Распоряжение Федерального дорожного агентства от 3 июня 2010 г. N 377-р "Об утверждении Правил обработки и хранения документов, ведения журнала учета, журнала учета выписок и дел, формирования и изменения сведений Единого государственного реестра автомобильных дорог на электронных носителях"

Во исполнение Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 20 мая 2009 года N 80 "О Едином государственном реестре автомобильных дорог":

1. Утвердить прилагаемые "Правила обработки и хранения документов, ведения журнала учета, журнала учета выписок и дел, формирования и изменения сведений Единого государственного реестра автомобильных дорог на электронных носителях".

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя руководителя Федерального дорожного агентства Н.В. Быстрова.

Руководитель

A.M. Чабунин

Правила
обработки и хранения документов, ведения журнала учета, журнала учета выписок и дел, формирования и изменения сведений Единого государственного реестра автомобильных дорог на электронных носителях

I. Обработка и хранение документов

1. Документы поступившие в Федеральное дорожное агентство для внесения в Единый государственный реестр автомобильных дорог (далее реестр) в бумажном виде с подписями и печатями, а также поступившие в Федеральное дорожное агентство запросы на предоставление информации из реестра направляются в ФГУ Росдоринформсвязь;

2. ФГУ "Росдоринформсвязь":

- оформляет документы по каждой автомобильной дороге в дела, присваивает делам реестровый номер и помещает на хранение в соответствии с требованиями пунктов 27, 28, 29 Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 20 мая 2009 года N 80 "О едином государственном реестре автомобильных дорог";

- ведет журнал учета;

- ведет журнал учета выписок;

- формирует и изменяет сведения реестра на электронных носителях;

- при наличии запрашиваемой информации в реестре:

- подготавливает выписку из реестра и представляет ее в Отдел информационного обеспечения и организации учета автомобильных дорог Федерального дорожного агентства;

- при отсутствии запрашиваемой информации в реестре:

- направляется уведомление об отсутствии информации в реестре в Отдел информационного обеспечения и организации учета автомобильных дорог Федерального дорожного агентства;

II. Ведение журнала учета

В журнал учета заносится следующая информация:

- дата поступления документов;

- наименование представившей организации;

- наименование автомобильной дороги;

- реестровый номер;

- дата формирования дела;

- дата передачи дела в архив;

- основание передачи дела в архив;

III. Ведение журнала учета выписок

В журнал учета выписок заносится следующая информация:

- дата поступления запроса;

- реквизиты организации (данные гражданина) направивших запрос;

- наименование автомобильной дороги по запросу;

- наличие данных в реестре;

- дата и номер предоставленной выписки;

IV. Ведение дел реестра

1. Присвоение делам реестровых номеров и систематизация хранения дел в реестре:

- реестровый номер присваивается в порядке внесения в реестр;

- реестровый номер содержит год внесения в реестр и через дефис порядковый номер внесения в реестр в текущем году (например 2010-1);

- в целях упорядочения и систематизации хранения дела помещаются в разделы:

- раздел федеральные автомобильные дороги;

- разделы по субъектам РФ включая подразделы по муниципальным образованиям и частным автомобильным дорогам;

- дело помещается в соответствующий раздел согласно первому разряду идентификационного номера автомобильной дороги (код субъекта Российской Федерации, код муниципального образования), или согласно данным о местоположении (для частных автомобильных дорог).

2. При поступлении сведений о внесении изменений и дополнений в реестр по уже зарегистрированным автомобильным дорогам (изменение характеристик дороги, списание дороги и др. предусмотренные законодательством) процедура прохождения документов аналогична вышеописанной, при этом:

- при изменении характеристик автомобильной дороги:

- новый реестровый номер не присваивается;

- новая информационная карта и документы помещаются в уже существующее дело;

- вносятся изменения в электронную базу реестра;

- при списании автомобильной дороги, разделении на несколько или объединении с другой автомобильной дорогой:

- по вновь образованным автомобильным дорогам формируются новые дела и присваиваются новые реестровые номера;

- дела по списанным, объединенным или разделенным автомобильным дорогам помещаются в архив;

- вносятся соответствующие изменения в электронную базу реестра;

V. Формирование и изменение сведений реестра на электронных носителях

1. Правила формирования и изменения сведений реестра на электронных носителях определяются в составе документации автоматизированной системы ведения реестра;

2. До разработки и утверждения технических средств и информационных технологий автоматизированной системы ведения реестра сведения реестра на электронных носителях формируются из электронных папок, соответствующих делам реестра и содержащих файлы электронных версий представленных документов;

3. Электронные папки, соответствующие делам реестра обрабатываются в следующем порядке:

- электронные версии поступивших документов сверяются на соответствие бумажным носителям;

- при наличии электронной версии документов и соответствии их бумажным носителям, они вносится в электронную базу реестра;

- при поступлении новых документов взамен существующих, электронная версия старых документов переносится в архивный раздел электронной базы реестра и заменяется электронной версией новых документов;

- электронная база реестра имеет структуру идентичную структуре хранения дел реестра на бумажных носителях:

- раздел федеральные автомобильные дороги;

- разделы по субъектам РФ включая подразделы по муниципальным образованиям и частным автомобильным дорогам;

- электронные версии документов помещаются в соответствующий раздел согласно первому разряду идентификационного номера автомобильной дороги (код субъекта Российской Федерации, код муниципального образования), или согласно данным о местоположении (для частных автомобильных дорог).