежедневной регистрации их количества в "Журнале регистрации входящих обращений, ответов, уведомлений и напоминаний" и распределению между служащими отдела.

13. Прием сообщений о фактах коррупции в органах местного самоуправления Златоустовского городского округа поступает на "Телефон "горячей линии": 622237.

1) "Телефон "горячей линии" Администрации Златоустовского городского округа обеспечивает гражданам возможность обращаться по телефону с сообщениями о фактах коррупции в органах местного самоуправления Златоустовского городского округа.

2) информация о телефоне размещена на официальном сайте Администрации Златоустовского городского округа;

3) регистрацию поступивших сообщений осуществляют служащие отдела;

4) сообщения, не содержащие информации о фактах коррупции в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления муниципальных образований Челябинской области, не рассматриваются;

5) сообщения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, не рассматриваются;

6) служащие отдела составляют краткую аннотацию на поступившее сообщение;

7) сообщения, содержащие факты коррупции в органах местного самоуправления Златоустовского городского округа направляются в течение 7 дней с момента регистрации в отделе на рассмотрение в Прокуратуру г. Златоуста в соответствии с компетенцией;

14. Приём от граждан (пользователей информации) запросов о предоставлении информации о деятельности органов местного самоуправления:

1) доступ пользователей к информации о деятельности органов местного самоуправления ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена в установленном федеральным законом порядке к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну;

2) поступившие в структурные подразделения Администрации Златоустовского городского округа запросы рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе;

3) информация предоставляется в порядке, установленном статьями 7 и 19 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления.

15. Регистрация поступивших письменных обращений граждан:

1) поступившие в отдел письменные обращения граждан регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в автоматизированной информационной системе "Обращения граждан" (далее - АИС "Обращения граждан"), журнале регистрации обращений граждан.

2) приложенные к обращению документы (паспорта, трудовые книжки и другие), денежные знаки, ценные бумаги на хранение не принимаются.

3) служащий, осуществляющий аннотацию обращений, проставляет в правом верхнем углу первой страницы письма регистрационный штамп "Администрация Златоустовского городского округа. Отдел по работе с обращениями граждан" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации (в случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение), прочитывает обращение, выявляет поставленные заявителем вопросы, проверяет обращение на повторность;

4) в электронной регистрационно-контрольной карточке (далее именуется - ЭРКК) АИС "Обращения граждан" (приложение 2) указывается:

- фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение коллективное, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- источник поступления письма, проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма, если оно поступило из органов государственной власти и других организаций;

- тематика, вид вопроса, кем рассмотрено обращение, количество листов и т.д.;

5) ежедневно зарегистрированные обращения передаются в приемную Главы ЗГО, его заместителей на рассмотрение в соответствии с компетенцией;

6) обращения списываются "в дело" за подписью начальника Организационного управления Администрации в случае, если:

- в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Глава ЗГО, его заместители вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

- текст письменного обращения не поддается прочтению. Ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

16. Направление обращений граждан исполнителю на рассмотрение:

1) письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Главы ЗГО и его заместителей, направляются в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам;

Письменные обращения о фактах возможных нарушений в сфере миграции направляются в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти (Управление федеральной миграционной службы России по Челябинской области).

2) за подписью начальника Организационного управления гражданам готовятся разъяснения (сообщения, уведомления) в случае, если:

- в обращении обжалуется судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст письменного обращения не поддается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу (если фамилия гражданина и почтовый адрес поддаются прочтению);

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (в случае принятия решения в соответствии с частью 5 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) авторам писем направляется уведомление, где указан регистрационный номер, дата регистрации письменного обращения, должность, фамилия, имя, отчество, должность должностного лица, рассмотревшего обращение, органы местного самоуправления, другие организации, в компетенцию которых входит рассмотрение обращения, ставится штамп с указанием фамилии, имени, отчества и телефона служащего, осуществляющего работу с обращением;

17. Рассмотрение обращений граждан:

1) обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях Администрации ЗГО (в том числе с выездом на место), или их рассмотрение может быть поручено конкретному исполнителю, либо направлены на рассмотрение в органы местного самоуправления, отраслевые органы Администрации Златоустовского городского округа или подведомственному учреждению в соответствии с их компетенцией;

2) если обращение, направленное на рассмотрение, не относится к полномочиям структурного подразделения органа местного самоуправления, руководители указанных подразделений обязаны в течение 3-х рабочих дней вернуть это обращение автору резолюции с обоснованием невозможности исполнения поручения;

3) документы, направленные на исполнение нескольким соисполнителям, направляются на исполнение по первому адресу в подлиннике, во второй и последующие - в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки готовится служащими отдела по работе с обращениями граждан. Контроль за сроками исполнения осуществляет отдел. Ответ (проект ответа) заявителю готовит каждый исполнитель, указанный в поручении;

4) исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение. При этом он вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательстве порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- подготавливает и дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 10 настоящего Порядка;

5) орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней представлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления;

6) если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ, но содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

7) результатом выполнения действий по рассмотрению обращений граждан в уполномоченных органах местного самоуправления является принятие ими мер по разрешению содержащихся в обращениях вопросов в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

18. Личный прием граждан:

1) консультации граждан о порядке проведения личного приема в Администрации Златоустовского городского округа осуществляет отдел;

2) начальник отдела или служащий отдела по работе с обращениями граждан консультирует заявителя не более 15 минут, разъясняя порядок разрешения его вопроса, оформляет карточку личного приема гражданина на бумажном носителе (приложение 3);

в случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного гражданина.

3) если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации Златоустовского городского округа, гражданину дается разъяснение, куда ему следует обратиться;

4) повторный личный приём к Главе Златоустовского городского округа и его заместителям осуществляется не раннее получения гражданином ответа на предыдущее обращение по этому вопросу;

необходимость в организации повторного личного приема определяется исходя из содержания ответа на предыдущее обращения по этому вопросу;

5) личный прием осуществляется на основании графика приема граждан, который составляется на год и утверждается Главой Златоустовского городского округа;

6) запросы о предоставлении дополнительных документов и материалов, необходимых для проведения личного приема, в установленном порядке направляются в органы местного самоуправления, отраслевые органы Администрации Златоустовского городского округа или должностному лицу за подписью начальника отдела либо специалиста отдела;

7) во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме;

8) обращение гражданина, переданное в ходе личного приема, рассматривается в установленном порядке как письменное обращение;

9) в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Златоустовского городского округа Челябинской области от 18 сентября 2015 г. N 364-П в подпункт 10 пункта 18 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10) если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, то ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема с согласия заявителя, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях даётся письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

11) по окончании личного приема должностное лицо доводит до сведения заявителя(-ей) свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его (их) обращению;

12) начальник отдела либо его служащий обязан присутствовать на личном приеме и фиксировать поручения должностного лица в карточке личного приема;

13) после завершения личного приема должностным лицом, согласно его поручению, зафиксированному в регистрационной карточке личного приема, служащий отдела по работе с обращениями граждан осуществляет рассылку документов исполнителям (оригинал письменного обращения, сопроводительное письмо, копия карточки личного приема - первому исполнителю, копии всех вышеперечисленных документов - второму и последующим исполнителям);

14) результатом приёма граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился заявитель, либо принятие должностным лицом, осуществляющим приём, решения по существу поставленного вопроса в течение 30 дней, либо направление поручения для рассмотрения обращения заявителя в уполномоченный орган (в течение 7 дней).

19. Постановка на контроль обращений граждан:

1) на контроль ставятся обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов;

2) контроль осуществляется за исполнением поручений по обращениям, поступившим из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, Правительства Челябинской области, депутатов всех уровней, прокуратуры, правоохранительных органов, с личного приёма Главы и его заместителей;

3) за 7 дней до истечения срока рассмотрения обращений граждан в адрес исполнителя направляется напоминание о необходимости своевременной подготовки ответа;

при непредставлении ответа в установленные сроки исполнителям направляется предупреждение, в этом случае специалистами отдела по работе с обращениями граждан готовится служебная записка о нарушении сроков исполнения поручения;

4) дополнительный контроль осуществляется по обращениям, по которым даны промежуточные ответы;

5) контроль за своевременным разрешением обращений граждан возлагается на должностных лиц. Должностные лица обязаны обеспечивать рассмотрение обращений граждан, а также исполнение решений, принятых по обращениям граждан, в соответствии с действующим законодательством. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются;

6) контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляют специалисты отдела по работе с обращениями граждан.

