Приложение 26. Рекомендации по заполнению Уведомления об обработке

Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации

УТВЕРЖДАЮ
_______________________
_______________________
"__" ____________ 2009 г.

Методические рекомендации для организации защиты информации при обработке персональных данных в учреждениях здравоохранения, социальной сферы, труда и занятости

Приложение 26

Рекомендации
по заполнению Уведомления об обработке

СОГЛАСОВАНО
_______________________	________________ подпись, дата	_______________
_______________________	________________ подпись, дата	_______________
_______________________	________________ подпись, дата	_______________
Москва 2009

1. Настоящие Рекомендации разработаны в целях установления единых принципов и порядка заполнения уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (далее - Уведомление).

2. Уведомление оформляется на бланке оператора, осуществляющего обработку персональных данных, и направляется в территориальный орган Федеральной службы по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (далее - территориальный орган Россвязькомнадзора).

3. Уведомление должно быть направлено в письменной форме и подписано уполномоченным лицом или направлено в электронной форме и подписано электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. В поле "наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора" указывается:

4.1. Для юридических лиц (операторов):

- полное наименование с указанием организационно-правовой формы и сокращенное наименование юридического лица (оператора), осуществляющего обработку персональных данных;

- наименование филиала(ов) (представительства(в) юридического лица (оператора), осуществляющего обработку персональных данных*(1);

- место нахождения*(2);

Примечание 1. Если для каких-либо операторов (с учетом филиалов (представительств) значения пунктов 5-12 отличаются, то для них формируется отдельное уведомление.

Примечание 2. Для организаций, учреждений, имеющих филиалы (представительства), указываются юридический и фактический адрес (как юридического лица, так и его филиалов и представительств), где осуществляется непосредственная обработка персональных данных (все действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных). При этом, необходимо уточнить - обработка персональных данных осуществляется только юридическим лицом (формирование центральной информационной системы) и (или) филиалами (представительствами).

- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН),

4.2. Для физических лиц:

- фамилия, имя, отчество физического лица (оператора); место жительства*(3);

- данные документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи, наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность.

4.3. Для индивидуальных предпринимателей:

- фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя (оператора);

- место жительства*(4);

- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

4.4. Для государственных, муниципальных органов (операторов):

- полное и сокращенное наименование государственного, муниципального органа;

- наименование территориального(ых) органа(ов), осуществляющего(их) обработку

- персональных данных;

- место нахождения*(5);

- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

При указании наименования (фамилии, имени, отчества), адреса оператора, а также направления деятельности рекомендуется использовать также ссылки на код(ы) классификаторов (ОКВЭД, ОКПО, ОКОГУ, ОКОП, ОКФС).

5. В поле "цель обработки персональных данных" указываются цели обработки персональных данных (а также их соответствие полномочиям оператора) (Примечание N 1).

Примечание N 1: Под "целью обработки персональных данных" понимаются, как цели, указанные в учредительных документах оператора, так и цели фактически осуществляемой оператором деятельности по обработке персональных данных.

6. В поле "категории персональных данных" указываются все категории персональных данных, подлежащих обработке:

6.1. Персональные данные (любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основе такой информации физическому лицу, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, место рождение, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая необходимая информация).

6.2. Специальные категории персональных данных (расовая принадлежность, национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные убеждения, философские убеждения, состояние здоровья, состояние интимной жизни).

6.3. Биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека и на основе которых можно установить его личность).

7. В поле "категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются" указываются категории субъектов (физических лиц) и виды отношений с субъектами (физическими лицами), персональные данные которых обрабатываются. Например: работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (оператором), физические лица (абонент, пассажир, заемщик, вкладчик, страхователь, заказчик и др.) (субъекты), состоящие в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с юридическим лицом (оператором) и др.

8. В поле "правовое основание обработки персональных данных" указываются:

- Федеральный закон, постановление Правительства Российской Федерации, иной нормативно-правовой акт, закрепляющий основание и порядок обработки персональных данных (Примечание N 1).

- Номер, дату выдачи и наименование лицензии на осуществляемый вид деятельности, с указанием лицензионных условий, закрепляющих запрет на передачу персональных данных третьим лицам без согласия в письменной форме субъекта персональных данных (Примечание N 2).

Примечание N 1: Указываются не только соответствующие статьи Федерального закона "О персональных данных", но и статьи иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки персональных данных. (Например: ст.ст. 85-90 Трудового кодекса РФ, ст. 85.1 Воздушного кодекса РФ, ст. 12 Федерального закона "Об актах гражданского состояния" и др.).

Примечание N 2: Номер лицензии и пункт лицензионных условий, закрепляющий запрет на передачу персональных данных (или информации, касающейся физических лиц), отражается только при наличии лицензии и (или) соответствующего пункта лицензионных условий.

9. В поле "перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных", указываются действия, совершаемые оператором с персональными данными, а также описание используемых оператором способов обработки персональных данных:

- неавтоматизированная обработка персональных данных;

- исключительно автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой;

- смешанная обработка персональных данных. (Примечание N 1).

Примечание N 1: При автоматизированной обработке персональных данных либо смешанной обработке, необходимо указать, передается ли полученная в ходе обработки персональных данных информация по внутренней сети юридического лица (информация доступна лишь для строго определенных сотрудников юридического лица) либо информация передается с использованием сети общего пользования Интернет либо без передачи полученной информации.

10. В поле "описание мер, которые оператор обязуется осуществлять при обработке персональных данных, по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке", указываются организационные и технические меры, в том числе использование шифровальных (криптографических) средств, используемых для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий при их обработке.

11. В поле "дата начала обработки персональных данных" указывается конкретная дата начала совершения действий с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных (фактическая дата начала обработки персональных данных).

12. В поле "срок или условие прекращения обработки персональных данных" указывается конкретная дата или основание (условие), наступление которого повлечет прекращение обработки персональных данных.

_____________________________

*(1) Для юридических лиц с филиальной структурой указывается список субъектов Российской Федерации (с указанием кода субъекта - согласно справочнику "Коды регионов", утвержденному приказом ФНС России от 13.10.2006 года N САЭ-3-04/706@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц" зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 17.11.2000 г., регистрационный номер 8507), на территории которых находятся филиалы (представительства) юридического лица и (или) где оператором производится обработка персональных данных. Уведомление направляется юридическим лицом в соответствующее территориальное управление Россвязькомнадзора по месту своего нахождения с указанием всех имеющихся филиалов (представительств) (Примечание N 1)

*(2) Указывается место нахождения юридического лица в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, а также место нахождения филиала(ов) (представительств) юридического лица, контактная информация (Примечание N 2).

*(3) Указывается место жительства физического лица в соответствии с данными документа, удостоверяющего личность, а в случае расхождения, также фактическое место жительство, контактная информация

*(4) Указывается место жительства индивидуального предпринимателя (оператора) в соответствии с данными документа, удостоверяющего личность, и свидетельством о постановке индивидуального предпринимателя на учет в налоговом органе, контактная информация.

*(5) Указывается место нахождения государственного, муниципального органа в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, контактная информация.