Приложение N 11. Должностная инструкция главного специалиста аппарата Думы

Приложение N 11
к Постановлению Главы городского округа

от 16 октября 2014 г. N 1

Должностная инструкция
главного специалиста аппарата Думы

1. Общие положения:

1.1 настоящая должностная инструкция определяет служебные функции, должностные обязанности, права и ответственность главного специалиста аппарата Думы;

1.2 главный специалист по кадровым вопросам и делопроизводству назначается на должность муниципальной службы распоряжением Главы городского округа по представлению руководителя аппарата Думы городского округа или по итогам конкурса и освобождается от замещаемой должности распоряжением Главы городского округа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, законодательства и нормативных правовых актов о муниципальной службе;

1.3 на должность главного специалиста по кадровым вопросам и делопроизводству назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу;

1.4 должность главного специалиста по кадровым вопросам и делопроизводству в соответствии со служебными функциями, предусмотренными настоящей инструкцией, относится к старшей группе должностей, категории "специалисты";

1.5 главный специалист по кадровым вопросам и делопроизводству в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами РФ, законами Забайкальского края, иными нормативно-правовыми актами Забайкальского края, Уставом городского округа, Регламентом Думы, Положением об аппарате и настоящей инструкцией;

1.6 главный специалист по кадровым вопросам и делопроизводству в своей деятельности подчиняется руководителю аппарата Думы городского округа, а при его отсутствии заместителю руководителя аппарата Думы.

2. Служебные функции:

2.1 осуществляет ведение единой автоматизированной системы делопроизводства в Думе городского округа в соответствии с инструкцией по делопроизводству;

2.2 осуществляет своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей и внутренней корреспонденции, отправку исходящей;

2.3 оказывает содействие Главе городского округа, заместителям Председателя Думы, председателям постоянных комиссий, депутатам Думы городского округа в рассмотрении письменных обращений граждан, обращений граждан поступивших во время приема и по информационным системам общего пользования, готовит проекты запросов и ответов на обращения, деловых писем.

2.4 производит контроль за прохождением корреспонденции, своевременным исполнением документов, писем, обращений и жалоб граждан, организаций, поступивших в Думу (далее контрольных документов). Готовит письменные напоминания о сроках исполнения контрольных документов;

2.5 ежеквартально готовит информационно-справочные данные о поступивших в Думу обращениях и результатах их рассмотрения и доводит их до исполнителей;

2.6 ежегодно готовит информационно - аналитическую справку о поступившей в Думу корреспонденции и исполнении контрольных документов;

2.7 осуществляет контроль за подготовкой ответов на запросы Думы городского округа в установленные сроки, готовит запросы - напоминания и направляет по назначению;

2.8 осуществляет координацию работы с администрацией городского округа по вопросам подготовки ответов, рассмотрению жалоб, обращений, поступивших в Думу городского округа;

2.9 отправляет в установленные сроки исполнителям, должностным лицам и в вышестоящие органы согласно листу рассылки решения Думы;

2.10 ведет контроль за исполнением поручений Главы городского округа по работе с документами;

2.11 участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

2.12 готовит предложения о реализации положений законодательства о муниципальной службе и вносит указанные предложения Главе городского округа;

2.13 готовит проекты нормативных и иных правовых актов, связанных с муниципальной службой;

2.14 ведет реестр муниципальных служащих в Думе городского округа;

2.15 проводит оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальным служащим;

2.16 готовит необходимые документы для проведения аттестации муниципальных служащих;

2.17 готовит документы для проведения конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включения муниципальных служащих в кадровый резерв;

2.18 проводит проверку достоверности предоставляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу;

2.19 по поручению Главы городского округа проводит проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а так же соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, готовит необходимые документы;

2.20 оформляет проекты распоряжений Главы городского округа о приеме и увольнении работников Думы, перемещении их по службе, о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

2.21 вносит записи в трудовые книжки, учитывает и хранит трудовые книжки;

2.22 формирует и ведет личные дела, личные карточки формы Т-2 сотрудников Думы;

2.23 оформляет проекты распоряжений Главы городского округа по отпускам, командировкам, командировочные удостоверения, ведет учет командировочных удостоверений;

2.24 готовит документы для оформления в органах социального обеспечения пенсий работникам, достигшим пенсионного возраста;

2.25 осуществляет установленную законодательством статистическую отчетность по учету кадров;

2.26 ведет учет рабочего времени (табелирование);

2.27 взаимодействует с военно-мобилизационным отделом администрации городского округа по вопросам военного учета депутатов и сотрудников Думы;

2.28 в соответствии с Федеральным законом "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" готовит информацию о кадровом обеспечении и о работе с обращениями граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления для размещения на официальном сайте Думы городского округа "Город Чита" в информационно - телекоммуникационной сети "Интернет";

2.29 исполняет иные обязанности в соответствии с распоряжениями руководителя аппарата Думы.

3. Должностные обязанности:

3.1 должен знать федеральное и региональное законодательство, нормативные правовые акты органов местного самоуправления городского округа, в соответствии с которыми осуществляется реализация полномочий органов местного самоуправления, а так же лиц, замещающих муниципальные должности, нормативные правовые акты, регулирующие муниципальную службу;

3.2. должен знать основы трудового законодательства, федеральное и региональное законодательство, нормативные правовые акты органов местного самоуправления городского округа по направлению деятельности;

3.3 знать структуру, задачи и функции органов местного самоуправления городского округа "Город Чита";

3.4 исполнять обязанности, соблюдать ограничения и запреты, установленные законодательством о муниципальной службе;

3.5 владеть навыками принятия и реализации управленческих решений иных решений по выполнению задач и функций, возложенных на Думу городского округа "Город Чита";

3.6 владеть навыками работы со служебными документами, разработки проектов нормативных и иных правовых актов по направлению деятельности, систематизации и подготовки информационных материалов, подготовки деловых писем;

3.7 иметь навыки организационной работы, консультирования, ведения деловых переговоров, публичных выступлений;

3.8 владеть компьютерной и организационной техникой, общим и специализированным программным обеспечением;

3.9 соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

3.10 соблюдать правила эксплуатации компьютерной и организационной техники;

3.11 соблюдать правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Должностные права:

4.1 вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением изложенных в должностной инструкции обязанностей;

4.2 требовать от сотрудников Думы городского округа соблюдения требований законодательства по общему и кадровому делопроизводству;

4.3 взаимодействовать со всеми сотрудниками Думы городского округа по вопросам своей компетенции;

4.4 иные права, предусмотренные ст. 7 Положения "О муниципальной службе в городском округе "Город Чита".

5. Ответственность:

5.1 несет дисциплинарную ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него должностной инструкцией обязанностей и разглашение конфиденциальной информации.

5.2 несет персональную ответственность за сохранность документов, трудовых книжек, личных дел сотрудников и технического персонала Думы, сохранность имущества и состояние противопожарной безопасности на рабочем месте.