Раздел 16. Муниципальный архив

Раздел 16. Муниципальный архив

16.1. Номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется в каждом отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа на основе действующих типовых, либо отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Требования к оформлению номенклатуры дел представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа "Город Чита".

Составленная номенклатура дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (далее ЭК) данного органа управления.

После согласования номенклатуры дел на заседании ЭК, номенклатура дел, передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления ее для дальнейшего согласования на заседании Экспертно-проверочной комиссии Департамента по делам архивов Забайкальского края (далее ЭПК).

Согласованная протоколом ЭПК номенклатура дел утверждается руководителем органа управления. Копия утвержденной номенклатуры передается в отдел по делам архивов для организации текущего контроля.

Номенклатура дел согласовывается с архивным органом не реже одного раза в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации городского округа, а так же при заведении дополнительных дел, номенклатура дел подлежит пересоставлению и пересогласованию, о чем в письменном виде сообщается в отдел по делам архивов.

16.2. Описи дел.

В отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа описи дел составляются ежегодно по истечении делопроизводственного года, по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела по делам архивов, но не позднее 2 лет, после окончания делопроизводственного года.

Требования к оформлению описей дел, а также установленные формы описей представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа.

Составленная опись дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (ЭК) данного органа управления.

После согласования описи дел на заседании ЭК, опись дел передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления их для дальнейшего согласования (утверждения) на заседании ЭПК.

Согласованная протоколом ЭПК опись дел утверждается руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации городского округа. После чего, 3 экземпляра описи дел постоянного хранения и 1 экземпляр описи дел по личному составу передается в отдел по делам архивов аппарата для организации последующего контроля и планирования приема документов на муниципальное хранение по истечении сроков ведомственного хранения документов в отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа.

16.3. Прием и последующее хранение дел.

Организацией приема и последующего хранения и использования документов, образующихся в деятельности отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации городского округа, муниципальных учреждений и предприятий занимается структурное подразделение - отдел по делам архивов администрации городского округа "Город Чита" (Муниципальный архив).

Отдел по делам архивов составляет на текущий год план-график сдачи приемки дел на основе списка источников комплектования в соответствии с цикличностью ведомственного хранения документов в органах управления. На основании плана-графика отдел по делам архивов за месяц направляет организациям - источникам комплектования письменное уведомление о наступлении срока сдачи дел на муниципальное хранение и необходимости их передачи в отдел по делам архивов в соответствии с действующими нормами и правилами.

Внеплановый прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации - источника комплектования не имеющей правопреемника.

В процессе подготовки к передаче дел на муниципальное хранение, отдел по делам архивов оказывает:

методическую помощь путем ознакомления специалистов организаций - источников комплектования с действующими нормами и правилами хранения и комплектования архивных документов, проводит консультативные беседы с данными специалистами. При необходимости проводит наглядное ознакомление с делами и документами, находящимися на хранении в отделе по делам архивов;

содействие в согласовании и утверждении комплекта учетных документов (описей дел документов), разъясняет порядок их действий.

Требования к формированию и оформлению дел, а также образцы обложек дел, описей дел документов постоянного срока хранения и по личному составу, содержатся в Инструкции по делопроизводству администрации городского округа "Город Чита".

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на муниципальное хранение, составляемым в 2-х экземплярах.

При первом приеме документов от организации - источника комплектования принимается также историческая справка о фондообразователе.

Дела передаются на постоянное хранение в специальных архивных коробах, установленного образца.

Все расходы на оформление и доставку дел несет организация - источник комплектования.