20. Продление срока рассмотрения обращений граждан:

1) в исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращений в иной орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней;

2) для решения вопроса о продлении срокам рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока должностному лицу, давшему поручение;

3) руководитель, давший поручение, принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения;

4) заявитель в обязательном порядке уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причины продления.

21. Оформление ответов на обращения граждан:

Результатом процедуры оформления ответа на обращение является ответ заявителю по существу:

1) ответ подписывается должностным лицом, которому направлялось обращение на рассмотрение, с обязательной ссылкой не регистрационный номер и дату обращения;

2) текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы.

При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению гражданина;

3) на коллективные обращения ответ направляется одному из граждан с просьбой сообщить о принятом решении другим заявителям;

4) ответы на обращения оформляются на бланках установленной формы, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа или структурного подразделения; в левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона;

5) к ответу прилагаются подлинники документов, приложенные к обращению, если в нём содержится просьба об их возврате. Если в обращении не содержится просьба о возврате документов, они хранятся в деле;

6) если на обращение дается промежуточный ответ, то заявитель уведомляется о продлении срока рассмотрения обращения;

7) в отделе по работе с обращениями граждан контролируется правильность и полнота предоставления ответов на обращения граждан. При необходимости ответ возвращается исполнителю для доработки;

8) при поступлении ответа служащими отдела по работе с обращениями граждан ставится штамп, в ЭРКК делается отметка о дате поступления ответа и заносится его краткое содержание и результат рассмотрения обращения ("Удовлетворено", "разъяснено", "отказано", "меры приняты").

9) при продлении срока обращения либо в случае невозможности решения вопросов, обозначенных в обращении, в установленные сроки, заявитель уведомляется о продлении срока исполнения обращения; в ответе гражданину указывается срок окончательного решения вопросов;

10) после подписания ответа Главой Златоустовского городского округа или его заместителями и направления ответа заявителю само обращение, прилагающиеся к нему документы (при наличии), копия ответа гражданину подшиваются в архивное дело;

11) ответ на электронное обращение направляется на электронный адрес заявителя или по почте (по требованию заявителя).

22. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан:

1) при рассмотрении обращения гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

2) предоставление информации о ходе рассмотрения обращений граждан ведет отдел;

3) информация предоставляется по следующим вопросам:

о поступлении, дате регистрации и регистрационном номере обращения;

о направлении обращения на рассмотрение в уполномоченный орган;

о продлении срока рассмотрения обращения;

об отказе в рассмотрении обращения;

о результатах рассмотрения обращения;

информация о нормативно-правовых актах, регулирующих работу с обращениями граждан; распределении обязанностей между заместителями Главы; порядке работы с обращениями граждан в Администрации ЗГО; графике приема граждан Главой, его заместителями;

4) справочная информация по рассмотрению обращений граждан предоставляется заявителям в приёмные дни: понедельник, среду и четверг с 8.30 до 17.00, в предпраздничный день - с 8.30 до 16.00, перерыв - с 12.00 до 12.30 ч.;

23. Формирование подборок материалов по обращениям граждан и их хранение в архиве:

1) обращения граждан, ответы и копии ответов, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела и располагаются в хронологическом порядке;

2) сформированные дела помещаются для хранения в архиве, где располагаются с учетом номера, присвоенного во время регистрации в АИС "Обращения граждан".

Допускается оформление отдельных папок по многократным обращениям одного гражданина, "прямым линиям", "выездным приемам" и в других случаях;

3) архивные документы хранятся 5 лет.