Приложение. Положение об Архивном отделе Администрации города Челябинска

Приложение
к распоряжению
Администрации города
от 23.06.2017 г. N 7424

Положение
об Архивном отделе Администрации города Челябинска

I. Общие положения

1. Архивный отдел Администрации города Челябинска (далее - отдел) создан на основании постановления Главы города от 20.07.1998 N 986-п "Об образовании архивного отдела Администрации города Челябинска".

2. Отдел является структурным подразделением аппарата Администрации города Челябинска (далее - Администрация города).

Деятельность отдела организует, координирует и контролирует заместитель Главы города, руководитель аппарата Администрации города в пределах полномочий, установленных правовыми актами Администрации города.

3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Челябинской области, Уставом города Челябинска, Положением об общих принципах организации архивного дела на территории города Челябинска, муниципальными правовыми актами города Челябинска, Регламентом Администрации города Челябинска, планами развития архивного дела в городе Челябинске, утверждаемыми заместителем Главы города, руководителем аппарата Администрации города, указаниями и инструкциями Федерального архивного агентства и Государственного комитета по делам архивов Челябинской области, настоящим Положением.

4. Структуру и штат отдела утверждает Глава города Челябинска или должностное лицо местного самоуправления Администрации города, уполномоченное на решение данного вопроса.

В штате отдела имеются должности муниципальной службы, а также должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющие техническое обеспечение деятельности отдела.

5. Отдел имеет печать с изображением герба города Челябинска, другие печати, штампы и бланки с указанием своего наименования, электронную цифровую подпись.

6. Администрация города обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов; их содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче помещений, в которых находится отдел, другим организациям, Глава города Челябинска, либо уполномоченное должностное лицо местного самоуправления Администрации города принимает решение о предварительном предоставлении равноценных или более подходящих для размещения архивных документов помещений.

7. Юридический адрес отдела: ул. Калинина, д. 30, г. Челябинск, 454084.

8. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению - правопреемнику. В случае ликвидации отдела или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственное учреждение "Объединенный государственный архив Челябинской области" в установленном порядке.

9. Настоящее Положение может дополняться и изменяться в зависимости от изменения основных задач и функций отдела. Внесение изменений и дополнений, равно как и его отмена, осуществляется в том же порядке, что и его принятие.

II. Задачи

10. Основные задачи отдела:

1) комплектование, учёт, обеспечение сохранности и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации и иных архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) осуществление государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Челябинска Законом Челябинской области от 27.10.2005 N 416-ЗО "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области";

3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Челябинска, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

III. Функции

11. В рамках решения основных задач отдел осуществляет следующие функции:

1) осуществляет учет архивных документов находящихся на хранении в отделе;

2) оказывает методическую и практическую помощь делопроизводственным, архивным и экспертным службам организаций - источников комплектования отдела:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

3) составляет списки источников комплектования отдела, согласовывает с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного комитета по делам архивов Челябинской области и осуществляет подготовку соответствующего правового акта Администрации города;

4) рассматривает и согласовывает положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования;

5) рассматривает и готовит к утверждению ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области:

- описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования отдела;

- инструкции по делопроизводству организаций-источников комплектования;

- примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций-источников комплектования;

- описи дел по личному составу (или их годовые разделы);

- акты о неисправимых повреждениях документов организаций-источников комплектования;

6) осуществляет отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел от организаций-источников комплектования;

7) принимает на хранение документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации в случае заключения соответствующего договора;

8) осуществляет в установленном порядке прием документов по личному составу от ликвидированных организаций, предприятий, учреждений города Челябинска;

9) представляет в установленном порядке документы государственного учета в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области;

10) проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности:

- соблюдение режимов и организации хранения архивных документов;

- проверку наличия и состояния документов, хранящихся в отделе;

11) обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью города Челябинска, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью Челябинской области, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и находящихся на хранении в отделе;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;

- архивных документов, принятых от ликвидированных организаций;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;

12) осуществляет информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов в соответствии с их обращениями (запросами), а также в инициативном порядке;

13) осуществляет подготовку тематических и социально-правовых запросов граждан, учреждений и организаций всех форм собственности по документам, находящимся на хранении в отделе:

