Раздел 14. Прием и обработка поступающей корреспонденции

Раздел 14. Прием и обработка поступающей корреспонденции

14.1. Вся корреспонденция, поступающая в администрацию городского округа на имя Мэра города Читы и его заместителей (кроме документов секретного характера и личных обращений граждан), подлежит регистрации в общем, отделе аппарата администрации городского округа.

14.1.1. Корреспонденция, поступающая в адрес органов управления администрации городского округа, регистрируется в этих органах.

14.2. Корреспонденция, поступившая в общий отдел до 12 часов текущего дня, после регистрации передается руководителям администрации городского округа в день поступления.

Корреспонденция, поступившая после 12 часов, регистрируется и передается на рассмотрение на следующий день.

14.3. Поручения Мэра города по исполнению документов, содержащиеся в его резолюции, заносятся работником общего отдела в компьютерную базу данных и передаются исполнителям.

14.3.1. Должностные лица администрации городского округа в резолюции по исполнению документов указывают ответственных за исполнение документа или лиц, подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения.

14.4. Поручения Мэра города Читы, требующие подготовки правовых актов администрации городского округа, и поручения, с указанием сроков исполнения документов, берутся на контроль главным специалистом общего отдела по контролю.

14.5. Любая передача документов из одного органа управления администрации в другой производится только после соответствующей отметки в общем, отделе аппарата администрации.

14.6. Исходящие документы за подписью Мэра города Читы и его заместителей подлежат регистрации в общем, отделе аппарата администрации города. Второй экземпляр документа, с указанием исполнителя и номера телефона, остается в общем, отделе аппарата.

14.6.1. Ответы на служебную корреспонденцию, поступившую на имя Мэра города Читы, подписываются им самим или курирующим заместителем, с обязательной регистрацией в общем, отделе аппарата администрации городского округа и соответствующей отметкой об исполнении в компьютерной базе данных входящей корреспонденции.

14.7. Представленные на подпись проекты постановления или распоряжения Мэра города Читы, а также проекты распоряжений его заместителей обязательно должны иметь указатель рассылки с перечнем адресатов, которым следует направлять документ. Список рассылки составляется авторами проекта.

14.8. Правовые акты Мэра города Читы, а также исходящая корреспонденция направляется общим отделом аппарата администрации заинтересованным лицам согласно рассылке в течение трех рабочих дней. Все документы передаются под роспись.