Статья 7. Прием официальных иностранных делегаций и иностранных граждан

Статья 7. Прием официальных иностранных делегаций и иностранных граждан

1. Организационное обеспечение визитов иностранных делегаций и иностранных граждан, переговоров осуществляет управление ВЭС совместно с ответственными лицами соответствующих органов местного самоуправления, их структурных подразделений.

2. В целях приема управление ВЭС:

1) оформляет необходимые документы для получения виз членами иностранных делегаций, иностранных граждан, приглашаемых посетить городской округ по линии органов местного самоуправления;

2)вносит предложения о целесообразности, времени и месте встречи с Главой городского округа, руководителем администрации с учетом должностного уровня членов официальной иностранной делегации, иностранного гражданина;

3) согласовывает возможность и порядок посещения иностранной делегацией и иностранными гражданами предприятий и организаций городского округа в соответствии с установленным для данных предприятий и организаций порядком их посещения иностранными представителями;

4) готовит программу пребывания иностранной делегации и иностранных граждан, обеспечивает исполнение программ их пребывания, сопровождение;

5) подготавливает смету расходов для утверждения руководителем органа местного самоуправления городского округа;

6)направляет своих работников и обеспечивает проведение всех мероприятий в соответствии с протокольными нормами и традициями;

7)обеспечивает перевод с иностранных языков при проведении переговоров;

8)в течение трех дней после получения официального письма о прибытии делегации, управление ВЭС направляет информацию о визите в Министерство международного сотрудничества, внешнеэкономических связей и туризма Забайкальского края.

3. Основанием для приема иностранных делегаций и иностранных граждан в случаях, когда Глава городского округа не выступает принимающей стороной, является:

1) обращение руководителя органа местного самоуправления, отраслевого (функционального) органа управления, структурного подразделения органа местного самоуправления городского округа по вопросам организации встреч, которые входят в программу пребывания официальных лиц, принимаемых органами местного самоуправления городского округа (в том числе и по организации визитов вежливости);

2) обращение хозяйствующих субъектов городского округа, участвующих в решении проблем социально-экономического развития городского округа, по организации встреч иностранных делегаций с представителями органов местного самоуправления;

3) обращение зарубежных некоммерческих организаций, работающих по грантам государств, различных международных фондов (по организации стажировок, заказов экспертов и т.д.) в рамках соглашения;

4) обращение торговых представительств зарубежных государств о приеме коммерческих фирм и торговых миссий, имеющих положительную международную репутацию;

5) иные официальные обращения.

4. Для организации соответствующих встреч обращение должно быть внесено не менее чем за 3 рабочих дня до предполагаемой даты встречи.

5. Материалы, передаваемые зарубежными гражданами во время приемов, визитов и рабочих встреч, содержащие общие сведения об их стране, каталоги фирм и компаний, а также проспекты по направлениям сотрудничества передаются и хранятся в управлении ВЭС.

6. Подготовку помещений и сувенирной продукции, другие мероприятия по организации приема зарубежных делегаций и отдельных иностранных граждан, связанные с материальными и финансовыми затратами, осуществляет управление ВЭС.

7. Форма и особенности приема зарубежных делегаций и отдельных иностранных граждан, прибывающих по приглашению, определяются целью визита (выяснение возможностей установления контактов; проведение переговоров по конкретным проектам, подписание документов, организация семинаров, выставок и т.д.), персональным составом делегации и уровнем представительства.

8. Для организации пребывания иностранных делегаций управление ВЭС разрабатывает и представляет на утверждение Главе городского округа:

1) общую программу, предназначенную для гостей, которая включает в себя распорядок деловой части (переговоры, встречи), приемов (завтраки, обеды, ужины), культурную программу, встречу - проводы;

2) подробную рабочую программу, которая отражает все организационные моменты (состав встречающих, транспортное обслуживание, размещение в гостинице, организация перевода и т.д. с указанием ответственного лица);

3) смету расходов, предварительно утвержденную руководителем органа местного самоуправления.

9. В процессе подготовки общей программы пребывания зарубежных делегаций и отдельных граждан управление ВЭС взаимодействует по вопросу организации встреч, в том числе с предприятиями и учреждениями городского округа, с отраслевыми (функциональными) органами и структурными подразделениями администрации городского округа.

Отраслевые (функциональные) органы и структурные подразделения администрации городского округа обязаны оказывать содействие управлению ВЭС в подготовке справок и материалов, организации и проведении переговоров на предприятиях и в учреждениях и дальнейшем осуществлении проектов.

10. При формировании группы по встрече - проводам должность одного из встречающих должна соответствовать рангу или отличаться не более чем на одну ступень от должности руководителя пребывающей иностранной делегации и отдельных иностранных граждан.

11. Для организации встреч Главы городского округа, руководителя администрации с иностранными делегациями и отдельными иностранными гражданами, принимающей стороной которых Глава городского округа, руководитель администрации не выступает, управление ВЭС согласует с принимающей стороной уровень встречи, список присутствующих со стороны органов местного самоуправления и вопросы для обсуждения.

12. Управлением ВЭС ведется журнал учета приемов иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан, составляется отчет о проведении приема иностранных делегаций и отдельных граждан с указанием должностного лица или организации, по чьей инициативе состоялся прием, должностного лица, давшего разрешение на прием, содержание результатов переговоров, сведения об организациях, которые представляли иностранные граждане, персональные данные членов делегации, данные о работниках и приглашенных лицах, если эти сведения не были отражены в программе приема.