- оформляет архивные справки, архивные копии, сопроводительные письма к исполненным запросам, пересылает по назначению непрофильные запросы;

- готовит ответы на запросы по своему направлению деятельности, выдает заверенные архивные копии документов и архивные выписки заявителям в установленном порядке;

14) соблюдает требования по защите персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

15) рассматривает обращения (предложения, заявления или жалобы) в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

16) предоставляет заявителям доступ к архивным фондам путем:

- выдачи для пользования в читальном зале подлинников и (или) копий архивных документов;

- доступа к справочно-поисковым средствам отдела;

17) обеспечивает хранение и применение электронной цифровой подписи в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

18) готовит публикации по архивным документам в средствах массовой информации;

19) проводит информационные мероприятия (экскурсии, презентации, дни открытых дверей, уроки для студентов и школьников), выставки архивных документов;

20) внедряет в работу архива автоматизированных архивных технологий;

21) выполняет иные функции, вытекающие из задач стоящих перед отделом.

IV. Права

12. Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

1) представлять Администрацию города по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

2) вносить на рассмотрение руководителей Администрации города и Государственного комитета по делам архивов Челябинской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства;

3) выступать с инициативой по подготовке муниципальных правовых актов города Челябинска и иных документов, относящихся к компетенции отдела;

4) подписывать архивные справки, архивные копии и выписки, а также запросы, направляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, иные организации, подведомственные государственным органам, органам местного самоуправления, участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в рамках своей компетенции;

5) запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной принадлежности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов;

6) давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

7) запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города, администраций внутригородских районов города Челябинска, органов государственной власти, организаций, учреждений и предприятий, независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, информацию и документы по вопросам своей компетенции;

8) принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых структурными подразделениями Администрации города; участвовать в работе экспертных комиссий органов местного самоуправления, иных организаций;

9) иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий органов местного самоуправления, иных организаций города для участия в решении вопросов сохранности документов;

10) запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

11) на доступ и обработку персональных данных, связанных с выполнением возложенных на отдел задач и функций;

12) использовать электронную подпись;

13) вести служебную переписку в рамках компетенции отдела;

14) пользоваться информационными системами органов местного самоуправления города Челябинска;

15) осуществлять иные полномочия в соответствии с задачами и функциями отдела, не противоречащие действующему законодательству Российской Федерации.

V. Руководство

13. Руководит деятельностью отдела начальник отдела на принципах единоначалия.

Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой города Челябинска по представлению заместителя Главы города, руководителя аппарата Администрации города.

14. На время отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

15. Начальник отдела:

1) обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на отдел;

2) организует деятельность отдела и несет ответственность за выполнение возложенных на отдел задач, функций и состояние трудовой дисциплины.

16. Должностные обязанности, права и ответственность начальника отдела устанавливаются должностной инструкцией, утвержденной Главой города Челябинска.

VI. Взаимоотношения

17. Отдел для осуществления возложенных на него задач и функций взаимодействует:

1) со структурными подразделениями аппарата Администрации города, отраслевыми (функциональными) органами Администрации города, администрациями внутригородских районов города Челябинска, Челябинской городской Думой; органами государственной власти, организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности;

2) с Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области;

3) с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования отдела;

4) с представителями ликвидируемых организаций, предприятий и учреждений, осуществляющими свою деятельность на территории города Челябинска;

5) с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации на территории Челябинской области;

6) с Муниципальным автономным учреждением "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг города Челябинска".

VII. Ответственность

18. Отдел (в лице начальника отдела) несет дисциплинарную и иную, предусмотренную действующим законодательством ответственность за:

1) ненадлежащее исполнение возложенных на отдел задач и функций, недостатки и ошибки в работе отдела;

2) разглашение любых персональных данных, доступ к которым был получен при исполнении должностных обязанностей;

3) несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка аппарата Администрации города;

4) порядок хранения и применения электронной подписи.

19. Работники отдела несут ответственность за неисполнение и ненадлежащее исполнение возложенных на них трудовых обязанностей в соответствии с действующим законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации.

20. Проверка деятельности отдела осуществляется в установленном законодательством порядке.